隨著企業(yè)規(guī)模的擴大,生產(chǎn)經(jīng)營活動復雜化,各種業(yè)務核算對象越來越多,傳統(tǒng)的核算方法已不再適應管理的要求。為了加強對各種信息的管理,更好地處理越來越多的核算對象,在會計信息系統(tǒng)中普遍采用了輔助核算的方法。它突破了傳統(tǒng)的總分類賬和明細賬的核算方式,提供了靈活多變的輔助賬及相應的查詢統(tǒng)計等多種功能,為滿足企業(yè)內(nèi)部管理控制提供了更詳盡有用的核算信息。如何科學、合理地設置會計科目的輔助核算以充分發(fā)揮計算機信息管理的優(yōu)勢,是值得廣大財會人員探討的問題。
設置會計科目是將企業(yè)會計核算中所使用的會計科目逐一地按系統(tǒng)要求描述給系統(tǒng)。它是賬務處理系統(tǒng)的核心,反映整個企業(yè)會計核算和財務管理的體系結構,是賬務系統(tǒng)初始化設置中最煩瑣、最復雜的設置工作。而輔助核算是針對科目的,實現(xiàn)了更廣泛的賬務處理,以適應企業(yè)管理和決策的需要,一般通過核算項目來實現(xiàn)。核算項目是會計科目的一種延伸,設置某科目有相應的輔助核算后,相當于設置了該科目按核算項目進行更為明細的核算。但核算項目又不同于一般的明細科目,它具有更加靈活方便的特性。
一、設置輔助核算的原因
第一,實際工作中某些企業(yè)核算業(yè)務對象較多,核算方式較特殊,需要對它們進行特殊管理;而且這類對象增加明細科目也會受到會計科目結構的限制,處理很不方便,更加不會突出特殊核算。
第二,傳統(tǒng)方式下科目分類賬需要登記全部憑證,而輔助賬只需登記有關部分憑證,兩次登賬交叉重復、工作量大、準確率低、不易核對。輔助賬用于某些在日記賬和分類賬中未能記載的經(jīng)濟業(yè)務,作為備查賬進行補充登記。
第三,在各種會計信息化軟件中,一般都提供了豐富的輔助核算功能。所謂輔助核算功能是指賬務處理時,當一筆經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生后,不但要登記總分類賬、明細賬等正式賬簿,還要登記各種輔助賬簿。記賬憑證一經(jīng)輸入,只需執(zhí)行“記賬”功能,即可同時完成正式賬簿和輔助賬簿的登記工作,準確率高。
第四,采用輔助核算可以簡化會計科目體系,使會計科目體系變得相對穩(wěn)定,而且還可進行縱向的和橫向的信息查詢分析,符合會計信息化環(huán)境的特點和對會計信息質(zhì)量的要求。
二、常用輔助核算的類型
輔助核算是在會計信息化特定環(huán)境和方式下產(chǎn)生的一種新型核算方式,它采用傳統(tǒng)明細賬會計核算原理,同時兼顧會計信息化處理方式的特點,以最簡便的方式最大限度地滿足企業(yè)的核算要求。盡管目前各會計信息化軟件都提供了輔助核算功能,但提供的輔助核算類型不盡相同。典型的輔助核算類型包括單位往來核算、個人往來核算、部門核算和項目核算,分別完成對賬戶的各往來單位信息、個人信息、部門信息及項目信息的獨立核算和反映。
(一)單位往來核算
單位往來是指企業(yè)和其他企業(yè)間發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務,包括客戶往來和供應商往來。單位往來輔助賬是為了核算企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營過程中與外部企業(yè)發(fā)生的往來經(jīng)濟業(yè)務,如應收賬款、預收賬款和應付賬款等都是處理單位往來業(yè)務的賬戶。根據(jù)目前會計信息化軟件的實際水平,對往來賬核算管理可采取如下方式:
1. 企業(yè)規(guī)模不大,有少量往來單位時,作為明細科目設置。對往來業(yè)務的處理方法是按往來單位設置明細賬,即將往來單位設置為明細科目。當往來業(yè)務較多時,不僅增設的明細科目較多,而且也不便于開展往來款項的統(tǒng)計、分析與清理工作。
2. 企業(yè)規(guī)模較大,往來業(yè)務頻繁時,將科目設置為單位往來輔助核算,作為賬務系統(tǒng)中的往來單位進行管理,或選用應收、應付款系統(tǒng)管理。在這種情況下,只是往來業(yè)務的受控系統(tǒng)不同,前者的受控系統(tǒng)是賬務系統(tǒng),只進行總分類核算,后者的受控系統(tǒng)是應收(應付)系統(tǒng)。這樣可以對應收款或應付款從不同角度進行查詢與統(tǒng)計分析,還可減輕財務人員的勞動強度,從而使他們有充分的時間考慮收賬、付款等策略。
(二)個人往來核算
個人往來是指企業(yè)與企業(yè)內(nèi)部職工之間發(fā)生的經(jīng)濟往來業(yè)務,如出差借款、私人借款等。由于各企業(yè)的經(jīng)營性質(zhì)、經(jīng)營方法不同,有些企業(yè)的個人往來業(yè)務很少,有些企業(yè)個人往來業(yè)務很多且業(yè)務發(fā)生非常頻繁。對于后者,在賬務處理時,可啟用個人往來輔助核算功能。將個人往來業(yè)務的管理、清理工作納入個人往來輔助管理中,可大大減少清理工作量,有利于加強個人往來賬戶的管理。
當某一賬戶需要將企業(yè)職工作為核算對象時,可以使用個人核算。當企業(yè)需要按不同職員反映其差旅費等借款情況時,可將其他應收款設置為個人核算;當企業(yè)需要反映不同業(yè)務員的銷售業(yè)績時,可將主營業(yè)務收入設置為個人核算。
(三)部門核算
當某一賬戶需要核算和反映不同的部門信息時,可以使用部門核算。部門輔助賬適用于對各種收支業(yè)務進行部門核算的企業(yè)。當企業(yè)需要按不同部門反映其制造費用、管理費用等情況時,可將制造費用、管理費用等賬戶的明細科目設置為部門核算;當企業(yè)需要反映不同部門的銷售業(yè)績時,可將主營業(yè)務收入賬戶設置為部門核算。采用部門核算后,不僅可以查詢部門總賬、部門明細賬,還可輸出部門收支明細表和部門計劃執(zhí)行報告。
(四)項目核算
所謂項目,一般被認為是專門的經(jīng)營對象和核算對象。項目核算就是圍繞一個專門的對象,將所有發(fā)生在該對象上的各種收支以項目輔助賬的形式進行歸集。如企業(yè)的產(chǎn)品成本、在建工程、科研單位的科研課題等均可被設置為項目核算。
如果企業(yè)需要反映不同產(chǎn)品的生產(chǎn)成本時,可將生產(chǎn)成本賬戶設置為項目核算,而將各種產(chǎn)品看作不同的項目;如果企業(yè)需要反映不同在建工程項目的建造成本時,可將在建工程賬戶設置為項目核算,而將各項在建工程項目作為不同的項目;如果企業(yè)需要反映不同商品的銷售情況時,可將主營業(yè)務收入賬戶設置為項目核算,而將各種商品看作不同的項目。采用項目核算后,就可以查詢各種項目核算與管理所需的賬表,即項目總賬、項目明細賬,以及項目統(tǒng)計表和項目計劃執(zhí)行報告。
三、輔助核算科目設置的方法
在會計信息化過程中,設置會計科目有兩種方式:直接采用原有科目,將已整理好的科目直接錄入計算機;根據(jù)信息化的特點和實際情況對原有科目進行調(diào)整。前者容易造成科目體系龐大,難以滿足業(yè)務發(fā)展的要求,給系統(tǒng)的實施和維護帶來困難;后者主要通過設置科目的輔助核算,充分利用計算機存儲容量大、處理能力強的特點,有助于提高核算和管理水平。
(一)設置單位往來科目
會計科目中有專門用于核算單位與本單位外部進行資金往來業(yè)務的科目,如應收賬款、應付賬款等。這些科目核算的業(yè)務涉及單位的債權債務,與單位的經(jīng)濟利益息息相關,特別是市場經(jīng)濟條件下各單位對此類業(yè)務的核算和管理要求越來越高。在賬務系統(tǒng)中設置這類科目可采用以下3種方法。
1. 第一種方法:在總賬科目下直接設立多個二級科目甚至三級科目,每個二級科目或三級科目對應一個往來單位名稱,但對最低級科目的賬類不能描述為單位往來核算。
科目編碼科目名稱科目類型賬頁格式賬類
1122應收賬款 資產(chǎn) 金額式
112201 銷售貨款 資產(chǎn) 金額式
11220101南京機械廠資產(chǎn) 金額式
11220102杭州利達廠資產(chǎn) 金額式
112202 其他款項 資產(chǎn) 金額式
11220201大連電機廠資產(chǎn) 金額式
2. 第二種方法:在總賬科目下設立劃分業(yè)務類型或往來單位類型的二級科目,并將各個二級科目的賬類描述為單位往來核算。通過系統(tǒng)的往來管理功能建立各個往來單位的檔案資料,并可核算管理此類業(yè)務。
科目編碼科目名稱科目類型賬頁格式賬類
1122應收賬款資產(chǎn)金額式
112201 銷售貨款資產(chǎn)金額式客戶
112202 其他款項資產(chǎn)金額式客戶
3. 第三種方法:僅設立總賬科目,并將其賬類描述為單位往來核算。同樣通過系統(tǒng)的往來管理功能可核算管理此類業(yè)務。
科目編碼科目名稱科目類型賬頁格式賬類
1122應收賬款資產(chǎn) 金額式 客戶
(二)設置個人往來科目
會計科目中有專門用于核算單位與本單位職工之間資金往來業(yè)務的科目,如其他應收款等。為了清楚核算管理這類資金往來業(yè)務,在賬務系統(tǒng)中設置這類科目可采用以下3種方法。
1. 第一種方法:在總賬科目下直接設立多個二級科目,每個二級科目對應一個職工名稱,通過這些二級科目核算每個職工的資金往來,或者通過二級科目劃分業(yè)務類型,再通過三級科目對應一個職工名稱,但對最低級科目的賬類不能描述為個人往來核算。
科目編碼科目名稱科目類型賬頁格式賬類
1221其他應收款資產(chǎn)金額式
122101 劉偉 資產(chǎn)金額式
122102 李小明資產(chǎn)金額式
2. 第二種方法:在總賬科目下設立劃分業(yè)務類型的二級科目,并將各個二級科目的賬類描述為個人往來核算。通過系統(tǒng)的往來管理功能建立各個與單位有資金往來業(yè)務的職員檔案資料,并可核算管理此類業(yè)務。
科目編碼科目名稱科目類型賬頁格式賬類
1221 其他應收款資產(chǎn) 金額式
122101出差借款 資產(chǎn) 金額式 個人
122102私人借款 資產(chǎn) 金額式 個人
3. 第三種方法:僅設立總賬科目,并將其賬類描述為個人往來核算。同樣通過系統(tǒng)的往來管理功能可核算管理此類業(yè)務。
科目編碼科目名稱科目類型賬頁格式賬類
1221其他應收款 資產(chǎn) 金額式 個人
(三)設置部門核算科目
為了加強管理,提高經(jīng)濟效益,許多單位都實行了部門核算。下面通過對管理費用科目的設置介紹部門核算科目的建立。通過部門輔助核算管理,不僅可以核算某一會計期間的管理費用總額和各個具體的費用項目總額,而且還可核算某一會計期間內(nèi)各部門的管理費用總額,以及各部門各項管理費用的總額和各項管理費用在各個部門的總額。
在會計信息系統(tǒng)中,同樣可按手工方式建立管理費用的一、二級科目,且對各個二級科目的賬類描述為部門核算,再通過系統(tǒng)部門管理功能建立單位各個部門的檔案資料,系統(tǒng)就可以完成對各個部門管理費用的分項、分部門核算與管理。某企業(yè)管理費用科目設置如下:
科目編碼科目名稱科目類型賬頁格式賬類
6602 管理費用損益 金額式
660201辦公費 損益 金額式部門
660202差旅費 損益 金額式部門
660203折舊費 損益 金額式部門
660204水電費 損益 金額式部門
(四)設置項目核算科目
實際會計核算時,經(jīng)常要求將圍繞一種產(chǎn)品、一項工程、一項科研等項目所發(fā)生的所有收支,按費用或收入類別設立專門的明細賬,以便更好完成對每個項目投入產(chǎn)出及費用情況的核算。按這種核算要求,經(jīng)常將按項目設立二級或三級科目,再在其下級設立收支或費用明細科目。由于企業(yè)規(guī)模不斷擴大,生產(chǎn)產(chǎn)品種類增多,需要進行橫向統(tǒng)計分析,該企業(yè)生產(chǎn)成本科目設置如下:
科目編碼科目名稱科目類型賬頁格式賬類
5001生產(chǎn)成本成本 金額式 項目
500101 直接材料成本 金額式 項目
500102直接人工成本 金額式 項目
500103制造費用成本 金額式 項目
500104其他成本 金額式 項目
只要企業(yè)有核算需求,任何科目都可以設置為相應的輔助核算。在利用輔助核算功能時,應該廣開門路,看重核算與管理要求的本質(zhì),遵循“實質(zhì)重于形式”的原則。當然,只要需要,也可以綜合運用以上各種輔助核算。下面以主營業(yè)務收入科目為例,通過部門核算和項目核算的設置來實現(xiàn)交叉立體核算處理。
假定某大型企業(yè)的產(chǎn)品分為兩大類,每一大類中又有多個具體產(chǎn)品。企業(yè)有4個銷售部門,企業(yè)對主營業(yè)務收入的核算不僅要求核算總的產(chǎn)品銷售收入和各類產(chǎn)品的銷售收入,還要核算各個產(chǎn)品的銷售收入及各部門的產(chǎn)品銷售收入、分類產(chǎn)品銷售收入和具體產(chǎn)品品種明細的產(chǎn)品銷售收入。為實現(xiàn)這一要求,主營業(yè)務收入科目應設置為:
6001主營業(yè)務收入
600101甲類產(chǎn)品 部門核算、項目核算
600102乙類產(chǎn)品 部門核算、項目核算
綜上所述,在會計信息化過程中使用輔助核算功能后,不但能簡化科目結構、減少科目數(shù)量,而且還能方便地對一些特殊核算進行橫向的或縱向的統(tǒng)計分析。實際工作中,應該全面結合本單位的實際情況,綜合考慮企業(yè)管理的需要和財務軟件本身具有的功能特點,選擇適合本單位需要的輔助核算設置方法,使用輔助賬強化會計信息的管理和控制,為企業(yè)的預測、決策提供信息和依據(jù)。隨著用戶對輔助核算理解的深入,它的應用領域必將越來越廣泛。
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