一、PS公司基本情況
PS公司前身是廣東某電子有限公司的通訊部。 2005年底與國外某公司合資成立PS公司。合資后的PS公司主要生產(chǎn)傳真機(jī)、打印機(jī)等高科技通訊網(wǎng)絡(luò)終端產(chǎn)品。產(chǎn)品出口北美和歐洲的多個(gè)國家。其中傳真機(jī)的品種有80多個(gè)。PS公司的特點(diǎn)是單位產(chǎn)品價(jià)值大、產(chǎn)品批量小、品種多、生產(chǎn)工序集中、生產(chǎn)周期較長等。
傳真機(jī)的零部件很多,一部傳真機(jī)大概由300~500種物料組成。其中機(jī)板上的200種左右的物料基本上是通用物料,成品車間的物料有些是通用料,大部分是非通用物料。這樣,80多個(gè)品種的傳真機(jī)物料和半成品大概有近2 000種物料。
二、 物資采購現(xiàn)狀及其存在的問題
PS公司現(xiàn)在使用的是金蝶K3 ERP系統(tǒng)。并且已經(jīng)建立與采購管理相關(guān)的數(shù)據(jù)文件:物料編碼、物料清單(BOM)、庫存信息等。但是PS公司采購管理還存在較多問題。
(一)資料不完善
PS公司對基礎(chǔ)信息資料管理不完善,導(dǎo)致信息分散、缺乏部分基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。采購計(jì)劃的制訂和執(zhí)行過程中,需要大量信息,如庫存信息、供應(yīng)商信息、以及其他生產(chǎn)資料信息等,但PS公司卻沒有實(shí)現(xiàn)信息的共享和資源的優(yōu)化配置,大大影響了采購管理決策的科學(xué)性。
(二)盲目制訂采購計(jì)劃
由于傳真機(jī)物料種類繁多,采購需要的信息資料又不完善。采購部簡單地將物料分為常用物料和非常用物料,對于常用物料采用定期大批量采購的方法。一般在每個(gè)月的月初就定下了下個(gè)月預(yù)測的生產(chǎn)量所需要的常用物料。對于非常用物料則根據(jù)生產(chǎn)需要安排采購。這樣常用物料定期大批量采購導(dǎo)致有大量的物料積壓,但是生產(chǎn)中可能因?yàn)槿鄙俨糠址浅Ｓ梦锪隙．a(chǎn)。
(三)物料庫存過大
由于采購部門采用簡便的方法來管理物料需求,而沒有科學(xué)的計(jì)算成本,使庫存量很大。從表1可以看出,PS公司的物料庫存在2 500萬元左右。使庫存成本大大提高,運(yùn)營資金大量積壓在原材料上。如果有些物料更改,或國家出了標(biāo)準(zhǔn)而更改某些產(chǎn)品的設(shè)計(jì),那么需要報(bào)廢很多庫存的物料。
PS公司物料庫存價(jià)值相當(dāng)于PS公司兩個(gè)月的產(chǎn)品價(jià)值。(本資料根據(jù)PS公司2007年3月底的倉庫報(bào)表整理而成)
三、PS公司采購管理改進(jìn)方案
針對PS公司采購管理存在的問題,其采購管理應(yīng)該在滿足生產(chǎn)需要的前提下,以降低物料庫存、減少資金占用為目標(biāo),具體來說應(yīng)做好以下幾方面的工作。
(一)完善采購管理的基本信息
1.完善供應(yīng)商信息資料
供應(yīng)商信息資料主要包括供應(yīng)商編號(hào)、名稱、采購周期、供應(yīng)商供貨能力、最低批量、定量倍數(shù)、訂貨成本、供應(yīng)商的評估等級(jí)等。其中,采購周期決定了什么時(shí)候應(yīng)該下單,供應(yīng)商的供貨能力也是一個(gè)重要的參考資料。如果供應(yīng)商平均每日可供貨的量大于平均每日生產(chǎn)消耗量,一般不需要特別關(guān)注;反之,需要提前通知供應(yīng)商以便其提前生產(chǎn)。如果每天有固定需要消耗的物料需求則要求供應(yīng)商加大供貨能力,或?qū)ふ倚碌墓?yīng)商。最少定量和定量的倍數(shù)都是物料需求計(jì)劃需要考慮的因數(shù)。表2是部分供應(yīng)商的信息。
2.庫存費(fèi)用資料
PS公司的庫存物料的信息已經(jīng)全部輸入K3系統(tǒng),各部門可以很容易地查到庫存信息,但是沒有物料庫存成本的信息。庫存成本是計(jì)算經(jīng)濟(jì)生產(chǎn)批量和經(jīng)濟(jì)定購批量的主要依據(jù)之一。表3是2006年財(cái)務(wù)部門計(jì)算全年倉庫的開支。
庫存成本主要是資金占用成本和倉庫成本。其中資金占用成本采用一年期的貸款利率。2007年的一年期貸款利率5.4315% 。這樣可以核定庫存成本大約為存貨價(jià)值的6%。
(二)物料需求計(jì)劃的分類管理
一臺(tái)傳真機(jī)由幾百種相關(guān)物料組成,其中大概有200多種物料是通用物料,這些物料會(huì)用在大部分品種的傳真機(jī)上。另外,有1 000多種物料使用在不同型號(hào)的傳真機(jī)上,不同物料采購周期不同,生產(chǎn)提前期不同,需用日期也不同。因此,要使各種物料能在需用日期配套備齊,滿足裝配或交貨期的要求,又要在不需要的時(shí)期不要過量占用庫存,靠手工管理是不可能進(jìn)行如此大量數(shù)據(jù)運(yùn)算的。就算全部使用K3系統(tǒng)進(jìn)行相關(guān)運(yùn)算,計(jì)劃員按照每次運(yùn)算結(jié)果的需求量去采購,其工作量還是很大的,而且采用的訂貨批量是系統(tǒng)計(jì)算的批量,可能并不是經(jīng)濟(jì)的批量。所以需要根據(jù)實(shí)際情況對物料進(jìn)行分類管理。
1.物料的分類
根據(jù)傳真機(jī)零部件的通用性、價(jià)值,結(jié)合ABC分類法的規(guī)則將其物料分為三大類。
(1)貴重通用物料:主要是單價(jià)在1元以上的通用物料,包括集成塊、TPH、CIS、掃描組件、馬達(dá)、PCB等。該類物料的特征是,通用于大部分型號(hào)的傳真機(jī),同時(shí)單價(jià)比較高,導(dǎo)致物料庫存成本增加和庫存資金積壓。
(2)一般通用物料:主要是單價(jià)在1元以下的通用物料,主要包括各類板上的貼片零件、電阻、電容、二級(jí)管和螺絲、齒輪、貼紙等。該類物料的特征是,通用于大部分型號(hào)的傳真機(jī),同時(shí)單價(jià)比較低,大量庫存對物料庫存成本和資金積壓不明顯。
(3)非通用物料:指所有的專用物料,包括各種機(jī)型的外殼件和包裝材料。該類物料的特征是,只能用于某種或幾種傳真機(jī),每月需求量不大,并根據(jù)主生產(chǎn)計(jì)劃中生產(chǎn)不同的型號(hào)而變化。
表4是三類物料的比較。
由表4可以看出,采購周期大于15天的物料基本上都是貴重通用物料。主要原因是一般通用物料屬于低價(jià)的物料,供應(yīng)商都會(huì)有一定量的庫存。非通用物料則是由于PS公司為了適應(yīng)中小批量的短期要求,采用了本地的供應(yīng)商,能較快地根據(jù)PS公司的需求提供相關(guān)物料。
2.貴重通用物料的需求計(jì)劃
貴重的通用物料,其需求量比較大,需求率也比較均勻。除了部分物料有最低采購量的要求外,基本上符合定量定購系統(tǒng)的前提條件。對于這種物料需求計(jì)劃管理比較理想的解決方案是找到一個(gè)經(jīng)濟(jì)訂貨批量,使訂貨成本和庫存成本在最佳訂貨批量上達(dá)到平衡,最終使總成本最低。也就是采用定量訂貨法。
采用定量訂貨法,需要事先確定好兩個(gè)參數(shù):每次訂貨量Q和再定貨點(diǎn)R。每次訂貨點(diǎn)需要參考經(jīng)濟(jì)定購批量EOQ和供應(yīng)商的最小訂貨批量。經(jīng)濟(jì)訂貨模型是使庫存成本和訂貨成本最低的訂貨批量。其計(jì)算工式為:
EOQ =(2 DC3/C1)1/2 (1)
式中:EOQ——經(jīng)濟(jì)定購批量
D——需求量
C1 ——庫存費(fèi)用
C3 ——訂貨成本
再訂貨點(diǎn)R的計(jì)算公式為:
R=d ×(L Ls)(2)
式中:R—— 在訂貨點(diǎn)
d ——日平均需求量(常數(shù))
L ——采購提前期(天)
Ls——需要安全庫存量的天數(shù)
經(jīng)濟(jì)定購批量可以采用式(1)計(jì)算,計(jì)算出來的經(jīng)濟(jì)定購批量需要和最低采購批量、定量倍數(shù)平衡,經(jīng)濟(jì)定購批量低于最低采購批量的,應(yīng)該采用最低采購批量。有定量倍數(shù)規(guī)定的需要采用最接近經(jīng)濟(jì)定購批量的倍數(shù)采購批量。再定購點(diǎn)的確定可以根據(jù)式(2)計(jì)算。為了應(yīng)付市場的波動(dòng)和供應(yīng)商供貨的不可靠性,還需要設(shè)置一定的安全庫存。安全庫存可以采用統(tǒng)計(jì)分析的方法得到,但是計(jì)算起來比較復(fù)雜?？梢圆捎镁o急訂貨的采購周期的需求數(shù)量作為安全庫存量。表5是部分貴重通用料的經(jīng)濟(jì)定購批量和再定購點(diǎn)的計(jì)算。
將表5算出來的數(shù)據(jù)輸入K3系統(tǒng),通過K3系統(tǒng)每天監(jiān)測這類物料的庫存變化,當(dāng)庫存水平降到在訂貨點(diǎn)R時(shí),就按照確定好的采購批量Q進(jìn)行訂貨。注意需要監(jiān)測的庫存水平包括在庫庫存和在途庫存水平。
3.一般通用物料的需求計(jì)劃
一般通用物料是單價(jià)比較低的通用物料,這種物料的需求量比較大,需求率也比較均勻,而且這類物料的體積一般很小。例如在傳真機(jī)中大量使用SMD貼片零件和螺絲等。大量存有這種物料并不會(huì)導(dǎo)致物料庫存費(fèi)用和資金占用的明顯增加。由于這類物料長期持續(xù)的需要,過于精細(xì)地計(jì)算每次的需求量顯然沒有必要。而且對于這類價(jià)值比較小的物料,供應(yīng)商一般也不太愿意接受批量較小的訂貨需求。因此這種物料最好采用定期定貨系統(tǒng)。采用這種模型的好處是:第一,不必隨時(shí)監(jiān)控庫存情況,節(jié)省計(jì)劃員的工作量;第二,像螺絲、電子零件這些價(jià)值低又小件的通用零件大,多來自相同的供應(yīng)商。這樣計(jì)劃員可以定期將多個(gè)種類的物料訂單組合起來。組合訂單不僅可以獲得價(jià)格優(yōu)惠還可能減少運(yùn)輸成本。
對于定期訂貨系統(tǒng),需要事先確定的兩個(gè)主要參數(shù)是監(jiān)測間隔期P和目標(biāo)庫存量T。如果間隔期P太短,往往導(dǎo)致訂貨量過小,計(jì)劃員工作量過大;相反,如果間隔期太長,容易導(dǎo)致訂貨量比較大,在庫庫存水平也比較大。所以需要一個(gè)合適的訂貨間隔。在這類物料中很多物料都是以10 000個(gè)或20 000個(gè)作為最小訂貨批量,而以1 000或5 000為訂貨倍數(shù)。貼片零件就是5 000個(gè)一卷的,其定量倍數(shù)也是以5 000為單位的。結(jié)合PS公司通用物料的需求率和供應(yīng)商的最小訂貨批量要求,合適的訂貨間隔期為兩周——12個(gè)工作日。定期訂貨系統(tǒng)的目標(biāo)庫存量T的計(jì)算公式為:
T=d ×(P L Ls) (3)
式中:T ——目標(biāo)庫存量
d ——日平均需求量(常數(shù))
P ——監(jiān)測間隔期
L ——采購提前期(天)
Ls——需要安全庫存量的天數(shù)
部分物料的目標(biāo)庫存量見表6。
將上面的數(shù)據(jù)輸入K3系統(tǒng),按規(guī)定的期限監(jiān)測后,自動(dòng)計(jì)算訂貨量,就是讓庫存水平達(dá)到目標(biāo)庫存量。
運(yùn)算公式為:
訂貨量=目標(biāo)庫存量T-在庫庫存-在途庫存。
4.非通用物料的需求計(jì)劃
非通用物料是各型號(hào)專用的物料,只在生產(chǎn)與之相關(guān)的產(chǎn)品型號(hào)時(shí)才會(huì)產(chǎn)生對這種物料的需求,有時(shí)大量耗用,有時(shí)則用得很少或甚至根本不用。這種需求特性屬于典型的相關(guān)需求,這種需求只要在生產(chǎn)使用這種物料之前擁有相應(yīng)的庫存量就可以了?？梢酝ㄟ^K3系統(tǒng)根據(jù)主生產(chǎn)計(jì)劃的生產(chǎn)型號(hào)、數(shù)量和時(shí)間來回答該類物料需求計(jì)劃的3個(gè)問題: 需要什么物料,需要多少,什么時(shí)候需要?由于這種需求的用量是可預(yù)知的,同時(shí)需求是斷續(xù)的,因此沒有必要持有安全庫存。進(jìn)行MRP運(yùn)算前需要先輸入MPS生產(chǎn)計(jì)劃、分層的物料清單和庫存數(shù)據(jù)。進(jìn)行MRP處理的關(guān)鍵是找出上層零部件和下層零部件的聯(lián)系,逐層處理每個(gè)項(xiàng)目,計(jì)算出每個(gè)項(xiàng)目的毛需求量,結(jié)合庫存數(shù)量和預(yù)計(jì)到貨量后,計(jì)算出凈需要量,并保持物料供應(yīng)計(jì)劃和物料需求時(shí)間的一致性。
運(yùn)算公式如下:
凈需要量=毛需求量-預(yù)計(jì)到貨量-現(xiàn)有庫存量。
四、結(jié)束語
多品種小批量的電子制造企業(yè)的物料采購管理都會(huì)面臨共同的難題。如果全部物料采用ERP計(jì)算法,每次輸出需要采購的物料太多,工作量非常大,而且有些采購周期長的通用物料沒能及時(shí)下采購訂單。所以很多這類企業(yè)的采購部門都會(huì)采用定期大量訂購常用物料來減少工作量。但是這樣一來就使物料庫存量增加,占用了大量流動(dòng)資金。PS公司采購管理的解決方案,試圖將物料分成三類有針對性的管理,對于通用的貴重物料,這類物料價(jià)值高和采購周期長,進(jìn)行重點(diǎn)管理,既要保證滿足生產(chǎn),又通過經(jīng)濟(jì)訂購批量來控制庫存和采購費(fèi)用;對于專用物料,這類物料具有專用性和采購周期短的特點(diǎn),進(jìn)行次重點(diǎn)管理,嚴(yán)格控制庫存量;而對于在電子制造企業(yè)中種類最為繁多的低價(jià)值通用物料,則采用定期大量采購的方式解決。這樣既能實(shí)現(xiàn)降低庫存價(jià)值,又能很大程度上減少采購工作量。文中闡述的解決方案對眾多生產(chǎn)系列產(chǎn)品的電子制造企業(yè)有借鑒意義。
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