自動轉(zhuǎn)賬是指會計信息化系統(tǒng)中,通過對記賬憑證生成要素的設(shè)置,由系統(tǒng)自動生成指定業(yè)務的規(guī)范化記賬憑證的一種操作功能。為在適當時刻生成記賬憑證而將某一轉(zhuǎn)賬業(yè)務所涉及的摘要、借貸方科目、金額計算方法等預先予以設(shè)定,即建立一項業(yè)務的轉(zhuǎn)賬模型的過程,稱為自動轉(zhuǎn)賬憑證的設(shè)置(或稱為定義)。依據(jù)自動轉(zhuǎn)賬憑證模型來生成特定業(yè)務的記賬憑證的過程稱為自動轉(zhuǎn)賬。由自動轉(zhuǎn)賬產(chǎn)生的憑證通常稱為機制記賬憑證,有時簡稱為機制憑證。
一、自動轉(zhuǎn)賬的種類
通用財務軟件提供兩類自動轉(zhuǎn)賬功能,第一類是在賬務處理模塊中,以輔助核算或期末業(yè)務處理的形式提供的轉(zhuǎn)賬設(shè)置與憑證生成功能,由于這種轉(zhuǎn)賬一般是在賬務系統(tǒng)內(nèi)進行,有時也被稱作內(nèi)部轉(zhuǎn)賬或內(nèi)部結(jié)轉(zhuǎn)。按照內(nèi)部轉(zhuǎn)賬所適用的業(yè)務內(nèi)容,又可區(qū)分為內(nèi)部專項業(yè)務結(jié)轉(zhuǎn)和內(nèi)部通用業(yè)務結(jié)轉(zhuǎn)兩種類型。第二類是在工資薪酬、固定資產(chǎn)等專項管理模塊中提供的費用分攤與結(jié)轉(zhuǎn)功能,因為涉及賬務系統(tǒng)外的專項核算系統(tǒng),所以亦稱之為外部轉(zhuǎn)賬或外部結(jié)轉(zhuǎn)。
1.內(nèi)部專項業(yè)務結(jié)轉(zhuǎn)種類
通用軟件的賬務系統(tǒng)中,針對確定的轉(zhuǎn)賬業(yè)務內(nèi)容所提供的轉(zhuǎn)賬功能,一般有以下幾項:
(1)銷售成本結(jié)轉(zhuǎn)。由系統(tǒng)自動完成銷售成本計算并生成銷售成本結(jié)轉(zhuǎn)憑證。通常,系統(tǒng)支持計劃價法(或售價法)、先進先出法、全月加權(quán)平均法、移動加權(quán)平均法等計價方法來計算銷售成本。
(2)制造費用結(jié)轉(zhuǎn)。由系統(tǒng)自動將制造費用余額按設(shè)定要求或比例分配至各受益產(chǎn)品,并生成相應的記賬憑證。通用軟件一般只能完成單一步驟或單一層次的費用分配任務,對于需要多層次分配制造費用的情況,需要用戶按各項費用與分配對象的關(guān)系逐一設(shè)置并分次運行。
(3)匯兌損益結(jié)轉(zhuǎn)。對于外幣資產(chǎn)或外幣負債項目,按設(shè)定的方式與錄入的匯率自動計算匯兌損益并生成結(jié)轉(zhuǎn)憑證。匯兌損益的計算與匯率變化緊密聯(lián)系在一起,通常需要在自動轉(zhuǎn)賬前錄入期末匯率(或當前匯率)。
(4)期間損益結(jié)轉(zhuǎn)。自動將損益類科目期末余額結(jié)轉(zhuǎn)至本年利潤科目,并按要求生成相應的轉(zhuǎn)賬憑證。期間捐益結(jié)轉(zhuǎn)憑證通常是整個系統(tǒng)的最后一張記賬憑證。
2.內(nèi)部通用業(yè)務結(jié)轉(zhuǎn)種類
無論是被標注為自動轉(zhuǎn)賬憑證,還是被命名為自動轉(zhuǎn)賬分錄,通用軟件提供以下兩種通用轉(zhuǎn)賬業(yè)務處理功能。
(1)對應結(jié)轉(zhuǎn)。是指將一個科目的當前(期末)余額按設(shè)定比例轉(zhuǎn)入一個或多個對應科目的轉(zhuǎn)賬方式。需要用戶設(shè)置的參數(shù)主要有兩項:一是需結(jié)轉(zhuǎn)的科目余額的方向;二是轉(zhuǎn)入科目的轉(zhuǎn)賬比例。使用對應結(jié)轉(zhuǎn)功能時,不需要由用戶自己定義分錄內(nèi)容和金額計算公式。凡是余額對轉(zhuǎn)的業(yè)務,如將制造費用結(jié)轉(zhuǎn)至生產(chǎn)成本、將所得稅費用結(jié)轉(zhuǎn)至本年利潤等,都可以通過對應結(jié)轉(zhuǎn)方式生成機制憑證。
(2)自定義轉(zhuǎn)賬。這是由用戶對憑證的全部要素項目進行定義,并保存為轉(zhuǎn)賬模板,由系統(tǒng)根據(jù)模板自動生成記賬憑證的轉(zhuǎn)賬方式。自定義轉(zhuǎn)賬憑證中的憑證類型、摘要、會計科目、借貸方向、金額來源公式等都必須由用戶自己來定義,其中金額來源公式的設(shè)置涉及到對各種賬簿與憑證的金額關(guān)系的理解,以及需要掌握軟件所約定的語法規(guī)范,所以,這一轉(zhuǎn)賬形式對用戶的專業(yè)知識要求比較高,應用過程也較為復雜,一般在前述各種類型的轉(zhuǎn)賬方式均無法滿足用戶的要求時,才利用自定義轉(zhuǎn)賬方式來處理自動轉(zhuǎn)賬憑證。
3.外部轉(zhuǎn)賬的種類
外部轉(zhuǎn)賬是指賬務處理子系統(tǒng)以外的各專項核算子系統(tǒng),按照用戶設(shè)置,自動生成與本系統(tǒng)業(yè)務相關(guān)的記賬憑證并傳遞到賬務處理子系統(tǒng)的轉(zhuǎn)賬方式。外部轉(zhuǎn)賬方式生成的自動轉(zhuǎn)賬憑證常被稱作外部憑證。外部轉(zhuǎn)賬也是財務業(yè)務一體化處理的數(shù)據(jù)橋梁。常見的外部轉(zhuǎn)賬有以下幾類:
(1)工資費用分攤結(jié)轉(zhuǎn)。工資薪酬管理系統(tǒng)可以根據(jù)工資匯總表自動生成有關(guān)分配工資費用、計提福利費、計提工會經(jīng)費、計提職工教育經(jīng)費等業(yè)務的記賬憑證。
(2)固定資產(chǎn)折舊計提。固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)可以根據(jù)有關(guān)固定資產(chǎn)增減變動資料生成固定資產(chǎn)增減的記賬憑證,根據(jù)設(shè)置的折舊方法及計提周期自動生成計提固定資產(chǎn)折舊的記賬憑證。
(3)往來業(yè)務及壞賬準備計提。應收應付款管理系統(tǒng)可以生成有關(guān)應收賬款、應付賬款的發(fā)生及償還等業(yè)務的記賬憑證,并能根據(jù)應收賬款余額自動計提壞賬準備,生成計提壞賬準備的記賬憑證。
(4)差異結(jié)轉(zhuǎn)與成本結(jié)轉(zhuǎn)。在財務業(yè)務一體化應用中,存貨管理系統(tǒng)可以根據(jù)材料出入庫記錄,生成有關(guān)存貨出入庫業(yè)務的記賬憑證,并能自動生成材料成本差異結(jié)轉(zhuǎn)憑證。
二、自動轉(zhuǎn)賬適用的經(jīng)濟業(yè)務類型
自動轉(zhuǎn)賬是在用戶定義的基礎(chǔ)上,由系統(tǒng)根據(jù)設(shè)置的參數(shù)自動運算并生成記賬憑證。適合設(shè)置為自動轉(zhuǎn)賬憑證的經(jīng)濟業(yè)務,通常需要滿足以下幾個條件:
1.需定期重復處理的穩(wěn)定業(yè)務
完成初始轉(zhuǎn)賬設(shè)置后,使得本應每次都需完整錄入的憑證,簡化為只需點擊幾個簡單命令即可生成。但是,憑證模板的初始設(shè)置需要有一定精力投入,在此,自動轉(zhuǎn)賬的意義在于多次重復應用,只有對于不同會計期間須重復多次處理的業(yè)務,才能在反復應用中體現(xiàn)出簡便、快捷的優(yōu)勢。稅金計提、成本結(jié)轉(zhuǎn)、損益結(jié)轉(zhuǎn)等業(yè)務都具有一定的時間性,也有一定的規(guī)律性,這類在不同會計期間重復發(fā)生有基本穩(wěn)定的業(yè)務,最能體現(xiàn)軟件自動處理的優(yōu)勢。
2.會計科目能夠事先確定
自動轉(zhuǎn)賬本身是智能的,但這種智能體現(xiàn)在用戶的應用過程中,自動憑證一旦被設(shè)定,就只能按照事先的定義來生成實際業(yè)務的記賬憑證。凡不能確定最終會計科目的業(yè)務,是無法以自動轉(zhuǎn)賬的方式來處理的。比如,銷售入賬業(yè)務不宜設(shè)置成自動轉(zhuǎn)賬憑證,因為事先不能確定銷售對象,也就無法預先設(shè)定入賬的明細科目或輔助項目;而固定資產(chǎn)改良支出的攤銷則適宜自動轉(zhuǎn)賬處理,因為分攤結(jié)轉(zhuǎn)的入賬科目,不管是銷售費用還是管理費用,一旦確定就不會再改變。
3.金額可以事先預知或可以被描述
通常,轉(zhuǎn)賬業(yè)務的發(fā)生金額具有一定的規(guī)律性,如折舊額可按折舊公式計算,無形資產(chǎn)可按某一確定的數(shù)額或比例攤銷,而費用或成本則可按各該科目的當前余額結(jié)轉(zhuǎn),等等。只有確定的金額來源,或者體現(xiàn)著某種規(guī)律性的金額取得渠道,才能夠事先以某種規(guī)范的方式將其描述和表達出來。反之,發(fā)生金額不能被事先預知,或不能被準確描述的經(jīng)濟業(yè)務,都無法交由系統(tǒng)進行自動處理。
三、自動轉(zhuǎn)賬的應用優(yōu)勢
自動轉(zhuǎn)賬憑證設(shè)置是一項一次定義、多次反復應用的一勞永逸的初始化工作,憑證模板建立以后,相關(guān)參數(shù)可不再調(diào)整,或只在業(yè)務變化以及會計核算方法變更時作少量修改即可。如果會計人員能巧用自動轉(zhuǎn)賬功能,煩瑣的憑證輸入環(huán)節(jié)的瓶頸現(xiàn)象將大大緩解。在會計業(yè)務處理中,通過自動轉(zhuǎn)賬生成記賬憑證具有明顯的優(yōu)勢。
1.加快期末業(yè)務處理速度
自動轉(zhuǎn)賬憑證由系統(tǒng)自動生成,省去了處理過程中逐項輸入憑證要素內(nèi)容的手續(xù),大大提高了生成憑證的速度,使期末轉(zhuǎn)賬與結(jié)賬有機會趕在業(yè)務結(jié)束的當時快速地完成。雖然少數(shù)憑證在生成過程中需要用戶的干預,如輸入期末匯率、分配結(jié)轉(zhuǎn)比率等等,但這些參數(shù)一般由軟件即時提示,其錄入方式也比較單一,通常不影響期末轉(zhuǎn)賬業(yè)務的處理速度。
2.提高記賬憑證的正確率
在信息化系統(tǒng)中,由手工錄入的憑證,可能因為工作疏漏、疲勞、判斷失誤等原因而出錯,而由系統(tǒng)根據(jù)事先定義的自動轉(zhuǎn)賬模板所生成的憑證,其中多數(shù)要素內(nèi)容已事先確定而不再有出錯機會,唯一可能出錯的是根據(jù)用戶描述臨時生成的憑證金額。由于金額來源于軟件系統(tǒng)內(nèi)部的數(shù)據(jù)庫,因為軟件本身是不會出錯的,只要定義的憑證模板中的參數(shù)是正確的,則所生成的記賬憑證就必定正確。所以,自動轉(zhuǎn)賬憑證具有較高的正確性保障。
3.保障會計業(yè)務的完整性
需要在期末進行處理的業(yè)務比較多,而且比較雜,若用戶對企業(yè)業(yè)務整體不熟悉,則很容易出現(xiàn)遺漏、錯轉(zhuǎn)等情況,其中任意一筆業(yè)務的疏漏都將影響最終業(yè)務核算的準確性。而自動轉(zhuǎn)賬功能的應用,將業(yè)務交由系統(tǒng)內(nèi)部程序來控制,期末業(yè)務處理可以嚴格按順序逐筆進行,不再存在因操作疏忽而遺漏業(yè)務處理項目的可能性。
四、轉(zhuǎn)賬金額的來源渠道及其表示方式
自動轉(zhuǎn)賬的重點與難點均體現(xiàn)于轉(zhuǎn)賬金額的設(shè)置。通常,專項業(yè)務轉(zhuǎn)賬憑證(如匯兌損益結(jié)轉(zhuǎn)、材料成本差異結(jié)轉(zhuǎn)等)的金額由程序內(nèi)置算法確定,用戶不能閱讀更無法更改其金額來源方式。而更多的轉(zhuǎn)賬憑證是以自定義的方式由用戶設(shè)置的,金額來源公式也由用戶來設(shè)定。常見的幾種轉(zhuǎn)賬方式中,金額來源主要有以下種類:
1.來源于賬戶余額
按余額結(jié)轉(zhuǎn)是最為常見也是最易理解的一種結(jié)轉(zhuǎn)方式,一般情況下,制造費用結(jié)轉(zhuǎn)、期間損益結(jié)轉(zhuǎn)等都是直接按照各該科目的當前余額來轉(zhuǎn)賬的,結(jié)轉(zhuǎn)后轉(zhuǎn)出科目的余額都被清零。在實際應用中,所謂的對應結(jié)轉(zhuǎn)實際上就是一種直接把一個科目的余額結(jié)轉(zhuǎn)至另一個(或一組)科目的結(jié)轉(zhuǎn)方式。在自定義轉(zhuǎn)賬結(jié)轉(zhuǎn)中,通常也在公式設(shè)置中用到提取科目余額的函數(shù)。
科目余額在不同時期有不同的含義,在自動轉(zhuǎn)賬以及報表指標取數(shù)公式設(shè)置中,余額是指業(yè)務處理到這一步驟時的即時余額,有時也稱為當前余額。比如,通常所言“期末應將制造費用余額結(jié)轉(zhuǎn)至生產(chǎn)成本”,這里所稱的余額就是指結(jié)轉(zhuǎn)前余額。為此,在轉(zhuǎn)賬設(shè)置中所稱的余額,不能與通常所說的期末余額相混淆。
圖1是用友軟件對應結(jié)轉(zhuǎn)憑證設(shè)置界面,系統(tǒng)將轉(zhuǎn)入科目與轉(zhuǎn)出科目分布在不同區(qū)域來進行定義,其中轉(zhuǎn)出科目只有一個,且按當前余額全額轉(zhuǎn)出,而轉(zhuǎn)入科目允許有多個,可以由用戶設(shè)置各轉(zhuǎn)入科目的轉(zhuǎn)入金額比例。
2.預先確定的常數(shù)
少數(shù)轉(zhuǎn)賬憑證在每一會計期間的發(fā)生額都是相等的,如按平均分攤的固定資產(chǎn)改良支出費用、個別認定的無形資產(chǎn)攤銷費用等,這些轉(zhuǎn)賬業(yè)務每一期所需編制的結(jié)轉(zhuǎn)憑證,不僅科目完全相同,金額也完全一樣。所以,在定義轉(zhuǎn)賬憑證模板時,只要在金額欄輸入一個常數(shù)即可。個別軟件(如用友)允許在自定義轉(zhuǎn)賬憑證金額公式向?qū)гO(shè)置過程中,在金額公式欄輸入一個常數(shù),并可將這一常數(shù)與繼續(xù)錄入的其他函數(shù)共同構(gòu)成更為復雜的金額來源公式。
3.通過鍵盤輸入
有些憑證的金額或用以計算金額的各運算項的數(shù)額,或來源于系統(tǒng)外部,或客觀上無法通過自動計算的方式獲得,比如期末匯率、按面積分攤租賃費等,用戶在定義自動轉(zhuǎn)賬憑證時,往往將金額來源定義為鍵盤輸入,系統(tǒng)在生成憑證的過程中,遇有需要鍵盤輸入的數(shù)據(jù)時,會自動暫停,提示并等待用戶輸入數(shù)據(jù)。目前許多通用軟件還采用另外一種常數(shù)輸入模式,即由用戶直接在生成的憑證中修改輸入手工計算得出的金額。用友、金蝶等軟件均默認了對常數(shù)進行任意修改的鍵盤輸入方式。
4.取自專項核算系統(tǒng)的運算結(jié)果
大多數(shù)外部結(jié)轉(zhuǎn)憑證的金額都是由相關(guān)子系統(tǒng)自動計算得出的。比如在工資薪酬管理系統(tǒng)中,軟件根據(jù)用戶輸入的工資項目數(shù)據(jù)計算出應付工資額和實發(fā)工資額,按指定項目合計數(shù)(或扣除指定項目數(shù)額后的計提基數(shù))以及設(shè)定的計提比例計算出福利費、工會經(jīng)費等計提費用額。在此需要用戶操作的主要是指定運算基數(shù)(含蓋項目或扣除項目)、計提比例、觸發(fā)條件等參數(shù),而計算公式與運算過程則由系統(tǒng)內(nèi)置功能來完成。
圖3是用友軟件工資薪酬模塊的費用分攤設(shè)置界面,在完成分攤類型、分攤比例的設(shè)置后,系統(tǒng)將打開憑證主體內(nèi)容設(shè)置窗口,由用戶定義摘要、科目、借貸方向等要素,而金額則由分攤比例與之前設(shè)置的分攤依據(jù)兩個參數(shù)運算得出。
5.生成于用戶公式計算結(jié)果
在自定義轉(zhuǎn)賬憑證的設(shè)置中,一般由用戶根據(jù)軟件提供的公式設(shè)置功能,直接編輯并錄入金額來源公式。在所有金額錄入方式中,這種金額來源方式的表達功能最強,應用也最為靈活。
金額公式有嚴格的語法規(guī)則,這些規(guī)則由軟件內(nèi)置規(guī)范來約定,不同軟件的語法規(guī)則所表現(xiàn)的靈活性以及掌控的復雜性也各不相同。例如,企業(yè)購入的某項土地使用權(quán)(核算科目代碼為170101)總計600000元,需在五年內(nèi)平均分攤,則將金額公式描述為“取無形資產(chǎn)——某土地使用權(quán)科目余額的六十分之一”,為此,在不同的軟件中需填入的金額公式如表1所示:
為方便用戶正確設(shè)置自定義轉(zhuǎn)賬憑證,幾乎所有通用軟件都支持引導輸入方式生成金額公式。例如在金蝶軟件自定義轉(zhuǎn)賬設(shè)置中,當選擇轉(zhuǎn)賬方式為“按公式轉(zhuǎn)出”并通過“獲取”命令調(diào)用的引導輸入編輯界面時,能夠由用戶自由運用的有賬上取數(shù)、表間取數(shù)、運算函數(shù)、日期段取數(shù)和通配符取數(shù)等多種取數(shù)設(shè)置功能。
五、自動轉(zhuǎn)賬功能應用的一般技巧
自動轉(zhuǎn)賬的正確運用,建立在用戶對這一功能的正確理解基礎(chǔ)之上。所以,用戶在利用自動轉(zhuǎn)賬處理會計業(yè)務時,應用特別注意以下問題:
1.自動轉(zhuǎn)賬憑證需進行與手工憑證相同的后續(xù)處理
自動轉(zhuǎn)賬憑證與手工填制憑證的區(qū)別,只在于憑證產(chǎn)生方式的不同,這些憑證后續(xù)審核、過賬等操作的步驟與規(guī)則,與手工填制憑證是完全一樣的。在賬簿輸出與內(nèi)部表單處理環(huán)節(jié),除了個別軟件采用專用類別名稱外,機制憑證并不在其中留下其他特別的痕跡。
2.轉(zhuǎn)賬前須將所有業(yè)務登記入賬
多數(shù)賬務函數(shù)是從基本賬表文件中提取數(shù)據(jù)的,而賬表文件只針對已記賬的憑證進行更新,所以未記賬憑證的數(shù)據(jù)不會出現(xiàn)在賬表文件中,因此賬務函數(shù)無法提取未入賬憑證的相關(guān)數(shù)據(jù)。所以,當自動取數(shù)公式所指向的內(nèi)容中包含有未入賬憑證時,所生成的自動憑證很可能是錯誤的。因此,當月末集中利用自動轉(zhuǎn)賬功能生成憑證時,一定要逐張生成并立即審核登賬。
由于憑證制單人和審核人不能為同一用戶,在單機操作環(huán)境下,可能需要頻繁更換操作員以便完成生成憑證、審核憑證、記賬等操作。對此,少數(shù)軟件采取了變通處理方法,如金蝶軟件在自動轉(zhuǎn)憑證定義頁面安置了一個“包含本期未過賬憑證”的選項,用戶可以將其設(shè)置為“包含”,則系統(tǒng)在生成這一憑證時會自動將未入賬的相關(guān)數(shù)據(jù)加計在內(nèi)。這一處理避免了頻繁更換操作員的麻煩,使自動記賬憑證能連續(xù)編制,一氣呵成。
3.注意期末業(yè)務的處理順序
期末業(yè)務是相互關(guān)聯(lián)、互相銜接的,業(yè)務處理有嚴格的順序,用戶必須保證讓系統(tǒng)按順序生成轉(zhuǎn)賬憑證。例如,用戶定義了結(jié)轉(zhuǎn)銷售成本、計算匯兌損益、結(jié)轉(zhuǎn)期間損益、計提所得稅費用、結(jié)轉(zhuǎn)所得稅費用五張自動轉(zhuǎn)賬憑證,那么因為銷售成本、匯兌損益是期間損益的一部分,所以一定要先生成這兩張憑證并記賬后,才能生成結(jié)轉(zhuǎn)期間損益的憑證;又因為要依據(jù)本期利潤計提所得稅費用,所以一定要先生成結(jié)轉(zhuǎn)期間損益的憑證并記賬后,才能生成計提所得稅費用的憑證;而因為有了所得稅費用后才能將其結(jié)轉(zhuǎn)至本年利潤,所以一定要先生成計提所得稅費用的憑證并記賬后,才能生成結(jié)轉(zhuǎn)所得稅費用的憑證。故此,這五張憑證的生成順序應該是結(jié)轉(zhuǎn)銷售成本、計算匯兌損益(此二者無先后順序)、結(jié)轉(zhuǎn)期間損益、計提所得稅費用、結(jié)轉(zhuǎn)所得稅費用。并且,應在前一張憑證審核記賬后才生成后一張憑證。
4.掌握系統(tǒng)的自動明細匹配規(guī)則
有些軟件允許用戶在自動轉(zhuǎn)賬定義中使用非末級科目,而由系統(tǒng)來自動處理憑證的明細數(shù)據(jù),這類處理很可能有其獨特的規(guī)則。通常,系統(tǒng)將未指定末級科目或輔助項目的科目所擁有的下級科目或輔助項目數(shù)據(jù),逐一結(jié)轉(zhuǎn)至憑證中的對應科目;或者,在借貸雙方均為非末級科目情況下,自動匹配下級科目或輔助項目并結(jié)轉(zhuǎn)相應數(shù)額。例如,在用友軟件中,進行銷售成本結(jié)轉(zhuǎn)時,可只指定庫存商品、主營業(yè)務收入、主營業(yè)務成本這三個一級科目,而忽略其下級科目結(jié)構(gòu),但要求這三個科目的下級科目結(jié)構(gòu)必須相同,軟件會自動匹配明細科目并按對應關(guān)系一一予以結(jié)轉(zhuǎn)。
5.控制自動轉(zhuǎn)賬運行的次數(shù)
自動轉(zhuǎn)賬憑證中,專項設(shè)置功能(如匯兌損益結(jié)轉(zhuǎn))通常能自動控制一個會計期內(nèi)被調(diào)用的次數(shù),一般不會出現(xiàn)多次重復制證的情況。但大多數(shù)自動轉(zhuǎn)賬模板是可以在一個會計期間內(nèi)被重復使用的。用戶必須留意期末結(jié)轉(zhuǎn)業(yè)務處理的次序,防止跳躍進程或重復進程而出現(xiàn)漏記、重記等錯誤。
六、提高自動轉(zhuǎn)賬功效的若干策略
財務軟件的應用過程,始終伴隨著對軟件功能的深入理解與創(chuàng)造性發(fā)揮,而對于初次應用軟件的自動轉(zhuǎn)賬功能的用戶,更應注意做好以下幾方面的工作:
1.加深自動轉(zhuǎn)賬屬性研究,選擇使用最佳轉(zhuǎn)賬類型
自動轉(zhuǎn)賬的類型多,適用性也比較廣,有的轉(zhuǎn)賬方式能夠處理多種類型的經(jīng)濟業(yè)務,也有的轉(zhuǎn)賬業(yè)務適合于多種轉(zhuǎn)賬方式來處理。為此,用戶在選擇轉(zhuǎn)賬類型時,一定要對轉(zhuǎn)賬業(yè)務與轉(zhuǎn)賬類型進行認真的分析與比對,既使設(shè)置的轉(zhuǎn)賬憑證模板保持簡捷、正確,又要使其有一定的可調(diào)整性。例如,對于制造費用的結(jié)轉(zhuǎn)業(yè)務,既可以選擇自定義結(jié)轉(zhuǎn)方式,也可以應用對應結(jié)轉(zhuǎn)方式,兩者相比,對應結(jié)轉(zhuǎn)的初始設(shè)置更簡單一些,但對應結(jié)轉(zhuǎn)的轉(zhuǎn)出科目只能是一個,隨著明細科目(費用項目)的增加,需設(shè)置的轉(zhuǎn)賬憑證數(shù)量也將動態(tài)遞增,而自定義結(jié)轉(zhuǎn)盡管在初始設(shè)置時比對應結(jié)轉(zhuǎn)稍煩瑣些,但它將業(yè)務歸集在一張憑證中進行處理,這比分散處理更規(guī)范,更便于查詢和分析。究竟選擇簡潔還是取舍方便,就要看用戶的經(jīng)驗了。
2.熟練使用兩種金額公式設(shè)置方式
金額公式的定義有兩種方式,一種是直接輸入,這需要用戶熟練掌握公式編輯的詳細的語法規(guī)則。另一種是引導輸入,用戶只需知道金額來源的渠道,在引導界面選擇或輸入相關(guān)參數(shù)后,由系統(tǒng)自動生成金額來源(函數(shù))公式。日常應用中,一般以引導方式由系統(tǒng)生成主要函數(shù),以手工補充方式修正其中的運算項和常數(shù)項。
3.科學設(shè)置科目體系,合理利用輔助功能
高效使用自動轉(zhuǎn)賬功能的前提是建立科學、合理的會計科目體系。會計科目一般包括一級科目(總賬科目)和明細科目,在會計信息化系統(tǒng)中,應盡可能減少明細科目,而通過使用輔助核算功能來解決多層次核算問題。比如對于應收賬款、應收票據(jù)、預收賬款等往來科目,應盡量采用往來輔助核算模式,而對于管理費用、銷售費用、在建工程等成本費用科目,則宜使用通用項目輔助核算模式。輔助核算不僅能減少業(yè)務處理工作量,增加輔助數(shù)據(jù)處理與報告功能,而且,在對科目進行一次性定義后,不必進行后續(xù)修改即能適應輔助項目的動態(tài)變化,從而減輕自動轉(zhuǎn)賬設(shè)置工作負擔,提高轉(zhuǎn)賬業(yè)務處理的工作效率。
4.加強學習,提高會計人員業(yè)務素質(zhì)
自動轉(zhuǎn)賬定義有一定的技術(shù)含量,其中可能出現(xiàn)的問題有一定的隱蔽性,會計人員往往不容易發(fā)現(xiàn)轉(zhuǎn)賬設(shè)置中的一些隱含的錯誤。所以,自動轉(zhuǎn)賬對會計人員的業(yè)務素質(zhì)有較高的要求。會計人員不僅要熟悉本單位的經(jīng)濟業(yè)務,還必須能夠熟練運用軟件系統(tǒng)的函數(shù),能正確解析業(yè)務指標,并能靈活定義轉(zhuǎn)賬公式。只有對業(yè)務與軟件規(guī)則兩方面都熟悉的操作員,才能在企業(yè)經(jīng)濟業(yè)務變化時正確進行轉(zhuǎn)賬設(shè)置的調(diào)整,也才能保證自動轉(zhuǎn)賬生成的憑證的準確無誤。否則,因為轉(zhuǎn)賬定義偏差導致的錯誤,很可能將長時間影響所生成憑證及其相關(guān)賬表的真實性與正確性。
主要參考文獻
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