隨著計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展,許多單位都建立了會計電算化系統(tǒng),從而提高了會計核算質(zhì)量和會計工作效率,提高了企業(yè)的運營與管理效率。但是,由于會計電算化特有的風(fēng)險以及會計人員業(yè)務(wù)素質(zhì)等原因,給財務(wù)管理提出了新的問題。因此,在會計電算化的管理工作中借鑒生產(chǎn)制造中的全面質(zhì)量管理思想,從而保證會計電算化系統(tǒng)正常、安全、有效地運行。
一、會計電算化的基本特征
會計電算化是以電子計算機為主的現(xiàn)代電子信息處理技術(shù)應(yīng)用于會計的簡稱。它是一個電子計算機代替手工記賬、算賬、報賬,完成的對會計信息的分析、預(yù)測、決策的全過程。基本特征是:
1、計算機的數(shù)據(jù)處理代碼化、速度快、精度高。
會計電算化以計算機代替人工來記錄和處理數(shù)據(jù),并采用對原始數(shù)據(jù)編碼的方式,減少數(shù)據(jù)錄入時間,從而提高了會計數(shù)據(jù)處理的速度和精度。
2、數(shù)據(jù)處理自動化,賬務(wù)處理一體化。
在會計電算化中會計數(shù)據(jù)處理過程分為輸入、處理和輸出三個環(huán)節(jié),將所有的會計原始數(shù)據(jù)集中輸入計算機后。計算機將根據(jù)指令自動進行審核、記賬、過賬、轉(zhuǎn)賬并將所需信息以帳表形式打印輸出。使賬務(wù)處理一體化。
3、數(shù)據(jù)處理規(guī)范化,會計信息存儲介質(zhì)磁性化。
會計電算化要求建立規(guī)范化的會計基礎(chǔ)工作。它對數(shù)據(jù)的處理按規(guī)范化程序進行。在電算化環(huán)境下,所生成的會計信息不再存儲在各種賬本中,而是以硬盤、磁盤、U盤等磁性介質(zhì)為主要載體。
4、具有分析、預(yù)測、決策的邏輯功能。
會計電算化系統(tǒng)不僅僅具有會計數(shù)據(jù)的輸入、處理與輸出之類的簡單功能.在系統(tǒng)設(shè)計與開發(fā)中。各種數(shù)學(xué)、運籌學(xué)、決策論等方法的運用,也增強了系統(tǒng)的分析、預(yù)測和決策功能。
二、會計電算化工作中存在隱患與問題
實現(xiàn)會計電算化,所有的記賬憑證、賬簿、報表都存儲在計算機磁性介質(zhì)上,整個賬務(wù)處理都由計算機自動完成。會計電算化改變了會計核算方式、數(shù)據(jù)儲存形式、數(shù)據(jù)處理程序和方法,減輕了會計人員的勞動強度,提高了會計核算的速度和精度。
但是,由于實施電算化后,傳統(tǒng)的職權(quán)分割控制作用幾乎消失,會計業(yè)務(wù)缺乏有效牽制,利用計算機犯罪具有很大的隱蔽性、更難發(fā)現(xiàn),加上網(wǎng)絡(luò)病毒、會計人員的不正確操作、計算機運作環(huán)境的不達標也都會對會計數(shù)據(jù)造成威脅。因此,加強對人和機器兩方面的全面管理;加強會計工作組織制度建設(shè),以及計算機軟、硬件的配置維護、會計人員素質(zhì)和知識結(jié)構(gòu)的改進、會計內(nèi)部審計方法和技術(shù)的改變,是提高會計工作效率和質(zhì)量的保證。
三、將全面質(zhì)量管理的概念引入會計電算化系統(tǒng)中的建議
1、 全面質(zhì)量管理的概念
全面質(zhì)量管理是以質(zhì)量為中心,以全員參與為基礎(chǔ),目的在于通過讓顧客滿意和本組織所有成員及社會受益而達到長期成功的管理途徑。全面質(zhì)量管理是一套以質(zhì)量為中心綜合的、全面的、全過程的、全員參與,影響企業(yè)全部經(jīng)營管理工作和技術(shù)工作的管理方式和管理理念。
2、會計電算化工作基礎(chǔ)質(zhì)量管理
會計基礎(chǔ)工作主要指會計制度是否健全,核算規(guī)程是否規(guī)范,基礎(chǔ)數(shù)據(jù)是否準確、完整等,是搞好電算化工作的重要保證。根據(jù)財政部發(fā)布的會計電算化工作規(guī)范、財務(wù)軟件規(guī)范要求、計算機設(shè)備及機房管理制度、人員分工職責(zé)和操作權(quán)限制度、電算化數(shù)據(jù)檔案的備份、稽核、保管制度等,制定出一套全面、規(guī)范的管理制度和方法。
3、會計電算化系統(tǒng)中人員的質(zhì)量管理
由于電算化工作都由財務(wù)人員擔(dān)任,加上這些從業(yè)人員對計算機知識和網(wǎng)絡(luò)知識了解甚少,不能將計算機與財務(wù)知識有機的結(jié)合,在實踐中只懂得財務(wù)軟件的簡單操作,遇到計算機系統(tǒng)方面的故障束手無策,往往造成數(shù)據(jù)丟失。針對這一問題,首先.要解決人們的思想認識問題。第二,通過培訓(xùn)提高會計人員的計算機業(yè)務(wù)素質(zhì),培養(yǎng)一批既懂財會、審計業(yè)務(wù)、又精通計算機應(yīng)用技術(shù)的復(fù)合型專業(yè)人才。第三,加強人員的職能控制管理,職責(zé)明確。
4、會計電算化系統(tǒng)中操作權(quán)限管理
制定相應(yīng)的管理章程,根據(jù)會計法規(guī)規(guī)定,執(zhí)行不同會計職能的會計人員相分離,每個崗位的人員只能在職責(zé)范圍內(nèi)進行操作,不得超越權(quán)限,操作權(quán)限的管理通常是采用設(shè)置密碼口令來實行。
5、會計電算化系統(tǒng)中操作規(guī)程管理
操作系統(tǒng)時必須遵循標準的操作規(guī)程。初次實施會計電算化時,要先創(chuàng)建賬套并進行初始化設(shè)置,然后再根據(jù)會計職能的順序及會計軟件的相關(guān)規(guī)定進行日常操作。在日常操作中還要加強對輸入數(shù)據(jù)、處理數(shù)據(jù)、輸出數(shù)據(jù)三方面的管理控制。
6、會計電算化系統(tǒng)中安全的質(zhì)量管理
會計電算化系統(tǒng)的建立改變了數(shù)據(jù)的存儲媒介,數(shù)據(jù)庫技術(shù)使會計數(shù)據(jù)高度集中,非法人員可能通過計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不留痕跡地復(fù)制、偽造、銷毀企業(yè)重要的會計數(shù)據(jù),增加了控制舞弊、犯罪的難度。
因此,必須加強內(nèi)部審計。管理會計系統(tǒng)實現(xiàn)電算化后,手工審計方式與方法已不能適應(yīng)現(xiàn)代技術(shù)的需要,審計人員必須根據(jù)電算化系統(tǒng)的特點,研究電算化系統(tǒng)的內(nèi)部控制,掌握其審查方法,并利用計算機輔助審計技術(shù)進行審計,監(jiān)督會計電算化系統(tǒng)賬務(wù)處理的正確性,數(shù)據(jù)保存方式安全合法性。通過對系統(tǒng)運行各環(huán)節(jié)進行審查,防止存在漏洞出現(xiàn),同時對系統(tǒng)內(nèi)部控制的弱點,評估其影響并提出意見和建議。
7、會計電算化系統(tǒng)中病毒防范
網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及,實現(xiàn)了會計信息資源的共享,同時也面臨新的風(fēng)險,如黑客、病毒攻擊、網(wǎng)上泄密等。為此,我可以采用防火墻技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)防毒、數(shù)據(jù)加密存儲、數(shù)字簽名技術(shù)、授權(quán)身份認證等。
8、會計電算化系統(tǒng)中應(yīng)用范圍的質(zhì)量管理
現(xiàn)行會計體系包括財務(wù)會計和管理會計,但會計電算化僅實現(xiàn)在財務(wù)會計上.由于計算機數(shù)據(jù)處理的代碼化、程序化、自動化和數(shù)據(jù)共享,為財務(wù)和管理結(jié)合提供了條件和可能.管理會計應(yīng)建立適應(yīng)管理需要的會計模型,運用財務(wù)會計中產(chǎn)生的信息。對企業(yè)各部門的業(yè)績進行評估、分析、預(yù)測為企業(yè)的決策規(guī)劃提供及時準確的信息,使會計電算化從核算型向管理型、智能型發(fā)展,從而實現(xiàn)信息化。
