隨著市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,許多企業(yè)的經(jīng)營項(xiàng)目由單一的產(chǎn)品或服務(wù)發(fā)展為多種經(jīng)營,企業(yè)規(guī)模也越來越大。企業(yè)的組織形式往往由獨(dú)立的企業(yè)發(fā)展為企業(yè)集團(tuán)。企業(yè)集團(tuán)由于組織機(jī)構(gòu)、營業(yè)項(xiàng)目都比較復(fù)雜,在會(huì)計(jì)核算上就對會(huì)計(jì)人員有了更高的要求。企業(yè)集團(tuán)有不同的組織結(jié)構(gòu)模式,一種比較典型的組織結(jié)構(gòu)模式是總公司下設(shè)分公司。這類企業(yè)集團(tuán)在會(huì)計(jì)核算中的一個(gè)主要問題就是如何設(shè)賬,既能很好地進(jìn)行分公司的明細(xì)核算,又能滿足總公司進(jìn)行匯總核算的要求。通常的做法是在總公司和分公司分別設(shè)賬先對本單位(指總公司本部和各分公司)核算,然后再將各分公司的報(bào)表數(shù)據(jù)匯總到總公司,形成總公司的匯總報(bào)表。這樣往往效率比較低,很難實(shí)時(shí)地反映整個(gè)集團(tuán)的財(cái)務(wù)概況,而且匯總報(bào)表不能反映其各項(xiàng)數(shù)據(jù)的來源和構(gòu)成。另外,雖然已有軟件廠商推出了面向集團(tuán)公司會(huì)計(jì)核算的會(huì)計(jì)軟件,但很多集團(tuán)公司暫不準(zhǔn)備投資更換原有的會(huì)計(jì)軟件。筆者通過幾年的實(shí)踐,摸索出了一套巧妙地利用面向一般企業(yè)而非集團(tuán)公司的會(huì)計(jì)軟件版本對總公司、分公司進(jìn)行單賬套集中統(tǒng)一核算的辦法,即可提高核算效率又能很好地滿足總公司對全公司數(shù)據(jù)進(jìn)行實(shí)時(shí)查詢的要求,同時(shí)能提供合法的對外會(huì)計(jì)報(bào)表?，F(xiàn)將有關(guān)的做法介紹如下:
一、按傳統(tǒng)辦法在財(cái)會(huì)軟件中對賬套的設(shè)置
在財(cái)會(huì)軟件中,一般以一個(gè)賬套作為一個(gè)獨(dú)立核算單位的賬簿設(shè)置單元,即俗稱的一套賬。通常的做法是在總公司設(shè)一套賬,核算總公司本部各下屬部門發(fā)生的業(yè)務(wù)。另在每個(gè)分公司各設(shè)一套賬,核算各分公司范圍內(nèi)的賬務(wù)。因此,在財(cái)會(huì)軟件中,賬套總數(shù)等于總公司加分公司的個(gè)數(shù)。在這些賬套中,設(shè)置的科目往往大同小異。還有一些項(xiàng)目是重復(fù)的,如一些往來單位的核算,總公司和分公司都可能有同一單位,又如某些成本核算項(xiàng)目,各分公司往往是相同的。這樣,就大大增加了建賬、核算、匯總的工作量。
二、新的核算方法
筆者通過幾年的實(shí)踐,提出了新的核算方法,其應(yīng)用前提是各分公司會(huì)計(jì)核算由總公司財(cái)務(wù)部門統(tǒng)一完成。即分公司的憑證均可集中到總公司財(cái)務(wù)部門處理,方法是:
1、利用財(cái)務(wù)軟件的一個(gè)賬套對集團(tuán)所有公司(總公司和各分公司)進(jìn)行集中核算。在設(shè)置會(huì)計(jì)科目的明細(xì)時(shí),要盡量滿足總公司和分公司核算的需要,一般情況下,需設(shè)置到4級(jí)科目為好。
2、利用部門核算完成對各公司的獨(dú)立核算。以分公司為部門進(jìn)行輔助核算,這項(xiàng)工作需在賬戶設(shè)置初期完成,并且要在所有使用的科目(包括各級(jí)科目)中的設(shè)置。
3、利用項(xiàng)目核算對各成本核算對象進(jìn)行單獨(dú)核算。對需要進(jìn)行獨(dú)立的成本核算對象,可以在項(xiàng)目設(shè)置中進(jìn)行輔助設(shè)置,這個(gè)設(shè)置只在需要核算的科目中設(shè)置,如收入成本、權(quán)益等科目,債權(quán)債務(wù)的科目則不需設(shè)置。
三、應(yīng)用舉例
某水上運(yùn)輸企業(yè),設(shè)有一個(gè)集團(tuán)公司T和四個(gè)分公司A、B、C、D。分公司各有貨運(yùn)船只,假設(shè)為E、F、G、H。由于某些原因,某一只船的費(fèi)用可能在一個(gè)核算期內(nèi)在若干個(gè)分公司都有發(fā)生。如果用傳統(tǒng)方法按總公司和各分公司分別設(shè)置賬套,就很難解決單船費(fèi)用核算的問題。此外,各分公司都可能有共同的供應(yīng)商和共同的客戶,在分公司分別設(shè)賬的情況下,很難及時(shí)掌握這類供應(yīng)商和客戶的債權(quán)、債務(wù)的真實(shí)情況。例如,在A分公司賬上反映預(yù)付某客戶有物料費(fèi)50,000元,而在B分公司賬上反映應(yīng)付該客戶物料費(fèi)60,000元。兩者相抵,該本集團(tuán)欠客戶物料費(fèi)10,000元。但此結(jié)論如果使用原來的核算方法,只有在分別檢查所有總、分公司賬目或者是期末匯總集團(tuán)報(bào)表后才能得出。再如,船的加油可能是由集團(tuán)公司與中石化簽訂協(xié)議交預(yù)付款,四艘船都可能到中石化去加油,加油的票分別在分公司入賬了,而款是集團(tuán)公司付的。按傳統(tǒng)方法設(shè)賬時(shí),如果要進(jìn)行油料款的結(jié)算,只有查所有各單位的賬,才可得出往來款的明細(xì)。
而采用上述新辦法可以有效地解決這些問題。具體做法是:
1、設(shè)置賬套一個(gè),名稱可以以集團(tuán)公司的名稱或簡稱命名;
2、記賬憑證分類按總公司T和分公司A、B、C、D設(shè)置。這樣,在一套賬中按憑證類別設(shè)置就可以區(qū)分不同公司的憑證;
3、在部門設(shè)置上,將總公司和分公司按名稱作為不同的部門,由此可以通過財(cái)務(wù)軟件中的部門輔助核算對各單位業(yè)務(wù)分別進(jìn)行核算;
4、對船只進(jìn)行項(xiàng)目核算,核算項(xiàng)目按船只名稱設(shè)置為:E船、F船、G船、H船、管理部門。
制作憑證時(shí),要求首先明確該憑證的所屬公司,如果該業(yè)務(wù)需要成本核算時(shí),還要確定其具體項(xiàng)目。例如,錄入與A公司E船相關(guān)的憑證時(shí),就選擇公司名稱為A的憑證類別(其他公司的類似)。在錄入科目時(shí),必須錄入相應(yīng)的部門“A分公司”和相應(yīng)的項(xiàng)目“E船”。對于不涉及成本核算項(xiàng)目的業(yè)務(wù),則不需要進(jìn)行項(xiàng)目的錄入。
這里必須注意的是:每一筆業(yè)務(wù)在錄入憑證時(shí),憑證類別、部門必須是確定而且一致的,否則會(huì)導(dǎo)致各分公司的資產(chǎn)負(fù)債表不平。其他核算與單公司的普通會(huì)計(jì)核算完全一樣。
四、新辦法的優(yōu)點(diǎn)
1、集團(tuán)公司所有賬務(wù)都集中在一套賬中處理,減少了會(huì)計(jì)核算的工作量和復(fù)雜性。原來會(huì)計(jì)人員需要分別進(jìn)行多個(gè)賬套的建立、期末處理、編制獨(dú)立的報(bào)表和匯總報(bào)表,還有日常的備份、年末年初的賬套處理,現(xiàn)在按新方法把多套賬簡化為一套賬,這些工作都沒有了,所以能夠大大減少會(huì)計(jì)核算的工作量。多套賬歸為一套賬,少了很多的分類和結(jié)轉(zhuǎn)關(guān)系,當(dāng)然核算的復(fù)雜程度也就小了。
2、不必對分公司的賬目、報(bào)表匯總即隨時(shí)可得到集團(tuán)的余額表,它可反映集團(tuán)公司當(dāng)前整體的資金情況,也可以反映歷史的資金變化。
3、通過部門的輔助核算,可查詢和打印出各公司的賬簿和憑證,實(shí)現(xiàn)各分公司和總公司分別打印裝訂會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表。這樣,既可以滿足國家財(cái)政、稅務(wù)管理部門對企業(yè)會(huì)計(jì)核算的法定要求,又可以方便地滿足企業(yè)內(nèi)部管理對會(huì)計(jì)信息的需求,特別方便以集團(tuán)名義貸款給銀行提供的整體余額表。
4、通過項(xiàng)目的輔助核算,可全面反映出核算對象的收入、成本、利潤情況。
5、出納人員可以及時(shí)輕松地掌握集團(tuán)和各分公司的現(xiàn)金和銀行存款的收入、支出及結(jié)余情況。
6、在分公司有增減變動(dòng)及核算項(xiàng)目變動(dòng)時(shí),只需在財(cái)務(wù)軟件中設(shè)置的部門和項(xiàng)目設(shè)置上增加和減少,大大的減少了賬戶設(shè)置的基礎(chǔ)工作。
7、可以方便地了解和掌握總公司和各分公司對同一個(gè)往來單位的業(yè)務(wù)往來狀況。
五、進(jìn)一步的探討
以上方法目前還僅適合于負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)核算的會(huì)計(jì)都集中在一起辦公的情況,對于分公司在外地獨(dú)立核算的情況還不適用。一個(gè)簡易的解決辦法是外地分公司仍獨(dú)立核算,滿足內(nèi)部需要。在總公司財(cái)務(wù)部把外地分公司作為本地分公司對待,也設(shè)為憑證類別和部門。但是,在憑證輸入時(shí),輸入的不是憑證,而是外地分公司報(bào)來的憑證匯總表。這樣,明細(xì)核算仍在分公司,總公司摘要地匯入了分公司的數(shù)據(jù),滿足總公司對會(huì)計(jì)核算的完整性的要求。另外,如果涉及多種股權(quán)的子公司、分公司混合核算,或者分公司的分級(jí)層次較多,此方法還不完全適應(yīng),有待于進(jìn)一步地研究和完善。
