隨著市場競爭的日趨激烈，企業(yè)在抓好商品生產(chǎn)、營銷工作的同時(shí)，愈益重視從內(nèi)部節(jié)約控潛，但大多數(shù)置重點(diǎn)于節(jié)約空間相對較小的人工支出，管理費(fèi)用等方面，而對材料采購成本的控制重視不夠。據(jù)權(quán)威資料統(tǒng)計(jì)，在典型的企業(yè)成本構(gòu)成中，采購成本一般大于60%，人工支出（工資、福利費(fèi)等）占20%，管理費(fèi)用占15%，利潤占5%。。由此可見，采購成本構(gòu)成了企業(yè)生產(chǎn)成本的主體，也是企業(yè)成本控制中最富有價(jià)值的主體。降低采購成本能為企業(yè)帶來杠桿效應(yīng)，可直接增加銷售利潤，有利于增強(qiáng)企業(yè)在同行業(yè)中的競爭優(yōu)勢。如何加強(qiáng)對采購成本的控制與管理。提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，筆者認(rèn)為應(yīng)從以下幾方面著手。
一、 優(yōu)化采購流程管理，嚴(yán)格操作規(guī)范
企業(yè)在采購之初，必須建立優(yōu)化采購業(yè)務(wù)流程，對諸如請購、審批、簽約、采購執(zhí)行、檢驗(yàn)、入庫等環(huán)節(jié)須加強(qiáng)控制，堵塞漏洞。業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員對每一關(guān)鍵控制點(diǎn)均需按規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)操作，做到盡職盡責(zé)，不得胡亂作為。
（一）企業(yè)年度采購計(jì)劃由生產(chǎn)（使用）部門擬訂，提交企業(yè)專門的預(yù)算小組審核，經(jīng)企業(yè)決策層審批后下達(dá)各基層單位執(zhí)行，如無特殊原因，不得變更。
（二）規(guī)范日常請購行為，嚴(yán)格審批手續(xù)。對大宗材料采購申請，應(yīng)先由生產(chǎn)部門提出，在填好請購單并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后報(bào)送倉儲(chǔ)部門；對按經(jīng)濟(jì)訂貨批量與最低庫存量管理的材料采購，由倉儲(chǔ)部門提出申請，填制請購單并經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字；對臨時(shí)性物料采購，由使用部門提出，填寫請購單并由本部們負(fù)責(zé)人簽字（金額較大時(shí)須報(bào)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審批）。最后各部門將填好的請購單報(bào)送采購部門。采購部門將收到的請購單分類匯總送交財(cái)務(wù)部門，經(jīng)審核后方可辦理采購業(yè)務(wù)。
（三）精心組織采購，實(shí)現(xiàn)購入商品最佳性價(jià)配比。對企業(yè)生產(chǎn)所需的各種物料，采購人員要按照“同等質(zhì)量比價(jià)格，同等價(jià)格比質(zhì)量，同質(zhì)同價(jià)比服務(wù)”的原則，規(guī)范有效的開展采購業(yè)務(wù)。1、詢價(jià)并確定供應(yīng)商。對大宗原（輔）材料，固定資產(chǎn)等，應(yīng)按請購單所列示的質(zhì)量、規(guī)格、數(shù)量、交貨時(shí)間、付款與折扣條件、售后服務(wù)等項(xiàng)目，分別向多家供應(yīng)商詢價(jià)，經(jīng)反復(fù)比較后選定供貨成本最低、性價(jià)比最優(yōu)的供貨商。對零散與一般性物料，在保證質(zhì)量與生產(chǎn)需要的前提下，按詢（價(jià)）→比（價(jià)）→壓（價(jià)）→定（價(jià)）業(yè)務(wù)程序，從競爭性市場采購。2、訂立清晰、嚴(yán)密的采購合同。在對供應(yīng)商的法人資格、資信與供貨能力實(shí)行嚴(yán)格審查后，供求雙方應(yīng)就貨物標(biāo)的、質(zhì)量、單（總）價(jià)、數(shù)量、包裝、運(yùn)輸、交貨時(shí)限、付款方式、爭議解決等項(xiàng)目簽定嚴(yán)密、清晰的采購合同，以明確雙方權(quán)責(zé)，確保供貨及時(shí)有效的滿足生產(chǎn)需求。所簽合同副本需報(bào)送財(cái)務(wù)部門，以作日后結(jié)算依據(jù)。 3、嚴(yán)格檢驗(yàn)、入庫手續(xù)。所有購進(jìn)材料須先經(jīng)質(zhì)檢部門檢驗(yàn)、計(jì)量并出具檢驗(yàn)報(bào)告，如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量（規(guī)格）不合標(biāo)準(zhǔn)，數(shù)量短缺等，應(yīng)及時(shí)提請采購部門要求供應(yīng)商調(diào)貨、退貨、補(bǔ)足或給予價(jià)格折讓，購進(jìn)貨物單獨(dú)存放并作好記錄；對驗(yàn)收合格的，倉儲(chǔ)部門要及時(shí)辦理入庫手續(xù)，同時(shí)將填寫（簽收）完整的收貨單分送采購、財(cái)務(wù)部門。只要企業(yè)嚴(yán)把檢驗(yàn)關(guān)，基本可以杜絕購入環(huán)節(jié)的大量“跑、冒、滴、漏”損失與劣質(zhì)、次品的入庫，從而有效降低采購成本與資金浪費(fèi)。4、貨款支付。財(cái)務(wù)部門在對請購單、采購合同、檢驗(yàn)報(bào)告、收貨單、進(jìn)貨發(fā)票審核無誤后，一般應(yīng)按合同約定支付貨款，但在不違反合同的前提下，企業(yè)應(yīng)盡可能延遲付款，因而相當(dāng)于從供應(yīng)商獲得短期無息借款，可緩解資金壓力，增加機(jī)會(huì)收益，潛在地減少了采購成本。
二、 建立、憲善采購制度，做好采購成本控制的基礎(chǔ)工作
1、建立嚴(yán)格的采購制度。建立嚴(yán)格、完善的采購制度，不僅能規(guī)范企業(yè)的采購活動(dòng)、提高效率、杜絕部門之間扯皮，還能預(yù)防采購人員的不良行為。采購制度應(yīng)規(guī)定物料采購的申請、授權(quán)人的批準(zhǔn)許可權(quán)、物料采購的流程、相關(guān)部門（特別是財(cái)務(wù)部門）的責(zé)任和關(guān)系、各種材料采購的規(guī)定和方式、報(bào)價(jià)和價(jià)格審批等。
2、建立供應(yīng)商檔案和準(zhǔn)入制度。對企業(yè)的正式供應(yīng)商要建立檔案，供應(yīng)商檔案除有編號(hào)、詳細(xì)聯(lián)系方式和地址外，還應(yīng)有付款條款、交貨條款、交貨期限、品質(zhì)評(píng)級(jí)、銀行賬號(hào)等，每一個(gè)供應(yīng)商檔案應(yīng)經(jīng)嚴(yán)格的審核才能歸檔。企業(yè)的采購必須在已歸檔的供應(yīng)商中進(jìn)行，供應(yīng)商檔案應(yīng)定期或不定期地更新，并有專人管理。同時(shí)要建立供應(yīng)商準(zhǔn)入制度。重點(diǎn)材料的供應(yīng)商必須經(jīng)質(zhì)檢、物料、財(cái)務(wù)等部門聯(lián)合考核後才能進(jìn)入，如有可能要實(shí)地到供應(yīng)商生產(chǎn)地考核。企業(yè)要制定嚴(yán)格的考核程式和指標(biāo)，要對考核的問題逐一評(píng)分，只有達(dá)到或超過評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)者才能成為歸檔供應(yīng)商。
3、建立價(jià)格檔案和價(jià)格評(píng)價(jià)體系。企業(yè)采購部門要對所有采購材料建立價(jià)格檔案，對每一批采購物品的報(bào)價(jià)，應(yīng)首先與歸檔的材料價(jià)格進(jìn)行比較，分析價(jià)格差異的原因。如無特殊原因，原則上采購的價(jià)格不能超過檔案中的價(jià)格水平，否則要作出詳細(xì)的說明。對于重點(diǎn)材料的價(jià)格，要建立價(jià)格評(píng)價(jià)體系，由公司有關(guān)部門組成價(jià)格評(píng)價(jià)組，定期收集有關(guān)的供應(yīng)價(jià)格資訊，來分析、評(píng)價(jià)現(xiàn)有的價(jià)格水平，并對歸檔的價(jià)格檔案進(jìn)行評(píng)價(jià)和更新。這種評(píng)議視情況可一季度或半年進(jìn)行一次。
4、建立材料的標(biāo)準(zhǔn)采購價(jià)格，對采購人員根據(jù)工作業(yè)績進(jìn)行獎(jiǎng)懲。財(cái)務(wù)部對所重點(diǎn)監(jiān)控的材料應(yīng)根據(jù)市場的變化和產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)成本定期定出標(biāo)準(zhǔn)采購價(jià)格，促使采購人員積極尋找貨源，貨比三家，不斷地降低采購價(jià)格。標(biāo)準(zhǔn)采購價(jià)格亦可與價(jià)格評(píng)價(jià)體系結(jié)合起來進(jìn)行，并提出獎(jiǎng)懲措施，對完成降低公司采購成本任務(wù)的采購人員進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，對沒有完成采購成本下降任務(wù)的采購人員，分析原因，確定對其懲罰的措施。
三、優(yōu)化采購技術(shù)手段，有效節(jié)省采購支出
1、依據(jù)經(jīng)濟(jì)訂貨量計(jì)算模型采購。在實(shí)際采購業(yè)務(wù)中，進(jìn)貨成本的高低與采購次數(shù)、采購批量大小、采購進(jìn)價(jià)直接相關(guān)。在當(dāng)今買方市場環(huán)境下，商品貨源充足，企業(yè)對購進(jìn)材料應(yīng)盡量采取零庫存或低庫存管理模式，按經(jīng)濟(jì)訂貨量模型測算最佳采購次數(shù)、采購時(shí)間與采購批量，制定最優(yōu)采購策略，獲得最佳采購效益。
2、積極開展電子商務(wù)采購。企業(yè)利用互聯(lián)網(wǎng)可充分了解全球范圍內(nèi)的供求信息，將所需商品信息進(jìn)行整合，消除信息不暢與人為因素的干擾，結(jié)合自身生產(chǎn)計(jì)劃隨時(shí)開展電子商務(wù)采購，選定質(zhì)優(yōu)價(jià)廉服務(wù)佳的供應(yīng)商，減少庫存與資金占用，節(jié)省人力與管理費(fèi)用，提高采購效率，從而最大限度降低采購成本。
3、大力推行招標(biāo)采購。隨著市場經(jīng)濟(jì)的日趨完善與商品買方市場的形成，企業(yè)應(yīng)盡可能采用公開招標(biāo)采購、邀請招標(biāo)采購、競爭性談判采購等方式，讓多家供應(yīng)商相互比價(jià)、比質(zhì)、比服務(wù)，使企業(yè)擁有充分自主的選擇權(quán)，按性價(jià)配比最佳、服務(wù)最優(yōu)原則進(jìn)行采購，增加采購工作透明度，盡力減少違規(guī)舞弊行為，同時(shí)大幅壓縮采購進(jìn)價(jià)，節(jié)約采購資金。該方法日漸成為企業(yè)采購大宗原材料與固定資產(chǎn)的首選。
4、實(shí)行聯(lián)合、集中采購。在某些情況下，企業(yè)可聯(lián)合眾多同行廠家結(jié)成采購?fù)?，擴(kuò)大采購規(guī)模實(shí)行聯(lián)合采購，以向供應(yīng)商爭取最大的價(jià)格優(yōu)惠；按貨比三家或就地就近原則，與具備集中供貨能力的供應(yīng)商建立長期穩(wěn)定的供求關(guān)系，通過大量集中采購，獲取價(jià)格、數(shù)量上的折讓利益。
5、實(shí)行買斷采購。在激烈的市場競爭環(huán)境中，但多家廠商生產(chǎn)同一產(chǎn)品競相殺價(jià)銷售，若企業(yè)對該產(chǎn)品存在長期的、大批量需求且需求量占到某一供應(yīng)商產(chǎn)量的50%以上份額時(shí)，企業(yè)可選擇該廠家洽談，使對方以優(yōu)惠供應(yīng)價(jià)簽定買斷合同，使之實(shí)際成為企業(yè)的原材料（配件）生產(chǎn)車間，以達(dá)到彼此利益共享，風(fēng)險(xiǎn)共擔(dān)，從而大量節(jié)省采購支出。
四、 實(shí)行戰(zhàn)略成本管理來指導(dǎo)采購成本控制
1、估算供應(yīng)商的產(chǎn)品或服務(wù)成本。我們以前的采購管理只是過多強(qiáng)調(diào)公司內(nèi)部的努力，而要真正做到對采購成本的全面控制，僅靠自己內(nèi)部的努力是不夠的，應(yīng)該對供應(yīng)商的成本狀況有所了解，只有這樣，才能在價(jià)格談判中占主動(dòng)地位?？梢酝ㄟ^參觀供應(yīng)商的設(shè)施，觀察并適當(dāng)提問以獲得更多有用的資料；甚至為了合作，明確要求供應(yīng)商如實(shí)提供有關(guān)資料，以估算供應(yīng)商的成本。在估計(jì)供應(yīng)商成本并了解哪些材料占成本比重較大之后，可安排一些使自己在價(jià)格上有利的談判，并盡可能加強(qiáng)溝通和聯(lián)系，即與供應(yīng)商一起尋求降低大宗材料成本的途徑，從而降低自己企業(yè)的材料成本。進(jìn)行這種談判，要始終爭取雙蠃的局面。要與供應(yīng)商建立長期的合作關(guān)系，就不能在談判中把供應(yīng)商逼到賠錢的地步。
2、對競爭對手進(jìn)行分析。對競爭對手進(jìn)行分析的目的是要明確我方與競爭對手相比的成本態(tài)勢如何。我們的優(yōu)勢在哪里，對手的優(yōu)勢在哪里，優(yōu)勢和劣勢的根源是什么，是源自于我們與競爭對手戰(zhàn)略上的差異，還是源自于各自所處的不同環(huán)境，或是企業(yè)內(nèi)部結(jié)構(gòu)、技術(shù)、管理等一系列原因。然后從消除劣勢，保持優(yōu)勢入手，制定在競爭中戰(zhàn)勝對手的策略。通過對競爭對手的分析，找到努力的方向，在競爭中保持先機(jī)。
