第一，會(huì)計(jì)信息化的特征。一是無(wú)紙化與多元化。會(huì)計(jì)信息化要依靠信息技術(shù)來(lái)完成，則必須將所有的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行處理和輸出。在該過(guò)程中除了交易中使用的發(fā)票和合同等紙質(zhì)檔案，其它信息在進(jìn)入計(jì)算機(jī)處理過(guò)程以后均存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)內(nèi)部的磁性存儲(chǔ)介質(zhì)中，在整個(gè)處理過(guò)程中沒(méi)有紙質(zhì)介質(zhì)參與，同時(shí)這種無(wú)紙化的特點(diǎn)也導(dǎo)致了會(huì)計(jì)信息多元化。使會(huì)計(jì)信息已經(jīng)不是簡(jiǎn)單的賬務(wù)數(shù)據(jù)，還包含企業(yè)內(nèi)部的各種管理參考信息、人事數(shù)據(jù)、企業(yè)運(yùn)行趨勢(shì)、決策分析等。二是智能性與開(kāi)放性。會(huì)計(jì)信息化系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)根據(jù)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的發(fā)展趨勢(shì)和狀態(tài)等信息進(jìn)行智能分析并給出相應(yīng)的參考意見(jiàn)。在會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)表現(xiàn)出非正常趨勢(shì)時(shí)還可以發(fā)出警報(bào)信息，同時(shí)，會(huì)計(jì)信息化系統(tǒng)是一個(gè)開(kāi)放的系統(tǒng)，可以實(shí)現(xiàn)與其它管理系統(tǒng)的對(duì)接及整合，從而實(shí)現(xiàn)信息共享與互通，使多方面數(shù)據(jù)綜合分析成為可能。隨著計(jì)算機(jī)AI技術(shù)的不斷提高，會(huì)計(jì)信息化系統(tǒng)的智能化將進(jìn)一步加強(qiáng)，人工操作過(guò)程將進(jìn)一步減少。同其它系統(tǒng)之間的聯(lián)系也將更加緊密。三是高速性與準(zhǔn)確性。會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)是依賴(lài)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)的，計(jì)算機(jī)對(duì)各種數(shù)據(jù)的處理具有高速性與準(zhǔn)確性。在將會(huì)計(jì)工作人員從繁重的工作中解除出來(lái)的同時(shí)，會(huì)計(jì)信息化系統(tǒng)還能對(duì)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，將其從數(shù)據(jù)狀態(tài)轉(zhuǎn)化為信息狀態(tài)，使得會(huì)計(jì)信息化系統(tǒng)比傳統(tǒng)的手工系統(tǒng)和電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)更加高效。
第二，會(huì)計(jì)信息化檔案管理中的問(wèn)題。一是安全方面。在會(huì)計(jì)信息化環(huán)境下，許多會(huì)計(jì)檔案資料已不僅僅是賬表等的有限形式，還包含計(jì)算機(jī)通過(guò)對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)信息的分析和計(jì)算而得出的參考信息等。因此，保證會(huì)計(jì)信息檔案的安全將是會(huì)計(jì)信息化工作中的首要問(wèn)題。完整性問(wèn)題。會(huì)計(jì)檔案是連續(xù)的紙質(zhì)檔案，而會(huì)計(jì)信息化檔案不僅包括會(huì)計(jì)工作的相關(guān)檔案資料，還包含相關(guān)財(cái)務(wù)軟件的運(yùn)行環(huán)境、軟件配置情況、版本信息、數(shù)據(jù)庫(kù)相關(guān)信息等諸多資料。因此會(huì)計(jì)信息化檔案的保管不僅要將數(shù)據(jù)保留，還要將其它相關(guān)的信息進(jìn)行保存，這些方面的資料缺一不可。易篡改問(wèn)題。會(huì)計(jì)檔案在保管時(shí)必須保證其沒(méi)有經(jīng)過(guò)篡改，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案由于其材質(zhì)的特性決定了如果被修改就會(huì)留下痕跡，因此保留下來(lái)的會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)不容易被篡改。而電子檔案的特性則使其可以被修改而不留下痕跡。泄密問(wèn)題。會(huì)計(jì)信息化檔案作為企業(yè)財(cái)務(wù)的重要數(shù)據(jù)關(guān)系到整個(gè)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，需要保證會(huì)計(jì)檔案中的信息不被非法訪(fǎng)問(wèn)。計(jì)算機(jī)信息的特性，使得對(duì)會(huì)計(jì)信息檔案的復(fù)制竊取變得更加容易且不易發(fā)現(xiàn)，同時(shí)，大部分會(huì)計(jì)軟件都沒(méi)有對(duì)存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行加密，簡(jiǎn)單的復(fù)制數(shù)據(jù)庫(kù)文件即可很輕易的獲得會(huì)計(jì)信息化檔案資料。計(jì)算機(jī)病毒問(wèn)題?，F(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展，導(dǎo)致計(jì)算機(jī)病毒日益猖獗。會(huì)計(jì)信息化檔案是以文件形式存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)上的，當(dāng)前的計(jì)算機(jī)病毒不僅可以破壞數(shù)據(jù)和網(wǎng)絡(luò)通信功能，而且可以從被感染的計(jì)算機(jī)中獲取系統(tǒng)控制權(quán)，直接將檔案文件通過(guò)網(wǎng)絡(luò)發(fā)送給病毒的支配者或監(jiān)控計(jì)算機(jī)的硬件設(shè)備。不僅如此，隨著計(jì)算機(jī)硬件和網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)病毒感染率正在日益提高，感染途徑也從以前的存儲(chǔ)介質(zhì)傳播發(fā)展到現(xiàn)在的在網(wǎng)絡(luò)上傳播。同時(shí)，大量的專(zhuān)用病毒和間諜軟件的出現(xiàn)也對(duì)會(huì)計(jì)信息化檔案的安全造成極大的威脅。二是維護(hù)方面。會(huì)計(jì)信息化檔案的維護(hù)要求其操作人員不僅要熟悉計(jì)算機(jī)軟件的相關(guān)使用與維護(hù)知識(shí)，還應(yīng)具備一定的財(cái)務(wù)管理方面的專(zhuān)業(yè)技能與計(jì)算機(jī)硬件知識(shí)，這使會(huì)計(jì)信息化檔案的維護(hù)工作變得更為復(fù)雜和困難。存儲(chǔ)介質(zhì)。會(huì)計(jì)信息化檔案主要是電子檔案，對(duì)電子檔案的保存需要使用一定的存儲(chǔ)介質(zhì)。對(duì)于存儲(chǔ)介質(zhì)的選擇，不僅要考慮其購(gòu)置價(jià)格，而且要考慮到存儲(chǔ)介質(zhì)的維護(hù)成本、可靠性、保管環(huán)境要求等多方面因素。計(jì)算機(jī)財(cái)務(wù)軟件標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一。當(dāng)前企業(yè)常用的會(huì)計(jì)軟件之間沒(méi)有統(tǒng)一的操作規(guī)程，從界面外觀(guān)、操作菜單分布到數(shù)據(jù)存儲(chǔ)方式及存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)都不盡相同；各會(huì)計(jì)軟件開(kāi)發(fā)商之間沒(méi)有統(tǒng)一的開(kāi)發(fā)標(biāo)準(zhǔn)。因此，在對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行操作時(shí)很可能由于會(huì)計(jì)人員對(duì)不同版本的軟件不夠熟悉而導(dǎo)致人為性錯(cuò)誤。同時(shí)，由于會(huì)計(jì)準(zhǔn)則、會(huì)計(jì)制度的變化以及其它經(jīng)濟(jì)法規(guī)的出臺(tái)，也會(huì)導(dǎo)致財(cái)務(wù)軟件版本的不斷變化。電子檔案數(shù)據(jù)的日常處理。計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)不同于紙質(zhì)檔案的數(shù)據(jù)保管。通常的紙質(zhì)檔案在完成后只需要進(jìn)行歸檔保存，而會(huì)計(jì)軟件對(duì)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)多采用數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)。企業(yè)的財(cái)務(wù)人員一般只會(huì)使用相關(guān)的財(cái)務(wù)軟件。而不懂得相關(guān)數(shù)據(jù)庫(kù)的維護(hù)操作知識(shí)，這就會(huì)造成會(huì)計(jì)軟件無(wú)法充分發(fā)揮自己的優(yōu)勢(shì)。使用會(huì)計(jì)軟件的相關(guān)設(shè)備與環(huán)境。傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案具有直觀(guān)可視性，而存儲(chǔ)在一定介質(zhì)上的會(huì)計(jì)檔案必須在特定的計(jì)算機(jī)硬件與軟件系統(tǒng)環(huán)境中才可以使用。即會(huì)計(jì)電算化檔案的調(diào)用需要一定的軟硬件環(huán)境。所以會(huì)計(jì)信息化檔案不僅包括了計(jì)算機(jī)中存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)資料和信息，還包括這些資料與信息的使用環(huán)境、還原方法、相關(guān)的數(shù)據(jù)庫(kù)信息和會(huì)計(jì)軟件及版本信息等。
第三，會(huì)計(jì)信息化檔案管理的對(duì)策。一是安全方面改進(jìn)。確保會(huì)計(jì)信息化檔案的完整性。計(jì)算機(jī)技術(shù)的高速發(fā)展，使許多軟件和硬件設(shè)備更新?lián)Q代。會(huì)計(jì)信息化檔案在保存的同時(shí)，應(yīng)當(dāng)對(duì)相關(guān)的計(jì)算機(jī)軟件也進(jìn)行備份保存。在必要的情況下，還應(yīng)對(duì)硬件設(shè)備進(jìn)行封存以備日后使用。在備份數(shù)據(jù)方面，應(yīng)當(dāng)保證定期備份數(shù)據(jù)的持續(xù)性，除了備份數(shù)據(jù)之外，還應(yīng)收集計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的型號(hào)、存儲(chǔ)空間大小、外部設(shè)備的配套類(lèi)型；計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)以及漢字操作系統(tǒng)；財(cái)務(wù)軟件的編程語(yǔ)言，數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)類(lèi)型；財(cái)務(wù)軟件的系統(tǒng)名稱(chēng)、版本號(hào)；財(cái)務(wù)軟件的銷(xiāo)售公司名稱(chēng)、地址、電話(huà)與聯(lián)系人以及相關(guān)軟件系統(tǒng)的配套說(shuō)明書(shū)及使用手冊(cè)等。防止檔案數(shù)據(jù)被篡改及泄密。要建立健全企業(yè)內(nèi)部控制制度、嚴(yán)格權(quán)限分級(jí)、加強(qiáng)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)檔案的安全管理。主要包括：會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的操作授權(quán)管理；加強(qiáng)檔案的借閱修改手續(xù)管理；建立健全會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)檔案的操作日志。通過(guò)操作日志管理，檔案管理人員可以掌握借閱人員對(duì)檔案的使用情況，監(jiān)督和控制非法操作；根據(jù)會(huì)計(jì)信息化檔案的載體特性，采取一定的物理保護(hù)措施并采用AB備份法進(jìn)行備份；對(duì)傳輸、存檔的會(huì)計(jì)信息化檔案要進(jìn)行一定的加密；有條件的單位可以考慮適當(dāng)運(yùn)用第三方軟件。計(jì)算機(jī)病毒。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及，計(jì)算機(jī)病毒也日益呈現(xiàn)多樣化、免殺化、智能化、高破壞性的特點(diǎn)。據(jù)數(shù)據(jù)顯示：我國(guó)計(jì)算機(jī)病毒感染率正在逐年升高，傳播介質(zhì)也更加突出了多樣性的特點(diǎn)，但殺毒軟件的查殺率卻明顯地下降。病毒呈現(xiàn)出“免殺性”。由此可見(jiàn)，作為存放和處理會(huì)計(jì)信息化數(shù)據(jù)的計(jì)算機(jī)及服務(wù)器應(yīng)當(dāng)有專(zhuān)人管理，采取物理上隔絕，
財(cái)務(wù)信息只接人財(cái)務(wù)系統(tǒng)內(nèi)部局域網(wǎng)與公共互聯(lián)網(wǎng)，并定期用最新的病毒庫(kù)查殺病毒。同時(shí)還要嚴(yán)格禁止在相關(guān)的計(jì)算機(jī)上使用移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)，嚴(yán)格病毒查殺和人工檢查，防止財(cái)務(wù)系統(tǒng)專(zhuān)用的計(jì)算機(jī)感染病毒。二是維護(hù)方面改進(jìn)。存儲(chǔ)介質(zhì)的選擇。會(huì)計(jì)信息化檔案保存所使用的存儲(chǔ)介質(zhì)，要在保證存儲(chǔ)數(shù)據(jù)穩(wěn)定安全的前提下，盡可能降低存儲(chǔ)成本，并選擇使用更加方便的介質(zhì)。一方面，現(xiàn)代計(jì)算機(jī)常用的外存儲(chǔ)設(shè)備為硬盤(pán)，因其存儲(chǔ)量大、擦寫(xiě)方便等優(yōu)點(diǎn)，被各種計(jì)算機(jī)設(shè)備作為外存儲(chǔ)器使用，但硬盤(pán)是磁性介質(zhì)，對(duì)使用和保存環(huán)境要求較高，因此硬盤(pán)只適合作為計(jì)算機(jī)組成部分使用。同時(shí)。硬盤(pán)的單位存儲(chǔ)量成本較高，不適宜做長(zhǎng)期和大批量的數(shù)據(jù)保存。另一方面，光盤(pán)作為一種光存儲(chǔ)介質(zhì)，其存儲(chǔ)容量大，DVD光盤(pán)甚至可達(dá)4GB到8GB，而且造價(jià)低廉、存儲(chǔ)時(shí)間長(zhǎng)、保存方便、對(duì)環(huán)境要求低，因此對(duì)數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)一般應(yīng)以光盤(pán)存儲(chǔ)為主，并采用AB備份法，對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份。在儲(chǔ)存光盤(pán)時(shí)應(yīng)當(dāng)通過(guò)內(nèi)環(huán)進(jìn)行固定和架空存放，并定期對(duì)光盤(pán)進(jìn)行復(fù)制備份。財(cái)務(wù)軟件版本的統(tǒng)一。在財(cái)務(wù)軟件的選擇上，不僅要看軟件的功能，還要看軟件的開(kāi)發(fā)者是否具有可靠的信譽(yù)、足夠強(qiáng)的資本和能力。此外，還應(yīng)注意會(huì)計(jì)信息化檔案與對(duì)應(yīng)的財(cái)務(wù)軟件版本的一致性。同時(shí)，會(huì)計(jì)信息化檔案不同于通常的會(huì)計(jì)電算化檔案，其還包含通過(guò)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行運(yùn)算和處理而得出的參考信息以及企業(yè)運(yùn)行和決策的信息等，因此在對(duì)會(huì)計(jì)信息化進(jìn)行存檔的時(shí)候，應(yīng)注意這些信息與會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的對(duì)應(yīng)關(guān)系。電子檔案數(shù)據(jù)的日常處理。常見(jiàn)的財(cái)務(wù)軟件為了保證軟件的處理速度與效率。都會(huì)采用大型商業(yè)數(shù)據(jù)庫(kù)作為電子檔案存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)源。該類(lèi)大型商業(yè)數(shù)據(jù)庫(kù)一般都有較為強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理能力，但如果僅靠財(cái)務(wù)軟件的數(shù)據(jù)管理功能，會(huì)使數(shù)據(jù)庫(kù)不能發(fā)揮其原有的設(shè)計(jì)效率從而產(chǎn)生數(shù)據(jù)處理瓶頸，嚴(yán)重的情況下可能會(huì)導(dǎo)致已經(jīng)分離存儲(chǔ)的檔案讀取困難和軟件運(yùn)行速度變慢，甚至出現(xiàn)數(shù)據(jù)錯(cuò)誤，對(duì)會(huì)計(jì)信息化檔案的保存造成很大的影響。因此，企業(yè)應(yīng)當(dāng)指定熟悉數(shù)據(jù)庫(kù)管理的人員專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器的管理和維護(hù)，定期對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行備份和優(yōu)化。除了對(duì)正在使用的數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行維護(hù)外，還應(yīng)按期對(duì)已經(jīng)備份存檔的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查和核對(duì)，以便及時(shí)解決發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題。會(huì)計(jì)軟件的相關(guān)設(shè)備與環(huán)境。版本較低的軟件也不能在新的計(jì)算機(jī)上進(jìn)行安裝和運(yùn)行。這就造成了許多軟件和數(shù)據(jù)雖然進(jìn)行了備份，但在以后進(jìn)行恢復(fù)讀取的時(shí)候卻無(wú)法還原出備份時(shí)的軟硬件環(huán)境，給恢復(fù)工作造成麻煩。因此，如果檔案需要存儲(chǔ)的時(shí)間較長(zhǎng)，應(yīng)在計(jì)算機(jī)軟件和硬件更換的時(shí)候做好記錄，并將淘汰替換下的軟硬件和相關(guān)說(shuō)明文檔一并存檔。
