一、信息與計算機應用
(一)問題的提出
我國改革開放以來,大批企業(yè)被推向市場,每個企業(yè)由原來的被動執(zhí)行上級計劃變?yōu)樽灾鹘洜I、自負盈虧、自我發(fā)展、自我約束的獨立法人實體,每個企業(yè)都要直接面對市場,獨立自主地進行經營決策。為了保證決策目標是科學的、可實現的,就必須調動一切可利用的信息資源來制定企業(yè)內部生產經營活動計劃,并在執(zhí)行中不斷的反映計劃完成情況,分析經營成果,調整經營策略,同時為下一步的經營決策提供可靠的依據。由此,會計工作也必然由原來單純的事后算賬轉變?yōu)槭虑邦A測,事中控制,事后分析。例如:對生產費用的支出,就需要分別按產品品種、成本項目、管理部門等不同角度進行歸類分析;對銷售收入,就需要分別按不同產品品種、銷售渠道、銷售市場、銷售方式、銷售部門等進行不同標準的歸類分析,為進一步尋求降低生產成本的途徑,擴大有效銷售渠道等提供可靠的信息,滿足現代企業(yè)管理的需要。
(二)會計電算化的實現
1·目標設計。會計電算化的最終目標就是通過建立電子計算機會計信息系統(tǒng),實現會計工作的現代化。也就是用計算機代替手工來完成諸如計算、整理、核對、分類、登記、制表等會計核算工作,實現分析、計劃、控制、決策之類的財務管理工作,借以對經濟活動的全過程進行完整、連續(xù)、系統(tǒng)、綜合的核算和控制,提供經濟管理上所需要的各種信息,來考核過去、控制目前和預測未來的各項經濟活動。柳州市印刷有限責任公司是一個綜合性的印刷行業(yè),所需要的材料種類規(guī)格繁多,生產品種有十三個大項一百多個品種。傳統(tǒng)的會計工作方式,顯然已不能適應現代企業(yè)生產經營和激烈的市場競爭需要。在實現會計電算化的過程中,不僅是利用計算機來代替手工勞動,還需要通過對計算機系統(tǒng)的設置,來解決各類的存貨控制問題,對短缺、超儲、呆滯、積壓的存貨進行儲備分析,以保證生產需要和對呆滯積壓的材料進行處理。
2·功能的實現。通過上述的分析,公司財務部根據需求對設備和應用軟件進行了認真調查、對比和研究,邁出了實現會計電算化的步伐。為了保證會計電算化能順利的實施,公司決策層高度重視,特別是在公司的行政管理方面提供強有力的支持。同時,做好會計規(guī)范的基礎工作,強化會計人員的培訓,制定各種會計電算化管理制度,以保障會計工作從手工方式順利地轉移到計算機上來。經過一年多的努力,1999年柳州市印刷有限責任公司順利的完成了會計電算化實踐。整個財務計算機系統(tǒng)是以總賬為核心,包含有應收、應付、購銷存、報表、固定資產、材料管理等六個子系統(tǒng)的較為完整的會計電算化體系。實現了從憑證輸入開始的一切財務工作的電算化。會計電算化的實現,使公司的會計工作效率提高了30%以上,不僅能為公司的領導決策及時準確的提供數據,而且極大地減輕了財務人員的勞動強度,財務人員的數量也從原來的12人減少到8人,并且使得財務部門的主管有更多的時間去考慮如何做好公司的財務管理工作,為公司的決策提供更多更好的服務。
二、財務、業(yè)務一體化
(一)圍繞財務構造信息網
1·傳統(tǒng)會計電算化面臨的問題。我國會計電算化工作開展已近二十年了,成就是有目共睹的。但是,會計電算化的過程只是通過計算機來模擬手工會計核算方法,只能完成事后記賬、算賬和報賬以及提供初級管理功能,提供的數據相對滯后,不完全具有事前預測、事中控制、事后分析決策等財務管理功能。對決策管理的支持也不理想,傳統(tǒng)的會計電算化在更大的程度上是幫助企業(yè)解放了勞動力,也未能與采購、生產、銷售、庫存等系統(tǒng)有機地結合起來,從而造成數據在各系統(tǒng)之間不能共享。信息不能通暢,極大地影響財務管理功能在企業(yè)生產經營活動中發(fā)揮作用。
2·會計電算網絡化。即不僅具備傳統(tǒng)會計電算化的基本功能,而且還能夠支持遠程聯網處理財務計算機信息管理系統(tǒng)。這是會計電算化發(fā)展的必然。它在空間上不受地域的限制,在網絡環(huán)境下構建的企業(yè)財務信息系統(tǒng),可以有效降低投資和運行成本,快捷便利地獲取企業(yè)信息系統(tǒng)中的各種財務信息,保持企業(yè)內財務信息的一致性和準確性,提高管理效率,在時間上使會計核算從事后達到實時。財務管理由此從靜態(tài)管理走向動態(tài)管理,大大地豐富了會計信息內容并提高了會計信息的價值。企業(yè)的決策機構也能夠基于網絡財務提供的動態(tài)會計信息,及時做出反應、部署經營活動和做出財務安排。因此,該公司在實現了會計電算化后,緊接著又成功的進行了會計電算網絡化的實踐,完成了傳統(tǒng)意義上的會計電算化的重要突破。
(二)財務、業(yè)務一體化
1·網絡財務的局限性。雖然“網絡財務”解決了財務管理方面的空間問題和時間問題,但對于其他的企業(yè)的信息系統(tǒng)還是相對獨立和封閉的。企業(yè)里的信息70%來自于財務會計信息系統(tǒng),財務信息系統(tǒng)是企業(yè)信息系統(tǒng)的核心組成部分。現代的企業(yè)為了提高市場競爭力,必須最大限度地整合企業(yè)資源,實現信息資源的高度集成和共享。這就要求企業(yè)內部形成完整、統(tǒng)一、開放的信息系統(tǒng)。
2·“一體化”分析。雖然柳州市印刷有限責任公司成功的實現了網絡財務,但是,網絡財務系統(tǒng)是一個相對封閉的“孤島”,整個企業(yè)的信息不暢,使得財務數據與其他系統(tǒng)的數據不一致依然困擾著企業(yè)。這里以成品庫為例,成品庫的賬本數據與財務的賬本數據之差曾高達400萬元人民幣之巨。財務系統(tǒng)不僅應該能從企業(yè)的其它業(yè)務系統(tǒng)中獲取信息,還應該對企業(yè)其他各業(yè)務系統(tǒng)進行信息支持。整個企業(yè)的原始數據的輸入,要做到一個原始數據在企業(yè)的信息系統(tǒng)中只有一次輸入,多次使用,這樣才能保證整個系統(tǒng)中的數據一致性、準確性和完整性。否則,從一個系統(tǒng)中獲得信息數據,到另一個系統(tǒng)時卻變成原始數據的輸入。數據的多次重復輸入,非常容易造成整個企業(yè)信息系統(tǒng)中的數據不一致、不準確和不完整。從客觀上柳州市印刷有限責任公司已提出了必須建立企業(yè)信息系統(tǒng)的要求。但是,針對柳州市印刷有限責任公司的實際情況進行分析,認為建立一套完整的企業(yè)信息系統(tǒng),不論是從人才上來說,還是從投資上來說,條件都尚未具備。但將企業(yè)生產經營中的一些關鍵環(huán)節(jié)與網絡財務的建設結合起來,完成財務與業(yè)務的協(xié)同則是完全可行的。
3·系統(tǒng)的實現?；谏鲜龅姆治?針對公司的倉儲、銷售、財務等信息資源共設計了包含四十多種相互關聯的各項管理信息表格及經濟指標處理系統(tǒng)。
