作為企業(yè)的核心模塊之一,財務信息化在企業(yè)信息化的過程中一直占據(jù)著重要的地位。企業(yè)的財務管理信息系統(tǒng)的構建是實現(xiàn)有效財務控制的一個關鍵環(huán)節(jié),由于企業(yè)集團具有成員企業(yè)眾多,企業(yè)層級多,業(yè)務多元化等特點,財務系統(tǒng)對企業(yè)集團而言更是至關重要。但是企業(yè)集團財務信息化的實施是一個復雜的過程,存在固有的特點和難點。從管理層面看,要適應企業(yè)集團涉及的不同行業(yè)領域和業(yè)務板塊,不同的管控模式,滿足不同時期集團戰(zhàn)略和外部市場環(huán)境的變化,對系統(tǒng)的靈活性、擴展性提出了更高的要求。從執(zhí)行層面看,企業(yè)集團是否能夠通過信息化理順管理體系和流程,提高管理效率,將財務信息、業(yè)務信息進行有效融合,決定了信息化實施的成敗。從操作層面看,企業(yè)集團大多部門條塊分割嚴重,對信息化的認識不一致,地區(qū)差異大,人員素質(zhì)參差不齊,這些因素都有可能導致財務信息化不能按照規(guī)劃的設想順利實施。
中國郵政作為一家典型的國有大型企業(yè)集團,正在進行集團財務管理信息系統(tǒng)的整體規(guī)劃和實施。筆者擬通過中國郵政財務管理信息系統(tǒng)的建設實踐,對集團企業(yè)財務信息化的建設動因、信息化總體規(guī)劃、實施過程等內(nèi)容進行初步探討和研究,希望能為集團企業(yè)財務信息化建設提供一些經(jīng)驗和啟示。
一、中國郵政財務信息化建設動因分析
集團企業(yè)實施信息化的原因是什么,這是本文研究的首要問題。根據(jù)一項包含50家案例企業(yè)的研究顯示,企業(yè)實施管理信息系統(tǒng)的動機具有多樣性:約70%的企業(yè)選擇為了提高企業(yè)的經(jīng)濟效益, 20%的企業(yè)是為了規(guī)范企業(yè)管理行為和提高企業(yè)管理思維, 5%的企業(yè)為提高企業(yè)員工士氣,還有5%的企業(yè)僅僅為提高企業(yè)形象。
而從中國郵政信息化建設的過程分析,中國郵政實施財務信息化的直接原因是企業(yè)整體信息化的驅(qū)動。
中國郵政將信息化作為改造傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè),提升服務能力的一個重要手段,始終將信息化的建設放在重要地位。經(jīng)過10年的建設,郵政的信息化建設幾乎涵蓋了郵政所有業(yè)務及生產(chǎn)作業(yè)范圍,并開始步入平臺應用集成及管理信息化階段。但截止到2006年,郵政財務管理卻仍處于信息化起步階段,采用單機版軟件實現(xiàn)了會計電算化。財務管理信息化水平的滯后也嚴重影響財務管理水平的提升和功能的發(fā)揮,主要表現(xiàn)在以下幾個方面:一是“信息孤島”問題突出,現(xiàn)有的核算軟件是以每一個獨立核算單位作為管理對象,是一種分散的管理模式,不能實現(xiàn)財務數(shù)據(jù)集中和共享,也無法進行上級單位對下級單位的遠程實時查詢和深入財務分析。集團總部和各子公司的財務系統(tǒng)之間,各子公司的財務系統(tǒng)和業(yè)務系統(tǒng)之間,不能做到數(shù)據(jù)信息的有效傳輸和共享,總部難以實現(xiàn)規(guī)范化、標準化和統(tǒng)一化的財務管理。二是核算軟件只是實現(xiàn)了以“電算化”為目的的基本核算功能,缺乏財務和業(yè)務流程集成化管理、集團報表合并、數(shù)據(jù)資源及時準確的挖掘利用以及預算管理、管理會計應用等更高層次的功能,不能有效避免企業(yè)管理中信息失真、重復錄入、信息滯后等問題,無法滿足集團科學化、精細化管理的需要。
在生產(chǎn)作業(yè)系統(tǒng)信息化的基礎上實現(xiàn)企業(yè)管理信息化,是郵政財務管理信息化建設的一個直接動因。這也是許多大型企業(yè)集團面對的共同背景,局部的生產(chǎn)環(huán)節(jié)實現(xiàn)信息化后,必然要求實現(xiàn)綜合的更高層次的管理信息化。
二、中國郵政財務信息化建設的總體規(guī)劃
中國郵政財務管理信息系統(tǒng)建設的總體目標是建設基于先進財務管理理念,利用信息技術手段進行決策支持和實施有效控制的財務管理平臺,實現(xiàn)基礎數(shù)據(jù)規(guī)范化、業(yè)務流程規(guī)范化、管理信息可視化與透明化。財務管理信息系統(tǒng)需要集成的主要功能包括財務會計、收入確認和稽核、采購申請、授權和批準、費用支付控制、全面預算管理、資金資產(chǎn)管理、損益核算、經(jīng)營分析等。系統(tǒng)要實現(xiàn)財務信息與業(yè)務信息的全面融合,推進總部和省兩級財務集中管理。
信息化的實現(xiàn)不可能一蹴而就,需要對關鍵點進行優(yōu)化排序。
第一階段:引入財務會計(總賬、報表)搭建起財務管理信息化基礎平臺,實現(xiàn)財務核算信息化。引入會計核算管理模塊及財務報表管理模塊,適應執(zhí)行《企業(yè)會計制度》的要求,規(guī)范財務會計核算流程和標準,實現(xiàn)集中核算、報表統(tǒng)一自動生成、財務數(shù)據(jù)共享、遠程檢查監(jiān)控等基本功能。解決會計核算的合規(guī)性、真實性、準確性、及時性方面的問題,保證會計核算信息質(zhì)量。同時加強收入管理,考慮與電子化支局、集郵、報刊等業(yè)務生產(chǎn)系統(tǒng)的自動對接,實現(xiàn)業(yè)務收入數(shù)據(jù)、往來及庫存等數(shù)據(jù)的自動記賬。
第二階段:在第一階段實現(xiàn)會計核算數(shù)據(jù)集中的基礎上,對財務管理流程中其他環(huán)節(jié)實現(xiàn)信息化,優(yōu)先考慮企業(yè)資金和資產(chǎn)管理的信息化,包括工程計劃管理、合同管理、工程管理、固定資產(chǎn)管理、資金管理,實現(xiàn)固定資產(chǎn)的全生命周期管理,加強資金的集中管控和運作。構建集團內(nèi)部銀行與集團資金結算管理體系和集團固定資產(chǎn)全生命周期管理體系。根據(jù)財務管理信息系統(tǒng)建設的需求,業(yè)務部門升級更新相關業(yè)務系統(tǒng),以自動導入業(yè)務系統(tǒng)數(shù)據(jù)的方式采集進行管理會計核算所需業(yè)務數(shù)據(jù)。
第三階段:搭建起管理會計體系(成本中心會計、作業(yè)成本核算、訂單和項目會計、產(chǎn)品成本核算、利潤中心會計、獲利能力分析),實現(xiàn)分專業(yè)、分主要產(chǎn)品、分主要生產(chǎn)環(huán)節(jié)、分區(qū)域的損益核算。支持按照虛擬的組織結構、業(yè)務范圍展示損益核算結果。
最后實現(xiàn)全面預算管理、成本費用管理、業(yè)務財務一體化、內(nèi)部控制管理、決策支持的信息化。與人力資源系統(tǒng)、中心局生產(chǎn)作業(yè)系統(tǒng)、郵運指揮調(diào)度系統(tǒng)及OA辦公自動化等系統(tǒng)自動對接,從源頭開始,整合企業(yè)信息系統(tǒng),建立企業(yè)門戶,構建起中國郵政的ERP系統(tǒng),實現(xiàn)實物流、資金流、信息流的集成化應用,構造“數(shù)字郵政”管理模式。
三、中國郵政財務管理信息系統(tǒng)一期建設的特點
根據(jù)郵政財務信息化總體目標,中國郵政確定了郵政財務管理信息系統(tǒng)建設的總體思路:“總體規(guī)劃、分步實施、突出重點、先易后難”。并于2006年8月全面啟動了中國郵政的財務信息化工作,第一階段首先完成了總賬和報表兩大模塊功能,初步建立起全國聯(lián)網(wǎng)、統(tǒng)一管理、分層應用,功能擴展靈活,維護方便,運行高效、穩(wěn)定、安全,數(shù)據(jù)準確的財務管理信息平臺。主要實現(xiàn)的功能特點有:
一是會計核算數(shù)據(jù)實現(xiàn)了全國大集中。系統(tǒng)采用基于B/S結構的全國大集中方式,所有的數(shù)據(jù)和業(yè)務處理功能都集中在財務系統(tǒng)的全國中心。全國中心、各省公司和地市局的業(yè)務處理和查詢通過綜合網(wǎng)連接到財務系統(tǒng)全國中心進行操作。這種架構有利于系統(tǒng)的統(tǒng)一管理和控制,保證數(shù)據(jù)的準確性和完整性,也有利于與其他業(yè)務系統(tǒng)的對接。數(shù)據(jù)集中后,還能夠?qū)崿F(xiàn)報表到賬簿、賬簿到憑證的穿透查詢。
二是提高了自動化程度,減少了人工干預。對于已有業(yè)務信息系統(tǒng)的專業(yè)收入盡量從系統(tǒng)中自動采集,自動入賬,實現(xiàn)業(yè)務財務信息的一體化。通過現(xiàn)金流量表項目與會計科目綁定的方式,自動生成現(xiàn)金流量表,減少基層財務人員的人為判斷。能夠?qū)崿F(xiàn)省級郵政企業(yè)匯總報表的統(tǒng)一自動生成,保證了基層企業(yè)報表的準確性和及時性。
三是進行了財務管理的標準化和規(guī)范化工作,并固化到信息系統(tǒng)中,提升財務管理水平。在信息化建設過程中,同步修訂和制定了一系列郵政會計管理規(guī)范,修訂了《會計核算辦法》,制定了《協(xié)同業(yè)務處理規(guī)則》、《合并報表管理流程》、《財務信息系統(tǒng)管理規(guī)范》等。新系統(tǒng)規(guī)范了核算單位設置,實現(xiàn)財務集中核算;統(tǒng)一了會計崗位設置,規(guī)范了崗位權限;統(tǒng)一和完善了會計科目體系,規(guī)范了會計核算;統(tǒng)一了輔助核算的內(nèi)容和范圍,滿足了多維度會計信息的提供;制定了財務協(xié)同規(guī)則,規(guī)范了內(nèi)部往來對賬。
四、案例分析
總結中國郵政財務信息化的規(guī)劃和建設過程,我們發(fā)現(xiàn)兩個突出的特點:
一是標準化和規(guī)范化是信息化的前提和基礎。從某種意義上說,信息化就是標準化和規(guī)范化的構成和載體。集團公司的標準化和規(guī)范化工作尤為重要。只有通過財務管理標準化和規(guī)范化,建立科學合理的財務核算流程及集團財務集中管理與監(jiān)控的模式,完善企業(yè)的內(nèi)部控制制度,才能實現(xiàn)全集團財務規(guī)范統(tǒng)一、核算口徑統(tǒng)一、信息采集來源統(tǒng)一,保障基礎財務信息的真實、準確、完整。
中國郵政財務信息化工作首先必須關注并致力于標準內(nèi)容和標準平臺的建設,財務部門配合郵政標準化管理部門把郵政財務信息化管理納入規(guī)范化軌道,對核算主體、崗位、會計科目、責任中心、資產(chǎn)分類編碼、業(yè)務種類分類代碼、產(chǎn)品分類代碼等的編碼進行統(tǒng)一和規(guī)范,并研究制定了具體的貫徹實施辦法,保證標準規(guī)范得到有效執(zhí)行,為實現(xiàn)財務業(yè)務管理一體化奠定了基礎。集團企業(yè)財務信息化系統(tǒng)不同于傳統(tǒng)的核算型軟件,還要求集團建立健全各項財務管理制度,主要包括建立健全會計核算制度、財務報表制度、內(nèi)控制度、預算管理辦法、內(nèi)部結算管理辦法、資金管理辦法、資產(chǎn)管理辦法、內(nèi)部往來協(xié)同管理辦法、欠費管理辦法、大客戶管理辦法等。還要做好信息化建設相關管理制度與崗位職責的制定,明確數(shù)據(jù)備份方案、應急處理預案、系統(tǒng)管理分工、系統(tǒng)管理員操作規(guī)范及流程等。
二是緊緊把握業(yè)務改革與流程再造這個重點和難點,實現(xiàn)郵政財務管理流程遠景規(guī)劃。隨著企業(yè)所面臨的競爭越來越激烈,企業(yè)必須通過更加高效的運作系統(tǒng)來不斷提高自身的應變能力和適應能力,其中業(yè)務流程重組是最重要最有效的方式之一。業(yè)務流程主要包括管理流程、操作流程和支持流程三類,操作流程直接與滿足外部客戶的需求相關;支持流程指為保證操作流程的順利執(zhí)行,在資金、人力、設備管理和信息系統(tǒng)支撐方面的活動;管理流程指企業(yè)整體目標和經(jīng)營戰(zhàn)略產(chǎn)生的流程,管理流程指導企業(yè)整體運作方向,確定了企業(yè)的價值取向,是最重要的流程。而財務管理信息化涉及的主要是管理流程的改進和重組。
郵政財務管理信息系統(tǒng)一期建設中對內(nèi)部往來的管理進行了業(yè)務流程再造。郵政集團的分支機構遍布全國所有市縣,有大量的內(nèi)部往來業(yè)務。全網(wǎng)應收款項規(guī)模較大,高達上百億元,且部分專業(yè)往來賬款呈上升趨勢。在財務管理信息系統(tǒng)的建設中,我們引入了財務協(xié)同的概念和功能,對內(nèi)部往來的處理流程進行了重新設計。集團公司內(nèi)部發(fā)生往來經(jīng)濟事項,經(jīng)濟業(yè)務往來的任何一方均可制作協(xié)同憑證,先制作協(xié)同憑證的一方為發(fā)起方,發(fā)起方制作完協(xié)同憑證的同時發(fā)送短消息通知被協(xié)同方,發(fā)起方憑證摘要中寫明往來單位的省、地市、縣名稱,被協(xié)同方根據(jù)系統(tǒng)提示必須于月末前對協(xié)同憑證確認。如果處理后發(fā)現(xiàn)協(xié)同憑證所述經(jīng)濟往來事項與實際不符、金額錯誤等,應由被協(xié)同方及時發(fā)起制作新的協(xié)同憑證予以更正,對有爭議的協(xié)同憑證,必要時可向上級申請仲裁。引入財務協(xié)同,企業(yè)可以進行實時對賬,從而有效地解決了內(nèi)部往來列賬不同步、對賬不及時、債權債務清理缺乏依據(jù)等問題,有利于內(nèi)部往來款項的及時清理和合并報表的正確編制。五、進一步的啟示
一是集團公司的財務信息化建設是領導工程和總部工程。領導工程是指財務信息化往往與企業(yè)管理創(chuàng)新相結合,集團公司高層領導必須對財務信息化給予足夠的重視并親自參與,要對企業(yè)存在的問題有客觀的認識,對管理的轉變要有合理的預期,并對企業(yè)流程重組和重大業(yè)務流程的改變進行決策?？偛抗こ淌侵冈谪攧招畔⒒こ虒嵤┲幸浞职l(fā)揮集團公司的組織領導和宏觀管理作用?？偛恳鋫鋵ｉT的業(yè)務、技術力量,周密計劃、精心組織,制訂詳細的工作方案,分解各項工作,落實責任部門和人員,確保財務系統(tǒng)的順利推廣實施。在推進標準化和管理規(guī)范化工作過程中,總部的權威尤其重要。
二是集團公司的財務信息化必須結合企業(yè)現(xiàn)狀,符合企業(yè)特點。財務信息化沒有固定的內(nèi)容和實施模式,必須根據(jù)本企業(yè)管理的特點、現(xiàn)狀和發(fā)展的需要,做到適時、適度、適用,不要盲目貪大求全。既要注重與國際經(jīng)濟、技術發(fā)展相銜接,更要從企業(yè)實際出發(fā),考慮現(xiàn)有基礎情況和現(xiàn)實承受能力,考慮企業(yè)的觀念、人才、組織、基礎管理等是否能夠適應實施信息化工程的要求。特別是管理類的系統(tǒng),如果管理改革不到位,盲目上信息化,不但起不到提高企業(yè)經(jīng)濟效益和核心競爭力的目的,還會造成大量的資源浪費。
三是集團公司的財務信息化建設是一個不斷發(fā)展的動態(tài)過程,要統(tǒng)籌規(guī)劃分步實施。實施財務信息化,應根據(jù)總體目標和階段目標,循序漸進持續(xù)優(yōu)化。由信息化促進管理的改進和流程的優(yōu)化。管理的不斷優(yōu)化反過來又不斷對信息系統(tǒng)提出更高的要求。因此在企業(yè)財務信息化規(guī)劃建設時,一定要站在發(fā)展的角度去看問題,萬萬不能認為“一次投資、終身受益”,財務的信息化有始而無終,貴在堅持不懈。在信息系統(tǒng)實施過程中,要針對企業(yè)財務管理的現(xiàn)狀,充分考慮企業(yè)管理變革的承受能力,一定要注意重點突出、主次分明,適當取舍,循序漸進。充分分析研究財務管理中存在的問題及解決方案,并制訂出切實可行的分步實施計劃,逐步實現(xiàn)集團財務管理總體目標,確保整體實施效果。
四是在財務信息化建設過程中,要注重培養(yǎng)一支“自己的隊伍”。在中國郵政財務管理信息系統(tǒng)一期的建設實踐過程中,集團公司派財務和技術人員全程參加,培養(yǎng)了一支自己的隊伍。在廠商實施顧問撤離現(xiàn)場后,這支隊伍不但承當起日常的運維工作,還獨立承擔了年度結轉、年報等的實施工作,在鍛煉了能力的同時,還節(jié)約了昂貴的實施費用。
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