眾所周知,會(huì)計(jì)發(fā)展的直接動(dòng)力是會(huì)計(jì)實(shí)踐,而會(huì)計(jì)實(shí)踐是人類社會(huì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的一個(gè)有機(jī)組成部分。伴隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,會(huì)計(jì)環(huán)境發(fā)生了深刻的變化,會(huì)計(jì)在這種變化中不斷創(chuàng)新,以適應(yīng)變化了的社會(huì)經(jīng)濟(jì)環(huán)境。比如電子計(jì)算機(jī)的運(yùn)用不僅僅導(dǎo)致了會(huì)計(jì)記錄和數(shù)據(jù)處理上的效率的提高,更重要的是,知識(shí)經(jīng)濟(jì)和信息時(shí)代飛速發(fā)展的今天,世界金融危機(jī)推動(dòng)著經(jīng)濟(jì)體制的改革,在經(jīng)濟(jì)發(fā)展的浪潮中,會(huì)計(jì)行業(yè)也在發(fā)生深刻的變化,會(huì)計(jì)逐步由微觀管理向宏觀管理過渡。為適應(yīng)經(jīng)營(yíng)體制轉(zhuǎn)變的需要,提高企業(yè)運(yùn)營(yíng)效率,并借此提高企業(yè)自身競(jìng)爭(zhēng)力,必須重視會(huì)計(jì)管理模式的轉(zhuǎn)變。
1 現(xiàn)階段ERP系統(tǒng)在會(huì)計(jì)與財(cái)務(wù)管理中的應(yīng)用
1.1 ERP系統(tǒng)的特點(diǎn)
21世紀(jì),會(huì)計(jì)所處的環(huán)境發(fā)生根本性變化,世界經(jīng)濟(jì)一體化和信息技術(shù)的迅猛發(fā)展,導(dǎo)致經(jīng)濟(jì)關(guān)系和經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)的變化,會(huì)計(jì)管理模式必須也關(guān)注宏觀環(huán)境的變化,為管理決策提供多方位、多角度、多層次的信息?？傮w上講,ERP在會(huì)計(jì)與財(cái)務(wù)管理中的應(yīng)用有著兩個(gè)特點(diǎn):一是宏觀層面的ERP的架構(gòu)在擴(kuò)張;二是微觀層面,即ERP物理模塊在不斷細(xì)化。這兩者的互動(dòng)中,推進(jìn)了會(huì)計(jì)作業(yè)模式的變化。因此,依托這一平臺(tái),可以進(jìn)行更廣泛的,包括客戶、供應(yīng)商、分銷商和代理網(wǎng)絡(luò)、各地制造工廠等的各種經(jīng)營(yíng)資源、各種信息的集成,從而為企業(yè)科學(xué)決策提供更好的服務(wù)。從微觀層面講,即ERP物理模塊走向細(xì)分化。
1.2 ERP系統(tǒng)在會(huì)計(jì)與財(cái)務(wù)管理中的應(yīng)用領(lǐng)域
1.2.1 ERP系統(tǒng)在會(huì)計(jì)中的應(yīng)用
會(huì)計(jì)核算主要是記錄、核算、反映和分析資金在企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中的變動(dòng)過程及其結(jié)果。它由總賬、應(yīng)收賬、應(yīng)付賬、現(xiàn)金、固定資產(chǎn)、多幣制等部分構(gòu)成。因此,從物理層面看,ERP的會(huì)計(jì)核算模塊,涉及總賬模塊、應(yīng)收賬模塊、應(yīng)付賬模塊、現(xiàn)金管理模塊、固定資產(chǎn)核算模塊、多幣制模塊和工資核算模塊,等等。以現(xiàn)金管理模塊為例,它主要是對(duì)現(xiàn)金流入流出的控制以及零用現(xiàn)金及銀行存款的核算。它包括對(duì)硬幣、紙幣、支票、匯票和銀行存款的管理。在ERP軟件中,一般都具有票據(jù)維護(hù)、票據(jù)打印、付款維護(hù)、銀行清單打印、付款查詢、銀行查詢和支票查詢等和現(xiàn)金有關(guān)的功能。此外,它還和應(yīng)收賬、應(yīng)付賬、總賬等模塊集成,自動(dòng)產(chǎn)生憑證,過入總賬。
1.2.2 ERP系統(tǒng)在財(cái)務(wù)管理中的應(yīng)用
財(cái)務(wù)管理的功能主要是基于會(huì)計(jì)核算的數(shù)據(jù),再加以分析,從而進(jìn)行相應(yīng)的預(yù)測(cè),管理和控制活動(dòng)。它側(cè)重于財(cái)務(wù)計(jì)劃、控制、分析和預(yù)測(cè),強(qiáng)調(diào)事前計(jì)劃、事中控制和事后反饋。然而,ERP系統(tǒng)中的財(cái)務(wù)管理模塊已經(jīng)完成了從事后財(cái)會(huì)信息的反映,到財(cái)務(wù)管理信息處理,再到多層次、一體化的財(cái)務(wù)管理支持。這種轉(zhuǎn)變體現(xiàn)在,它吸收并內(nèi)嵌了先進(jìn)企業(yè)的財(cái)務(wù)管理實(shí)踐,改善了企業(yè)會(huì)計(jì)核算和財(cái)務(wù)管理的業(yè)務(wù)流程。它在支持企業(yè)的全球化經(jīng)營(yíng)上,為分布在世界各地的分支機(jī)構(gòu)提供一個(gè)統(tǒng)一的會(huì)計(jì)核算和財(cái)務(wù)管理平臺(tái),同時(shí)也能支持各國(guó)當(dāng)?shù)氐呢?cái)務(wù)法規(guī)和報(bào)表要求。為支持企業(yè)發(fā)展電子商務(wù)和基于Internet的應(yīng)用系統(tǒng),部分財(cái)務(wù)信息還可以通過Web方式收集和發(fā)布。
3 ERP系統(tǒng)在會(huì)計(jì)與財(cái)務(wù)管理中的應(yīng)用-案例分析
3.1 企業(yè)背景介紹
民營(yíng) 企業(yè)是中國(guó)現(xiàn)代通信產(chǎn)業(yè)的支柱企業(yè),連續(xù)名列全國(guó)最大外商投資企業(yè)和電子信息前茅。85%以上的員工具有大學(xué)本科以上學(xué)歷,擁有碩士和博士生1000余名,其中科研開發(fā)人員占員工總數(shù)的80%。至2008年底,累計(jì)實(shí)現(xiàn)銷售收入1500余億元人民幣,上繳稅金250億元人民幣。科學(xué)發(fā)展觀下的 企業(yè),將秉承團(tuán)結(jié)拼搏、和諧創(chuàng)新、再創(chuàng)輝煌的精神,在國(guó)內(nèi)IT產(chǎn)業(yè)中繼續(xù)保持領(lǐng)先地位,逐步發(fā)展成為世界級(jí)通信企業(yè)。20余年來,企業(yè)建立了覆蓋全國(guó)和海外的營(yíng)銷服務(wù)網(wǎng)絡(luò),建成了世界水平的通訊產(chǎn)品制造平臺(tái),積累了擁有自主知識(shí)產(chǎn)權(quán)的交換、網(wǎng)絡(luò)、IP、DSP、智能、大規(guī)模集成電路設(shè)計(jì)等核心技術(shù),能夠?yàn)橛脩籼峁┱w網(wǎng)絡(luò)的全面解決方案。
3.2 實(shí)施ERP之路
為達(dá)成 企業(yè)建立全球性統(tǒng)一的ERP系統(tǒng)的戰(zhàn)略動(dòng)機(jī), 企業(yè)與SAP合作,實(shí)現(xiàn)了ERP系統(tǒng)切換并成功地實(shí)施了ERP5.0系統(tǒng)戰(zhàn)略。ERP5.0能夠滿足 企業(yè)在物料、生產(chǎn)、銷售、財(cái)務(wù)、人事等方面的需要。此外,ERP5.0使用范圍廣,是ERP應(yīng)用的龍頭,由于時(shí)間緊,涉及部門多,而且當(dāng)時(shí)主要問題是解決部門業(yè)務(wù)集成問題,所以 企業(yè)首先引入ERP模塊主要如下。
3.2.1 銷售
用來幫助企業(yè)銷售人員完成客戶檔案、銷售報(bào)價(jià)、銷售訂單、客戶定金、客戶信用檢查、銷售發(fā)運(yùn)處理、銷售發(fā)票處理等一系列銷售管理事務(wù)。主要有銷售訂單生成、建立,銷售合同跟蹤,發(fā)貨揀配,報(bào)價(jià)支撐體系,銷售主數(shù)據(jù)維護(hù)等,其中銷售主數(shù)據(jù)維護(hù)包括用戶數(shù)據(jù)、定價(jià)。通過它,用戶可以及時(shí)了解到銷售過程中每個(gè)環(huán)節(jié)的準(zhǔn)確情況和數(shù)據(jù)信息,銷售人員可以清楚地知道所有動(dòng)態(tài)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)以及相互關(guān)系。
3.2.2 生產(chǎn)
按照預(yù)測(cè)的銷售前景來編制生產(chǎn)大綱;再按主生產(chǎn)計(jì)劃的排程,編制物料需求計(jì)劃,據(jù)此采購(gòu)原材料和零件,并安排部件的生產(chǎn),以期將在制品、原材料及成品控制在最優(yōu)水平上。此外.根據(jù)物料需求計(jì)劃的結(jié)果核算能力,調(diào)整主生產(chǎn)計(jì)劃,盡量維護(hù)能力的平衡。主要包括中長(zhǎng)期預(yù)測(cè)計(jì)劃、生產(chǎn)控制和生產(chǎn)主數(shù)據(jù)維護(hù)4項(xiàng),其中計(jì)劃有主生產(chǎn)計(jì)劃、物料需求計(jì)劃,生產(chǎn)控制有生產(chǎn)訂單生成、確認(rèn)等,而生產(chǎn)主數(shù)據(jù)維護(hù)則包括物料清單、工作中心工藝路線。
3.2.3 財(cái)務(wù)
對(duì)企業(yè)在經(jīng)營(yíng)過程中的財(cái)務(wù)活動(dòng)和財(cái)務(wù)關(guān)系產(chǎn)生的日常賬務(wù)、財(cái)務(wù)報(bào)表、費(fèi)用、固定資金、流動(dòng)資金、專用資金、銷售收入和財(cái)務(wù)支出等內(nèi)容進(jìn)行管理。以財(cái)務(wù)為中心的集中管理使企業(yè)徹底解決了各項(xiàng)財(cái)務(wù)核算和賬面核對(duì)不準(zhǔn)確等向題。同時(shí)還具有進(jìn)行多單位集團(tuán)管理、多幣種涉外業(yè)務(wù)以及大量系統(tǒng)決策分析等功能。包括應(yīng)收應(yīng)付賬款、成本控制和資產(chǎn)管理3項(xiàng),其中成本控制又有預(yù)算和成本中心控制等。
3.2.4 供應(yīng)
包括庫存管理、庫存盤點(diǎn)、采購(gòu)、物料主數(shù)據(jù)維護(hù)和供應(yīng)商主數(shù)據(jù)維護(hù)等內(nèi)容。根據(jù)業(yè)務(wù)需要和企業(yè)的發(fā)展,以后 企業(yè)還將優(yōu)化ERP,在適當(dāng)時(shí)機(jī)引入職、項(xiàng)目管理、工作流程管理和工業(yè)方案等模塊。
3.3 在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)中的應(yīng)用措施
在ERP5.0系統(tǒng)中發(fā)生的所有業(yè)務(wù)都將依據(jù)憑證的有關(guān)規(guī)定記賬。這種規(guī)定將保證從資產(chǎn)負(fù)債表到每張憑證的審計(jì)線索。在用戶完成記賬之后,可以立即看到憑證本身,科目的余額以及相關(guān)科目的清單,用戶也可以立即對(duì)資產(chǎn)負(fù)債表和損益表進(jìn)行分析。此外,完整的文檔系統(tǒng)也是綜合的與集成的控制系統(tǒng)的基本要素。只有對(duì)所有的業(yè)務(wù)進(jìn)行全面的確認(rèn)才能保證對(duì)企業(yè)的決策層和經(jīng)營(yíng)層的監(jiān)測(cè)。財(cái)會(huì)子系統(tǒng)確保用戶的控制部門能實(shí)時(shí)地提供相關(guān)信息。該系統(tǒng)主要具備總分類賬管理、應(yīng)付賬管理、應(yīng)收賬管理、財(cái)務(wù)控制、法定合并和現(xiàn)金管理幾大功能。ERP5.0財(cái)會(huì)子系統(tǒng)的應(yīng)付賬款模塊對(duì)所有供應(yīng)商的財(cái)會(huì)數(shù)據(jù)進(jìn)行管理。它是與采購(gòu)模塊集成的一個(gè)不可分割的部分,為每個(gè)供應(yīng)商記錄交貨和發(fā)票。系統(tǒng)對(duì)每筆收貨不僅更新物料主記錄中的庫存值,而且通過自動(dòng)的科目分配更新財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)中相應(yīng)庫存與應(yīng)付賬款科目。按照所涉及的業(yè)務(wù),在不同的總分類賬被更新的同時(shí),應(yīng)付賬款中的記賬被記錄在總分類賬中。而且,ERP5.0還具備發(fā)票校驗(yàn)功能。它提供物料管理部分和財(cái)務(wù)會(huì)計(jì),成本控制和資產(chǎn)管理部分的連接。系統(tǒng)自動(dòng)校驗(yàn)通過硬拷貝方式收到的發(fā)票,如果你參照采購(gòu)訂單輸入供應(yīng)商發(fā)票的話,系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)生成它所期望收到的發(fā)票,如果出現(xiàn)了不允許的差異,比如交貨期、交貨數(shù)量或協(xié)定的價(jià)格,那么這張發(fā)票會(huì)自動(dòng)封鎖而不能付款。應(yīng)付賬款組件把發(fā)票的數(shù)據(jù)提供給現(xiàn)金管理和預(yù)測(cè)組件以優(yōu)化周轉(zhuǎn)計(jì)劃。收付程序能夠以打印形式和電子形式(生成結(jié)算未兌現(xiàn)的應(yīng)付款清單,并支持手工和自動(dòng)付款方式。對(duì)于應(yīng)付未清款項(xiàng),ERP5.0系統(tǒng)提供了到期日預(yù)測(cè)及多種標(biāo)準(zhǔn)報(bào)表。
3.4 實(shí)施效果
由 企業(yè)的例子可以看出,傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)模式已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,會(huì)計(jì)已經(jīng)不僅僅是賬房先生,而是參與到企業(yè)管理的一部分,而ERP是用于管理會(huì)計(jì)時(shí)代需要的企業(yè)管理系統(tǒng),其功能是通過計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)為企業(yè)決策層提供決策支持和業(yè)務(wù)運(yùn)行的管理平臺(tái),實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)外資源的有機(jī)整合和優(yōu)化配置,從而提升企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力。ERP系統(tǒng)中的財(cái)務(wù)管理模塊已經(jīng)完成了從事后財(cái)會(huì)信息的反映,到財(cái)務(wù)管理信息處理,再到多層次、一體化的財(cái)務(wù)管理支持。這種轉(zhuǎn)變體現(xiàn)在,它吸收了先進(jìn)企業(yè)的財(cái)務(wù)管理經(jīng)驗(yàn),改善了企業(yè)會(huì)計(jì)核算和財(cái)務(wù)管理的業(yè)務(wù)流程。
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