固定資產(chǎn)屬于企業(yè)重要資產(chǎn),尤其是在制造類企業(yè)資產(chǎn)中占較大比重。因此固定資產(chǎn)核算與管理是各品牌ERP管理軟件不可或缺的功能模塊。在用友ERP軟件60萬企業(yè)客戶中絕大多數(shù)都配置了總賬系統(tǒng)、報表系統(tǒng)、薪資系統(tǒng)、固定資產(chǎn)系統(tǒng)。固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)的功能可概括為:幫助企業(yè)的財務(wù)部門進行固定資產(chǎn)總值、累計折舊數(shù)據(jù)的動態(tài)管理;為總賬系統(tǒng)提供相關(guān)憑證;協(xié)助企業(yè)進行部分成本核算,同時還為設(shè)備管理部門提供固定資產(chǎn)的各項指標管理工作。具體內(nèi)容包括:固定資產(chǎn)卡片管理、固定資產(chǎn)折舊管理、固定資產(chǎn)賬表管理、固定資產(chǎn)評估管理、固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)維護管理。其操作又分為固定資產(chǎn)系統(tǒng)初始設(shè)置、日常業(yè)務(wù)處理和月末處理3個階段。
在學(xué)習(xí)和使用用友ERP-U861固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)的過程中,常會出現(xiàn)一些問題。
一、 固定資產(chǎn)系統(tǒng)初始化常見錯誤
系統(tǒng)初始設(shè)置包括建立固定資產(chǎn)子賬套、基礎(chǔ)設(shè)置和原始卡片錄入3項內(nèi)容。
現(xiàn)象1:直接進入固定資產(chǎn)系統(tǒng)中雙擊啟用該模塊,提示子系統(tǒng)登錄失敗(如圖1所示)。
[主要原因]沒有事先建立會計核算賬套;或者已有會計核算賬套的,需啟動注冊該賬套。
[分析]固定資產(chǎn)子賬套是在會計核算賬套的基礎(chǔ)上建立的。對于已有會計核算賬套的,還需啟動注冊該賬套。
[解決方案]在系統(tǒng)管理模塊中先建立會計核算賬套或者已有會計核算賬套的,啟動注冊該賬套。然后在固定資產(chǎn)系統(tǒng)中建立子賬套。但需注意,這時在基本信息中重新啟動時會出現(xiàn)如圖2所示的提示,即系統(tǒng)的自動鎖定保護,為此,用友U8系列,在操作中經(jīng)常需下載安裝相關(guān)附件——用友異常任務(wù)清除工具配合使用(如圖3所示)。
現(xiàn)象2:固定資產(chǎn)系統(tǒng)初始化賬套時,折舊方法不能選擇,該賬套內(nèi)與折舊有關(guān)的所有功能均不能操作(如圖4所示)。
[主要原因]初始化子賬套時,沒有判斷勾選“本賬套是否計提折舊”。
[分析]按照現(xiàn)行會計制度規(guī)定,行政事業(yè)單位的所有資產(chǎn)不計提折舊,而企業(yè)單位資產(chǎn)需要計提折舊。故初始化時操作者應(yīng)根據(jù)本企業(yè)性質(zhì)確定本賬套是否計提折舊,即選定本單位折舊應(yīng)用方案。若確定本賬套不提折舊,則該賬套內(nèi)與折舊有關(guān)的所有功能無法操作。
[解決方案]在建立固定資產(chǎn)系統(tǒng)初始化賬套向?qū)А罢叟f信息”界面,勾選上“本賬套計提折舊”。注:該判斷在初始化設(shè)置完成后就不能修改了(如圖5所示)。
現(xiàn)象3:錄入固定資產(chǎn)卡片時,固定資產(chǎn)編號不能自行修改(如圖6所示)。
[主要原因]錄入時選擇的固定資產(chǎn)類別錯誤。
[分析]固定資產(chǎn)初始化時選擇的編碼方式分“手工輸入”與“自動編碼”。 自動編碼的規(guī)則有“類別編號 序號”、“部門編號 序號”、 “類別編號 部門編號 序號”、“部門編號 類別編號 序號”4種。錄入時系統(tǒng)自動彈出“資產(chǎn)類別參照”可供用戶正確選定?？砂催x定自動生成固定資產(chǎn)編號。
[解決方案]放棄當前錄入頁,重新進入 “資產(chǎn)類別參照”選擇(如圖7所示)。
現(xiàn)象4:錄入固定資產(chǎn)卡片時,卡片上固定資產(chǎn)折舊方法不能自行選擇(如圖8所示)。
[主要原因]該項固定資產(chǎn)所在類別設(shè)置了“計提屬性”為“總不計提”。
[分析]固定資產(chǎn)類別的“計提屬性”決定單項固定資產(chǎn)的計提屬性。類別“計提屬性” 設(shè)置為“總不計提”,當然就不能選擇單項資產(chǎn)折舊方法了。
[解決方案]刪除當前類別下所有固定資產(chǎn)卡片,重新進入 “資產(chǎn)類別”設(shè)置窗口修改“計提屬性”為“正常計提”(如圖9所示)。
二、 固定資產(chǎn)系統(tǒng)日常處理中的常見錯誤
現(xiàn)象1:固定資產(chǎn)增加業(yè)務(wù),錄入系統(tǒng)卡片時錄入失敗(如圖10所示)。
[主要原因]資產(chǎn)增加業(yè)務(wù)的卡片與原始卡片的錄入口不是同一功能菜單。
[分析]資產(chǎn)增加是一種新卡片的錄入,與原始卡片錄入相對應(yīng)。判斷資產(chǎn)通過“原始卡片錄入”還是通過“資產(chǎn)增加”錄入,在于資產(chǎn)在本單位的開始使用日期,當開始使用日期的期間等于或大于錄入的期間時,只能通過“資產(chǎn)增加”錄入卡片。
[解決方案]對于錄入當月新增資產(chǎn),改在“卡片”—“ 資產(chǎn)增加”菜單項下錄入。
現(xiàn)象2:固定資產(chǎn)在日常使用中由于毀損、出售、盤虧等各種原因引起的資產(chǎn)減少業(yè)務(wù),在“卡片”—“資產(chǎn)減少”時提示“本賬套須進行計提折舊后,才能減少資產(chǎn)!”(如圖11所示)。
[主要原因]本賬套還未進行計提折舊處理。
[分析]按照現(xiàn)行會計制度規(guī)定:當月增加資產(chǎn),當月不計提,下月開始計提; 當月減少資產(chǎn),當月照提,下月開始不提。故系統(tǒng)自動設(shè)置了當賬套開始計提折舊后才可以使用資產(chǎn)減少功能。
[解決方案]在系統(tǒng)“處理”中完成“計提本月折舊”后,再作資產(chǎn)減少處理。
現(xiàn)象3:固定資產(chǎn)系統(tǒng)日常處理—批量制單時,制單設(shè)置后按“制單”按鈕,提示“外部憑證不能制單”(如圖12所示)。
[主要原因]制單設(shè)置保存時,系統(tǒng)延遲現(xiàn)象。
[分析]批量制單規(guī)則是根據(jù)任務(wù)列表窗口重新保存的制單設(shè)置去匹配原始憑證,再自動調(diào)出記賬憑證來完成制單的。這一過程可能出現(xiàn)系統(tǒng)延遲或匹配不到原始憑證的情況。
[解決方案]退出U8系統(tǒng),重新注冊登錄,進入批量制單,該錯誤現(xiàn)象消失。
現(xiàn)象4:固定資產(chǎn)使用過程中,要調(diào)整卡片上的某些項目,作卡片—變動單業(yè)務(wù)時,提示“當月原始錄入或新增的資產(chǎn)不允許做此種變動業(yè)務(wù)”(如圖13所示)。
[主要原因]業(yè)務(wù)操作日期是該項固定資產(chǎn)卡片錄入的當月。
[分析]固定資產(chǎn)卡片上的某些項目變動,這種變動要求留下原始憑證稱為“變動單”。資產(chǎn)變動包括:原值變動、部門轉(zhuǎn)移、使用狀況變動、使用年限變動、折舊方法調(diào)整、凈殘值(率)調(diào)整、工作總量調(diào)整、累計折舊調(diào)整、資產(chǎn)類別調(diào)整。其他項目如名稱、編號、自定義項目等的變動直接在卡片上進行。但變動單業(yè)務(wù)系統(tǒng)設(shè)置只能在錄入卡片的以后月份進行。
[解決方案]先計提本月份折舊并制單、結(jié)賬后,再以錄入月份的次月注冊進入固定資產(chǎn)系統(tǒng),進行以上變動單業(yè)務(wù)操作便可。
三、 固定資產(chǎn)系統(tǒng)期末處理中的常見錯誤
現(xiàn)象1:已計提減值準備的固定資產(chǎn)價值又得以恢復(fù),用友U8系統(tǒng)中變動單業(yè)務(wù)中仍提供可以轉(zhuǎn)回的處理(如圖14所示)。
[主要原因]U8系統(tǒng)是根據(jù)我國2006年以前舊會計準則開發(fā)設(shè)計的。
[分析]我國舊會計準則相關(guān)規(guī)定:已計提減值準備的固定資產(chǎn)價值又得以恢復(fù),應(yīng)在原已計提的減值準備范圍內(nèi)轉(zhuǎn)回。2006年出臺的《新企業(yè)會計準則第8號——資產(chǎn)減值》則作了重大變動:“固定資產(chǎn)減值準備一經(jīng)確認,在以后會計期間不得轉(zhuǎn)回”。
[解決方案]會計信息系統(tǒng)是會計業(yè)務(wù)處理的工具,其功能應(yīng)順應(yīng)會計準則的變更適時進行修改。在當前舊準則向新準則過渡的情況下,軟件的操作者更應(yīng)該首先熟悉新準則的變更,以免誤操作會計業(yè)務(wù)。
現(xiàn)象2:固定資產(chǎn)系統(tǒng)月末不能結(jié)賬(如圖15~圖17所示)。
[主要原因](1)未完成本月計提折舊。(2)未完成本月制單任務(wù)。(3)初始設(shè)置時選擇了“與賬務(wù)系統(tǒng)對賬不平衡時不允許結(jié)賬”。
[分析](1)固定資產(chǎn)計提折舊是固定資產(chǎn)系統(tǒng)的主要功能,每期末必須按折舊周期設(shè)置計提完折舊,才能結(jié)賬。
(2)系統(tǒng)中有相關(guān)原始憑證要生成記賬憑證,將數(shù)據(jù)傳輸給賬務(wù)系統(tǒng)后才能結(jié)賬。(3)系統(tǒng)在執(zhí)行月末結(jié)賬時會自動對賬一次,如果對賬不平,需根據(jù)初始化時是否選中“在對賬不平情況下允許固定資產(chǎn)月末結(jié)賬”來判斷是否可以進行結(jié)賬處理。
[解決方案](1) 計提本月折舊并生成折舊分配憑證。
(2) 批量制單中完成所有未制單任務(wù)。(3) 系統(tǒng)設(shè)置—選項窗口中重新勾選上“在對賬不平情況下允許固定資產(chǎn)月末結(jié)賬”(如圖18所示)。
主要參考文獻
[1] 王新玲,汪剛. 會計信息系統(tǒng)實驗教程[M].北京:清華大學(xué)出版社,2006.
[2] 王善平. 2006年企業(yè)會計準則解讀[M]. 長沙:中南大學(xué)出版社,2006.
