會計電算化是把計算機技術應用到會計中的簡稱,是用電子計算機代替人工記賬、算賬與報賬,以及部分替代人腦完成對會計信息的分析、預測、決策的過程,會計電算化是現(xiàn)代化大生產(chǎn)和新技術革命的必然產(chǎn)物,也是會計工作不斷進步與發(fā)展的需要。而在會計電算化的發(fā)展過程中,或多或少地出現(xiàn)了一些不可忽視的問題,下面就亟待解決的問題進行分析和探討。
■一、會計電算化中存在的主要問題
1.對會計電算化認識不足
我國電算化事業(yè)起步較晚,人們的思維觀念還未充分認識到電算化的意義及重要性。在一些人看來,會計電算化只不過是將電子計算機應用于會計核算工作中,減輕會計人員的勞動強度,提高會計核算的速度和精度,以計算機替代人工記賬。所以多數(shù)單位電算化都是應用于代替手工核算,僅僅是從減輕會計人員負擔、提高核算效率方面入手,根本未認識到建立完整的會計信息系統(tǒng)對企業(yè)的重要性,使現(xiàn)有會計提供的信息不能及時、有效地為企業(yè)決策及管理服務。實際上,會計電算化決不僅僅是核算工具和核算方法的改進,會計電算化必然會引起會計工作組織和人員分工的改變,促進會計人員素質(zhì)和知識結(jié)構(gòu)、會計工作效率和質(zhì)量的全面提高,節(jié)省會計人員的時間和精力,轉(zhuǎn)變會計工作職能,推動會計理論和會計技術的進步,提高整個會計工作水平,大幅度增加企業(yè)的經(jīng)濟效益,使會計理論和實務的方方面面都將發(fā)生前所未有的深刻變化。
2.政策與法規(guī)滯后
目前,我國頒布的有關法規(guī)中存在著阻礙其發(fā)展的規(guī)定。例如,有些涉及軟件技術開發(fā)上的具體細節(jié)規(guī)定,不能起到推動的作用,反而因規(guī)定的太死抑制了軟件的自我發(fā)展,影響了會計電算化的普及。另外,由于法規(guī)的不健全使電算化犯罪的控制很困難。必須看到,對電算化會計信息系統(tǒng)的開發(fā)和管理,不能僅靠現(xiàn)有的一些法規(guī),如《會計法》、《企業(yè)會計準則》等。因為會計電算化犯罪畢竟是高科技、新技術下的一種新型犯罪,為此制定專門的法規(guī)對此加以有效控制就很有必要
3.會計電算化技術的使用在總體上還處于低層次水平
我國現(xiàn)階段的會計電算化僅僅實現(xiàn)了財務會計的電算化,沒有實現(xiàn)管理會計電算化,更不是完整意義的會計電算化。很多企業(yè)使用的軟件主要是一些軟件公司早期開發(fā)的部門級會計信息系統(tǒng),也有一些是自行開發(fā)的核算軟件,采用“管理型”和“決策型”財務軟件的企業(yè)較少,采用ERP的企業(yè)就更少。這樣,會計信息系統(tǒng)的啟用并不能對企業(yè)管理帶來實質(zhì)性改善。大量的財務分析工作仍需要手工操作,很多單位由于缺乏高水平的財務管理人員,致使財務數(shù)字仍然是不會說話的“死”數(shù),不能為領導提供決策依據(jù)。完整意義的會計電算化應該是財務會計電算化和管理會計電算化的有機結(jié)合。由于管理會計的規(guī)范性和可操作性都不及財務會計,因此,其在企業(yè)推廣較難,這就使管理會計軟件開發(fā)步履艱難。
4.會計信息系統(tǒng)的安全性、保密性、可靠性較差
財務上的數(shù)據(jù),是企業(yè)的絕對秘密,在很大程度上關系著企業(yè)的生存與發(fā)展。就目前軟件廠家來說,真正研究數(shù)據(jù)保密問題、數(shù)據(jù)可靠問題的廠家寥寥無幾。我國多數(shù)會計電算化軟件的數(shù)據(jù)安全保密性弱,缺乏操作日志記錄功能,對操作人、操作時間和操作內(nèi)容沒有具體的記錄,出現(xiàn)問題不便于追究責任。
■二、解決會計電算化問題的對策
通過上述分析,我們不難看出我國會計電算化工作還不完善、且面臨著嚴峻的考驗,如何使會計電算化向更深層發(fā)展,針對會計電算化進程中存在的問題應采取以下措施。
1.更新認識,轉(zhuǎn)變觀念
在認識上要明確“會計電算化”是指一個過程,而不是目標。要高度重視會計電算化工作,必須認識到會計電算化不僅改變了會計核算方式、數(shù)據(jù)儲存形式、數(shù)據(jù)處理程序和方法,擴大了會計數(shù)據(jù)領域,提高了會計信息質(zhì)量,而且改變了會計內(nèi)部控制與審計的方法和技術,因而推動了會計理論與會計技術的進一步發(fā)展完善,促進了會計管理制度的改革,是整個會計理論研究與會計實務的一次根本性變革。同時還要注意到,會計電算化應面向管理?，F(xiàn)代管理會計從財務會計的單純記錄和反映擴展到解析過去、控制現(xiàn)在和籌劃未來有機結(jié)合起來。所以,目前財務軟件需要實現(xiàn)管理會計的全面電算化。
2.進一步完善會計電算化的配套法規(guī)
隨著會計電算化的普及與財務軟件功能的不斷增加,針對會計電算化工作出現(xiàn)的新問題對現(xiàn)有的相關法規(guī)作進一步補充和完善。通過準則類法規(guī)對會計電算化作進一步約束,使會計電算化工作走上規(guī)范化的道路。一個國家的會計規(guī)范化管理主要是通過頒布指定會計準則和具體會計準則來進行的。只有用會計準則指導會計業(yè)務才能規(guī)范會計行為。另外,國家應加大宣傳力度,使人們意識到使用電算化的好處,提高企業(yè)領導人和會計人員對會計電算化的正確認識,完善會計電算化相關的管理制度。電算化會計信息系統(tǒng)是一個有機系統(tǒng),僅有一套好的軟件是不夠的。必須要有一套與之密切結(jié)合的管理制度才能保證會計信息安全可靠,充分發(fā)揮電算化信息系統(tǒng)的作用。進一步完善會計電算化的配套法規(guī),針對會計電算化工作出現(xiàn)的新問題對現(xiàn)有的相關法規(guī)作進一步補充和完善。通過準則類法規(guī)對會計電算化作進一步約束,使會計電算化工作走上規(guī)范化的道路。
3.改變會計軟件開發(fā)模式
會計電算化工作的目標是應用企業(yè)財務會計原理和成本與管理會計方法,以及計算機技術對傳統(tǒng)手工會計的處理方法、流程及會計數(shù)據(jù)的收集、存儲、處理、傳輸和報告方式進行改造后而建立的,事前有預測、決策,事中有規(guī)劃、控制,事后有核算、分析的電算化會計信息系統(tǒng)。因此,需要開發(fā)真正具有管理功能的會計軟件。改變會計軟件開發(fā)模式,進一步加速會計軟件從核算型向管理型轉(zhuǎn)變,在廣泛吸收取得的先進成果的基礎上,開發(fā)出商品化的實用型會計軟件,并具有二次開發(fā)的能力,以及提高其兼容性,提高滿足管理方面需求的功能。為了保證組成系統(tǒng)的各個功能模塊協(xié)調(diào)一致、迅速、高效地完成整個系統(tǒng)目標,在設計過程中應本著高效性原則,突破手工系統(tǒng)的框架,改變以手工賬表為核心進行會計處理的做法,使電算化會計信息系統(tǒng)能夠在最大限度上滿足管理部門對會計信息的要求,使電算化工作取得真正的效益。另外,建議按照不同行業(yè)的特點,分別開發(fā)設計出適用這些行業(yè)的不同的通用會計電算化軟件。如銀行的流動資產(chǎn)、施工企業(yè)的產(chǎn)成品等,分別根據(jù)其行業(yè)不同或客戶需求設計出不同的模塊,讓通用會計軟件更實用。
4.加強會計信息系統(tǒng)的安全性和保密性
在實行會計電算化后,會計資料是由電子計算機按照規(guī)定的程序生成的。因此對會計人員人品的要求更加嚴格。建立必要的內(nèi)部控制制度,實行用戶權(quán)限分級授權(quán)管理,建立崗位責任制。財務人員應認真學習相關法規(guī),提高自身素質(zhì),保守單位商業(yè)秘密及財務秘密,不能隨意泄漏密碼以防他人隨意進入自己的軟件系統(tǒng)。另外為了加強數(shù)據(jù)的保密工作,可以在進入系統(tǒng)時加一些諸如用戶口令、指紋辨認等檢測手段和用戶權(quán)限設置等限制手段。企業(yè)也可以制定相應的硬、軟件管理制度,如:制定機房設備安全措施、修改會計核算軟件的審批和監(jiān)督制度等。從電算化軟件的設計入手,建立完善的會計軟件服務體系,增強軟件本身的限制功能。建立會計信息資料的備份制度,對重要的會計信息資料要實行多級備份。
因為會計電算化涉及到會計和計算機兩種專業(yè)知識,所以除上述問題外,復合人才的短缺問題在現(xiàn)在也表現(xiàn)得比較突出。但隨著高等教育和在職教育的廣泛普及,這種人才短缺的問題在近些年中得到了明顯的緩解。隨著理論研究的深入、政策的傾斜,會計人員素質(zhì)的加強,會計電算化的進一步提高指日可待。
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