摘 要：隨著財務核算的電算化被越來越廣泛的應用，原來傳統(tǒng)核算下的財務內部控制制度已經不能完全適應電算化財務核算的需要。本文從實施會計電算化后財務工作內部控制的難點入手，對電算化下內部控制體系的建立進行了分析，同時對實施會計電算化后如何加強財務內部控制制度提出了具體措施。
關鍵詞：電算化；內部控制制度；建設；
在傳統(tǒng)會計核算過程中會計數據被直接紀錄到紙質的賬簿或報表上，這種方式有較好的直觀性，筆跡的不同也可作為內控手段。在采用會計電算化以后，財務工作效率有了質的飛躍，然而由于會計數據以電子數碼的形式存儲在計算機磁盤里，而且不同的操作員僅以不同的代碼區(qū)別，致使查閱會計資料時失去原先的直觀性，而且趨同的操作過程只有通過不同的操作員代碼來區(qū)別。因此，在實施會計電算化以后，應該改進和加強財務內部控制制度，以適應這一現代化的會計核算方式。
一、實施會計電算化后需要重新考慮的內部控制因素
會計電算化的廣泛使用不僅使廣大財務人員擺脫了繁重的手工記賬工作，而且也使會計核算變得更為準確、快捷和科學。然而，正是因為其人機結合的特性，使得它在內部控制方面存在一些需要特別注意的地方：
1.可能存在的會計數據準確性問題。在會計電算化系統(tǒng)下，會計數據僅需要會計操作人員一次性輸入到計算機中，電算化系統(tǒng)就會自動完成總賬、明細賬、日記賬等的登記工作。但這些工作的數據全部來源于第一次的手工錄入，因此，原來手工記賬下行之有效的賬證、賬賬核對工作已經失去了作用，即一旦原始錄入數據出現錯誤將很難被發(fā)現，并且會直接導致一系列會計數據的失真。
2.電算化后會計數據的保密工作需要加強。會計資料屬于單位的最高機密，一旦被非法竊取或篡改，將有可能使單位蒙受這樣那樣的損失。在原來的手工賬下，會計憑證、會計賬表分置保存，非法修改的情況會變的非常困難，而且會留有痕跡，況且一般情況下很難得到單位的全部會計資料。而在電算化系統(tǒng)下，所有的會計信息都存儲在服務器和磁盤中，復制、檢索、修改等操作可在瞬間完成，增加了會計資料泄密的可能性。
3.電算化系統(tǒng)的安全性需要加強。在電算化環(huán)境下，會計資料多存放于電腦磁盤中，會計核算全部依賴于計算機，一旦機器發(fā)生故障或發(fā)生突然性的斷電以及感染病毒等情況，都會危及會計數據的安全；此外，存放會計數據的磁盤如發(fā)生意外損壞也會造成數據的丟失。因此，要求運行電算化軟件的計算機系統(tǒng)必須始終保持正常運轉。
4．財務軟件本身有可能存在的問題。很多財務軟件在操作時序上本身就缺乏必要的控制，當多臺機器同時錄入記賬憑證時，很容易出現亂號、空號的情況。還有不少財務軟件留有財政部明令禁止的“反記賬”、“反結賬”功能，這就給財務人員隨意改動會計數據打開了“方便之門”，從而使會計信息的真實性和完整性無法得到保障。
5．電算化使會計人員素質不高的現狀暴露出來。由于會計電算化涉及會計和計算機兩種專業(yè)知識，使得在崗的會計人員雖然經過計算機電算化等級培訓，但與實際要求的水平還有較大差距。另外會計電算化的培訓教材大多老化、跟不上計算機技術發(fā)展的形勢，也是造成會計人員實際操作能力差，難以適應電算化環(huán)境下對內控要求的原因。
二、針對上述新增內控因素，需要從以下幾方面加強內部控制制度建設。
1．要做好基礎管理工作，尤其是加強對會計基礎工作的控制。做好會計基礎工作控制主要是在單位內部建立起一套全面、規(guī)范的管理制度和方法，以及完整的規(guī)范化數據格式。電算化會計信息處理系統(tǒng)無法處理無規(guī)律、不規(guī)范的會計數據，因此，會計制度是否健全，核算規(guī)程是否規(guī)范，基礎數據是否準確、完整是做好會計電算化工作的重要保證。
2．對會計憑證錄入的控制。對會計憑證錄入的控制其實就是對會計崗位分工的控制：會計主管應著重審核原始憑證的合法性、合理性；稽核人員應該在認真復核原始憑證后填制正確的報銷單，并交由業(yè)務經辦人員簽名或蓋章，無簽名或蓋章的視作無效憑證，不得進行賬務處理；憑證錄入人員根據準確無誤的報銷單錄入憑證；憑證審核人員對照原始憑證對錄入憑證的科目運用和邏輯關系進行審核，以保證錄入電腦的會計資料準確、真實。自制原始憑證必須經過會計主管簽章才能有效，嚴禁錄入人員將未經審批的憑證輸入。憑證的傳遞要有嚴密簽收手續(xù)，防止失落或出現非法數據，以保證錄入的完整性。
3．對會計資料保密的控制。為了保證財務管理系統(tǒng)的安全，防止非法進入和修改數據庫的情況發(fā)生，應設置多級安全保密措施。通過對用戶密碼口令的檢查，來識別操作者的權限，防止用戶查詢到其不應了解的數據。操作權限的分配，應由財務負責人統(tǒng)一管理。出納與會計檔案保管，憑單錄入與憑單審核這兩類崗位屬于不相容崗位，從職責上必須相互分離。各崗位只有一部分明確的權限，并用密碼控制，以達到相互分離、相互制約的目的。電算化系統(tǒng)操作人員的權限分配、密碼設定、自動操作登記等內控制度是電算化系統(tǒng)實行“不相容職責相分離”原則的重要措施，必須嚴格執(zhí)行并加以必要的監(jiān)督。此外，還應定期打印“計算機操作日志”并妥善保管，以備日后查詢。
4．對電算化系統(tǒng)安全運行的控制。應定期檢查運行電算化軟件的計算機系統(tǒng)，以確保設備的安全運行，從源頭上預防故障的發(fā)生。對于計算機設備的日常維護除了要經常性除塵、檢查防水、防火、接地以外，還應定期檢查硬盤文件，并清除磁盤碎片，同時配置UPS電源，以防止因突然性停電而造成的數據丟失。另外，必須嚴禁在電算化計算機系統(tǒng)中使用來路不明的磁盤、軟件，要建立“拷貝文件管理制度”，做到專機專用、專盤專用，對于不需要寫入的磁盤應將其設置在寫保護狀態(tài)。定期在硬盤和光盤上備份會計數據，將年度會計資料刻錄成光盤以便保存。要安裝正版反病毒軟件和防火墻，并做到隨時檢測并清除計算機病毒。
5．對電算化軟件選擇的控制。單位在選擇會計軟件時應對軟件的功能進行必要的審查，以檢驗其是否符合財政部的有關規(guī)定。對是否存在“反記賬”、“反結賬”等功能，應進行認真的檢查并制定相應的控制制度；對已記賬和已結賬的業(yè)務應設置不可修改操作程序；如果確實需要修改，則必須通過編制記賬憑證或補充登記的程序來更正，以保證錄入會計數據的完整性和真實性。
6．對加強內部審計的控制。內部審計既是單位內部控制系統(tǒng)的重要組成部分，也是強化內部會計監(jiān)督的制度安排。單位內部審計控制必須包括以下幾個方面：
（1）對會計資料進行定期審計。審查電算化會計賬務處理是否正確，是否遵照《會計法》及有關法律、法規(guī)的規(guī)定；審核費用簽字是否符合有關內控制度，憑證附件是否規(guī)范完整等。
（2）審查電子數據與打印存檔資料的一致性。例如，查看賬冊內容與電子賬冊是否一致；要做到賬表相符，對錯誤賬表應及時進行調整。
（3）審查數據保存方式的安全性、合法性，防止出現非法修改歷史數據的現象。
（4）對電算化系統(tǒng)運行的各環(huán)節(jié)進行審查，防止任何形式的漏洞存在。
7．對會計人員電算化操作業(yè)務的控制。單位應經常核查會計人員操作電算化軟件的業(yè)務能力，同時加大會計電算化的培訓力度。培訓過程中應著重立足于本單位實施電算化的實際情況，逐步培養(yǎng)或聘用一批業(yè)務精通、執(zhí)業(yè)素質高的財會人員，從而推動財務部門由“核算型”向“管理型”、“智能型”轉變。對于規(guī)模相對較小、會計業(yè)務相對簡的單位，應盡量積極組織會計人員學習和提高會計電算化知識，掌握會計電算化先進技術，為盡快建立高效的會計信息系統(tǒng)創(chuàng)造條件。
參考資料：
[1]婁合玲.會計電算化條件下如何加強企業(yè)內部控制.經濟師，2006（07）.
[2]張星.會計電算化下完善內部控制制度的途徑.市場論壇，2006（02）.
[3]劉宗彬.王立瑩.淺談會計電算化條件下的內部控制問題.商場現代化，2007（05）.
[4]周修宇.完善會計電算化條件下的內部控制制度.稅務與經濟，2003（01）
