?1、檔案管理信息化是實(shí)現(xiàn)資源共享的必然要求
??在當(dāng)代，各行各業(yè)信息化已經(jīng)成為世界各國(guó)搶占經(jīng)濟(jì)發(fā)展最高點(diǎn)，加速經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的必由之路。加快檔案資源信息化的步伐，既是經(jīng)濟(jì)和社會(huì)全球一體化新形勢(shì)下加快發(fā)展的迫切要求，也是實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享的現(xiàn)實(shí)需要。檔案管理信息化可以進(jìn)一步促進(jìn)資源的開(kāi)發(fā)、利用、保存和傳遞，消除了各個(gè)信息使用者互相共享資源的壁壘，實(shí)現(xiàn)資源的高度共享。
??2、檔案管理信息化是檔案事業(yè)發(fā)展的必然要求
??檔案事業(yè)是為全局服務(wù)的基礎(chǔ)性部分，在改革開(kāi)放和現(xiàn)代化建設(shè)中具有十分重要的地位和作用，檔案管理信息化無(wú)疑是奠定檔案事業(yè)基礎(chǔ)性地位的必然趨勢(shì)。面對(duì)檔案工作的新形勢(shì)，檔案工作的外部條件和內(nèi)部需求都在發(fā)生新的變化，在新時(shí)期，要適應(yīng)檔案工作的要求，必須沖破“接檔案、管檔案”的陳舊觀念，剔除影響檔案事業(yè)發(fā)展的體制弊端，調(diào)整檔案工作的結(jié)構(gòu)，使其與社會(huì)整體發(fā)展相協(xié)調(diào)、相一致。同時(shí)，檔案管理信息化建設(shè)可以促進(jìn)傳統(tǒng)檔案管理理念的轉(zhuǎn)變，有利于新一代檔案管理體制的建立和完善。
??3、檔案管理信息化是提高工作效率，節(jié)約資源的必然要求
??傳統(tǒng)檔案工作，主要是利用人工對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行精細(xì)的收集、整理、保管、利用等，投入的人力大，是以手工勞動(dòng)為主的管理模式，花費(fèi)了大量的人力、物力。傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)在信息技術(shù)和通訊技術(shù)高速發(fā)展的今天突顯弊端。檔案管理信息化不僅大大提高了檔案的儲(chǔ)存量，提高了工作效率，還有力地促進(jìn)了節(jié)約型社會(huì)的建設(shè)。
??二、制約我國(guó)檔案管理信息化建設(shè)的主要因素分析
??1、 檔案管理信息化建設(shè)驅(qū)動(dòng)力不足
??在信息化建設(shè)過(guò)程中，各檔案管理部門應(yīng)該是主體、是基礎(chǔ)，政府的政策支持和相關(guān)制度安排，只能是起誘導(dǎo)和激勵(lì)機(jī)制作用。如果各部門缺乏內(nèi)在的動(dòng)力和壓力，這就直接削弱了檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，并且勢(shì)必導(dǎo)致相關(guān)政策和機(jī)制作用失靈。
??2、 傳統(tǒng)文化慣性的制約
??傳統(tǒng)文化慣性制約檔案管理信息化進(jìn)程?？傮w上看，我們尚處于工業(yè)社會(huì)時(shí)代，因而社會(huì)文化的主旋律也打上了這個(gè)時(shí)代深深的烙印。隨著檔案管理信息化建設(shè)的推進(jìn)，由于計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)管理與傳統(tǒng)檔案管理的方法有很大的區(qū)別，陌生的新工作手段方法與熟悉的傳統(tǒng)工作手段方法之間在使用上的差異，容易產(chǎn)生天然的困難甚至“抗拒”心理，無(wú)論這種抗拒心理以什么樣的方式出現(xiàn)，都是檔案管理信息化建設(shè)的障礙。
??3、 檔案的本質(zhì)屬性的影響
??原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性。這種原始記錄性一方面表現(xiàn)在檔案的內(nèi)容上，另一方面表現(xiàn)在檔案的形式上，如當(dāng)事人的親筆手稿、領(lǐng)導(dǎo)者的親筆簽名、單位蓋章等等，都表現(xiàn)出真實(shí)的原始性，也正是檔案的原始記錄性才具有法律憑證作用。而在檔案管理信息化中，檔案多數(shù)以電子文檔的形式存在，從起草、修改到印發(fā)都在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行，具有便于修改、便于復(fù)制特性，使得最能體現(xiàn)檔案原始記錄性的內(nèi)容與形式特征不復(fù)存在。這就引發(fā)了電子文檔的原始記錄性和憑證作用如何確定的問(wèn)題：電子文檔能否作為檔案，是否具有法律憑證作用等，便成為檔案工作的新課題，是決定電子文檔能否轉(zhuǎn)化為檔案的關(guān)鍵，也是賦予檔案本質(zhì)屬性新的內(nèi)涵的客觀需要。
??4、 缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，法律法規(guī)不完善
??檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化是信息化建設(shè)的前提和必要條件。但目前的狀況是：計(jì)算機(jī)軟件開(kāi)發(fā)缺乏整體規(guī)劃性，軟件在通用性、實(shí)用性等方面存在嚴(yán)重的不足；計(jì)算機(jī)及其有關(guān)設(shè)備型號(hào)各異，設(shè)備檔次參差不齊，沒(méi)有形成統(tǒng)一的硬件環(huán)境；檔案信息規(guī)范化統(tǒng)一的分類編碼標(biāo)準(zhǔn)不完善、不統(tǒng)一；并且由于缺乏技術(shù)組織上的支持和系統(tǒng)管理、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支撐，缺乏統(tǒng)一明確的管理性、業(yè)務(wù)性和技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)；這些都制約著信息交流的范圍和程度，直接影響著檔案信息化建設(shè)的步伐。同時(shí)，在日常檔案管理中只有根據(jù)其來(lái)源，才能形成相應(yīng)的法律責(zé)任。而在電子文檔的形成過(guò)程中，打亂了或者是破壞了原始文件的本來(lái)順序。原本清晰的法律責(zé)任界限變得模糊，缺乏法律依據(jù)使得大量的電子檔案無(wú)法充分發(fā)揮其應(yīng)有的使用價(jià)值，相關(guān)法律條例的制定迫在眉睫。
??5、 缺乏信息化建設(shè)的人才基礎(chǔ)
??人是最核心的資源,沒(méi)有相應(yīng)的人才,任何先進(jìn)的技術(shù)和管理手段只能是流于形式,信息化也只能是空談。檔案管理信息化建設(shè)需要既懂檔案管理，又掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的復(fù)合型人才。而目前各級(jí)檔案館的信息化人才中，現(xiàn)有檔案人員專業(yè)知識(shí)單一，普通操作型人才居多，系統(tǒng)開(kāi)發(fā)、程序維護(hù)、咨詢服務(wù)和信息導(dǎo)航復(fù)合型人才都十分匱乏。這在很大程度上制約檔案管理信息化建設(shè)的質(zhì)量和速度。
??6、 信息技術(shù)發(fā)展程度的影響
??檔案管理信息化后檔案的存在形式主要是電子文檔，具有易于復(fù)制、修改的特點(diǎn)，因此其保密和安全措施應(yīng)該更為完善。在傳輸、保存過(guò)程中，電腦病毒的橫行，黑客的惡意攻擊以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不成熟，電子檔案尤其是一些高度機(jī)密的檔案，容易被他人竊取、修改甚至偽造，這無(wú)疑是給檔案管理構(gòu)成了極大的威脅， 同時(shí)由于檔案保存的長(zhǎng)期性，對(duì)載體壽命、電子計(jì)算機(jī)軟硬件的生存周期和載體所載檔案與電子計(jì)算機(jī)軟硬件平臺(tái)的一致性也有一定的要求，基于以上原因，信息化的加密技術(shù)、權(quán)限控制、防寫措施必須達(dá)到相應(yīng)的水平，檔案管理信息化才能順利進(jìn)行。因此，信息技術(shù)發(fā)展程度也直接影響檔案管理信息化的建設(shè)。
??三、我國(guó)檔案管理信息化建設(shè)的幾點(diǎn)對(duì)策
??《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計(jì)劃》明確提出了檔案信息化建設(shè)的主要任務(wù)是：制定檔案信息化管理的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，研制、推廣檔案管理應(yīng)用軟件；加強(qiáng)電子文件和電子檔案的管理，做好電子文件、電子檔案的積累、保管、利用，保證電子文件、電子檔案的齊全、完整、有效，建立、規(guī)范、聯(lián)通各區(qū)域網(wǎng)絡(luò)，建立全國(guó)檔案信息網(wǎng)絡(luò)，并入國(guó)家信息網(wǎng)。具體講， 檔案管理信息化建設(shè)的主要對(duì)策有以下幾點(diǎn)：
