對于中小糧庫來說，建立健全完善的內(nèi)部控制制度并使之有效運(yùn)行，無論從機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員配備、能力素質(zhì)、還是成本效益上考慮都很難做到，必然影響舞弊、經(jīng)營、財務(wù)、資產(chǎn)管理、安全等方面的風(fēng)險控制與防范。從而影響企業(yè)有效提高管理水平，提升核心競爭力，增收節(jié)支、改善經(jīng)營、創(chuàng)造更好的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。從業(yè)務(wù)流程層面加強(qiáng)管理，改善流程管理以實現(xiàn)內(nèi)控的有效運(yùn)行，實現(xiàn)內(nèi)部控制目的，實踐表明是簡單易行、行之有效。
1 中小糧庫的特點及主營業(yè)務(wù)
中小糧庫員工人數(shù)正常在30人以內(nèi)，正副主任2～4人，設(shè)置的職能部門主要為保管、業(yè)務(wù)、財務(wù)等科室，主任及各部門負(fù)責(zé)人多是一人多職，一人多崗；主要業(yè)務(wù)：一是確保完成各級儲備糧計劃，二是自主經(jīng)營糧食。收購、倉儲、保管、銷售，是糧庫經(jīng)營的主營業(yè)務(wù)范圍；現(xiàn)金流在收購、銷售時集中且短時間流量大，收購時大部份是現(xiàn)金結(jié)算；機(jī)械流動性小、集中使用、部份機(jī)械季節(jié)性使用，閑置時間長；藥品揮發(fā)性強(qiáng)，糧食保管工作要求的特殊性等都對經(jīng)營管理提出特殊要求，這就要求在管理上必須提出針對性的管理與控制方法，以實現(xiàn)更好的經(jīng)營與控制目標(biāo)。
2 流程設(shè)計及實施要點
?、偈崂碇饕獦I(yè)務(wù)流程，針對重點控制環(huán)節(jié)，制定流程規(guī)范。
糧食收購(調(diào)撥入庫)方面，主要流程為：穩(wěn)定糧源、驗質(zhì)、計價、檢斤、入庫、付款，在收購入庫過程中，針對近年來糧源競爭激烈，糧食收購工作的特殊性等，我們采?。杭Z源控制前置。利用收購季節(jié)，對農(nóng)村個體糧食經(jīng)紀(jì)人、售糧大戶進(jìn)行登記，建立客戶檔案，只要收購價格、質(zhì)量要求等市場行情有變化，業(yè)務(wù)科必須提前通知客戶，做好必要的服務(wù)工作；與經(jīng)紀(jì)人簽訂協(xié)議書，對售糧達(dá)到約定數(shù)量的客戶給與一次性獎勵等辦法，穩(wěn)定了糧源，保證收購數(shù)量和質(zhì)量；“驗質(zhì)、計價開單，一單到底”的管理辦法，即化驗員對糧食進(jìn)行化驗后，由計價員按收購入庫計劃價格，依質(zhì)作價，作價后的單據(jù)在計量員檢斤、倉庫接收人員對入庫糧食復(fù)檢無異議、開票員開票、付款員經(jīng)獨立復(fù)核后付款，這過程中，所有流程作業(yè)人員在一張單據(jù)簽字，力求達(dá)到控制目標(biāo)的前題下簡化手續(xù)，同時盡可能的避免了因多崗位開單出票增加的工作量及可能產(chǎn)生的差錯，也便于下一崗位對上一崗位工作的監(jiān)督復(fù)核；對入庫的糧食每天進(jìn)行通倉化驗，比質(zhì)比價，分管負(fù)責(zé)人抽查復(fù)核當(dāng)天開出的票據(jù)，一旦發(fā)現(xiàn)問題，及時處理；定期評價收購入庫情況和各流程的工作，適時調(diào)整收購價格、質(zhì)量要求等收購政策，做到政策執(zhí)行到位，保證儲備、經(jīng)營計劃實現(xiàn)。糧食保管方面：安全作為保管日常工作的重中之重，在藥品領(lǐng)用存、薰蒸用藥、存糧保管每一個方面，始終將安全放在第一位，充分利用好電腦測溫、機(jī)械通風(fēng)等現(xiàn)代化倉儲條件，以防為主，防治結(jié)合，入庫后及時治蟲，過程中防蟲，避免感染，控制倉溫、糧溫，嚴(yán)格查糧制度、發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保存糧安全，達(dá)到“一符四無”糧倉標(biāo)準(zhǔn)；未經(jīng)正常的銷售出庫程序，任何人不得私自動用庫存糧食。
資產(chǎn)管理方面：建立授權(quán)采購制度，大宗資產(chǎn)報主管部門批準(zhǔn)或?qū)嵭屑w決策；使用過程中，按制度實施過程控制，突出二個重點，一是針對貨幣性資產(chǎn)收付集中且收購現(xiàn)金支出量大的特點，制定保障貨幣性資產(chǎn)安全的控制措施，在貨幣資金管理方面，嚴(yán)格按現(xiàn)金結(jié)算范圍及銀行結(jié)算管理辦法要求結(jié)算款項，銀行印鑒分開保管、重要，票據(jù)登記銷號管理、取存現(xiàn)金專車接送且不得少于二人、不留大額現(xiàn)金過夜、定期盤點等措施，確保貨幣性資產(chǎn)安全。二是為保證資產(chǎn)安有資產(chǎn)登記臺賬，建立固定資產(chǎn)管理卡，嚴(yán)格按資產(chǎn)管理制度使用、出借、處置資產(chǎn)。針對輸送機(jī)等季節(jié)性使用且使用強(qiáng)度短期大的資產(chǎn)，每季結(jié)束后，要求資產(chǎn)管理人員，用高壓水槍清洗、保養(yǎng)后入庫保管并進(jìn)行定期維護(hù)，一律不得外借。
糧食銷售方面：銷售出庫的主要流程為確定客戶、報告及簽訂合同、收款開具出庫單、開具發(fā)貨憑證、出庫及出門管理。在這一流程中，更多的是關(guān)注二個控制點，收款發(fā)貨、按出庫單發(fā)貨。糧庫銷售大多堅持“現(xiàn)款銷售，錢貨兩清”，在銷售出庫時關(guān)注“按單發(fā)貨”；收到上級糧庫轉(zhuǎn)來的出庫單或客戶貨款后，統(tǒng)一由財務(wù)部門開具出庫通知單，注明詳細(xì)的出庫數(shù)量、時間、包裝、發(fā)貨方式等，出庫通知單交由業(yè)務(wù)部門；業(yè)務(wù)部門根據(jù)出庫通知單，填制發(fā)貨單，發(fā)貨單連續(xù)編號，一式五聯(lián)，分別為存根、發(fā)貨、客戶、財務(wù)、出門聯(lián)次，分別用于業(yè)務(wù)部門留存、倉庫發(fā)貨、報財務(wù)、出門證及客戶留存，業(yè)務(wù)部門嚴(yán)格按照出庫通知單發(fā)貨，并以出庫通知單和發(fā)貨單按客戶分別登記出庫臺賬，控制發(fā)貨數(shù)量，確保不多發(fā)，不誤發(fā)，這樣就將兩個關(guān)鍵控制點交由兩個部門來完成，明確了工作要求，也落實了工作責(zé)任。
費(fèi)用管理方面：突出一個“細(xì)”字，每月底各部門上報下月部門費(fèi)用預(yù)算，財務(wù)部匯總，經(jīng)主任審核后，報主管部門審批，各部門在預(yù)算范圍內(nèi)使用；統(tǒng)一制作費(fèi)用支出表單，要求將支出費(fèi)用內(nèi)容、用途填寫清楚，并實行費(fèi)用“聯(lián)簽”制度，由經(jīng)辦人、部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)簽字后、報審批人審批。將費(fèi)用控制做細(xì)、做實，不實為一種費(fèi)用控制的好辦法。
②做好復(fù)核、考評工作，保障流程運(yùn)作有效性。
統(tǒng)一部署，廣泛進(jìn)行宣傳發(fā)動，認(rèn)真開展各項活動，扎實有效地推進(jìn)。要注重實效，切忌走過場搞形式主義。要通過開展儲備糧規(guī)范化管理活動，促進(jìn)儲備糧管理工作，帶動其他倉儲企業(yè)改進(jìn)糧油倉儲管理工作，全面提升糧油倉儲管理規(guī)范化水平，保障流程運(yùn)作有效性。
3 以流程規(guī)范為依據(jù)，考評重點流程實施情況
開展規(guī)范化管理活動是國家糧食局在全國范圍內(nèi)開展整體提升糧油倉儲企業(yè)管理水平的重大行動，事關(guān)糧油倉儲行業(yè)的科學(xué)發(fā)展，事關(guān)各類庫存糧油的數(shù)量真實、質(zhì)量良好和儲存安全，事關(guān)國家各項糧食流通政策的貫徹落實糧食安全。承儲企業(yè)要認(rèn)真實施力爭取得實效。實施過程中，要從企業(yè)規(guī)范管理需要出發(fā)，側(cè)重解決實際問題，努力提高企業(yè)規(guī)范化管理水平。加強(qiáng)聯(lián)系，按時報告。要及時總結(jié)情況。結(jié)合規(guī)范化考評，予以總結(jié)評比。
4 有效流程對中小糧庫經(jīng)營管理的影響
在中小糧庫實行流程管理，旨在改變內(nèi)部控制薄弱的現(xiàn)狀，簡化內(nèi)部控制程序，強(qiáng)化內(nèi)部控制重點，以實現(xiàn)有效內(nèi)部控制的目的，避免只做表面文章的制度建設(shè)，將內(nèi)部控制的精神融合到管理流程中來，通過業(yè)務(wù)工作流程與相關(guān)的崗位責(zé)任制的形式，讓內(nèi)控制度得以有效實施，從而最大限度規(guī)避風(fēng)險。
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