會計電算化是會計發(fā)展史上的一次重大變革，它不僅是會計發(fā)展的需要，也是時代的需要。隨著信息技術(shù)的發(fā)展和運用，會計電算化進一步向深層次發(fā)展，在推動會計自身發(fā)展和變革的同時，給企業(yè)帶來了巨大的效益，也使其內(nèi)部控制變得極為重要。
一、會計電算化內(nèi)部控制的主要內(nèi)容
目前電算化會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制分為一般控制和應(yīng)用控制兩類。一般控制是指對會計電算化過程中的管理、電算化會計系統(tǒng)的研制開發(fā)及應(yīng)用環(huán)境等方面進行的控制。而應(yīng)用控制是為適應(yīng)各種會計處理的特殊要求而建立的能預(yù)防、檢測和更正錯誤、處理舞弊行為的控制措施。
（一）電算化會計信息系統(tǒng)的一般控制
一般控制是指對于任何電算化會計信息系統(tǒng)都普遍適用、為系統(tǒng)的安全提供可靠保證而對系統(tǒng)的構(gòu)成要素（人、硬件、軟件）及環(huán)境實施的控制。它的具體內(nèi)容又包括：
1.管理控制。管理控制是指通過部門的設(shè)置、人員的分工、崗位職責(zé)的制定、權(quán)限的劃分等形式進行的控制，其基本目標(biāo)是建立恰當(dāng)?shù)慕M織機構(gòu)和職責(zé)分工制度，加強人員職能控制，將電算化與用戶的職責(zé)相分離，以達到相互牽制、相互制約、防止或減少錯弊發(fā)生的目的。
2.系統(tǒng)的開發(fā)、建立和維護控制。系統(tǒng)在開發(fā)過程中的控制要首先進行領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)可與授權(quán)，對要開發(fā)的系統(tǒng)進行可行性研究和需求分析，開發(fā)過程應(yīng)進行適當(dāng)?shù)娜藛T分工，按規(guī)范收集和保管有關(guān)系的資料并加以保密。系統(tǒng)建立后，對資源進行合理配置加以控制，對于系統(tǒng)的調(diào)試則應(yīng)有各崗位人員的參與，要有嚴(yán)格的驗收程序。系統(tǒng)建立后要進行維護，即為保障系統(tǒng)正常運行而對系統(tǒng)硬軟件進行的安裝、修正、更新、擴展、備份等方面的工作，系統(tǒng)維護控制就是針對這些工作而實施的控制。
3.系統(tǒng)操作控制就是對操作權(quán)限進行控制，每個崗位的人員只能按照所授予的權(quán)限對系統(tǒng)進行作業(yè)，不得超越權(quán)限接觸系統(tǒng)。系統(tǒng)應(yīng)設(shè)多級安全保護措施，從計算機系統(tǒng)處理方面對信息提供保護，通過用戶密碼口令的檢查，來識別操作者的權(quán)限，操作權(quán)限的分配，應(yīng)由財務(wù)負責(zé)人統(tǒng)一專管，以達到相互控制的目的，明確各自的責(zé)任。
4.程序的操作控制。程序的操作控制是要保證程序不被修改、不損毀、不被病毒感染。要做到非系統(tǒng)維護人員不得擅自接觸、修改程序，做好數(shù)據(jù)的備份工作。還要求系統(tǒng)使用單位制定具體的防病毒措施，包括對所有來歷不明的介質(zhì)在使用前進行病毒檢測，定期對系統(tǒng)進行病毒檢測。
5.系統(tǒng)的安全控制。這項控制是為了保證計算機系統(tǒng)的運行安全，避免由于外部環(huán)境因素導(dǎo)致系統(tǒng)運行錯誤。它要求防止未經(jīng)授權(quán)的人擅自動用系統(tǒng)的各種資源，以保證各項資源的正確性，盡量減少外界因素所致的計算機故障，以保障機器正常運行。網(wǎng)絡(luò)傳輸介質(zhì)盡量使用光纖傳輸，接入口應(yīng)保密。
（二）會計電算化系統(tǒng)的應(yīng)用控制
應(yīng)用控制是對會計電算化系統(tǒng)中具體的數(shù)據(jù)處理活動所進行的控制。應(yīng)用控制可劃分為輸入控制、計算機處理與數(shù)據(jù)文件控制和輸出控制。
1.輸入控制。輸入控制是應(yīng)用控制的重點。輸入控制就是在保證原始數(shù)據(jù)真實、準(zhǔn)確的前提下，采取措施保證會計數(shù)據(jù)在填制記賬憑證及輸入過程中能及時發(fā)現(xiàn)可能出現(xiàn)的差錯并糾正。因此，企業(yè)應(yīng)該建立起一整套內(nèi)部控制制度以便對輸入的數(shù)據(jù)進行嚴(yán)格的控制，保證數(shù)據(jù)輸入的準(zhǔn)確性。要建立科目名稱與代碼對照文件，以防止會計科目輸錯，設(shè)計科目代碼校驗，以保證會計科目代碼輸入的正確性，要設(shè)立對應(yīng)關(guān)系參照文件，用來判斷對應(yīng)賬戶是否發(fā)生錯誤，對每筆分錄和借貸方進行平衡校驗，防止輸入金額出錯。
2.數(shù)據(jù)處理控制。系統(tǒng)要確認(rèn)數(shù)據(jù)經(jīng)復(fù)核后才能登賬，要防止或及時發(fā)現(xiàn)在處理過程中數(shù)據(jù)是否丟失、重復(fù)或出錯，對已入賬的憑證，系統(tǒng)要能提供更改功能，對已結(jié)賬的憑證與賬簿以及計算機內(nèi)賬簿生成的報表數(shù)據(jù)，系統(tǒng)不提供更改功能。
3.輸出控制。只有具有相應(yīng)權(quán)限的人才能執(zhí)行輸出操作，并要登記操作記錄，從而達到限制接觸輸出信息的目的，打印輸出的資料要進行登記，并按會計檔案要求保管。
二、會計電算系統(tǒng)內(nèi)部控制的建立和完善
會計電算化是會計數(shù)據(jù)處理方式的發(fā)展方向，在其自身不斷發(fā)展的同時，給內(nèi)部控制帶來了新的問題和挑戰(zhàn)，對其建立和完善提出了新的要求。
（一）在實行會計電算化后內(nèi)部控制急待解決的問題
在建立會計電算化內(nèi)部控制的過程中存在一些新問題，要建立完善會計電算化系統(tǒng)就要解決這些問題，其主要表現(xiàn)在“兩個變化，兩個加強”四個方面：
1.會計人員崗位分工和人員設(shè)置發(fā)生重大變化。使得內(nèi)部控制急待加強。實施會計電算化后，會計核算的各種職能分配也起了顯著變化，原有的會計人員變成了計算機用戶，其工作主要是收集、輸入數(shù)據(jù)，利用計算機的處理結(jié)果。新的崗位伴隨著新領(lǐng)域的出現(xiàn)而產(chǎn)生，計算機程序化后使得原來固有的工作模式和思維模式遭到淘汰。面對新事物，會計人員不僅需要掌握會計知識，更需要掌握計算機技術(shù)，實現(xiàn)角色的迅速轉(zhuǎn)變。會計崗位人員的設(shè)置、計算機軟、硬件維護人員的設(shè)置、內(nèi)部牽制制度的重新設(shè)計也就迫在眉睫。
2.財務(wù)、會計工作的重點發(fā)生重大變化，對內(nèi)部控制有了新的要求。會計電算化后，原來通過賬證核對、賬賬核對、賬表核對的控制方式，基本上已經(jīng)不復(fù)存在，而代之以更加嚴(yán)密的輸入控制；原來通過簽字、蓋章等方式實現(xiàn)的控制，也被替代為權(quán)限控制。會計的管理職能進一步強化，對會計人員提出了更高操作的要求。財務(wù)會計工作的重點由算向管、由手控向權(quán)控、由人檢向機檢轉(zhuǎn)變。
3.計算機軟硬件、數(shù)據(jù)管理控制急待加強。由于數(shù)據(jù)利用、存儲的數(shù)字化，對系統(tǒng)的軟硬件進行管理以保證數(shù)據(jù)的安全性和完整性就成為一個重要問題。電算化后，在計算機網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)中，原來紙質(zhì)的會計原始憑證的數(shù)據(jù)被直接記錄在計算機內(nèi)，通過磁盤或光盤存儲，如果軟硬件有問題，計算機不能正常運行，那么日常會計工作將不能進行，如果軟硬件損壞，一些會計信息、數(shù)據(jù)資料將會丟失，給會計工作帶來很大的麻煩。
4.會計電算化檔案的控制管理有待加強。電算化會計檔案包括存儲在磁盤（硬盤和軟盤）上的當(dāng)期的和往年的會計數(shù)據(jù)以及被授權(quán)打印出來的會計憑證、賬簿和報表等書面材料。實行電算化后，會計檔案的內(nèi)容表現(xiàn)出形式上多樣化，存儲上先進化，使用方式上方便化。如果只依賴計算機存儲會計信息，將會產(chǎn)生很多問題。應(yīng)避免會計檔案無紙化和電算操作無形化帶來的風(fēng)險。紙張上的書面數(shù)據(jù)和會計科目形成會計人員所熟悉的會計原件，這些紙質(zhì)原件的數(shù)據(jù)若被修改，則容易辨別出修改的痕跡，從而保證了會計原件的真實性。存儲在計算機媒介上的數(shù)據(jù)極易修改，甚至對數(shù)據(jù)的修改可做到不留痕跡，這樣就很難辨別哪一個是業(yè)務(wù)記錄的“原件”，并且會計資料檔案是單位的機密，一旦泄漏將給單位帶來不可估量的損失，而存儲在計算機內(nèi)的數(shù)據(jù)可以通過磁性介質(zhì)復(fù)制，并且無跡可尋，使得會計資料泄漏而不易發(fā)現(xiàn)。
（二）會計電算化內(nèi)部控制的建立和完善
為了更好的實行會計電算化的內(nèi)部控制，解決上述問題，我們可以從以下幾個方面綜合的考慮，找出解決辦法。
1.設(shè)置合理的會計電算化崗位。會計電算化后的工作崗位可分為基本會計崗位和電算化會計崗位?；緯媿徫豢砂ǎ簳嬛鞴堋⒊黾{、會計核算、稽核、會計檔案管理等工作崗位；電算化會計崗位包括：直接管理、操作、維修計算機及會計軟件系統(tǒng)等工作崗位。機構(gòu)調(diào)整必須同組織控制相結(jié)合，以實現(xiàn)職權(quán)分離，從而才能及時發(fā)現(xiàn)錯誤，有效地限制違規(guī)行為。如規(guī)定系統(tǒng)維護人員和系統(tǒng)管理人員不得兼任出納。各崗位在得到系統(tǒng)管理員一定的授權(quán)后，用密碼加以控制，防止其他人員非法操作和越權(quán)操作。各操作人員對機內(nèi)自己的編號和口令的使用負有直接責(zé)任，一般情況下，不允許將自己的口令告訴他人，但為了某種特殊需要將口令告訴別人后，在操作完畢后，要及時更換口令。嚴(yán)格上機管理，建立嚴(yán)格的崗位責(zé)任制。
2.建立會計電算化操作管理制度，加強日常審核、復(fù)核工作。主要是加強以下的控制：
加強運行控制，包括輸入控制，修改控制，核算程序控制。按照實際情況，建立會計科目，并根據(jù)科目名稱設(shè)計便于操作、易于記憶的科目代碼，設(shè)計科目代碼的校驗，在輸入時保證會計科目代碼輸入的正確性，防止會計科目的輸入錯誤。嚴(yán)格按照會計業(yè)務(wù)的發(fā)生情況和處理流程進行操作，在會計軟件中設(shè)計防止重復(fù)操作、遺漏操作和誤操作的控制程序，在錄入憑證時對憑證借貸方金額進行試算平衡檢查，對余額發(fā)生額平衡進行檢查。違反上機操作規(guī)程和操作時間的應(yīng)及時予以提示和制止；建立操作日志制度，計算機程序中應(yīng)對所有操作的時間、操作人姓名、操作內(nèi)容等均紀(jì)錄存檔。對已記賬和已結(jié)賬業(yè)務(wù)設(shè)置不可修改或逆操作程序，要修改必須通過編制記賬憑證沖銷或通過補充登記來更正，避免了結(jié)賬后修改憑證造成數(shù)據(jù)混亂。
3.硬件與軟件系統(tǒng)的開發(fā)與維護控制。對于開發(fā)階段的系統(tǒng)，要對系統(tǒng)的可行性和需求性進行詳細分析，對開發(fā)人員進行適當(dāng)分工，以保證系統(tǒng)開發(fā)的順利進行，使人員各司其職、各盡其責(zé)，對于有關(guān)開發(fā)系統(tǒng)所需的資料應(yīng)根據(jù)不同要求加以收集，并規(guī)范保管。系統(tǒng)建立過程中，要對其資源進行適當(dāng)配置；系統(tǒng)運行后，各崗位人員應(yīng)參與調(diào)試，提出并解決問題。對正在使用的會計核算軟件進行修改、升級和硬件設(shè)備的更換，要有一定的審批手續(xù)，要保證會計數(shù)據(jù)的連續(xù)和安全，并由有關(guān)人員監(jiān)督實施。要保證機房設(shè)備的安全和計算機的正常運行，健全排除硬件與軟件系統(tǒng)故障的管理措施，保證會計數(shù)據(jù)的完整性，健全必要的防治計算機病毒的措施，規(guī)定數(shù)據(jù)備份及機器的使用規(guī)范，規(guī)定軟盤專用以防止計算機病毒對系統(tǒng)的破壞。
4.加強會計電算化檔案的管理，要加強以下兩個方面的控制：
（1）會計核算資料控制。會計資料是單位的經(jīng)濟機密，一旦泄漏將給單位帶來不可估量的損失，而磁性介質(zhì)的可復(fù)制性又使會計資料極易泄漏而不易發(fā)現(xiàn)，會計電算化系統(tǒng)的輸出不論是磁性文件還是打印資料，輸出后均應(yīng)立即受到嚴(yán)格管理，以防被人竊取或篡改。磁性資料應(yīng)由會計檔案保管員負責(zé)保管；打印資料在系統(tǒng)的操作日志上有所記錄后（包括記錄輸出時間、文件頁數(shù)及操作人員姓名）及時送達指定人手中；收件人要簽收并注明收件日期、文件內(nèi)容，以便日后備查；確保會計數(shù)據(jù)和會計軟件的安全保密，防止對數(shù)據(jù)和軟件的非法修改和刪除，對磁性介質(zhì)存放的數(shù)據(jù)要保存雙備份。
（2）建立會計電算化檔案保管管理制度，嚴(yán)格檔案管理。
會計電算化檔案必須有會計主管和系統(tǒng)管理員簽章確認(rèn)后進行存檔保管.會計電算化檔案管理要做好安全保證措施，做好防磁、防火、防潮和防塵工作，對于重要的會計檔案應(yīng)準(zhǔn)備雙份，在兩個不同的地點存放。選用高質(zhì)量的系統(tǒng)檔案資料載體產(chǎn)品，選擇適當(dāng)?shù)拇娣诺攸c和合理的存放設(shè)備，對于磁性介質(zhì)保存的會計檔案應(yīng)定期地進行檢查，定期進行復(fù)制，確保會計檔案的安全。建立分類歸檔制度，對于各類會計檔案資料，都應(yīng)按照存檔期限及時進行存檔。
三、結(jié)束語
會計電算化是會計工作的發(fā)展趨勢。通過分析目前會計電算化工作在會計無紙化、電子原始數(shù)據(jù)的審核與確認(rèn)、電算化安全等方面所存在的問題，研究會計電算化對會計業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的影響，并以此為基礎(chǔ)探討加強電算化系統(tǒng)管理的內(nèi)部制度建設(shè)問題，可以提高企業(yè)會計電算化管理的水平和工作質(zhì)量。
隨著電子技術(shù)的飛速發(fā)展和電算化信息系統(tǒng)的普及運用，會計電算化進一步向深層次發(fā)展，內(nèi)部會計控制制度中的新問題和新課題將不斷出現(xiàn)。對其深入研究，必將形成新的會計理論和方法，而新的會計理論和方法的確立，又將使電算化會計在新的基礎(chǔ)上獲得進一步完善和發(fā)展，也使得電算化會計環(huán)境下的內(nèi)部控制制度不斷地調(diào)整、改善，真正做到保證會計數(shù)據(jù)的可靠性和真實性，提高企業(yè)的經(jīng)濟效益。以確保財會實行電算化后的系統(tǒng)正常、安全、有效地運行。
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