傳統(tǒng)的手工記賬已被計算機記賬取代,這是時代發(fā)展的必然結(jié)果,它在提高會計核算工作準(zhǔn)確性及效率的同時,也給企業(yè)的內(nèi)部控制帶來嚴(yán)峻的考驗?！镀髽I(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》(財會[2008]7號)第四十一條指出:“企業(yè)應(yīng)當(dāng)利用信息技術(shù)促進(jìn)信息的集成與共享,充分發(fā)揮信息技術(shù)在信息與溝通中的作用。企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強對信息系統(tǒng)開發(fā)與維護(hù)、訪問與變更、數(shù)據(jù)輸入與輸出、文件儲存與保管、網(wǎng)絡(luò)安全等方面的控制,保證信息系統(tǒng)安全穩(wěn)定運行。”為了確保財產(chǎn)的安全完整,企業(yè)應(yīng)結(jié)合本單位會計電算化特點制定相應(yīng)的內(nèi)控制度。
一、會計電算化環(huán)境下內(nèi)部控制存在的缺陷
1、數(shù)據(jù)記錄的無紙化使財務(wù)數(shù)據(jù)易被人為修改
傳統(tǒng)手工計賬條件下,賬簿、憑證、科目匯總表、財務(wù)報表以及報表分析均需要人工填制并匯總計算,所有的核算記錄均可從會計人員的筆跡和印章上分清責(zé)任。而在會計電算化環(huán)境下,只要錄入記帳憑證的會計分錄后,通過電算化系統(tǒng)的審核、匯總檢查、兩次錄入校對、計賬等步驟,計算機就會自動完成科目匯總、明細(xì)賬、會計報表等工作。它缺乏直觀可視性,必須在特定的計算機軟硬件系統(tǒng)環(huán)境中才可使用,這種會計核算的無紙化特點,使得一些不法之徒受利益驅(qū)使不留痕跡地篡改或偽造憑證,加之?dāng)?shù)據(jù)高度集中,未經(jīng)授權(quán)的人員有可能通過計算機和網(wǎng)絡(luò)瀏覽數(shù)據(jù)文件,復(fù)制、偽造、銷毀企業(yè)重要的財務(wù)數(shù)據(jù)。因此,如何防范計算機犯罪對會計電算化內(nèi)部控制來說已迫在眉睫。
2、會計資料存儲方式發(fā)生改變
手工記帳方式下,會計資料是以賬簿、憑證、報表等“紙”介質(zhì)形式保存, 不僅要占用很大空間,還要進(jìn)行防火、防潮、防盜等工作。會計人員修改會計憑證或賬冊時都會留下簽字來分清責(zé)任。而計算機的存儲方式是將會計信息轉(zhuǎn)化成數(shù)字形式存儲在磁(光)介質(zhì)上,其修改、刪除或拷貝不會留下任何痕跡。磁性介質(zhì)的保存除了需要進(jìn)行紙介質(zhì)保存工作外,還要進(jìn)行防病毒、防磁化、備份等復(fù)雜工作。
3、會計工作質(zhì)量依賴于財務(wù)軟件系統(tǒng)的的可靠性及會計人員操作水準(zhǔn)
隨著商品化財務(wù)軟件市場的發(fā)展,注重賬務(wù)處理與報表管理的財務(wù)軟件應(yīng)運而生,主要有用友、金蝶等。而會計人員在計算機知識方面并不夠?qū)I(yè),在初始化階段如果未與軟件開發(fā)商做好溝通銜接,系統(tǒng)一旦出現(xiàn)自身或操作失誤便會影響到財務(wù)數(shù)據(jù)的安全。可見會計人員的業(yè)務(wù)水平、計算機專業(yè)知識決定著會計電算化工作質(zhì)量。
4、實行會計電算化后,業(yè)務(wù)流程的內(nèi)部控制效果有所減弱
在手工記賬方式下每筆業(yè)務(wù)需經(jīng)過多重手續(xù)及嚴(yán)格的審核復(fù)查機制,內(nèi)部控制的方式主要是對人員的內(nèi)部牽制制度。實行電算化后,計算機的自動高效大大簡化了業(yè)務(wù)處理程序,過去由會計人員或各部門按步驟才能完成處理的事項,現(xiàn)在可能某個部門或某個人就能完成,內(nèi)部牽制機制明顯被削弱。
5、電算化系統(tǒng)下權(quán)限分工采用口令授權(quán),易被竊取
實行會計電算化后,會計人員職責(zé)分工并未改變,只是通過輸入口令方式實行操作權(quán)限控制,而口令存放于計算機系統(tǒng)內(nèi),并不能像印章一樣隨身攜帶,一旦疏忽被人竊取,損失可想而知。
二、會計電算化條件下應(yīng)采取的內(nèi)部控制措施
1、明確操作人員的工作職責(zé)和權(quán)限
企業(yè)應(yīng)根據(jù)《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》,做到會計主管、出納、會計核算、稽核、會計檔案管理員、系統(tǒng)維護(hù)員等職務(wù)相互分離,互不兼任;明確各崗位職責(zé)和操作權(quán)限,并利用密碼加以控制,使每名操作人員只能在操作權(quán)限范圍內(nèi)進(jìn)行工作,防止越權(quán)操作。如原始憑證和記賬憑證等會計數(shù)據(jù)的填制及錄入必須經(jīng)過會計主管審核才能輸入系統(tǒng);系統(tǒng)軟件的維護(hù)修改必須經(jīng)過主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)審核后才能實施修改;會計人員必須回避軟件的修改維護(hù)過程等措施,保證會計電算化系統(tǒng)中數(shù)據(jù)的安全、準(zhǔn)確、完整。
2、提高會計人員的思想與業(yè)務(wù)素質(zhì)是內(nèi)部控制的基礎(chǔ)
今天我們所面對的是開放、多元的世界經(jīng)濟舞臺,作為統(tǒng)領(lǐng)會計核算與財務(wù)管理的財會人員來說,在企業(yè)經(jīng)濟活動中扮演著至關(guān)重要的角色,財會人員的職業(yè)操守、專業(yè)品格和執(zhí)著風(fēng)范正經(jīng)受著各種各樣考驗。為此,企業(yè)應(yīng)采用激勵措施給予財會人員以合理的薪金待遇;另一方面,要不斷創(chuàng)造機會鼓勵財會人員學(xué)習(xí)專業(yè)知識和計算機技術(shù)。
3、制定科學(xué)的崗位輪換制
在實施會計電算化過程中,企業(yè)應(yīng)根據(jù)內(nèi)部牽制制度的要求對會計電算化崗位人員制定監(jiān)管機制,尤其針對敏感崗位要制定詳細(xì)的崗位輪換制度,以此杜絕不道德、不合法行為發(fā)生。
4、加強對電算化系統(tǒng)安全控制
對重要的操作日志要建立上機操作記錄制度,以便在今后發(fā)生問題時能夠追究到相關(guān)責(zé)任人;建立網(wǎng)絡(luò)安全“防火墻”,并安裝殺毒軟件,及時更新病毒庫,對外來U盤加強監(jiān)測等措施。
5、加強電算化檔案管理
會計電算化環(huán)境下的檔案管理存在特殊性,除了要存儲紙制會計資料外,還包括存儲會計資料的光盤及其他磁性存儲介質(zhì),因此在電算化檔案管理方面應(yīng)加強做到以下幾項工作:(1)存檔的手續(xù)必須有會計主管和相關(guān)會計人員的簽章才能存檔保管;(2)采取安全保證措施,將備份的磁盤介質(zhì)貼上保護(hù)標(biāo)簽,存放在安全、防潮、防磁的地方,并進(jìn)行雙備份,存儲于位置不同的空間保管;(3)定期檢查和復(fù)制已保存的磁盤介質(zhì),防止磁性介質(zhì)損壞;(4)磁盤介質(zhì)不予外借,特殊情況下,經(jīng)過主管領(lǐng)導(dǎo)審批后,采取復(fù)制方式借出,同時予以登記。
總而言之,加強和完善會計電算化的內(nèi)控制度建設(shè),是企業(yè)在財務(wù)工作以及經(jīng)營管理中必須考慮的問題, 只有良好的內(nèi)部控制環(huán)境才能成為企業(yè)走向可持續(xù)發(fā)展道路的基石。
參考文獻(xiàn):
[1]柯鴻橋.企業(yè)財務(wù)內(nèi)部控制中的會計電算化應(yīng)用.湘潮(下半月),2008;12
[2]楊耀偉.企業(yè)會計電算化核算下內(nèi)部控制的必要性.財會通訊,2008;12
[3]王君彩.財務(wù)管理與控制.北京:經(jīng)濟科學(xué)出版社,2007;151-152
