內(nèi)部控制環(huán)境是內(nèi)部控制發(fā)揮作用的基礎(chǔ),加強(qiáng)和完善企業(yè)內(nèi)部控制,就必須注重對(duì)內(nèi)部控制環(huán)境的建設(shè)和優(yōu)化。美國COSO(Committee Of Sponsoring Organizations)委員會(huì)的報(bào)告及我國的《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》都把人力資源政策確定為內(nèi)部控制環(huán)境的一個(gè)基本要素。而且,在內(nèi)部控制環(huán)境的諸多要素中,人力資源政策是促進(jìn)、優(yōu)化其他要素的基礎(chǔ)。內(nèi)部控制環(huán)境的其他要素,如管理理念、權(quán)責(zé)分配、董事會(huì)和審計(jì)委員會(huì)等,都與“人”有關(guān),都離不開人力資源政策的支撐。對(duì)內(nèi)部控制環(huán)境中的人力資源政策及其影響進(jìn)行研究具有重要意義。
一、人力資源政策及其內(nèi)容
人力資源是指能夠作為生產(chǎn)性要素投入到企業(yè)運(yùn)作與社會(huì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中,并創(chuàng)造財(cái)富的人的勞動(dòng)能力,是人的體力和腦力的綜合。人力資源是所有資源中最寶貴的資源,是一個(gè)企業(yè)生存、發(fā)展的原動(dòng)力,是企業(yè)保持核心競爭力的重要影響因素。而人力資源開發(fā)與管理的效率如何與人力資源政策的制定與實(shí)施有著非常密切的關(guān)系。人力資源政策是包括人員選聘錄用政策、培訓(xùn)與開發(fā)制度、員工激勵(lì)制度、評(píng)估考核制度、獎(jiǎng)金福利制度、勞動(dòng)關(guān)系政策在內(nèi)的政策和制度群?？茖W(xué)的人力資源政策能夠保證企業(yè)所有成員具有一定水平的勝任能力和職業(yè)道德素養(yǎng),是內(nèi)部控制有效的關(guān)鍵因素之一。
人力資源政策的基本內(nèi)容在財(cái)政部企業(yè)內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)委員會(huì)制定的《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》中有明確規(guī)定?！镀髽I(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》第16條規(guī)定,企業(yè)應(yīng)當(dāng)制定和實(shí)施有利于企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的人力資源政策,并且規(guī)定人力資源政策的基本內(nèi)容應(yīng)包括:(一)員工的聘用、培訓(xùn)、辭退與辭職;(二)員工的薪酬、考核、晉升與獎(jiǎng)懲;(三)關(guān)鍵崗位員工的強(qiáng)制休假制度和定期崗位輪換制度;(四)掌握國家秘密或重要商業(yè)秘密的員工離崗的限制性規(guī)定;(五)有關(guān)人力資源管理的其他政策。
二、人力資源政策對(duì)內(nèi)部控制環(huán)境的影響
人力資源政策的各個(gè)環(huán)節(jié)都與內(nèi)部控制環(huán)境各要素有緊密關(guān)系,從不同側(cè)面對(duì)內(nèi)部控制環(huán)境產(chǎn)生影響。
(一)員工的聘任、辭退和培訓(xùn)對(duì)內(nèi)部控制環(huán)境的影響
1.員工的聘用對(duì)內(nèi)部控制環(huán)境的影響
單位在招聘新員工方面,既要考慮學(xué)歷、經(jīng)驗(yàn)及過去的成就,還要考慮其操守和道德修養(yǎng)。不僅需要進(jìn)行筆試,還要進(jìn)行深度的面談,甚至還把單位的歷史、文化和經(jīng)營風(fēng)格等項(xiàng)目,向應(yīng)征者作深入介紹,以暗示對(duì)新員工的期望和囑托。在招聘管理人才時(shí),會(huì)考察其是否具有前沿的、創(chuàng)新的管理思想和理念;能否將這種創(chuàng)新帶入企業(yè),使企業(yè)產(chǎn)生新氣象等。招聘董事會(huì)與審計(jì)委員會(huì)(或監(jiān)事會(huì))成員時(shí),會(huì)考察其是否具有獨(dú)立的人格品性。招聘會(huì)計(jì)、出納等易發(fā)生舞弊的崗位人員時(shí),考查其職業(yè)道德素養(yǎng)高低等。合理有效的招聘方式,能夠保證企業(yè)招聘到具有較高職業(yè)道德素質(zhì)和足夠勝任能力的人員。大膽的選拔人才并給予足夠的資源,使其能夠完成所分配的任務(wù),這是建立控制環(huán)境的基礎(chǔ)。如果企業(yè)的執(zhí)行人不誠實(shí)或不能勝任工作,再好的控制程序也會(huì)失去作用,甚至?xí)?dǎo)致企業(yè)目標(biāo)無法實(shí)施。
2.員工的辭退與辭職對(duì)內(nèi)部控制環(huán)境的影響
企業(yè)中因人設(shè)崗現(xiàn)象的存在造成了組織結(jié)構(gòu)的臃腫,那么辭退不具備勝任能力以及閑置冗余崗位的員工可以在一定程度上優(yōu)化精簡組織結(jié)構(gòu)。保證企業(yè)信息的順利流通,使內(nèi)部控制的執(zhí)行渠道得以改善。
3.員工的培訓(xùn)對(duì)內(nèi)部控制環(huán)境的影響
培訓(xùn)是保證和提高員工職業(yè)素質(zhì)和專業(yè)勝任能力的重要方式。對(duì)新員工訓(xùn)練的目的,是為了向員工說明單位對(duì)員工的要求,以及員工應(yīng)達(dá)到的目標(biāo)和應(yīng)遵循的行為標(biāo)準(zhǔn),即告訴新員工未來將扮演的角色及責(zé)任。對(duì)管理層員工的后續(xù)培訓(xùn)可以更新其現(xiàn)有管理思想、理念,從而更新其管理方式。對(duì)基層員工的培訓(xùn),可以提高其技術(shù)技能、處理問題能力等,以保證其能夠勝任相應(yīng)的工作崗位。對(duì)全體員工在企業(yè)價(jià)值觀方面的培訓(xùn),能夠使企業(yè)文化滲透到每個(gè)人的思想當(dāng)中,使每個(gè)人在企業(yè)價(jià)值觀上都有一種認(rèn)同感。通過培訓(xùn)能夠使員工了解應(yīng)遵循的工作職責(zé)、行為要求及業(yè)務(wù)流程,幫他們熟悉應(yīng)該掌握的崗位技能、工作內(nèi)容和工作標(biāo)準(zhǔn),使其更好地履行職責(zé)。后續(xù)教育能幫助提升員工適應(yīng)發(fā)展中的環(huán)境的能力。這樣能夠提高員工對(duì)內(nèi)部控制措施執(zhí)行的自覺性,也就有助于推行企業(yè)的計(jì)劃,達(dá)成企業(yè)的目標(biāo)。如果員工的業(yè)務(wù)勝任能力和道德素養(yǎng)低下,其理解和執(zhí)行內(nèi)部控制措施的能力就差,就會(huì)影響到內(nèi)部控制措施的效果。
(二)員工的薪酬、考核、晉升與獎(jiǎng)懲對(duì)內(nèi)部控制環(huán)境的影響
績效考核結(jié)果是企業(yè)員工積極工作成果的一個(gè)體現(xiàn),科學(xué)有效的考績機(jī)制,可以使員工的工作成果被充分認(rèn)可。在員工績效的基礎(chǔ)上,根據(jù)績效結(jié)果有區(qū)分的確定其薪酬并對(duì)其進(jìn)行適當(dāng)?shù)募?lì),則員工的積極性、滿意度就會(huì)得到提高,其對(duì)企業(yè)的忠誠度和歸屬感也會(huì)增強(qiáng)。反之,如果員工看不到自己對(duì)企業(yè)的貢獻(xiàn),又得不到應(yīng)有的優(yōu)待,找不到對(duì)于企業(yè)的歸屬感,人才自然流失頻繁。另外,對(duì)違反預(yù)期行為者進(jìn)行懲戒,并且將不予姑息的信息傳達(dá)到全體員工,可以從反面加強(qiáng)對(duì)所有員工的內(nèi)部控制教育和道德培養(yǎng)。
科學(xué)合理的考核機(jī)制、誘人的薪酬和激勵(lì)政策一方面能夠吸引人才,包括引進(jìn)具有先進(jìn)管理思想、理念的管理者。另一方面也提高了現(xiàn)有員工的積極性。員工必然會(huì)在現(xiàn)有表現(xiàn)的基礎(chǔ)上投入更多的熱情,擁護(hù)企業(yè)各項(xiàng)制度,其中當(dāng)然包括其對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制章程的遵守,也即提高了員工對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制措施的執(zhí)行力。如果缺乏有效的考核機(jī)制及相應(yīng)的獎(jiǎng)懲措施,或者未將這些措施制度化,就會(huì)削弱員工執(zhí)行內(nèi)部控制措施的自覺性和警覺性。
(三)關(guān)鍵崗位員工的輪崗制衡對(duì)內(nèi)部控制環(huán)境的影響
從企業(yè)內(nèi)部控制角度看,企業(yè)內(nèi)部各崗位中尤以內(nèi)部審計(jì)部門最為關(guān)鍵。內(nèi)部審計(jì)是設(shè)在企業(yè)內(nèi)部的監(jiān)督部門,行使獨(dú)立的監(jiān)督責(zé)任。要使內(nèi)部審計(jì)人員始終保持獨(dú)立性,除了適時(shí)的培訓(xùn)和嚴(yán)格的制度規(guī)定外,實(shí)行定期的崗位輪換是最直接也是最有效的方法。內(nèi)部審計(jì)也是內(nèi)部控制環(huán)境的組成要素之一,關(guān)鍵崗位員工輪崗制度是保證內(nèi)部審計(jì)獨(dú)立性的有效方法。
另外,權(quán)力的存在是舞弊發(fā)生的條件,在權(quán)責(zé)明確的前提下,會(huì)計(jì)、出納等關(guān)鍵崗位的人員也應(yīng)適時(shí)地進(jìn)行崗位輪換,避免因某崗位人員權(quán)力結(jié)構(gòu)保持太久而形成一種非法定的“統(tǒng)御權(quán)”(管理學(xué)概念,指因?yàn)槿藛T的特殊品格、個(gè)性而形成的權(quán)利),從而放大其職權(quán),增大舞弊發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)。授權(quán)及責(zé)任分配方法也是內(nèi)部控制環(huán)境的組成要素之一,通過定期的崗位輪換就在制度層面上限制了關(guān)鍵崗位員工的非法定權(quán)力,降低舞弊行為發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)。
(四)對(duì)掌握重要商業(yè)秘密的員工離崗的限制性規(guī)定對(duì)內(nèi)部控制環(huán)境的影響
商業(yè)秘密是企業(yè)投入了一定的時(shí)間、資金和精力而得來的,對(duì)企業(yè)具有實(shí)際的或潛在的經(jīng)濟(jì)價(jià)值和競爭優(yōu)勢。該商業(yè)秘密被他人不正當(dāng)?shù)嘏痘蚴褂?就會(huì)給企業(yè)的合法權(quán)益帶來不同程度的損害,甚至可以導(dǎo)致企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的直線下降而最終破產(chǎn)。為保證商業(yè)秘密不被侵犯,從內(nèi)部控制的角度而言,就需要在人力資源政策上加以規(guī)制。對(duì)掌握重要商業(yè)秘密的高級(jí)管理人員、高級(jí)技術(shù)人員和其他負(fù)有保守商業(yè)秘密的人員,一方面要求其在本單位任職期間履行對(duì)企業(yè)的忠誠義務(wù),保守企業(yè)的商業(yè)秘密,不得在與本單位競爭的企業(yè)兼職或任職;另一方面,應(yīng)當(dāng)依法約定掌握重要商業(yè)秘密的員工在離職后的特定時(shí)間和特定地點(diǎn)內(nèi)不得從事與原從事業(yè)務(wù)相同或相近的業(yè)務(wù),或創(chuàng)建與原單位競爭的企業(yè)。對(duì)掌握商業(yè)秘密的員工離崗的限制性規(guī)定本身就屬于企業(yè)內(nèi)部控制的一個(gè)方面,而且其與內(nèi)部控制環(huán)境要素中的權(quán)責(zé)分配相聯(lián)系。
總之,人力資源政策的各個(gè)環(huán)節(jié)是一個(gè)有機(jī)統(tǒng)一的整體,其從不同側(cè)面在不同程度上對(duì)內(nèi)部控制環(huán)境的其他構(gòu)成要素產(chǎn)生影響。良好的人力資源政策不僅有利于提高員工的素質(zhì),激發(fā)員工的工作熱情和創(chuàng)造性,還有利于凈化內(nèi)部控制環(huán)境,節(jié)約內(nèi)部控制成本,彌補(bǔ)內(nèi)部控制缺陷,并最終實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制效果。
三、建立科學(xué)有效的人力資源政策,優(yōu)化內(nèi)部控制環(huán)境
一個(gè)系統(tǒng)、科學(xué)的人力資源政策能夠促生一個(gè)高效的內(nèi)部控制環(huán)境,無效的人力資源政策則可能導(dǎo)致內(nèi)部控制環(huán)境的其他組成要素失效,使內(nèi)部控制無效。要建立科學(xué)、有效的人力資源政策需要從人力資源管理的各個(gè)主要環(huán)節(jié)入手。
首先,把好選人關(guān)。企業(yè)應(yīng)有完善的招聘與選拔方針及操作性程序。應(yīng)當(dāng)制訂詳細(xì)的人力資源需求計(jì)劃,并定期在組織內(nèi)部進(jìn)行崗位職位分析,確保各崗位都能配備有足夠勝任能力的人員。選拔和聘用員工要嚴(yán)格全面考核其德、才等綜合素質(zhì),尤其要重視其道德素質(zhì)和再學(xué)習(xí)能力。
其次,做好培訓(xùn)和后續(xù)教育。培訓(xùn)的目的是提高員工的素質(zhì)和技能,使員工能適應(yīng)問題的變化、新問題出現(xiàn)及問題復(fù)雜程度提高等方面的變化。無論采取什么樣的訓(xùn)練方式,均要使員工有能力與發(fā)展中的環(huán)境相適應(yīng)。
再次,定期考核、獎(jiǎng)懲分明。通過科學(xué)的績效考評(píng)對(duì)員工實(shí)施晉升和獎(jiǎng)勵(lì),不僅是對(duì)符合企業(yè)價(jià)值行為的承認(rèn)、鼓勵(lì),也是培養(yǎng)員工企業(yè)忠誠度與歸屬感的重要途徑;對(duì)于違反內(nèi)部控制要求的員工要嚴(yán)懲不貸,加強(qiáng)對(duì)所有員工的內(nèi)部控制教育和道德培養(yǎng)。
最后,加強(qiáng)對(duì)關(guān)鍵崗位的管理。對(duì)會(huì)計(jì)、出納、內(nèi)部審計(jì)等關(guān)鍵崗位,一定要建立嚴(yán)格的輪崗制度并切實(shí)執(zhí)行,對(duì)涉及企業(yè)重要商業(yè)秘密的員工要做好在崗時(shí)的忠誠教育,并對(duì)其離崗依法作出限制性規(guī)定。
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