預(yù)算管理已經(jīng)成為保障企業(yè)經(jīng)營(yíng)有序進(jìn)行的重要管理行為,預(yù)算于每年定期啟動(dòng),并在一定的時(shí)期內(nèi)完成,預(yù)算報(bào)表填制往往要經(jīng)歷預(yù)算目標(biāo)確定----預(yù)算報(bào)表下發(fā)----預(yù)算報(bào)表上報(bào)----預(yù)算目標(biāo)審核----預(yù)算調(diào)整----預(yù)算報(bào)表再次上報(bào)等多個(gè)環(huán)節(jié),涉及多個(gè)部門,花費(fèi)時(shí)間多達(dá)數(shù)月。很多企業(yè)還結(jié)合本單位管理需要,設(shè)計(jì)了很多內(nèi)部預(yù)算表格,這些表格以Excel電子表格格式為主,下發(fā)、匯總需要的時(shí)間更長(zhǎng),在此背景下,如何利用WEB模式,在線填制預(yù)算報(bào)表,無(wú)疑對(duì)縮減預(yù)算編報(bào)時(shí)間有很大的幫助,更重要的是,利用相關(guān)軟件,可以實(shí)現(xiàn)對(duì)以往手工控制的預(yù)算項(xiàng)目在線實(shí)時(shí)控制,更可以進(jìn)行多層次的數(shù)據(jù)分析,推動(dòng)預(yù)算管理效率的提高。
一、ASP.NET應(yīng)用于預(yù)算報(bào)表設(shè)計(jì)的可行性
隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展,很多企業(yè)已經(jīng)在建立了內(nèi)部局域網(wǎng),分布在不同部門的計(jì)算機(jī)已經(jīng)在硬件上實(shí)現(xiàn)了聯(lián)通,近年來(lái),財(cái)務(wù)軟件也已在很多企業(yè)得到廣泛的應(yīng)用,部分企業(yè)甚至在集團(tuán)公司內(nèi)部實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)部門數(shù)據(jù)的互通,單位內(nèi)部管理事項(xiàng)也通過(guò)建立OA系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了無(wú)紙化辦公。采用WEB模式的預(yù)算報(bào)表填報(bào),僅需要再設(shè)置一臺(tái)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器,在服務(wù)器上設(shè)置統(tǒng)一的預(yù)算報(bào)表格式及內(nèi)容,并輔以相應(yīng)權(quán)限即可實(shí)現(xiàn)。從這個(gè)角度分析,采取WEB模式的預(yù)算報(bào)表填制有了現(xiàn)實(shí)的物質(zhì)基礎(chǔ)。
在WEB環(huán)境下,預(yù)算報(bào)表的處理流程如下圖1所示。
在Web環(huán)境下,用戶預(yù)算報(bào)表的填制均在WEB服務(wù)器上處理,所有報(bào)表組件均駐留在服務(wù)器上并可以集中過(guò)呢個(gè)性。隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展,目前的管理信息系統(tǒng)已經(jīng)逐漸從C/S模式向?yàn)g覽器/服務(wù)器(B/S)模式轉(zhuǎn)變。由于B/S模式的特殊性,使得在C/S下難以實(shí)行的很多報(bào)表功能得以實(shí)現(xiàn)。
.NET框架是一種新的計(jì)算平臺(tái),它是在“追求互操作”戰(zhàn)略目標(biāo)下推出的一種用于構(gòu)建、配置、運(yùn)行網(wǎng)頁(yè)服務(wù)和應(yīng)用程序的多語(yǔ)言環(huán)境。.NET框架代表了視窗環(huán)境下網(wǎng)絡(luò)開發(fā)工具的未來(lái),它簡(jiǎn)化了在高度分布式Internet環(huán)境中的應(yīng)用程序開發(fā),也預(yù)示了工業(yè)界計(jì)算機(jī)輔助發(fā)展道路的前進(jìn)目標(biāo)。.NET框架實(shí)際上封裝了操作系統(tǒng),使應(yīng)用程序與操作系統(tǒng)的具體工作相隔離,同時(shí),.NET框架高度集成跨平臺(tái)的接口技術(shù)、組件技術(shù)和數(shù)據(jù)庫(kù)等,使得在其環(huán)境下開發(fā)的應(yīng)用程序可以在多種硬件和操作系統(tǒng)之間轉(zhuǎn)移和協(xié)作。
微軟公司自2002年4月推出.NET以后,由于其快速、方便等特性,使得ASP.NET成為開發(fā)B/S系統(tǒng)的首選。同時(shí),利用SQL SERVER等數(shù)據(jù)庫(kù),可以開發(fā)出大量的應(yīng)用程序,由于WEB界面使用起來(lái)較容易,經(jīng)過(guò)相應(yīng)培訓(xùn)后, 利用ASP.NET還可以與EXCEL等OFFICE工具集成,各部門預(yù)算編制人員都能夠輕松輸入數(shù)據(jù),并隨時(shí)查看預(yù)算與實(shí)際的偏差,以快速調(diào)整糾正。財(cái)務(wù)計(jì)劃與預(yù)算編制也變得以緊密結(jié)合,在各部門錄入完預(yù)算數(shù)據(jù)后,預(yù)算系統(tǒng)就會(huì)自動(dòng)匯總上來(lái),甚至可以完成自動(dòng)生成預(yù)算報(bào)表。而財(cái)務(wù)人員的工作時(shí)間也重新得以分配--原來(lái)80%的時(shí)間用于數(shù)據(jù),20%用于分析,現(xiàn)在則完全相反,財(cái)務(wù)人員可以用更多時(shí)間來(lái)進(jìn)行相關(guān)分析工作,為單位管理決策提供更有效的信息。
二、ASP.NET報(bào)表設(shè)計(jì)具體案例分析
本文以某企業(yè)為例,選擇該企業(yè)的日常公用經(jīng)費(fèi)預(yù)算報(bào)表,使用ASP.NET來(lái)實(shí)現(xiàn)WEB環(huán)境下的預(yù)算報(bào)表編制。
下表1為某企業(yè)的公用經(jīng)費(fèi)預(yù)算表表樣,由差旅費(fèi)、會(huì)議費(fèi)、資料費(fèi)及其他費(fèi)用等四項(xiàng)組成,該單位共有20個(gè)部門(科室),此份預(yù)算報(bào)表每月28日之前由各部門預(yù)算填報(bào)人員將下月預(yù)算填制完畢后報(bào)送財(cái)務(wù)部門,每個(gè)部門負(fù)責(zé)填報(bào)該報(bào)表中的“本月支出”及“本月預(yù)算”項(xiàng)目,其余項(xiàng)目在年初填報(bào)后匯總填報(bào)。預(yù)算報(bào)表報(bào)送前須經(jīng)各部門領(lǐng)導(dǎo)審核通過(guò),財(cái)務(wù)部門在收集完所有預(yù)算報(bào)表后,進(jìn)行匯總報(bào)送,經(jīng)預(yù)算管理機(jī)構(gòu)審批后下發(fā)預(yù)算指標(biāo)。
在ASP.NET環(huán)境下,設(shè)計(jì)程序如下圖2所示。
如上圖2所示,在ASP.NET環(huán)境下,日常公用經(jīng)費(fèi)預(yù)算報(bào)表由“錄入”、“查詢”、“匯總”、“審批”和“系統(tǒng)管理”五個(gè)模塊組成。其中錄入模塊由各部門預(yù)算編制人員根據(jù)系統(tǒng)分配其的用戶名設(shè)置密碼后登陸,進(jìn)行填制報(bào)表,在填制完畢后,由部門領(lǐng)導(dǎo)審批,審批通過(guò)后自動(dòng)進(jìn)入到預(yù)算管理機(jī)構(gòu),企業(yè)預(yù)算管理人員登錄系統(tǒng)后,可以選擇匯總所有部門預(yù)算報(bào)表,也可以進(jìn)行相關(guān)部門的預(yù)算審批工作。各部門領(lǐng)導(dǎo)可以隨時(shí)登錄預(yù)算系統(tǒng),查詢本部門本年及本月預(yù)算的執(zhí)行情況,同時(shí),財(cái)務(wù)部門預(yù)算管理人員日常的報(bào)表數(shù)據(jù)收集、匯總及審批等過(guò)程時(shí)間大大減少,可以用更多的時(shí)間進(jìn)行預(yù)算分析工作等。
在本套預(yù)算系統(tǒng)中,“系統(tǒng)管理”模塊用于對(duì)系統(tǒng)備份,同時(shí),本模塊還有設(shè)置操作人員并分配權(quán)限功能,一般來(lái)說(shuō),預(yù)算編制人員和審批人員應(yīng)單獨(dú)設(shè)置。還應(yīng)注意的是,本模塊中設(shè)置了報(bào)表新增功能,以便于單位預(yù)算軟件的再次開發(fā)。
三、值得關(guān)注的幾個(gè)問(wèn)題
數(shù)據(jù)安全問(wèn)題:在整個(gè)系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)過(guò)程中,由于涉及到多個(gè)部門,用戶較多,如何分配用戶權(quán)限是系統(tǒng)設(shè)計(jì)應(yīng)該考慮的一個(gè)非常重要的問(wèn)題,在具體設(shè)計(jì)過(guò)程中,一個(gè)是應(yīng)考慮用戶和預(yù)算報(bào)表的對(duì)應(yīng)關(guān)系,即某一部門的員工只能看到相應(yīng)部門的預(yù)算報(bào)表,同時(shí),某一權(quán)限的用戶只能擁有某一單一的權(quán)限(錄入、查詢或?qū)徟?。
財(cái)務(wù)核算軟件的結(jié)合:在案例中,預(yù)算軟件的報(bào)表填制處于一個(gè)獨(dú)立的系統(tǒng)中,在預(yù)算執(zhí)行過(guò)程中,大量數(shù)據(jù)要依賴于財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)產(chǎn)生,在軟件的設(shè)計(jì)中,并未考慮如何從財(cái)務(wù)核算軟件中提取歷史數(shù)據(jù),造成了核算和預(yù)算的不同步,需要依靠手工從核算軟件中統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)后填報(bào)到預(yù)算報(bào)表中,在未來(lái)軟件的設(shè)計(jì)中,可以考慮將費(fèi)用項(xiàng)目和會(huì)計(jì)科目進(jìn)行映射,可以定期從財(cái)務(wù)軟件中根據(jù)映射關(guān)系提取相對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)。
報(bào)表系統(tǒng)的開放性:在本文中,僅僅列示了企業(yè)日常經(jīng)費(fèi)的預(yù)算報(bào)表問(wèn)題,而在實(shí)際管理中,更多是企業(yè)產(chǎn)品收支的預(yù)算,就此而言,其預(yù)算報(bào)表的編報(bào)及控制更有重要的意義,可以在上述研究的基礎(chǔ)上,進(jìn)一步擴(kuò)充預(yù)算報(bào)表類型,研究預(yù)算報(bào)送流程,提高預(yù)算軟件的作用。
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