內(nèi)部控制是指組織為了提高經(jīng)營效率、有效地獲得和使用各種資源、達(dá)到既定的管理目標(biāo)而在組織內(nèi)部實(shí)施的各種制約和調(diào)節(jié)的組織、計(jì)劃、秩序和方法，其實(shí)質(zhì)是一種管理控制，是有效執(zhí)行組織策略的必備工具。企業(yè)建立內(nèi)部控制體系，一般基于比較成熟且切實(shí)可行的內(nèi)部控制——整合框架，包括控制環(huán)境、風(fēng)險(xiǎn)評估、控制活動(dòng)、信息與溝通、監(jiān)督五項(xiàng)要素，即著名的“五要素理論”。
近年來，寧夏天地奔牛實(shí)業(yè)集團(tuán)有限公司（簡稱“天地奔牛公司”）相繼實(shí)施了幾個(gè)大型投資項(xiàng)目，主要包括大功率礦用減速器項(xiàng)目、起重機(jī)搬遷建設(shè)項(xiàng)目等，投資總額達(dá)4億多元。在項(xiàng)目建設(shè)過程中，公司結(jié)合內(nèi)部控制理論和相關(guān)制度，有針對性地推行內(nèi)部控制建設(shè)，取得了比較好的效果。
一、控制環(huán)境
控制環(huán)境是為了塑造企業(yè)文化，從而影響企業(yè)員工的控制意識。它提供內(nèi)部控制運(yùn)行的環(huán)境，是其它所有內(nèi)部控制要素的基礎(chǔ)。就企業(yè)項(xiàng)目投資而言，控制環(huán)境可進(jìn)一步具體化為項(xiàng)目組織文化建設(shè)、項(xiàng)目組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)、項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的建立、項(xiàng)目分權(quán)等。
1．項(xiàng)目組織文化建設(shè)
經(jīng)過四十多年的發(fā)展，天地奔牛公司形成了深厚的文化積淀。經(jīng)過挖掘整理，形成了公司獨(dú)特的企業(yè)文化體系，確定了為廣大員工所認(rèn)同的核心價(jià)值觀、統(tǒng)一的行為規(guī)范和發(fā)展愿景，使企業(yè)的發(fā)展成為全體奔牛人的共同使命和愿望。在項(xiàng)目投資和項(xiàng)目建設(shè)中，公司的企業(yè)文化滲透到項(xiàng)目建設(shè)的全過程，從組織、實(shí)施到對外交流，都能感受到企業(yè)文化融匯在其中，以及公司員工銳意進(jìn)取、不斷創(chuàng)新、團(tuán)結(jié)協(xié)作、奮發(fā)圖強(qiáng)的人文精神。
2．項(xiàng)目組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)
天地奔牛公司在投資項(xiàng)目建設(shè)中，主要采用矩陣型項(xiàng)目組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行項(xiàng)目管理。各投資項(xiàng)目都成立了專門的項(xiàng)目組負(fù)責(zé)項(xiàng)目的實(shí)施。項(xiàng)目組負(fù)責(zé)人分別由公司副總經(jīng)理級的領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任，對項(xiàng)目實(shí)施的結(jié)果負(fù)責(zé)。成員根據(jù)項(xiàng)目建設(shè)需要分別從各部門抽調(diào)專業(yè)人員組成。由于這種結(jié)構(gòu)是根據(jù)項(xiàng)目組織的，任務(wù)清晰，目的明確，各方面的專業(yè)人員都是為項(xiàng)目而來，因此，在項(xiàng)目組里能充分發(fā)揮群策群力、攻關(guān)、排疑、解難的集體力量，使項(xiàng)目的實(shí)施得以順利進(jìn)行。
3．項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的建立
項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)是保障企業(yè)項(xiàng)目投資過程正常運(yùn)轉(zhuǎn)的有生力量。天地奔牛公司根據(jù)這種情況采取的具體做法是：以書面文件形式明確項(xiàng)目建設(shè)目標(biāo)、任務(wù)和意義，使每個(gè)團(tuán)隊(duì)的成員對該項(xiàng)目的建設(shè)負(fù)有使命感。同時(shí)在人員的選擇上充分考慮人力資源的合理性、互補(bǔ)性和基本素質(zhì)。從專業(yè)技能、溝通能力、協(xié)作精神等方面，由公司經(jīng)理辦公會(huì)議、人力資源部、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人進(jìn)行一個(gè)基本評價(jià)，用于選拔參考，最終經(jīng)充分討論予以確定。事實(shí)證明，這種辦法行之有效。
4．項(xiàng)目的分權(quán)
要保證項(xiàng)目的順利實(shí)施，需要進(jìn)行必要的授權(quán)，以避免各種中間環(huán)節(jié)對項(xiàng)目建設(shè)的制約和進(jìn)度的影響。公司授予項(xiàng)目組必要的權(quán)力，主要包括項(xiàng)目建設(shè)過程中各種物料的招標(biāo)權(quán)、因各種原因發(fā)生的合同變更權(quán)等。在財(cái)務(wù)的審批上，各環(huán)節(jié)公司級的審批上都給予特殊的政策。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在項(xiàng)目組內(nèi)也實(shí)行了分權(quán)管理的制度，對具體負(fù)責(zé)各口業(yè)務(wù)的管理人員，給予他們負(fù)責(zé)各口管理的權(quán)力。
二、風(fēng)險(xiǎn)評估
項(xiàng)目投資中風(fēng)險(xiǎn)評估的目的是辨認(rèn)、分析并管理影響企業(yè)實(shí)現(xiàn)其目標(biāo)的風(fēng)險(xiǎn)。項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)評估過程包括了風(fēng)險(xiǎn)識別、風(fēng)險(xiǎn)估計(jì)和風(fēng)險(xiǎn)評價(jià)三個(gè)階段。
1．風(fēng)險(xiǎn)識別
目的是減少項(xiàng)目結(jié)構(gòu)的不確定性。首先要弄清項(xiàng)目的組成、各變數(shù)的性質(zhì)和相互間的關(guān)系、項(xiàng)目與環(huán)境之間的關(guān)系等。在此基礎(chǔ)上，利用系統(tǒng)的、有章可循的步驟和方法表明對項(xiàng)目可能形成風(fēng)險(xiǎn)的諸多事項(xiàng)。從天地奔牛公司建設(shè)的幾個(gè)項(xiàng)目來看，由于投資大、工期長、技術(shù)要求高，在建設(shè)中會(huì)受到各種各樣不確定因素的影響。公司的做法是從項(xiàng)目的確定到實(shí)施過程中，通過前期調(diào)研，對項(xiàng)目的可行性、效益性、設(shè)備的選型、生產(chǎn)能力、投資回報(bào)等方面進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的研究分析，規(guī)避盲目投資的風(fēng)險(xiǎn)。
2．風(fēng)險(xiǎn)估計(jì)
風(fēng)險(xiǎn)估計(jì)就是估計(jì)風(fēng)險(xiǎn)的性質(zhì)、估計(jì)風(fēng)險(xiǎn)事件發(fā)生的概率及其后果的大小，以減少項(xiàng)目計(jì)量的不確定性。在項(xiàng)目建設(shè)過程中，通過各種例會(huì)、分析會(huì)、監(jiān)理會(huì)，來發(fā)現(xiàn)和估計(jì)可能遇到的風(fēng)險(xiǎn)和風(fēng)險(xiǎn)可能產(chǎn)生的后果。主要針對項(xiàng)目的技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行估計(jì)。例如，在減速機(jī)項(xiàng)目建設(shè)過程中，由于涉及到的各種加工設(shè)備眾多，在選用上存在很多風(fēng)險(xiǎn)。因此，在對各種設(shè)備的選用、各種參數(shù)的配置、設(shè)備的能力等方面要進(jìn)行嚴(yán)格的測算和考查。
3．風(fēng)險(xiǎn)評價(jià)
風(fēng)險(xiǎn)評價(jià)就是對各風(fēng)險(xiǎn)事件后果進(jìn)行評價(jià)，并確定其嚴(yán)重程度順序。對于在項(xiàng)目實(shí)施過程中可能出現(xiàn)的局部風(fēng)險(xiǎn)，項(xiàng)目組都會(huì)根據(jù)情況出具書面報(bào)告，報(bào)告中對風(fēng)險(xiǎn)可能產(chǎn)生的嚴(yán)重程度、對整個(gè)項(xiàng)目的影響進(jìn)行分析。根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)報(bào)告，制定應(yīng)對措施。在制定應(yīng)對措施時(shí)，要征求具體項(xiàng)目管理人員的分析和意見，形成基本統(tǒng)一的觀點(diǎn)，使對風(fēng)險(xiǎn)的評價(jià)更客觀真實(shí)。
三、控制活動(dòng)
控制活動(dòng)幾乎涵蓋項(xiàng)目投資的全過程，是內(nèi)部控制措施在整個(gè)項(xiàng)目投資中的具體運(yùn)用。從項(xiàng)目投資的全過程來看，無論在前期、中期，還是后期，都應(yīng)有具體的控制活動(dòng)貫穿其中。
1．項(xiàng)目的投資額控制
資金是項(xiàng)目建設(shè)得以順利進(jìn)行的前提和物質(zhì)基礎(chǔ)，沒有一定的投資也就談不上項(xiàng)目，所以投資額大小直接決定著項(xiàng)目是否可行和規(guī)模大小。公司對于各個(gè)投資項(xiàng)目，在充分論證的基礎(chǔ)上，制定出詳細(xì)的投資計(jì)劃，經(jīng)過報(bào)批后形成投資預(yù)算。進(jìn)入實(shí)施階段后，嚴(yán)格按照批復(fù)的預(yù)算進(jìn)行控制，即包括投資總額、分項(xiàng)投資額的控制，也包括不同投資階段的控制額控制。由于實(shí)行了事前控制，在各項(xiàng)投資中，均能夠做到執(zhí)行預(yù)算和滿足項(xiàng)目資金需求。
2．項(xiàng)目實(shí)施的進(jìn)度控制
對項(xiàng)目進(jìn)度實(shí)施有效控制的前提是制定詳細(xì)的項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃。在按項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃實(shí)施的過程中，必須建立一套科學(xué)的進(jìn)度控制系統(tǒng)，它包括健全的進(jìn)度報(bào)告制度和進(jìn)度監(jiān)測系統(tǒng)、科學(xué)的數(shù)據(jù)資料分析和進(jìn)度調(diào)整系統(tǒng)、高效的組織系統(tǒng)等。
對項(xiàng)目的實(shí)施，公司都有工期要求，這項(xiàng)內(nèi)容在招標(biāo)時(shí)就已基本確定。項(xiàng)目中標(biāo)單位在簽訂合同時(shí)，對這項(xiàng)內(nèi)容進(jìn)行了合同約定。根據(jù)合同約定，項(xiàng)目實(shí)施方依據(jù)工期要求制定出詳細(xì)的項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃，由公司管理規(guī)劃部負(fù)責(zé)對進(jìn)度進(jìn)行監(jiān)督和實(shí)施。
3．項(xiàng)目的工程質(zhì)量控制
建設(shè)項(xiàng)目的質(zhì)量控制貫穿于項(xiàng)目建設(shè)的全過程，質(zhì)量控制的內(nèi)容主要有建立質(zhì)量保證體系、施工現(xiàn)場質(zhì)量控制、推行全面質(zhì)量管理三個(gè)方面。公司對項(xiàng)目建設(shè)的質(zhì)量非常重視，項(xiàng)目承包方除了具有國家規(guī)定的相應(yīng)資質(zhì)外，還必須具備ISO9000全國質(zhì)量認(rèn)證的資質(zhì)，首先從實(shí)施方達(dá)到質(zhì)量控制的要求，建立起實(shí)施方、工程監(jiān)理、項(xiàng)目組、管理規(guī)劃部的多方質(zhì)量監(jiān)督體系。
四、信息與溝通
內(nèi)部控制理論中的信息與溝通是指建立完善的信息系統(tǒng)，使每個(gè)員工都能及時(shí)掌握所應(yīng)當(dāng)了解的信息，同時(shí)還必須為他們建立暢通的信息溝通渠道，做到準(zhǔn)確、快速、高效，保證有關(guān)的信息能夠適時(shí)、以合理的方式產(chǎn)生、收集、處理、貯存和交流。
在公司投資建設(shè)的幾個(gè)項(xiàng)目中，在信息與溝通方面主要采取以下幾種方式：一是項(xiàng)目負(fù)責(zé)人定期召開項(xiàng)目組工作會(huì)議，一般一個(gè)星期召開一次。會(huì)議內(nèi)容主要是項(xiàng)目建設(shè)的進(jìn)展情況、存在的問題、下一步的作業(yè)計(jì)劃；二是項(xiàng)目負(fù)責(zé)人根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)展情況和項(xiàng)目組工作會(huì)議掌握的情況和問題，及時(shí)向公司匯報(bào)，使公司及時(shí)了解項(xiàng)目的進(jìn)展情況，并制定解決問題的辦法，對下一步工作中需要配合的資源提前做好協(xié)調(diào)工作，以保證項(xiàng)目建設(shè)的進(jìn)度；三是項(xiàng)目組成員之間的信息傳遞和溝通可以隨時(shí)進(jìn)行。從已完工的項(xiàng)目看，運(yùn)行效果不錯(cuò)。
五、監(jiān)督
企業(yè)項(xiàng)目投資中的監(jiān)督就是及時(shí)收集項(xiàng)目投資過程中的有關(guān)信息，并與計(jì)劃目標(biāo)相比較，以發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目投資過程中可能或已經(jīng)出現(xiàn)的問題，以便及時(shí)采取措施，解決問題，保證項(xiàng)目按計(jì)劃順利實(shí)施，最終達(dá)到預(yù)定的目標(biāo)。
1．建設(shè)前期的監(jiān)督
對于投資的幾個(gè)項(xiàng)目，公司前期都進(jìn)行了調(diào)研，調(diào)研主要從兩方面開展：一方面，是市場情況分析；另一方面，是技術(shù)情況分析。根據(jù)調(diào)研情況出具可行性研究報(bào)告，交公司討論，再上報(bào)上級公司和自治區(qū)有關(guān)部門進(jìn)行審批。項(xiàng)目審報(bào)通過并確定后，對項(xiàng)目承建人進(jìn)行招標(biāo)，中標(biāo)人根據(jù)公司工藝平面等技術(shù)要求，制定設(shè)計(jì)方案。設(shè)計(jì)方案出來后，報(bào)施工圖審查中心進(jìn)行審計(jì)，通過后，予以實(shí)施。
2．施工階段的監(jiān)督
對項(xiàng)目施工階段的監(jiān)督，主要來自三方：一是工程監(jiān)理，由公司根據(jù)項(xiàng)目的需要，進(jìn)行招標(biāo)，由專業(yè)的監(jiān)理公司來對項(xiàng)目實(shí)施的標(biāo)準(zhǔn)和要求進(jìn)行監(jiān)督；二是省市質(zhì)檢機(jī)構(gòu)，屬于政府監(jiān)督，對項(xiàng)目的實(shí)施進(jìn)行定期或不定期的檢查；三是公司管理規(guī)劃部聯(lián)合經(jīng)營監(jiān)察部門，對項(xiàng)目的實(shí)施情況進(jìn)行監(jiān)督，對在監(jiān)督中發(fā)現(xiàn)的問題，與項(xiàng)目組一起討論、決策，做出糾正措施。
3．竣工投產(chǎn)階段的監(jiān)督
對項(xiàng)目竣工后的驗(yàn)收，公司嚴(yán)格按有關(guān)規(guī)定程序進(jìn)行。首先進(jìn)行的是專項(xiàng)驗(yàn)收，例如，消防、規(guī)劃、人防等。專項(xiàng)驗(yàn)收后，公司再組織相關(guān)單位進(jìn)行綜合驗(yàn)收。參加驗(yàn)收的單位主要有勘察、監(jiān)理、設(shè)計(jì)、質(zhì)量監(jiān)督站、施工方及建設(shè)方。在驗(yàn)收會(huì)上，各方要依據(jù)項(xiàng)目建設(shè)的要求與竣工后實(shí)際達(dá)標(biāo)情況做書面總結(jié)陳述，最終對驗(yàn)收情況出具“竣工驗(yàn)收備案表”，驗(yàn)收各方無異議后，在“竣工驗(yàn)收備案表”上簽字確認(rèn)，并加蓋各單位公章后，用于備案。經(jīng)過驗(yàn)收后，整個(gè)項(xiàng)目建設(shè)才算正式完成。
