隨著電子計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展,以ERP為核心的企業(yè)管理信息化在我國(guó)得到了蓬勃的發(fā)展。ERP系統(tǒng)的核心是在企業(yè)內(nèi)部通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)對(duì)整個(gè)供應(yīng)鏈的有效管理,把市場(chǎng)的信息、產(chǎn)品的設(shè)計(jì)、物料的采購(gòu)、生產(chǎn)計(jì)劃、財(cái)務(wù)、營(yíng)銷、統(tǒng)計(jì)分析等各環(huán)節(jié)集成優(yōu)化管理,在企業(yè)內(nèi)部形成資源共享,實(shí)現(xiàn)企業(yè)資源的最佳配置和利用。一個(gè)有效的ERP系統(tǒng)在設(shè)計(jì)時(shí)則把財(cái)務(wù)管理放在企業(yè)管理的首位,要求各部分與之相關(guān)的正在或預(yù)計(jì)發(fā)生的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)信息,例如企業(yè)采購(gòu)定單、銷售計(jì)劃、管理費(fèi)用等,都對(duì)財(cái)會(huì)部門透明。同時(shí),要求將相關(guān)的工作或控制流程,按一定的程序儲(chǔ)存于計(jì)算機(jī),做到準(zhǔn)確、規(guī)范、及時(shí)、全面,并通過企業(yè)各個(gè)環(huán)節(jié)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行即時(shí)傳輸。因此,ERP的出現(xiàn),使企業(yè)實(shí)現(xiàn)了對(duì)物流、資金流和信息流的實(shí)時(shí)反映和監(jiān)控,為企業(yè)的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)提供了大量的實(shí)時(shí)會(huì)計(jì)信息,從而使相關(guān)單據(jù)的實(shí)時(shí)傳遞、相關(guān)數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)處理、相關(guān)信息的實(shí)時(shí)披露成為可能。為此會(huì)計(jì)控制必須適應(yīng)這種變化,有必要研究ERP環(huán)境下的會(huì)計(jì)控制,完成從傳統(tǒng)會(huì)計(jì)控制向會(huì)計(jì)實(shí)時(shí)控制的飛躍。
一、ERP環(huán)境下會(huì)計(jì)實(shí)時(shí)控制的理論分析
(一)會(huì)計(jì)控制理論
會(huì)計(jì)控制系統(tǒng)是由全體員工共同實(shí)施的,針對(duì)企業(yè)價(jià)值運(yùn)動(dòng)而建立的開放型監(jiān)控體系。會(huì)計(jì)控制是指通過會(huì)計(jì)工作和利用會(huì)計(jì)信息對(duì)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)所進(jìn)行的指揮、調(diào)節(jié)、約束和促進(jìn)等活動(dòng),以使企業(yè)實(shí)現(xiàn)效益最大化的目標(biāo),是內(nèi)部控制的核心,貫穿了內(nèi)部控制發(fā)展的全過程。內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的方法主要包括不相容職務(wù)相互分離控制、授權(quán)批準(zhǔn)控制、會(huì)計(jì)系統(tǒng)控制、預(yù)算控制、財(cái)產(chǎn)保全控制、風(fēng)險(xiǎn)控制、內(nèi)部報(bào)告控制、電子信息技術(shù)控制等。
(二)ERP環(huán)境下的會(huì)計(jì)實(shí)時(shí)信息系統(tǒng)
我們知道,實(shí)時(shí)并非指完全消除時(shí)間差,而是我們所追求的一種最有效的會(huì)計(jì)信息處理境界。在這種狀態(tài)下,將盡可能減少由于時(shí)間的推移而造成的信息減值,在信息的有效期內(nèi)實(shí)現(xiàn)信息的獲取、處理和應(yīng)用。這種理想境界單純靠計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)手段是難以實(shí)現(xiàn)的,歸根到底還要借助于企業(yè)管理手段的提升和企業(yè)業(yè)務(wù)流程的改進(jìn)。傳統(tǒng)會(huì)計(jì)在會(huì)計(jì)信息披露上存在一定的滯后性,會(huì)計(jì)分期作為傳統(tǒng)會(huì)計(jì)的權(quán)宜之計(jì),在新的技術(shù)經(jīng)濟(jì)條件下,已演變成為束縛實(shí)時(shí)會(huì)計(jì)發(fā)展的僵硬假設(shè)。但是ERP系統(tǒng)則是以企業(yè)的業(yè)務(wù)流程為中心來組織企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的,根據(jù)企業(yè)的物流、資金流、信息流的連續(xù)運(yùn)動(dòng)和反饋來設(shè)計(jì),突破傳統(tǒng)按職能領(lǐng)域劃分的界限,實(shí)現(xiàn)企業(yè)業(yè)務(wù)流程的統(tǒng)一。ERP系統(tǒng)的核心是對(duì)企業(yè)資源進(jìn)行合理的配置和利用,但系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)把企業(yè)的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)管理放在了企業(yè)管理的首位。系統(tǒng)設(shè)計(jì)要求各部門與會(huì)計(jì)相關(guān)的信息都對(duì)財(cái)會(huì)部門透明,例如企業(yè)采購(gòu)定單、企業(yè)銷售計(jì)劃、管理費(fèi)用預(yù)算等,不再是經(jīng)濟(jì)活動(dòng)已經(jīng)發(fā)生后再傳遞信息,而是在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)發(fā)生的當(dāng)時(shí)就傳遞會(huì)計(jì)信息,同時(shí)將預(yù)計(jì)發(fā)生的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)信息也都及時(shí)傳遞到財(cái)會(huì)部門。這樣,使得會(huì)計(jì)信息的處理從事后過渡到現(xiàn)實(shí)或事中的處理,以及對(duì)未來信息的處理,從而為企業(yè)財(cái)會(huì)部門及時(shí)報(bào)告企業(yè)資金運(yùn)用情況、籌集和調(diào)度資金、提出企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策建議提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。
(三)會(huì)計(jì)實(shí)時(shí)信息基礎(chǔ)上的會(huì)計(jì)實(shí)時(shí)控制
會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)是ERP系統(tǒng)的有機(jī)組成部分,是ERP的核心,但會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)不是專門作為一個(gè)系統(tǒng)開發(fā)的,而是與企業(yè)的生產(chǎn)、銷售、人事、管理等子系統(tǒng)之間的緊密結(jié)合,系統(tǒng)之間是相互融合的。同時(shí)會(huì)計(jì)系統(tǒng)又集財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)、管理會(huì)計(jì)及成本會(huì)計(jì)三者于一體,體現(xiàn)了計(jì)劃、控制和預(yù)測(cè)、決策的思想,會(huì)計(jì)子系統(tǒng)向有關(guān)的信息使用者傳遞了需要的信息。這一管理系統(tǒng)為會(huì)計(jì)實(shí)時(shí)控制理論的出現(xiàn)提供了可能,同時(shí)也要求傳統(tǒng)會(huì)計(jì)控制理論適應(yīng)管理方式的改變,發(fā)展為實(shí)時(shí)控制。一個(gè)實(shí)時(shí)會(huì)計(jì)控制系統(tǒng),首先要求該組織機(jī)構(gòu)運(yùn)作的所有環(huán)節(jié)必須與會(huì)計(jì)控制系統(tǒng)是緊密聯(lián)系的;其次,要求該組織機(jī)構(gòu)運(yùn)作的所有過程變化都必須實(shí)時(shí)迅速反映到會(huì)計(jì)控制系統(tǒng)內(nèi);最后,要求財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)處理結(jié)果必須盡快反饋給會(huì)計(jì)信息的各種需求者,反饋給企業(yè)各級(jí)管理者,使其能夠迅速作出決策和反應(yīng),改善業(yè)務(wù)和管理,提高績(jī)效。會(huì)計(jì)實(shí)時(shí)控制理論是體現(xiàn)信息時(shí)代特征的一種新的控制理論,它不僅僅是會(huì)計(jì)控制內(nèi)涵和外延的擴(kuò)充,而且是對(duì)傳統(tǒng)控制理論的發(fā)展和創(chuàng)新。ERP系統(tǒng)通過數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的統(tǒng)一實(shí)現(xiàn)了各個(gè)不同模塊的實(shí)時(shí)傳遞,從而將整個(gè)系統(tǒng)集成為一個(gè)統(tǒng)一的有機(jī)整體,實(shí)現(xiàn)供應(yīng)鏈上各個(gè)環(huán)節(jié)的信息高度統(tǒng)一,實(shí)時(shí)反映了企業(yè)的運(yùn)營(yíng)狀況,為管理決策提供了及時(shí)準(zhǔn)確的信息,便于及時(shí)作出調(diào)整。在ERP系統(tǒng)中,會(huì)計(jì)控制系統(tǒng)不僅反映貨幣計(jì)量信息,還反映非貨幣信息。
二、 企業(yè)ERP環(huán)境下會(huì)計(jì)實(shí)時(shí)控制的實(shí)現(xiàn)
北京 企業(yè)是一家以白色電器為主導(dǎo)產(chǎn)品的家用電器生產(chǎn)銷售中型企業(yè)。自2002年創(chuàng)建至今,一直保持著高速發(fā)展的增長(zhǎng)態(tài)勢(shì),目前產(chǎn)品除了已遍布全市以外,在周邊省市也有了越來越多的用戶。 企業(yè)高層管理者認(rèn)為,要實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理信息化,提高企業(yè)管理水平,就必須開發(fā)一套適合企業(yè)自身發(fā)展特點(diǎn)、企業(yè)管理人員易掌握和接受的ERP管理軟件。企業(yè)在走訪了一些應(yīng)用ERP軟件的企業(yè)之后,對(duì)接觸的多家軟件產(chǎn)品進(jìn)行綜合比較,最終選用了用友面向中小企業(yè)的用友ERP-U8軟件,該軟件憑著成熟完善以及用友良好的技術(shù)服務(wù)優(yōu)勢(shì),贏得了 企業(yè)的首肯。通過對(duì)相關(guān)業(yè)務(wù)流程的再造,實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)外資源的優(yōu)化配置,實(shí)現(xiàn)信息流、物流、資金流與業(yè)務(wù)流的有機(jī)集成,全面提升企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)能力,確保企業(yè)在規(guī)模不斷擴(kuò)大和業(yè)務(wù)迅速發(fā)展的過程中保持堅(jiān)實(shí)的管理基礎(chǔ),在與同行業(yè)激烈的競(jìng)爭(zhēng)中處于不敗之地。
(一)實(shí)施前的準(zhǔn)備
1.制定戰(zhàn)略目標(biāo)
建立以會(huì)計(jì)控制系統(tǒng)為重心的管理信息系統(tǒng),通過對(duì)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)全過程的控制,實(shí)現(xiàn)提高企業(yè)經(jīng)營(yíng)效率和效益的目標(biāo)。
2.制定實(shí)施戰(zhàn)術(shù)
在全企業(yè)范圍內(nèi),對(duì)信息系統(tǒng)相關(guān)的部門進(jìn)行一次全面的業(yè)務(wù)流程、管理方法和制度執(zhí)行情況的調(diào)研。采用集中控制模式,利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)將經(jīng)營(yíng)活動(dòng)全過程信息集成起來,實(shí)現(xiàn)信息的集成和共享。構(gòu)建最佳財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化流程,利用信息對(duì)采購(gòu)、入庫(kù)、付款、出庫(kù)、銷售、財(cái)務(wù)等形成的物流、資金流等進(jìn)行控制,協(xié)同企業(yè)各個(gè)部門有序、高效的運(yùn)作。合理配置企業(yè)資源,最大限度地發(fā)揮會(huì)計(jì)控制的作用。通過會(huì)計(jì)控制,達(dá)到合理利用采購(gòu)資金,降低采購(gòu)和庫(kù)存成本,提高資金周轉(zhuǎn)率等,保證企業(yè)經(jīng)營(yíng)效率和效益的提高。
(二)ERP資源配置
1.ERP應(yīng)用架構(gòu)配置
經(jīng)過慎重考慮, 企業(yè)選擇了B/S技術(shù)支持實(shí)時(shí)集中應(yīng)用結(jié)構(gòu),根據(jù)企業(yè)管理和規(guī)模的需要配置了45個(gè)客戶端,通過網(wǎng)絡(luò)將企業(yè)各個(gè)部門連接在一起,實(shí)現(xiàn)信息集成和信息共享。
2.軟件資源配置
為了實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)全過程進(jìn)行實(shí)時(shí)控制,按照探測(cè)器和控制器資源配置的原則,配置了財(cái)務(wù)、采購(gòu)、庫(kù)存、成本、銷售、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、領(lǐng)導(dǎo)查詢與分析等功能模塊。
(三)ERP環(huán)境下的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程
該企業(yè)原有會(huì)計(jì)手工核算流程在信息時(shí)代已經(jīng)無法滿足企業(yè)管理和控制的需要,因此,必須站在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下,利用信息技術(shù)不斷改變和完善業(yè)務(wù)流程,努力實(shí)現(xiàn)“信息集成,集中管理”,做到一張?jiān)紤{證一次錄入,業(yè)務(wù)核算、分析統(tǒng)計(jì)、會(huì)計(jì)核算等全部自動(dòng)完成,充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì),支持事前計(jì)劃、事中控制、事后分析。因此, 企業(yè)管理者通過分析、調(diào)研之后構(gòu)建的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體流程如圖1所示。
(四)ERP環(huán)境下會(huì)計(jì)實(shí)時(shí)控制的設(shè)計(jì)與方式
按照網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下會(huì)計(jì)控制理論,很多會(huì)計(jì)控制方法是依據(jù)控制準(zhǔn)則進(jìn)行的,結(jié)構(gòu)化控制準(zhǔn)則越多,實(shí)施剛性控制的時(shí)機(jī)越多,控制效率和質(zhì)量就越高。因此,當(dāng)流程設(shè)計(jì)好之后,會(huì)計(jì)人員應(yīng)該盡量多選擇控制點(diǎn),并設(shè)計(jì)控制準(zhǔn)則。 企業(yè)管理者很重視預(yù)算管理的重要性,在預(yù)算的執(zhí)行過程中,事中控制需要及時(shí)掌握預(yù)算執(zhí)行情況,將實(shí)際發(fā)生數(shù)與預(yù)算數(shù)之間的差異反饋給相關(guān)部門,根據(jù)反饋信息對(duì)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)進(jìn)行調(diào)整。但在手工環(huán)境下,由于時(shí)間、距離的限制,企業(yè)無法得到實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)的預(yù)算實(shí)際數(shù)據(jù),預(yù)算控制大多在事后進(jìn)行,不能達(dá)到實(shí)時(shí)控制的效果。而這種事后層層匯總的實(shí)際數(shù)據(jù)已經(jīng)失去了與預(yù)算數(shù)對(duì)比的意義,很多企業(yè)的預(yù)算管理只是形同虛設(shè),沒有真正起到控制作用。在企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)過程中,當(dāng)一項(xiàng)活動(dòng)或事件發(fā)生時(shí),通過預(yù)算數(shù)與實(shí)際數(shù)進(jìn)行對(duì)比,找出差異,分析問題,然后通過信息反饋,對(duì)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)過程進(jìn)行實(shí)時(shí)控制。通過實(shí)證研究得知,企業(yè)基本預(yù)算控制規(guī)則至少有三類:第一類,一般情況下,制定了預(yù)算就要嚴(yán)格按照預(yù)算進(jìn)行控制,當(dāng)實(shí)際發(fā)生額累計(jì)數(shù)與本次發(fā)生的實(shí)際數(shù)之和大于預(yù)算數(shù),那么該事件不允許通過。第二類,當(dāng)實(shí)際發(fā)生額累計(jì)數(shù)與本次發(fā)生的實(shí)際數(shù)之和大于預(yù)算數(shù),那么只能按兩者的差額處理該事件。第三類,有些特殊的事件,或者預(yù)算數(shù)制定時(shí)有問題,當(dāng)這種事件發(fā)生時(shí),仍然需要將實(shí)際累計(jì)發(fā)生數(shù)和本次實(shí)際發(fā)生數(shù)之和與預(yù)算數(shù)進(jìn)行對(duì)比,提交分析報(bào)告,將該事件提交上級(jí)主管審批。例如, 企業(yè)各個(gè)部門的差旅費(fèi)用都實(shí)行了預(yù)算管理,當(dāng)某部門報(bào)銷差旅費(fèi)時(shí),分析器根據(jù)ERP系統(tǒng)中的控制準(zhǔn)則如果實(shí)施剛性控制,那么嚴(yán)格按照準(zhǔn)則實(shí)施控制,即如果實(shí)際差旅費(fèi)大于預(yù)算數(shù),計(jì)算機(jī)將毫無情面地拒絕此項(xiàng)事件的發(fā)生,報(bào)銷單據(jù)永遠(yuǎn)無法進(jìn)入系統(tǒng),該事件被拒絕通過;如果在預(yù)算范圍內(nèi),允許報(bào)銷。如果實(shí)施柔性控制,那么嚴(yán)格按照準(zhǔn)則實(shí)施控制,即如果實(shí)際差旅費(fèi)大于預(yù)算數(shù),則按照其權(quán)限報(bào)銷差額;否則,通過電話或電子郵件將該事件提交給上級(jí)主管部門審批,通過修改控制標(biāo)準(zhǔn)或者特殊處理,不斷調(diào)整偏差,最終實(shí)現(xiàn)對(duì)該事件的實(shí)時(shí)控制。實(shí)際上,隨著ERP環(huán)境下會(huì)計(jì)控制系統(tǒng)應(yīng)用的不斷深入,將企業(yè)財(cái)會(huì)人員從繁雜的勞動(dòng)中解脫出來,可以不斷創(chuàng)新、制定新的控制規(guī)則;同時(shí),將這些新的規(guī)則轉(zhuǎn)換成控制準(zhǔn)則,嵌入會(huì)計(jì)控制系統(tǒng),從而不斷提高企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的效率和質(zhì)量。
(五)系統(tǒng)運(yùn)行效果評(píng)價(jià)
目前, 企業(yè)ERP系統(tǒng)已運(yùn)行了快兩年,系統(tǒng)狀態(tài)一直穩(wěn)定良好?？梢哉f,正是ERP系統(tǒng)的導(dǎo)入,使企業(yè)變成了一個(gè)能進(jìn)行實(shí)時(shí)業(yè)務(wù)處理、實(shí)時(shí)信息反饋、實(shí)時(shí)會(huì)計(jì)控制、實(shí)時(shí)市場(chǎng)響應(yīng)的“實(shí)時(shí)企業(yè)”。不但在財(cái)務(wù)、銷售、生產(chǎn)、采購(gòu)及倉(cāng)庫(kù)業(yè)務(wù)管理方面實(shí)現(xiàn)了信息化和集成化,而且使企業(yè)的作業(yè)流程和崗位職能達(dá)到了最佳的規(guī)范和優(yōu)化。
總之,北京 企業(yè)通過ERP項(xiàng)目的成功實(shí)施,建立了實(shí)時(shí)集中控制模式,實(shí)現(xiàn)了信息的流暢傳遞,消滅了信息孤島,使得該企業(yè)在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)過程中對(duì)資金控制、成本控制、提高信息傳遞速度和質(zhì)量、財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)協(xié)同等方面取得了顯著的成效,促進(jìn)了企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。
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