摘要：本文基于某某新聞紙生產(chǎn)企業(yè)采購管理的現(xiàn)狀，結(jié)合本人從事采購工作的實(shí)際，尤其是針對(duì)比較薄弱的供應(yīng)商管理和采購成本分析控制，提出意見和建議，試圖完善和提高某某企業(yè)采購管理水平。
關(guān)鍵詞：某某新聞紙生產(chǎn)企業(yè)；采購管理；成本管理
某某新聞紙業(yè)有限公司是經(jīng)市財(cái)貿(mào)、環(huán)保等部門立項(xiàng)批準(zhǔn)，2003年3 月份成立的利用廢報(bào)紙生產(chǎn)再生新聞紙的環(huán)保型企業(yè)。該項(xiàng)目符合國家產(chǎn)業(yè)政策，屬于國家鼓勵(lì)發(fā)展的循環(huán)經(jīng)濟(jì)、資源節(jié)約型產(chǎn)業(yè)。經(jīng)過歷年的投資建設(shè)，已初具規(guī)模。目前擁有兩條1575短長(zhǎng)網(wǎng)紙機(jī)生產(chǎn)線和一條2400型多缸紙機(jī)生產(chǎn)線及配套設(shè)施，總資產(chǎn)3650萬元，已形成年生產(chǎn)3萬噸新聞紙、產(chǎn)值13000萬元、利稅1500萬元的能力。 但是在金融危機(jī)下，廢紙價(jià)格近期一直在漲，新聞紙企業(yè)生產(chǎn)成本不斷增高。有關(guān)資料顯示，去年1~8月北美新聞紙消費(fèi)量同比下降11.6%，這造成美廢供應(yīng)緊張、價(jià)格上升。記者在采訪中了解到，國內(nèi)新聞紙企業(yè)進(jìn)口的廢紙中，美廢約占99%，不言而喻，“美廢”的任何細(xì)微動(dòng)作都會(huì)牽動(dòng)國內(nèi)新聞紙企業(yè)的神經(jīng)?！懊缽U從去年到現(xiàn)在已經(jīng)上漲了60美元/噸，達(dá)到240美元/噸的高位，國內(nèi)很多企業(yè)叫苦不迭，快支撐不住了。同時(shí)受傳統(tǒng)觀念、人員素質(zhì)、硬件以及社會(huì)大環(huán)境等條件的影響，某某企業(yè)原材料采購管理，尤其在采購成本的控制等方面，還需要不斷完善和提高。
1 采購成本控制的內(nèi)涵
采購成本是綜合反映企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理水平的主要指標(biāo)，是衡量企業(yè)物料采購供應(yīng)工作質(zhì)量的重要指標(biāo)，是構(gòu)成產(chǎn)品成本和價(jià)格高低的重要因素，是決定企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力的重要因素。根據(jù)杠桿原理，采購成本小的變動(dòng)，足以對(duì)企業(yè)利潤(rùn)產(chǎn)生巨大的影響，從而說明了采購成本控制的重要性。，價(jià)格競(jìng)爭(zhēng)的實(shí)廣義的采購成本的三大構(gòu)成是:物料成本=物料單價(jià)×采購數(shù)量十運(yùn)輸費(fèi)+通關(guān)關(guān)稅及手續(xù)費(fèi)等；采購管理成本=人力成本+辦公費(fèi)+差旅費(fèi)+信息傳遞費(fèi)；存儲(chǔ)成本=倉庫保管費(fèi)用+存貨損壞費(fèi)用+其它費(fèi)用。而狹義的采購成本不僅指采購活動(dòng)的成本費(fèi)用，還包括因采購而帶來的庫存維持成本和采購不及時(shí)帶來的缺料成本，但不包括物料價(jià)格。維持成本是指為保持物料而發(fā)生的成本，分固定成本和變動(dòng)成本，前者如倉庫折舊、員工工資等與采購數(shù)量無關(guān)的成本，后者與采購數(shù)量相關(guān)，如庫存資金的利息、破損損失、積壓報(bào)廢和保險(xiǎn)費(fèi)用等成本。因此，根據(jù)財(cái)務(wù)部門提供準(zhǔn)確、及時(shí)的成本數(shù)據(jù)，及時(shí)根據(jù)成本的變化，測(cè)算選擇合理的較低采購成本的采購方式，是非常重要的。
2 某某企業(yè)采購成本控制的現(xiàn)狀
2.1 事前規(guī)劃
(1)建立合格供應(yīng)商的評(píng)選準(zhǔn)入制度:根據(jù)“某某企業(yè)供方評(píng)定細(xì)則”每年評(píng)定的合格供方，原則上物資的采購必須在合格供方清單中進(jìn)行采購，物資的供應(yīng)商更換或引入新的供應(yīng)商必須填寫“物資部新供方審批表”；(2)查詢以往采購記錄，掌握當(dāng)前的市場(chǎng)行情；(3)分析供需雙方的優(yōu)劣勢(shì)；(4)掌握影響采購成本漲跌的特定要素；(5)盡量使需求的規(guī)格、要求標(biāo)準(zhǔn)化，避免指定獨(dú)家供應(yīng)商。
2.2 事中控制
(1)市場(chǎng)尋求兩家以上合格供應(yīng)商報(bào)價(jià)比較；(2)框算采購目標(biāo)價(jià)格或編制預(yù)算；(3)盡可能要求供應(yīng)商提供報(bào)價(jià)單形成的成本分析表；(4)對(duì)報(bào)價(jià)單進(jìn)行成本分析；(5)熟練應(yīng)用談判議價(jià)技巧；(6)協(xié)同供應(yīng)商推行價(jià)值工程，共同降低不必要的成本；(7)嚴(yán)格價(jià)格變動(dòng)審批控制；(8)選擇價(jià)格、質(zhì)量、服務(wù)等適當(dāng)?shù)墓?yīng)商簽訂合同；
2.3 事后分析考核
(1)制作價(jià)格差異分析圖；(2)建立價(jià)格資料檔案。
通過對(duì)某某企業(yè)采購成本控制現(xiàn)狀的分析，我們認(rèn)為某某企業(yè)在采購管理上的控制，只是一種靜態(tài)的、被動(dòng)式的審批放行，缺乏采購中一種長(zhǎng)期的規(guī)劃和策略。在信息和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)如此發(fā)達(dá)的今天，策略性的采購成本控制越發(fā)變得可行。當(dāng)前某某企業(yè)實(shí)施的采購成本控制和管理，主要有集中采購、招標(biāo)采購、比價(jià)采購和ACB分類控制法等。而對(duì)采購物料進(jìn)行分類，以便分門別類地實(shí)施針對(duì)性的采購策略，對(duì)于清晰采購思路，減少供應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)，持續(xù)保持成本領(lǐng)先優(yōu)勢(shì)，有的放矢加強(qiáng)采購管理，也是非常重要的。其中對(duì)于關(guān)鍵型物資，確保供應(yīng)是首位。與供應(yīng)商保持穩(wěn)定、長(zhǎng)期互惠互利的結(jié)盟/伙伴關(guān)系，以保持成本優(yōu)勢(shì)，是采購管理的對(duì)策。對(duì)杠桿型物資，盡可能標(biāo)準(zhǔn)化，尋找替代品，既要保證供應(yīng)，又要盡可能減少庫存，可以匯總/整合，在符合行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的前提下，用招、竟標(biāo)等方式來探詢供應(yīng)最低價(jià)；對(duì)于瓶頸型物資，要對(duì)物資供應(yīng)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)分析、供應(yīng)保障分析，減少供應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)；對(duì)于常規(guī)型物資，可以通過定點(diǎn)采購并加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商管理，減少行政/后勤等隱性成本的上升。
3 加強(qiáng)某某企業(yè)采購成本控制的建議
3.1 JIT采購
JIT采購是指只在需要的時(shí)候、按照需要的質(zhì)量和數(shù)量采購所需物料。是在面對(duì)不斷變化的市場(chǎng)，以盡可能低的成本，按照所需的數(shù)量，以完美的質(zhì)量為顧客提供所需的產(chǎn)品和服務(wù)，最大限度地滿足顧客的要求。這種理想化的采購方法設(shè)置了一個(gè)最高標(biāo)準(zhǔn)和極限目標(biāo)，即物料的庫存為零，缺陷為零。同時(shí)提供了一個(gè)不斷改進(jìn)的有效途徑，即降低物料庫存—暴露采購問題—采取措施解決問題—降低物料庫存。而在供應(yīng)鏈管理模式下，需方和供方是合作伙伴關(guān)系，供應(yīng)商是經(jīng)過資格認(rèn)證的，采購作業(yè)是通過電子商務(wù)，一次把需方的采購訂單自動(dòng)轉(zhuǎn)換為供方的銷售訂單，質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)經(jīng)過雙方協(xié)商，供方完全負(fù)責(zé)保證，不需要兩次檢驗(yàn)。由于信息暢通和集成，采用設(shè)置在需方的供方管理倉庫的VMI方式，將供方和需方的材料庫合二為一，僅在需方生產(chǎn)需要時(shí)，才把供方的產(chǎn)品直接發(fā)料到需方的生產(chǎn)線，同時(shí)電子付兌自動(dòng)結(jié)算，減少雙方各自分別入庫的流程。與傳統(tǒng)的流程相比，減少了許多不增值的作業(yè)，追求總成本最小。當(dāng)然，JIT采購涉及到采購流程的重組，不僅在企業(yè)內(nèi)部，而且延伸到企業(yè)外部的合作伙伴，體現(xiàn)了供應(yīng)鏈管理合作競(jìng)爭(zhēng)的特點(diǎn)。
3.2 聯(lián)合采購
聯(lián)合采購是匯集不同企業(yè)同樣的需求，和同一供應(yīng)商訂購，以數(shù)量換取價(jià)格上的優(yōu)勢(shì)，尤其是小規(guī)模需求物資的采購。同時(shí)，各企業(yè)也因?yàn)槁?lián)合采購，建立了合作的基礎(chǔ)，有助于平時(shí)交換信息，提高采購績(jī)效。如果在原輔材料的采購上聯(lián)合起來，就可以增加企業(yè)防范風(fēng)險(xiǎn)的能力。一是多家企業(yè)聯(lián)合采購，集小訂單成大訂單，增強(qiáng)集體的談判實(shí)力，獲取采購規(guī)模優(yōu)勢(shì)，爭(zhēng)得和大企業(yè)一樣的優(yōu)勢(shì)；二是聯(lián)合采購的對(duì)象是原材料的生產(chǎn)企業(yè)，這樣有時(shí)還可以擺脫代理商的轉(zhuǎn)手成本，通過直接與制造商交易減少中間層次，大大降低流通成本和保障產(chǎn)品質(zhì)量。如某某企業(yè)的紙張采購，由于地區(qū)性的資源缺少，加上需求的相對(duì)穩(wěn)定。我們可以設(shè)想組織多家企業(yè)的聯(lián)合采購，來獲取價(jià)格和質(zhì)量上的優(yōu)勢(shì)。聯(lián)合采購的方式可以是由我公司或其它公司組織牽頭組成“紙張聯(lián)合采購委員會(huì)”，或者在政府的組織下，成立地區(qū)“紙張采購聯(lián)合會(huì)”，企業(yè)可以自愿加入，但必須確保企業(yè)信譽(yù)和資金等方面的優(yōu)勢(shì)，也才能更加有效地吸引供應(yīng)商的參與和競(jìng)爭(zhēng)。
3.3 外包采購
外包采購策略作為一種采購成本控制的策略在國內(nèi)使用較少，而在國外則應(yīng)用很廣。這種策略主要是由于企業(yè)的采購數(shù)量小，采購價(jià)格優(yōu)勢(shì)不明顯，因而往往把自己的采購業(yè)務(wù)外包給那些采購能力強(qiáng)的中間商或企業(yè)的采購機(jī)構(gòu)，自己則把主要精力放在生產(chǎn)經(jīng)營上。這也能大幅度降低采購成本，最明顯的是減少了采購人員的薪金支出和采購部門的大部分開銷。
3.4 電子網(wǎng)絡(luò)采購
網(wǎng)上采購就是利用internet的形式進(jìn)行的采購活動(dòng)，其最大的優(yōu)勢(shì)是在于能大幅度降低訂購成本，主要有網(wǎng)上招標(biāo)網(wǎng)上采購和網(wǎng)上招標(biāo)網(wǎng)下采購兩種方式。網(wǎng)上采購具有公開性、廣泛性、交互性、低成本、高速度和高效率等特點(diǎn)，一是采購過程公開化，二是采購業(yè)務(wù)對(duì)操作程度化，三是實(shí)現(xiàn)過程與結(jié)果的實(shí)時(shí)監(jiān)控。網(wǎng)其優(yōu)勢(shì)在于采購管理的透明化、采購價(jià)格的合理化。未來電子商務(wù)的發(fā)展，某某企業(yè)也可以在現(xiàn)有的局域網(wǎng)和ERP系統(tǒng)管理的基礎(chǔ)上，建立自己的電子商務(wù)網(wǎng)站，利用內(nèi)部網(wǎng)和電子商務(wù)網(wǎng)站收集企業(yè)內(nèi)部各個(gè)單位的采購申請(qǐng)，并進(jìn)行統(tǒng)計(jì)整理，形成采購招標(biāo)任務(wù)，針對(duì)既定的采購任務(wù)進(jìn)行網(wǎng)上采購的策劃和計(jì)劃，設(shè)計(jì)采購招標(biāo)書，發(fā)布招標(biāo)公告并要求供應(yīng)商向企業(yè)的電子商務(wù)網(wǎng)站投標(biāo)，實(shí)施網(wǎng)上招標(biāo)采購。如結(jié)合上述的聯(lián)合采購，可以聯(lián)合較多的中小型企業(yè)或者地方政府等采購來吸引更多的供應(yīng)商來網(wǎng)上競(jìng)標(biāo)，共同協(xié)調(diào)資金流和物流的問題，降低整個(gè)采購活動(dòng)成本，而不是單純的采購成本。
總之，某某企業(yè)的采購成本的分析，需要進(jìn)一步細(xì)分和細(xì)化，采購成本的控制，可探索實(shí)施聯(lián)合采購、外包采購、JIT采購、電子網(wǎng)絡(luò)采購等策略采購方式。
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