１．１有利于客戶管理
ＥＲＰ系統(tǒng)包括客戶管理模塊、新產(chǎn)品開發(fā)管理、產(chǎn)品報(bào)價(jià)、訂單與供貨合同管理、發(fā)貨管理、函電管理、統(tǒng)計(jì)銷售及市場(chǎng)信息查詢等功能模塊。這些功能模塊加快了企業(yè)內(nèi)部信息的傳遞速度，提高了信息的準(zhǔn)確性和有效性。在一個(gè)ＥＲＰ系統(tǒng)中平均要記錄３０ ０００個(gè)供應(yīng)商和用戶的信息，而且在該系統(tǒng)中每種產(chǎn)品的編碼是唯一的，每個(gè)客戶的編碼也是唯一的，不同的公司根據(jù)不同的編碼，其價(jià)格管理和信息維護(hù)也都是分別進(jìn)行的，在這種垂直式的信息管理模式下，銷售價(jià)格管理十分清晰，不會(huì)出現(xiàn)客戶折扣點(diǎn)混淆的問題。據(jù)調(diào)查，很多上市公司在引入了ＥＲＰ系統(tǒng)后，與客戶談判所用的時(shí)間大大縮短，如Ｐａｒ Ｉｎｄｕｓｒｔｒｉｅｓ 公司在引入ＥＲＰ系統(tǒng)后，與客戶談判所用的時(shí)間由原來的６周縮短到２周。產(chǎn)品正點(diǎn)發(fā)貨率從８０％提高到９０％。
１．２有利于市場(chǎng)區(qū)域分析
ＥＲＰ系統(tǒng)是一個(gè)集信息流、物流和資金流于一身的系統(tǒng)，功能模塊之間都是緊密銜接的，每個(gè)企業(yè)在系統(tǒng)上線前都會(huì)經(jīng)過一個(gè)相當(dāng)長(zhǎng)的用戶信息收集和整理的階段，要記錄包括客戶名稱、地址、工商注冊(cè)和稅務(wù)登記證件號(hào)在內(nèi)的一系列用戶信息。不但清理了原有客戶管理系統(tǒng)中的重復(fù)冗余數(shù)據(jù)，還可以將用戶的劃分變得更加具體。為了方便對(duì)不同的銷售區(qū)域進(jìn)行分析，我們可以通過ＥＲＰ系統(tǒng)將用戶按區(qū)域劃分為不同的類型，為銷售數(shù)據(jù)分析提供更為便捷的條件和更為充足的空間。日本富士公司在引入了ＥＲＰ系統(tǒng)后，報(bào)價(jià)準(zhǔn)備時(shí)間由原來的２０天縮短到２天。ＩＢＭ存儲(chǔ)產(chǎn)品公司在引入ＥＲＰ系統(tǒng)后，從接收訂單時(shí)開始算起的信用檢查時(shí)間從原來的１５分鐘變?yōu)楝F(xiàn)在的立即可得。
１．３ 有利于退貨分析
作為銷售企業(yè)，讓用戶滿意是企業(yè)的宗旨。但是“眾口難調(diào)”，客戶拿到產(chǎn)品后要求退貨的事情也是經(jīng)常發(fā)生的。精確核算客戶的退貨數(shù)量、退貨折扣，將花費(fèi)大量的時(shí)間與人力?？蛻舨粷M意意味著企業(yè)的產(chǎn)品有問題，我們必須要知道問題集中在哪里才能進(jìn)行改進(jìn)。在傳統(tǒng)的管理模式下可能需要企業(yè)對(duì)要求退貨的客戶進(jìn)行一一走訪，了解退貨的原因，然后進(jìn)行匯總、總結(jié)，提出方案，最后進(jìn)行改進(jìn)。但是在ＥＲＰ系統(tǒng)下，可以精確地分批次核算退貨的不同折扣，減少人為失誤，保護(hù)企業(yè)利益。可以通過客戶反饋模塊，讓客戶把對(duì)產(chǎn)品的意見輸入系統(tǒng)內(nèi)部，然后由系統(tǒng)進(jìn)行分類匯總，使關(guān)鍵問題一目了然，提高了企業(yè)退貨管理的效率。同時(shí)，根據(jù)反饋的信息和數(shù)據(jù)可以明確企業(yè)管理改善的方向，為加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部管理提供更有效的數(shù)據(jù)資料，減少公司不良成本，有利于企業(yè)實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理。對(duì)于圖書、期刊等退貨量較大的行業(yè)是一個(gè)有效的管理手段，嚴(yán)格控制退貨量，同時(shí)能對(duì)圖書、期刊的發(fā)行提供市場(chǎng)分析資料，有效降低成本。
１．４可方便配比結(jié)轉(zhuǎn)銷售成本
配比結(jié)轉(zhuǎn)銷售成本一直都是企業(yè)銷售環(huán)節(jié)財(cái)務(wù)處理的重點(diǎn)和難點(diǎn)，因?yàn)槠渲泻w了大量的煩瑣的成本支出項(xiàng)目。但是在ＥＲＰ系統(tǒng)中只要通過訂單的合同號(hào)，系統(tǒng)就可以自動(dòng)提取該筆交易的銷售收入和銷售成本的數(shù)據(jù)，其中如合同金額調(diào)整、折扣、免運(yùn)費(fèi)、補(bǔ)發(fā)貨物、免費(fèi)贈(zèng)送的細(xì)節(jié)也會(huì)一一記錄在內(nèi)。涉及出口退稅的業(yè)務(wù)，系統(tǒng)也會(huì)自動(dòng)將其銷售成本計(jì)入銷售成本之中。可以說這種智能化的管理在解放了大量手工勞動(dòng)的同時(shí)，也大大提高了銷售成本結(jié)算的準(zhǔn)確性和有效性。
2ＥＲＰ在采購(gòu)環(huán)境的重要性
２．１供應(yīng)商的選擇
企業(yè)采購(gòu)時(shí)供應(yīng)商的選擇往往是最令企業(yè)頭疼的問題。在質(zhì)量相當(dāng)?shù)那疤嵯?，供?yīng)商的信譽(yù)和給出的供貨價(jià)格是最主要的選擇標(biāo)準(zhǔn)。在茫茫商海中想要選擇價(jià)格最低，服務(wù)最優(yōu)的供應(yīng)商如同大海撈針一般困難。但是在ＥＲＰ系統(tǒng)下，供應(yīng)商的選擇將不是難題。企業(yè)可以通過ＥＲＰ系統(tǒng)建立起供應(yīng)商檔案，每個(gè)供應(yīng)商都要有唯一的編碼，檔案中要對(duì)供應(yīng)商所提供產(chǎn)品的編碼、名稱、單價(jià)和質(zhì)量等信息進(jìn)行精確描述，并對(duì)商家的價(jià)格和信譽(yù)給出綜合的評(píng)價(jià)，這樣一來企業(yè)就可以在平臺(tái)上實(shí)現(xiàn)請(qǐng)購(gòu)比價(jià)，然后系統(tǒng)會(huì)在供應(yīng)商檔案庫(kù)中為企業(yè)選擇合適的供應(yīng)商。在ＥＲＰ系統(tǒng)的管理下，供應(yīng)鏈的成本會(huì)大大降低，為企業(yè)建立起有效的競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制。
2.2 暫估價(jià)格與發(fā)票價(jià)格的結(jié)算處理
暫估價(jià)與發(fā)票價(jià)格結(jié)算的差異往往是導(dǎo)致采購(gòu)成本結(jié)算失誤的重要原因。在ＥＲＰ系統(tǒng)中，這種失誤可以完全避免。ＥＲＰ Ｒ／３系統(tǒng)中為采購(gòu)增設(shè)了獨(dú)立的結(jié)算模塊，并且為了避免上述失誤的發(fā)生，該系統(tǒng)中加設(shè)了二次結(jié)算功能，即一次結(jié)算以暫估價(jià)格結(jié)算，待到貨物入庫(kù)時(shí)按照發(fā)票價(jià)格進(jìn)行第二次結(jié)算，使企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)的整體結(jié)算流程得到有效管理，對(duì)采購(gòu)成本的反映也更加明確。
２．３價(jià)格與質(zhì)量的分析
采購(gòu)環(huán)節(jié)最重要的就是“貨比三家”，最重要是3個(gè)因素是質(zhì)量、價(jià)格和物流成本?？梢酝ㄟ^不同的組合來優(yōu)化采購(gòu)方案，當(dāng)然具體方案的制訂還要以企業(yè)的采購(gòu)計(jì)劃為依據(jù)。一般來說選擇商品，在質(zhì)量一定的情況下要選擇價(jià)格最低的，在價(jià)格一定的情況下要選擇質(zhì)量最高的，最后要考慮物流費(fèi)用的問題，這是企業(yè)采購(gòu)的最基本原則。具體的選擇以企業(yè)采購(gòu)的側(cè)重點(diǎn)為準(zhǔn)。ＥＲＰ系統(tǒng)會(huì)根據(jù)企業(yè)的側(cè)重點(diǎn)為企業(yè)選擇最具性價(jià)比的產(chǎn)品，并會(huì)從質(zhì)量差異和價(jià)格差異等方面作出詳細(xì)而直觀的分析對(duì)比，為采購(gòu)決策提供有效的依據(jù)。
2.4 方便提供納稅與稽查憑證
企業(yè)一旦啟用ＥＲＰ系統(tǒng)，采購(gòu)與財(cái)務(wù)之間的銜接便可實(shí)現(xiàn)，請(qǐng)購(gòu)一旦生成，在ＥＲＰ內(nèi)部就會(huì)形成相應(yīng)的訂單備份，并在核對(duì)入庫(kù)時(shí)予以確認(rèn)。這種訂單信息是有權(quán)限設(shè)定不可隨意更改的，也就是說企業(yè)的每一筆采購(gòu)支出都會(huì)真真切切地記錄在ＥＲＰ系統(tǒng)之內(nèi)，需要調(diào)用數(shù)據(jù)時(shí)只需輸入采購(gòu)單號(hào)即可獲取相應(yīng)的信息，為憑證稽查和稅務(wù)征收提供了有效的證明材料。在ＥＲＰ系統(tǒng)的管理下，賬物不符的情況基本不會(huì)發(fā)生，稽查工作的工作量大大減少，效率也得到大幅提高。
３ＥＲＰ在成本管理中的重要性
３．１ 合理分配半成品
半成品的分配直接關(guān)系到企業(yè)的生產(chǎn)成本、庫(kù)存成本和資金周轉(zhuǎn)速度，如果處理不好很可能影響到企業(yè)的生產(chǎn)計(jì)劃。ＥＲＰ對(duì)半成品管理的特點(diǎn)就是按時(shí)間段對(duì)其進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤，對(duì)其狀態(tài)、需求量、可使用量和庫(kù)存價(jià)值進(jìn)行管理和分析。在系統(tǒng)中可將半成品分為3類：一類是有再加工價(jià)值的半成品；第二類是不確定是否有加工價(jià)值的半成品；第三類是因破損等原因而失去加工價(jià)值的半成品。具體來說，第一類半成品是企業(yè)保持持續(xù)生產(chǎn)或是由供貨需求時(shí)，有必要進(jìn)行深加工的半成品，在接到訂單后，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)訂單要求估算出半成品的實(shí)際用量，并在系統(tǒng)中將這部分半成品由庫(kù)存調(diào)撥到車間。第二類半成品是指有銷售市場(chǎng)，但是沒有訂單或是因銷路不明確而沒有進(jìn)行深入加工的半成品。系統(tǒng)會(huì)根據(jù)市場(chǎng)對(duì)該類成品的需求量來估算企業(yè)對(duì)這種半成品的庫(kù)存量，以免過度積壓給企業(yè)帶來庫(kù)存風(fēng)險(xiǎn)。第三類半成品屬于沒有庫(kù)存價(jià)值的半成品，這類半成品要及時(shí)處理，可以進(jìn)行銷售，也可以改造成為原材料進(jìn)行二次生產(chǎn)，系統(tǒng)會(huì)對(duì)這部分半成品進(jìn)行定期清倉(cāng)，減少其對(duì)庫(kù)存量的占用，降低庫(kù)存成本，加速資金運(yùn)轉(zhuǎn)。康寧公司、Ｖａｌｅｎｉｔｅ公司在引入ＥＲＰ系統(tǒng)后庫(kù)存量明顯減少，Ｐａｒ Ｉｎｄｕｓｒｔｒｉｅｓ 公司的庫(kù)存配件減少了６０％以上，聯(lián)想集團(tuán)因?yàn)閹?kù)存周轉(zhuǎn)加速而節(jié)省了近１．２億元的成本。
３．２ 科學(xué)的成本原因分析
導(dǎo)致實(shí)際成本與預(yù)算成本之間產(chǎn)生差異的原因有很多，既可能源于生產(chǎn)階段和銷售階段，也可能源商品流通階段。想要追溯成本差異的原因是相當(dāng)困難的。但是在ＥＲＰ系統(tǒng)中，對(duì)所有的商品從訂單開始，到生產(chǎn)、銷售、流通和售后等環(huán)節(jié)都是全程跟蹤的，其中對(duì)各階段發(fā)生的費(fèi)用也有詳細(xì)的記載，所以在分析成本差異產(chǎn)生的原因時(shí)，只需根據(jù)指定編號(hào)進(jìn)行查詢，所有數(shù)據(jù)便可列收眼底。而且在ＥＲＰ系統(tǒng)中設(shè)有用于計(jì)算和分析成本差異的子程序，即通過公式計(jì)算結(jié)果就可以對(duì)比出實(shí)際成本與預(yù)算成本之間差異產(chǎn)生的原因，清楚地了解在哪個(gè)環(huán)節(jié)上出現(xiàn)了問題。微軟公司在引入了ＥＲＰ系統(tǒng)后，在設(shè)備折舊方面進(jìn)行了改革，并從中節(jié)省資金２００萬(wàn)美元，每年從供應(yīng)商的提前付款折扣中獲得１ ４００萬(wàn)美元。
４ 結(jié)論
綜上所述，ERP所涉及的幾個(gè)環(huán)節(jié)與大多數(shù)企業(yè)息息相關(guān)，ＥＲＰ系統(tǒng)在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的各重要環(huán)節(jié)均發(fā)揮了相當(dāng)大的作用，對(duì)企業(yè)管理來說意義重大。所以，啟用ＥＲＰ系統(tǒng)對(duì)與現(xiàn)代企業(yè)來說非常重要，ERP是企業(yè)降低成本，提高工作效率和管理質(zhì)量的有效手段。
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