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會(huì)計(jì)信息對(duì)稱設(shè)計(jì)方案初探

信息管理是管理特別是工商管理追求的目標(biāo),而信息化管理具體形式一般是全面引入ERP系統(tǒng)。但引入ERP系統(tǒng)仍然不能解決假賬不斷的問題。這說明ERP不能自動(dòng)帶來(lái)信息對(duì)稱。筆者對(duì)實(shí)現(xiàn)信息對(duì)稱的一個(gè)創(chuàng)新性思考是通過對(duì)ERP進(jìn)行機(jī)制控制,實(shí)現(xiàn)公司內(nèi)部的信息對(duì)稱。進(jìn)而以此基礎(chǔ)支撐對(duì)外披露的客觀真實(shí)。

一、創(chuàng)造三個(gè)條件

一是公司領(lǐng)導(dǎo)重視實(shí)現(xiàn)信息對(duì)稱研究,有志在實(shí)現(xiàn)信息化管理上領(lǐng)先一步。二是公司全面引入ERP系統(tǒng),系統(tǒng)運(yùn)轉(zhuǎn)良好。三是全面預(yù)算科學(xué),各種定額先進(jìn)、內(nèi)控制度有效。

二、開發(fā)九個(gè)機(jī)制

其一,實(shí)現(xiàn)現(xiàn)金信息對(duì)稱的五個(gè)機(jī)制。

(1)現(xiàn)金頻道制。即把現(xiàn)金(包括銀行存款等)收支劃分若干區(qū)段,只有經(jīng)過授權(quán)才能獲取現(xiàn)金流動(dòng)信息,未經(jīng)授權(quán)絕無(wú)獲取現(xiàn)金信息的可能。

目的:現(xiàn)金是王,現(xiàn)金收支是公司最高的經(jīng)營(yíng)機(jī)密。通過現(xiàn)金頻道、分區(qū)管理,在一定范圍內(nèi)公開現(xiàn)金信息,實(shí)現(xiàn)現(xiàn)金運(yùn)行的陽(yáng)光操作。用眾人監(jiān)控替代少數(shù)人監(jiān)督,從而保證現(xiàn)金信息對(duì)稱。

方案:把現(xiàn)金流動(dòng)分為四個(gè)頻道。大的公司可考慮凡50萬(wàn)元以上收支授權(quán)副總以上人員(包括國(guó)資委代表、財(cái)政駐廠代表、董事、監(jiān)事、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人、內(nèi)審負(fù)責(zé)人和董秘)監(jiān)控;20—50萬(wàn)元的收支授權(quán)副處以上人員(包括中級(jí)職稱)監(jiān)控;5萬(wàn)元以下授權(quán)全員監(jiān)控。監(jiān)控方式是網(wǎng)上查詢。

關(guān)鍵:通過修改ERP的具體程序或程序延伸,建立現(xiàn)金頻道,并予授權(quán)。  說明:授權(quán)監(jiān)控只是授予權(quán)力,并不要求被授權(quán)人一定實(shí)施權(quán)力,不承擔(dān)失責(zé)責(zé)任。但內(nèi)審負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人和董秘必須隨時(shí)上網(wǎng)查詢。監(jiān)控分析現(xiàn)金流動(dòng)信息,一旦發(fā)現(xiàn)異?,F(xiàn)象立即匯報(bào)。

(2)雙重記錄制。即現(xiàn)金賬不僅記錄實(shí)際發(fā)生數(shù),而且記錄預(yù)算數(shù),以便逐筆對(duì)照。

目的:犯罪分子總是盯著現(xiàn)金?,F(xiàn)金收支只要按照預(yù)算運(yùn)行,雙重記錄,不僅可隨時(shí)分析例外收支,控制不正?,F(xiàn)象;而且使犯罪分子無(wú)機(jī)可乘。

方案:修改賬頁(yè),增加預(yù)算欄和差額欄;嚴(yán)格現(xiàn)金預(yù)算,要求預(yù)算科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn),行之有效。  關(guān)鍵:對(duì)零星現(xiàn)金收支可考慮分類別、按期限進(jìn)行核對(duì)。  說明:實(shí)際數(shù)與預(yù)算數(shù)差額的百分比,正負(fù)偏差范圍多大為允許值,反映公司現(xiàn)金管理水平與內(nèi)控成效,可考慮一般在4-5%之間。

(3)雙重簽字制。即對(duì)限額以上收支、預(yù)算外收支,由總經(jīng)理、財(cái)務(wù)總監(jiān)雙重簽字方可生效。

目的:加強(qiáng)對(duì)限額以上和預(yù)算外收支的監(jiān)督,強(qiáng)化財(cái)務(wù)總監(jiān)對(duì)現(xiàn)金控制的職能作用。

說明:財(cái)務(wù)總監(jiān)不是總經(jīng)理,雙簽只是對(duì)例外的現(xiàn)金運(yùn)行進(jìn)行監(jiān)控。

(4)逐筆對(duì)賬制。即現(xiàn)金日記賬與銀行對(duì)賬單、現(xiàn)金日記賬與現(xiàn)金總賬、現(xiàn)金日記賬與庫(kù)存現(xiàn)金逐筆或逐日核對(duì)。

目的:加強(qiáng)現(xiàn)金管理,做到記錄客觀、運(yùn)行規(guī)范。

方案:鑒于銀行普遍實(shí)行微機(jī)管理,公司應(yīng)協(xié)助銀行改進(jìn)對(duì)賬單以使企業(yè)自行錄入、逐筆核對(duì)。同時(shí)現(xiàn)金總賬的一月一|己錄改為一日一記錄。

關(guān)鍵:現(xiàn)金對(duì)賬應(yīng)是自動(dòng)的,逐筆或逐日的。

說明:此機(jī)制涉及銀行,應(yīng)加強(qiáng)與銀行的溝通。

(5)雙重披露制。即現(xiàn)金信息的披露,對(duì)外報(bào)表仍按期初數(shù)、期末數(shù)報(bào)告余額,對(duì)內(nèi)增加現(xiàn)金余額形成的順序數(shù)。

目的:通過雙重披露,保證現(xiàn)金信息的客觀、對(duì)稱。

方案:根據(jù)會(huì)計(jì)信息管制,現(xiàn)金信息只要求披露期初數(shù),期末數(shù),難以保證信息的客觀真實(shí)。在公司內(nèi)部,現(xiàn)金信息披露還應(yīng)增加現(xiàn)金本期合計(jì)數(shù)和順序數(shù),披露J頃序數(shù)便于對(duì)現(xiàn)金收支進(jìn)行核對(duì)。

說明:現(xiàn)金發(fā)生的順序數(shù)就是現(xiàn)金日記賬,雙重披露制一方面是能按合計(jì)數(shù)核對(duì),另一方面能方便地提取現(xiàn)金發(fā)生順序數(shù),以便進(jìn)行分項(xiàng)、分類、分單位的逐一核對(duì)。

其二,實(shí)現(xiàn)收入信息對(duì)稱的兩個(gè)機(jī)制。

(1)錢物對(duì)應(yīng)制。即收入必須有相應(yīng)的物流與之對(duì)應(yīng)。

目的:消除收入不記賬,記賬無(wú)收入的人為調(diào)節(jié)利潤(rùn)的行為。

方案:從一個(gè)期間看,凡有收入記賬必有成品出庫(kù)與之對(duì)應(yīng),凡成品出庫(kù)必有產(chǎn)成品入庫(kù)與之對(duì)應(yīng),凡材料入庫(kù)必有材料(半成品)出庫(kù)與之對(duì)應(yīng),凡材料出庫(kù)必有材料(半成品)入庫(kù)與之對(duì)應(yīng),凡材料入庫(kù)必有銀行結(jié)算與之對(duì)應(yīng)。這樣從銀行對(duì)外結(jié)算、材料入庫(kù)、加工制造、出庫(kù)銷售到銀行收款人賬,便客觀地形成一個(gè)完整的“三流合一”的信息鏈。據(jù)此將供產(chǎn)銷的物流,財(cái)務(wù)上的價(jià)值流與綜合管理的信息流相互核對(duì)驗(yàn)證,即可保證收入信息的客觀、真實(shí)。

關(guān)鍵:現(xiàn)實(shí)中經(jīng)常發(fā)生一筆收入對(duì)應(yīng)著多批產(chǎn)品,一批產(chǎn)品對(duì)應(yīng)著多批多種材料(半成品),筆筆對(duì)照難度很大。這里要求的是信息對(duì)稱,即通過物流批次號(hào)、出庫(kù)單、入庫(kù)單、憑證號(hào)、對(duì)賬單,賬實(shí)余額的軋擠、驗(yàn)證、復(fù)核等方法進(jìn)行核實(shí),以保證收入記錄的真實(shí)。

說明:這里要求賬證實(shí)核對(duì)、期間核對(duì)、平衡軋擠核對(duì)。在設(shè)計(jì)上要求自動(dòng)核對(duì),盡量減少人工操作。

(2)雙價(jià)對(duì)應(yīng)制。即凡關(guān)聯(lián)方交易,不但披露成交價(jià),同時(shí)披露市場(chǎng)價(jià)或成本價(jià)。

目的:解決關(guān)聯(lián)方交易中的人為操縱利潤(rùn)的行為。

方案:在關(guān)聯(lián)方交易中。把成交價(jià)與市場(chǎng)價(jià)筆筆對(duì)照,對(duì)沒有市場(chǎng)價(jià)的交易披露企業(yè)成本或行業(yè)平均成本。

關(guān)鍵:首先修改賬頁(yè),增加市場(chǎng)價(jià)(成本水平)欄;其次還要披露關(guān)聯(lián)方的最終控制人。
其三,實(shí)現(xiàn)成本信息對(duì)稱的兩個(gè)機(jī)制。

(1)實(shí)(際)額(定額)對(duì)應(yīng)制。即凡成本發(fā)生既記錄實(shí)際發(fā)生數(shù),又記錄定額控制數(shù),通過實(shí)、額對(duì)照保證成本信息的真實(shí)。

目的:消除亂攤成本,人為操縱利潤(rùn)的行為。

方案:修改賬頁(yè)對(duì)成本項(xiàng)目的料、工、費(fèi),凡有定額規(guī)定的,既記錄實(shí)際發(fā)生數(shù),又記錄物耗定額標(biāo)準(zhǔn)。

關(guān)鍵:把成本分為價(jià)差和量差,價(jià)差由公司負(fù)責(zé),量差由生產(chǎn)單位承擔(dān)。定額成本由計(jì)劃價(jià)格與計(jì)劃用量計(jì)算,責(zé)任成本由計(jì)劃價(jià)格與實(shí)際用量計(jì)算。量差反映了生產(chǎn)單位的努力程度,剔除了價(jià)格這一不可控因素。

說明:對(duì)于成本按照實(shí)際數(shù)、定額數(shù)、差異數(shù)和差異百分比分別揭示。差異程度可考慮其偏差允許值確定在4~5%,以便抓住異常現(xiàn)象隨時(shí)揭示、分析和解決。

(2)實(shí)(際)預(yù)(算)對(duì)照制。即凡費(fèi)用發(fā)生,既記錄實(shí)際發(fā)生數(shù),又記錄預(yù)算控制數(shù),以便筆筆對(duì)照。

目的:消除亂攤費(fèi)用,人為操縱利潤(rùn)的行為。

方案:這里的費(fèi)用指管理費(fèi)用、銷售費(fèi)用和財(cái)務(wù)費(fèi)用。此三項(xiàng)費(fèi)用的物耗很少,多通過費(fèi)用預(yù)算控制。對(duì)費(fèi)用發(fā)生,在賬頁(yè)上既記錄實(shí)際發(fā)生數(shù),又記錄預(yù)算控制數(shù)。

關(guān)鍵:一是修改賬頁(yè),增加預(yù)算欄;二是嚴(yán)格費(fèi)用預(yù)算。把費(fèi)用預(yù)算建立在科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)、有用的基礎(chǔ)上。

說明:許多費(fèi)用發(fā)生非常零碎、細(xì)小,可考慮適當(dāng)分類,隔日或三天核對(duì)。

三、改進(jìn)內(nèi)部審計(jì)

一是變事后審計(jì)為事中審計(jì)。前述九個(gè)機(jī)制中,多是自動(dòng)核對(duì)、逐筆核對(duì)、逐日核對(duì),這就變內(nèi)部審計(jì)的事后審計(jì)為當(dāng)天審、適時(shí)審、事中審,以隨時(shí)發(fā)現(xiàn)問題。

二是變離散審計(jì)為連續(xù)審計(jì)。離散審計(jì)是指審計(jì)不能經(jīng)常、隨時(shí)進(jìn)行,而是定期或間隔、間斷式進(jìn)行。根據(jù)前述九個(gè)機(jī)制,審計(jì)工作已變?yōu)檫B續(xù)不間斷的審計(jì)。

三是變抽樣審計(jì)為逐筆審計(jì)。現(xiàn)在的審計(jì)都是抽樣審計(jì),抽取樣本的30%以判斷母體。抽樣審計(jì)在理論上存在著以偏蓋全的缺陷,在實(shí)踐中有可能發(fā)生重大隱患的遺漏。而前述九個(gè)機(jī)制可變抽樣審計(jì)為逐筆、逐項(xiàng)、全面審計(jì),使內(nèi)審工作減少漏洞。

信息技術(shù)應(yīng)與制造技術(shù)相適應(yīng),而目前加工制造的高新技術(shù)與會(huì)計(jì)核算的手工技術(shù)之間的巨大差異是信息不對(duì)稱的直接原因之一。我國(guó)近年來(lái)不少單位已經(jīng)引AERP系統(tǒng),但引入ERP只是解決了運(yùn)算速度、存儲(chǔ)能量、傳輸方便和對(duì)外披露方式等問題,其設(shè)計(jì)思路仍是模擬手工,提供的信息在數(shù)量、速度上變化極大,但在質(zhì)量上并無(wú)大的變化。因此ERP系統(tǒng)解決不了信息對(duì)稱問題。筆者認(rèn)為,為了,解決會(huì)汁信息的真實(shí)問題,提供對(duì)稱的信息,一是全面引入ERP系統(tǒng),二是通過對(duì)ERP進(jìn)行機(jī)制控制。其目的在于首先實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)信息的內(nèi)部對(duì)稱,以此為基礎(chǔ)支撐對(duì)外披露的客觀真實(shí)。

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