會計(jì)電算化經(jīng)過幾十年的發(fā)展,在觀念、理論、方法等方面也隨著經(jīng)濟(jì)環(huán)境的變化而不斷改革、發(fā)展和完善。但是,會計(jì)電算化的運(yùn)用對人防會計(jì)核算和會計(jì)管理提出了更高的要求,加強(qiáng)內(nèi)部控制尤其重要。人防部門作為國家防范戰(zhàn)亂、災(zāi)難的重要部門,必須按照本部門的特點(diǎn),進(jìn)行會計(jì)電算化的內(nèi)部控制,以規(guī)避財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn),更好的實(shí)現(xiàn)其職責(zé)和使命。
■一、會計(jì)電算化內(nèi)部控制的特點(diǎn)
隨著時(shí)代的發(fā)展,科技的進(jìn)步,會計(jì)工作逐漸由手工操作轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)操作,人防部門也伴隨著會計(jì)電算化的大潮,將會計(jì)工作推進(jìn)到信息化階段。
手工操作與電算化會計(jì)的內(nèi)部控制特點(diǎn)相比,呈現(xiàn)出以下主要特點(diǎn)。
1.會計(jì)崗位發(fā)生變化
由于會計(jì)電算化的工作自動(dòng)化、控制的程序化。會計(jì)基本數(shù)據(jù)的來源和處理方式、會計(jì)管理操作形式等都發(fā)生了變化。與此相應(yīng),會計(jì)工作的分工、崗位職責(zé)、權(quán)限也發(fā)生了變化。
2.會計(jì)資料存儲方式發(fā)生變化
會計(jì)電算化將各種信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字形式存儲在磁(光)介質(zhì)上,經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的說明和賬簿等要依賴計(jì)算機(jī)方可錄入、閱讀或查詢,其直觀性較差,并且修改、擦除和拷貝均不會留下任何痕跡。
3.電算化程序質(zhì)量發(fā)生變化
如電算化程序本身的漏洞,會降低系統(tǒng)的安全性同時(shí)電算化系統(tǒng)下的權(quán)限分工主要依靠口令授權(quán),每個(gè)會計(jì)人員都有與自己權(quán)限相對應(yīng)的口令,而有的會計(jì)人員安全意識淡薄,操作口令管理不嚴(yán),造成泄密或被他人竊取。
4.會計(jì)介質(zhì)將發(fā)生變化
網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展,使會計(jì)電算化的范圍進(jìn)一步擴(kuò)大,會計(jì)介質(zhì)將發(fā)生變化,并迅速走向電子化。如網(wǎng)上銀行的開通,通過網(wǎng)上劃轉(zhuǎn)資金,會計(jì)數(shù)據(jù)流動(dòng)過程中的簽字蓋章等傳統(tǒng)確認(rèn)手段失去意義,都需要采取新的內(nèi)部控制方法。
■二、重新認(rèn)識會計(jì)電算化條件下人防內(nèi)部控制制度的必要性
計(jì)算機(jī)的引進(jìn)確實(shí)提高了人防部門會計(jì)工作的效率和準(zhǔn)確性,也在相當(dāng)大的程度上減少了傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。但是,由于信息技術(shù)的特殊性,它不可避免地內(nèi)生出一些新的風(fēng)險(xiǎn),如果過分依賴會計(jì)電算化而忽視對其進(jìn)行內(nèi)部控制,將會對人防部門埋下很大的隱患。在這種情況下,我們必須充分重視會計(jì)電算化條件下人防內(nèi)部控制制度的必要性。
1.確保原始數(shù)據(jù)操作準(zhǔn)確度的需要
在電算化會計(jì)中,電腦中的原始數(shù)據(jù)必須是由人工事先進(jìn)行審核和輸入計(jì)算機(jī)的,一旦原始數(shù)據(jù)在輸入中發(fā)生錯(cuò)誤,計(jì)算機(jī)無法識別,只會將錯(cuò)就錯(cuò)地進(jìn)行各種計(jì)算工作。因?yàn)闀?jì)電算化的這一固有弱點(diǎn),所以對內(nèi)部控制提出了一些新的具體要求。一切數(shù)據(jù)的處理方法和過程都必須規(guī)范化,并保持準(zhǔn)確性和相對的穩(wěn)定性,這樣才能保證會計(jì)信息質(zhì)量的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。
2.控制操作人員職能的需要
授權(quán)、批準(zhǔn)控制是一種常見的、基礎(chǔ)的內(nèi)部控制。會計(jì)電算化后,業(yè)務(wù)處理全部以電算化系統(tǒng)為主,因而電算化功能和知識的高度集中導(dǎo)致了職責(zé)的集中,會計(jì)人員的職能開始從核算型向管理型轉(zhuǎn)移。某些計(jì)算機(jī)操作人員直接對使用中的程序和數(shù)據(jù)庫進(jìn)行修改,操縱處理結(jié)果,從而加大了出現(xiàn)錯(cuò)誤和舞弊的風(fēng)險(xiǎn)。
3.避免會計(jì)檔案無紙化和電腦操作無形化帶來風(fēng)險(xiǎn)的需要
實(shí)行會計(jì)電算化后,數(shù)據(jù)的載體不同了。信息來源于數(shù)據(jù)和程序,并且從一開始就存儲在各種磁性介質(zhì)上。如果缺乏適當(dāng)?shù)膬?nèi)控,那么未經(jīng)批準(zhǔn)擅自改動(dòng)數(shù)據(jù)的可能性就明顯增大,而且數(shù)據(jù)改動(dòng)后不會留下任何痕跡。電磁介質(zhì)也易受損壞,且有丟失或毀損的危險(xiǎn)。不僅要保存紙介質(zhì)會計(jì)核算資料,而且要保存、保管好以磁性介質(zhì)方式存儲的各種會計(jì)數(shù)據(jù)和計(jì)算機(jī)程序,以及系統(tǒng)開發(fā)運(yùn)行中編制的各種文檔和其他會計(jì)資料。
人防預(yù)算會計(jì)作為預(yù)算會計(jì)的分支,在某種意義在上更加需要建立與之相適應(yīng)的財(cái)務(wù)管理內(nèi)部控制制度。這不僅涉及到人防部門自身的財(cái)務(wù)狀況,也關(guān)系到國家的財(cái)政計(jì)劃和宏觀經(jīng)濟(jì)的整體運(yùn)行狀況。
■三、人防加強(qiáng)會計(jì)電算化內(nèi)部控制制度的具體措施
由以上分析我們知道,人防部門會計(jì)電算化的內(nèi)部控制具有重要性和緊迫性,也可推斷出其風(fēng)險(xiǎn)與漏洞的方向,進(jìn)而可以得出進(jìn)行內(nèi)部控制的具體措施。
1.加強(qiáng)系統(tǒng)內(nèi)部規(guī)章制度的建設(shè)
建立全面、規(guī)范的會計(jì)基礎(chǔ)管理制度,具有一套比較全面、規(guī)范的管理制度和方法,以及較完整的規(guī)范化的數(shù)據(jù)。會計(jì)基礎(chǔ)工作主要指會計(jì)制度是否健全,核算規(guī)程是否規(guī)范,基礎(chǔ)數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確、完整等。
(1)職責(zé)明確
會計(jì)人員應(yīng)該檢查組織結(jié)構(gòu)、職權(quán)和責(zé)任的分配與分工情況,確定職責(zé)分工是否能夠提供有力的內(nèi)部控制。
(2)安全控制
會計(jì)人員應(yīng)該確定是否制訂了有關(guān)計(jì)算機(jī)硬件、計(jì)算機(jī)程序、數(shù)據(jù)文件、數(shù)據(jù)傳送、輸入和輸出資料以及人員的安全規(guī)定。
(3)提高內(nèi)部會計(jì)人員的素質(zhì)
建立以提高內(nèi)部會計(jì)人員素質(zhì)為目的控制措施,組織網(wǎng)絡(luò)安全方面及高級程序語言的培訓(xùn)。
2.完善會計(jì)電算化系統(tǒng)的內(nèi)部質(zhì)量控制體系
手工會計(jì)中那種職權(quán)分離、互相牽制的控制方法,不能有效地控制會計(jì)電算化系統(tǒng)的內(nèi)部質(zhì)量控制風(fēng)險(xiǎn),必須重新建立一系列完善的會計(jì)電算化系統(tǒng)的內(nèi)部質(zhì)量控制體系,主要是從組織形式和會計(jì)軟件的功能兩個(gè)方面來實(shí)現(xiàn)的,分為常規(guī)控制和應(yīng)用控制兩類,包括以下主要內(nèi)容:①組織控制制度;②操作控制制度;③開發(fā)與維護(hù)控制制度;④輸入控制制度;⑤處理控制制度;⑥輸出控制制度。
3.建立會計(jì)電算化系統(tǒng)內(nèi)部質(zhì)量的符合性控制
符合性控制是對會計(jì)電算化系統(tǒng)內(nèi)部質(zhì)量控制的完整性、有效性和實(shí)施情況進(jìn)行控制。符合性控制可通過控制抽樣確定控制范圍,找出內(nèi)部質(zhì)量的控制弱點(diǎn),確定內(nèi)部質(zhì)量控制的可靠性情況。
4.強(qiáng)化內(nèi)部審計(jì)制度
內(nèi)部審計(jì)既是內(nèi)部控制系統(tǒng)的重要組成部分,也是強(qiáng)化內(nèi)部會計(jì)監(jiān)督的制度安排。①對會計(jì)資料定期進(jìn)行審計(jì),電算化會計(jì)帳務(wù)處理是否正確,是否遵照《會計(jì)法》及有關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定;②審查機(jī)內(nèi)數(shù)據(jù)與書面資料的一致性③監(jiān)督數(shù)據(jù)保存方式的安全、合法性,防止發(fā)生非法修改歷史數(shù)據(jù)的現(xiàn)象;④對系統(tǒng)運(yùn)行各環(huán)節(jié)進(jìn)行審查,防止存在漏洞。
綜上所述,我們分析了人防部門會計(jì)電算化內(nèi)部控制的幾大方面,現(xiàn)代社會的風(fēng)險(xiǎn)日益多樣化、系統(tǒng)化,對財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)一定要提高警惕,充分關(guān)注。尤其是人防這一關(guān)系到人民生命財(cái)產(chǎn)安全和社會穩(wěn)定的重要部門,其電算化的會計(jì)工作更加應(yīng)當(dāng)注重風(fēng)險(xiǎn)控制,一旦有戰(zhàn)爭爆發(fā),人防部門的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)必將成為敵人的攻擊對象。“國家雖安,忘戰(zhàn)必?！?我們也要在這方面注意加強(qiáng)建設(shè)。
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