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利用ACCESS實(shí)現(xiàn)出差補(bǔ)助自動(dòng)計(jì)算

為保證出差人員工作與生活需要,規(guī)范差旅費(fèi)的管理,學(xué)校根據(jù)財(cái)政部《中央國(guó)家機(jī)關(guān)和事業(yè)單位差旅費(fèi)管理辦法》,并結(jié)合實(shí)際情況,制定了學(xué)校內(nèi)部差旅費(fèi)管理辦法。辦法中詳細(xì)規(guī)定根據(jù)不同出差事項(xiàng)及出差時(shí)間長(zhǎng)短計(jì)算出差補(bǔ)助。由于情況復(fù)雜,增加了會(huì)計(jì)人員的計(jì)算工作量。針對(duì)此情況,本文利用ACCESS小型數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)了差旅費(fèi)報(bào)銷(xiāo)計(jì)算軟件,旨在方便會(huì)計(jì)人員工作,減輕會(huì)計(jì)人員核算工作的勞動(dòng)強(qiáng)度。

一、設(shè)計(jì)思路

首先確定差旅費(fèi)報(bào)銷(xiāo)單中的明細(xì)項(xiàng)目?jī)?nèi)容和數(shù)據(jù)類(lèi)型等基本信息。如:?jiǎn)挝弧⑿彰?、事由、出差地點(diǎn)、出差起止日期、出差總計(jì)天數(shù)、伙食補(bǔ)助天數(shù)、伙食補(bǔ)助標(biāo)準(zhǔn)、伙食補(bǔ)助金額、臥鋪補(bǔ)助天數(shù)、臥鋪補(bǔ)助標(biāo)準(zhǔn)、臥鋪補(bǔ)助金額、交通費(fèi)補(bǔ)助天數(shù)、交通費(fèi)補(bǔ)助標(biāo)準(zhǔn)、交通費(fèi)補(bǔ)助金額等。

其次確定補(bǔ)助計(jì)算類(lèi)型。根據(jù)內(nèi)部差旅費(fèi)管理辦法,劃分差旅費(fèi)補(bǔ)助計(jì)算類(lèi)型,如正常分段計(jì)算、不分段計(jì)算、有交通工具市外實(shí)習(xí)、無(wú)交通工具市外實(shí)習(xí)、有交通工具市內(nèi)實(shí)習(xí)、無(wú)交通工具市內(nèi)實(shí)習(xí)、無(wú)伙食補(bǔ)助正常分段、無(wú)伙食補(bǔ)助不分段等情況。

確定補(bǔ)助計(jì)算公式。根據(jù)補(bǔ)助計(jì)算類(lèi)型確定出差補(bǔ)助計(jì)算公式,如正常分段計(jì)算情況下的出差伙食補(bǔ)助計(jì)算為:出差時(shí)間小于等于30天的,伙食補(bǔ)助=出差天數(shù)×50,交通費(fèi)補(bǔ)助=30×30;出差時(shí)間大于30天小于等于60天的,伙食補(bǔ)助=30×50+(出差天數(shù)-30)×25,交通費(fèi)補(bǔ)助=30×30+(出差天數(shù)-30)×15;出差時(shí)間大于60天的,伙食補(bǔ)助=30×50+30×25+(出差天數(shù)-60)×15,交通費(fèi)補(bǔ)助=30×30+30×15 (出差天數(shù)-60)×8。不分段計(jì)算情況下的出差伙食補(bǔ)助計(jì)算為:伙食補(bǔ)助=出差天數(shù)×50,交通費(fèi)補(bǔ)助=出差天數(shù)×30。

二、設(shè)計(jì)表單

在出差補(bǔ)助計(jì)算項(xiàng)目中共設(shè)計(jì)了3個(gè)表單:差旅費(fèi)出差報(bào)銷(xiāo)單、出差類(lèi)型、單位。差旅費(fèi)出差報(bào)銷(xiāo)單是主表單,根據(jù)確定好的差旅費(fèi)報(bào)銷(xiāo)單明細(xì)項(xiàng)目設(shè)置。出差類(lèi)型表單只有兩個(gè)字段:ID(序號(hào)字段)和FDJS(劃分的補(bǔ)助計(jì)算類(lèi)型字段)。出差類(lèi)型表單與差旅費(fèi)出差報(bào)銷(xiāo)單表單中SFFD字段相關(guān)聯(lián)。單位表單由ID(序號(hào)字段)和DW(學(xué)校各部門(mén)名稱)組成。單位表單與差旅費(fèi)出差報(bào)銷(xiāo)單表單中DW字段相關(guān)聯(lián)。

三、設(shè)計(jì)窗體

使用向?qū)?chuàng)建窗體,調(diào)整窗體布局如圖1所示。

窗體調(diào)整好后,對(duì)單位、補(bǔ)助類(lèi)型兩個(gè)字段與相關(guān)表單進(jìn)行關(guān)聯(lián)。編寫(xiě)需要計(jì)算的字段的代碼。幾個(gè)關(guān)鍵代碼舉例如下:

編寫(xiě)計(jì)算天數(shù)代碼:

Private Sub ccdatet1_Enter()

If ccdatez2.Value <> "" Then

ccdatet1.Value = DateDiff("d", ccdates1, ccdatez1) + 1 + DateDiff("d", ccdates2, ccdatez2) + 1

Else

ccdatet1.Value = DateDiff("d", ccdates1, ccdatez1) + 1

End If

End Sub

編寫(xiě)伙食補(bǔ)助金額代碼:Private Sub hsbzje_Enter()

If hsbzb.Value <> "0" Then

hsbzje.Value = hsbzt.Value × hsbzb.Value

Else

If sffd.Value = "無(wú)伙食補(bǔ)助正常分段" Then

hsbzje.Value = "0"

Else

If sffd.Value = "無(wú)伙食補(bǔ)助科研不分段" Then

hsbzje.Value = "0"

Else

If hsbzt.Value > 60 Then

hsbzje.Value = 30 × 50 + 30 × 25 + (hsbzt.Value - 60) × 15

Else

If hsbzt.Value > 30 Then

hsbzje.Value = 30 × 50 + (hsbzt.Value - 30) × 25

Else

hsbzje.Value = hsbzt.Value × 50

End If

End If

End If

End If

End If

End Sub

設(shè)計(jì)完成的頁(yè)面如圖2所示。

注:本文中所涉及到的圖表、注解、公式等內(nèi)容請(qǐng)以PDF格式閱讀原文

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