2008年5月22日,財政部、證監(jiān)會、審計署、銀監(jiān)會、保監(jiān)會聯(lián)合發(fā)布了我國第一部《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》,這套規(guī)范從2009年7月1日起在上市公司范圍內(nèi)實(shí)施,鼓勵非上市的其他大中型企業(yè)執(zhí)行。
2010年4月15日,財政部又再次會同證監(jiān)會、審計署、國資委、銀監(jiān)會、保監(jiān)會等部門發(fā)布了《企業(yè)內(nèi)部控制配套指引》,該配套指引由《企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引》、《企業(yè)內(nèi)部控制評價指引》和《企業(yè)內(nèi)部控制審計指引》3部分組成,從2011年1月1日起首先在境內(nèi)外同時上市的公司施行,2012年1月1日起擴(kuò)大到在上海證券交易所、深圳證券交易所主板上市的公司施行,在此基礎(chǔ)之上,擇機(jī)在中小板和創(chuàng)業(yè)板上市公司施行,鼓勵非上市大中型企業(yè)提前執(zhí)行。至此,一套基本規(guī)范加一套指引共同構(gòu)建了我國企業(yè)內(nèi)部控制的規(guī)范體系。
本文基于《企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引》中《企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引第18號——信息系統(tǒng)》,從會計信息系統(tǒng)的概述、開發(fā)、運(yùn)行與維護(hù)3個方面論述會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制制度的構(gòu)建。
一、會計信息系統(tǒng)的界定
信息系統(tǒng)是信息內(nèi)部傳遞和信息對外報告的技術(shù)手段,企業(yè)利用計算機(jī)和通信技術(shù),對內(nèi)部控制進(jìn)行集成、轉(zhuǎn)化和提升所形成的信息化管理平臺。
會計信息系統(tǒng)是一個對會計數(shù)據(jù)進(jìn)行采集、存儲、加工、傳輸并輸出大量會計信息的系統(tǒng),可以利用傳統(tǒng)的手工業(yè)務(wù)處理程序,也可以利用會計電算化處理程序完成。本文主要界定的是利用會計電算化處理程序下內(nèi)部控制制度的構(gòu)建問題。
二、會計信息系統(tǒng)的開發(fā)階段內(nèi)部控制制度構(gòu)建
(一)建立、完善內(nèi)部控制環(huán)境,消除內(nèi)部人控制現(xiàn)象
內(nèi)控環(huán)境的建立是從上至下的思想變革,是全員參與,責(zé)任層層傳遞和落實(shí)的過程。管理者的觀念起到?jīng)Q定性作用,影響到企業(yè)的內(nèi)部控制制度能否順利實(shí)施,也影響著內(nèi)部控制的效率和效果。企業(yè)可以將董事會作為內(nèi)部控制系統(tǒng)的核心,發(fā)揮董事會的監(jiān)控、引導(dǎo)和監(jiān)督的作用與職能。在會計信息系統(tǒng)開發(fā)階段,要重視培養(yǎng)管理層的內(nèi)控觀念和信息觀念,使其理解企業(yè)信息化建設(shè)、內(nèi)部控制和企業(yè)發(fā)展三者之間的辯證統(tǒng)一的關(guān)系,轉(zhuǎn)變思想,消除人為控制因素。
(二)建立目標(biāo)明確、重點(diǎn)突出的規(guī)劃方案
在會計信息系統(tǒng)開發(fā)階段,企業(yè)要根據(jù)整體的管理信息系統(tǒng)建設(shè)規(guī)劃方案,明確會計信息系統(tǒng)的建設(shè)目標(biāo)、財務(wù)人員配備與職責(zé)分工、人員權(quán)限與審批流程、建設(shè)進(jìn)度安排、建設(shè)經(jīng)費(fèi)等相關(guān)內(nèi)容。并且,會計信息系統(tǒng)作為管理信息系統(tǒng)的核心,要重點(diǎn)突出關(guān)鍵的控制點(diǎn)和處理規(guī)則,如費(fèi)用審批權(quán)限與流程,數(shù)據(jù)查詢的權(quán)限設(shè)置等,實(shí)現(xiàn)手工環(huán)境下難以實(shí)現(xiàn)的控制功能。
(三)強(qiáng)化開發(fā)過程的溝通與協(xié)調(diào),防患于未然
開發(fā)全過程的跟蹤管理是不可或缺的重要環(huán)節(jié),它是保證信息系統(tǒng)開發(fā)能否按時按質(zhì)完成的重要手段,但也往往被忽視。會計信息系統(tǒng)開發(fā)過程中財務(wù)部門要與負(fù)責(zé)開發(fā)的單位保持溝通順暢,并且與企業(yè)內(nèi)部各單位進(jìn)行協(xié)調(diào),特別是在關(guān)鍵控制點(diǎn)的開發(fā)過程,務(wù)必達(dá)到開發(fā)方案所預(yù)期的效果。另外要對配備的硬件設(shè)備和系統(tǒng)軟件進(jìn)行階段性的檢查驗(yàn)收,組織相關(guān)人員進(jìn)行系統(tǒng)試運(yùn)行,及時反饋試運(yùn)行中發(fā)現(xiàn)的問題,及時修正。
三、會計信息系統(tǒng)的運(yùn)行與維護(hù)階段內(nèi)部控制制度構(gòu)建
(一)做好硬件、軟件與人員操作控制,維護(hù)系統(tǒng)正常運(yùn)轉(zhuǎn)
硬件設(shè)備作為會計信息系統(tǒng)運(yùn)行的物質(zhì)基礎(chǔ),要由專人按照不同硬件的屬性進(jìn)行維護(hù)與保養(yǎng),按時更換配件,定期檢修。
軟件控制除了要注意日常的規(guī)范操作之外,更要注意不得對軟件進(jìn)行隨意修改,要建立修改軟件的審批與監(jiān)督制度,所有軟件修改的記錄均需備案。
人員操作控制方面要根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況及會計信息系統(tǒng)的核算功能,設(shè)立相應(yīng)的崗位,可以一人多崗,一崗多人,但必須分離不相容的職務(wù)。建立健全各崗位之間的內(nèi)控制度,使不同崗位、不同職務(wù)互相監(jiān)督、互相制約。
(二)加強(qiáng)數(shù)據(jù)輸入、處理、輸出和安全控制,確保會計信息真實(shí)可靠
會計信息系統(tǒng)輸出的會計信息是否真實(shí)可靠,主要取決于輸入系統(tǒng)的數(shù)據(jù)是否真實(shí)、準(zhǔn)確和完整,因此必須嚴(yán)把入口關(guān),以計算機(jī)程序控制為主,嚴(yán)格審核各類原始憑證,企業(yè)內(nèi)部相關(guān)單位在進(jìn)行采購、銷售等單據(jù)輸入時務(wù)必認(rèn)真、審慎。
數(shù)據(jù)處理控制是利用計算機(jī)程序自動進(jìn)行的,主要對數(shù)據(jù)處理流程、數(shù)據(jù)修改、數(shù)據(jù)有效性檢驗(yàn)和程序化處理有效性檢驗(yàn)進(jìn)行控制,嚴(yán)格按照規(guī)定流程進(jìn)行,不得隨意變更、修改與中斷。
數(shù)據(jù)輸出控制主要是控制所輸出的數(shù)據(jù)是否正確以及輸出權(quán)限控制,按照人員操作權(quán)限由專人進(jìn)行各種會計報表、日記賬、明細(xì)賬、總賬等的存盤、打印和保管工作,按時、按需進(jìn)行。
數(shù)據(jù)安全控制主要包括網(wǎng)絡(luò)安全控制和病毒防范控制,網(wǎng)絡(luò)安全控制主要涉及數(shù)據(jù)保密性控制、訪問權(quán)限控制、身份識別控制等,可以采用在內(nèi)外網(wǎng)之間建立防火墻、在系統(tǒng)中設(shè)置多重口令、對網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行實(shí)時監(jiān)視等防范措施。在系統(tǒng)的運(yùn)行與維護(hù)過程中還應(yīng)高度重視病毒防范,可以采取如下措施:在系統(tǒng)服務(wù)器上安裝網(wǎng)絡(luò)殺毒軟件,在網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器上使用防病毒卡或芯片等硬件設(shè)備,對于外來軟件、硬件和傳輸?shù)臄?shù)據(jù)必須經(jīng)過病毒檢查,及時更新病毒庫等。
