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淺談企業(yè)財務(wù)管理信息化建設(shè)的問題

近年來,學(xué)者普遍認為,企業(yè)管理的核心是財務(wù)管理,那么積極推進企業(yè)財務(wù)管理信息化建設(shè),將是提高當(dāng)前企業(yè)管理水平的有效途徑。目前,我國絕大部分的企業(yè)都已經(jīng)采用了信息系統(tǒng)進行會計處理和財務(wù)分析工作,但是由于我國企業(yè)經(jīng)營管理方式復(fù)雜多樣,信息系統(tǒng)發(fā)展尚未到位,所以企業(yè)財務(wù)管理信息化的推行過程中仍然存在很多的問題。對這些問題進行分析總結(jié),將會使我國企業(yè)在信息化的道路上更進一步。

一、財務(wù)管理信息化的含義及其發(fā)展

財務(wù)管理信息化是將信息技術(shù)和傳統(tǒng)財務(wù)管理模式相結(jié)合,要求企業(yè)財務(wù)人員采用現(xiàn)代信息技術(shù)手段,對企業(yè)財務(wù)信息管理的流程進行重組,調(diào)用和運用企業(yè)各種財務(wù)信息資源,更好地組織企業(yè)財務(wù)活動、處理財務(wù)關(guān)系,從而實現(xiàn)企業(yè)財務(wù)目標(biāo)的過程。財務(wù)管理信息化使企業(yè)通過信息系統(tǒng)自動控制和權(quán)限分離的方式,使傳統(tǒng)分散的財務(wù)管理模式向以集權(quán)為特征的信息化財務(wù)管理模式轉(zhuǎn)變,保障財務(wù)數(shù)據(jù)的準確性和真實性。

我國企業(yè)財務(wù)管理信息化的發(fā)展,從使用單機的會計記賬、核算和制作會計報表的電算化軟件,到在企業(yè)內(nèi)部建立局域網(wǎng),運用網(wǎng)絡(luò)財務(wù)軟件,將企業(yè)的財務(wù)管理信息系統(tǒng)、生產(chǎn)信息系統(tǒng)、銷售信息系統(tǒng)進行集成,形成企業(yè)整體范圍內(nèi)的管理型財務(wù)軟件。這是一個循序漸進的過程,也是財務(wù)管理信息化重要的前進方向。

二、財務(wù)管理信息化的問題和探討

(一)財務(wù)信息系統(tǒng)在設(shè)計開發(fā)上的問題

1.缺乏具備企業(yè)管理思想和信息技術(shù)的綜合型人才

我國企業(yè)步入會計信息化時代后,國內(nèi)企業(yè)根據(jù)自身發(fā)展情況選用的不同財務(wù)軟件主要可以分為三種類型:

(1)從90年代開始,國內(nèi)涌現(xiàn)出不少新興的信息技術(shù)公司,他們結(jié)合國外的先進技術(shù)和理念,致力于開發(fā)適用于中國企業(yè)管理模式的財務(wù)管理軟件,目前在國內(nèi)很多中小企業(yè)在使用這類軟件。隨著財務(wù)軟件從“核算型”向“管理型”發(fā)展理念的提出,這些軟件開發(fā)公司也不斷去探索和完善自身軟件的功能,使財務(wù)軟件深入到企業(yè)的各個職能部門。

(2)一些實力比較強的中型企業(yè),效仿國外企業(yè)的管理模式和經(jīng)驗,引用了國外開發(fā)的管理型財務(wù)信息系統(tǒng),國內(nèi)也有相應(yīng)的公司對這類型的財務(wù)軟件進行推廣。這些公司套用國外管理軟件的框架,以財務(wù)為核心,對系統(tǒng)進行配置以適應(yīng)不同企業(yè)的具體業(yè)務(wù)。

(3)對于國內(nèi)一些大型的企業(yè)來說,他們有著復(fù)雜的管理層級和獨特的管理方式,外部現(xiàn)有的財務(wù)軟件無法滿足這些企業(yè)的需求。因此這些企業(yè)以自身強大的資源組織管理骨干和技術(shù)人員自主開發(fā)財務(wù)系統(tǒng),并根據(jù)實際運行情況進行維護升級。

盡管國內(nèi)現(xiàn)在擁有一大批開發(fā)財務(wù)信息系統(tǒng)的優(yōu)秀人才,但是在系統(tǒng)開發(fā)的過程仍存在一些弊端:

(1)對于一些信息系統(tǒng)供應(yīng)商,他們無法完全根據(jù)客戶的特殊需求來設(shè)計系統(tǒng),只能是在原有的基礎(chǔ)上進行二次開發(fā)。在通常的情況下,企業(yè)的財務(wù)管理人員要將企業(yè)的實際管理情況和運行方式向技術(shù)人員表述,然后由技術(shù)人員決定是否可行。由于財務(wù)管理人員并不懂技術(shù),所以無法質(zhì)疑技術(shù)人員的判斷。缺乏具備企業(yè)管理思想和信息技術(shù)的綜合人才的參與,雙方可能無法達成一致的意見。在大多數(shù)情況下,這些企業(yè)都會改變目前的管理模式以適應(yīng)所引進的信息系統(tǒng)。

(2)對于那些通過自身能力開發(fā)財務(wù)信息系統(tǒng)的大型企業(yè)來說,信息技術(shù)公司會完全根據(jù)客戶的需求進行設(shè)計開發(fā)??蛻舻男枨缶褪峭醯溃畔⒓夹g(shù)公司只是負責(zé)實現(xiàn),對系統(tǒng)功能的合理性不具有發(fā)言權(quán)。在這種情況下,由于企業(yè)管理人員不具備信息系統(tǒng)的知識,并不清楚究竟通過哪種方式進行設(shè)計才能最簡捷地達到管理效果,導(dǎo)致他們直接把線下的管理方式完整地搬到線上,忽視了從技術(shù)角度對管理流程進行整合和優(yōu)化,達不到財務(wù)管理信息化原本的效率。

2.開發(fā)過程中缺乏部門溝通和系統(tǒng)分析

一是缺乏部門之間的溝通,不了解整個企業(yè)的需求,盲目求大求全,期望建立大而全的信息系統(tǒng),最終只能是高投入低成效,達不到預(yù)期的效果,或者以失敗而告終;二是缺乏系統(tǒng)分析,走分散開發(fā)的老路,導(dǎo)致企業(yè)擁有越來越多的信息系統(tǒng),而這些系統(tǒng)在信息數(shù)據(jù)共享上也存在很大的阻力。

在一些大型企業(yè)中,企業(yè)的職能相對分散,部門分工細致,每個部門都需要完成各自的管理目標(biāo),使得不少部門之間的溝通并不充分。另一方面,企業(yè)不同部門的管理者的想法不盡相同,可能會根據(jù)自己的需求開發(fā)出不同信息系統(tǒng),導(dǎo)致信息系統(tǒng)之間存在功能重復(fù)、信息斷層的問題。在大型企業(yè)中,每一個信息系統(tǒng)的開發(fā)和推廣都要經(jīng)過漫長的時間,立項開發(fā)上一個錯誤的決定往往會導(dǎo)致巨大的時間和金錢上的損失。

(1)企業(yè)在設(shè)計和開發(fā)信息系統(tǒng)的時候需要擁有大局觀。要從企業(yè)整體出發(fā),設(shè)立專門負責(zé)信息化建設(shè)的工作小組。工作小組由企業(yè)不同部門、不同專業(yè)的人員組成,綜合各個部門的需求,為建立一個統(tǒng)一、高效和高度集成的信息系統(tǒng)而努力。目前,有些企業(yè)設(shè)立了信息技術(shù)部,負責(zé)企業(yè)的信息化工作,但實際上,大部分企業(yè)的信息技術(shù)部只是負責(zé)系統(tǒng)上線后的日常維護工作,并不能起到統(tǒng)籌安排的作用。

(2)財務(wù)信息系統(tǒng)在開發(fā)設(shè)計的時候要深入考慮系統(tǒng)集成的問題,從邏輯結(jié)構(gòu)上考慮各財務(wù)系統(tǒng)之間以及財務(wù)系統(tǒng)和其他企業(yè)管理系統(tǒng)之間的關(guān)系,優(yōu)化信息收集、信息分享和信息應(yīng)用的過程,充分利用企業(yè)的資源。

(二)財務(wù)信息系統(tǒng)在實施過程中的問題

1.各級管理人員忽視財務(wù)信息系統(tǒng)的重要性

(1)財務(wù)管理的信息化過程需要在集團企業(yè)內(nèi)部對資金和預(yù)算等方面進行集中管理,并且推行統(tǒng)一的財務(wù)管理系統(tǒng)和模式。在我國,很多大企業(yè)實行的是多級法人制,采用母、子公司形式,每個公司都強調(diào)各自獨立的法人地位,在推行集中管理的過程中難免會遇到困難。在某些情況下,地區(qū)公司無法理解集團總部推行信息系統(tǒng)建設(shè)的作用,產(chǎn)生抵觸心理,從而忽視了財務(wù)管理信息系統(tǒng)的建設(shè)。

(2)部分管理者及財務(wù)人員認為實現(xiàn)財務(wù)管理信息化的目的只是為了減輕財務(wù)管理人員的工作量,提高勞動效率,提高信息輸出的速度,而沒有認識到財務(wù)管理信息化建設(shè)是提升企業(yè)整體管理水平的重要舉措,能夠為企業(yè)的分析決策提供快速準確的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。

2.財務(wù)人員的知識結(jié)構(gòu)無法達到信息化的要求

財務(wù)管理信息化是以網(wǎng)絡(luò)會計為基礎(chǔ)的,而網(wǎng)絡(luò)會計作為網(wǎng)絡(luò)與會計相結(jié)合的高科技產(chǎn)物,對相應(yīng)的財務(wù)管理人員的知識要求很高,不僅要求他們要具有較高的會計業(yè)務(wù)處理技能和管理能力,而且還要精通計算機網(wǎng)絡(luò)知識、計算機的基礎(chǔ)維護技能以及解決實際工作中存在的種種問題的能力。在系統(tǒng)實施的開始階段,除了參與開發(fā)設(shè)計的管理人員外,其他財務(wù)人員對信息系統(tǒng)的了解比較匱乏,能力無法達到信息化的要求。

為了財務(wù)信息系統(tǒng)的實施工作,需要加強財務(wù)人員的培訓(xùn),提高財務(wù)人員的整體素質(zhì)。企業(yè)要制定規(guī)范的培訓(xùn)流程和考核制度,使業(yè)務(wù)人員、財務(wù)人員熟悉系統(tǒng)功能,熟練掌握系統(tǒng)操作技能,嚴格遵守信息安全管理要求,保證系統(tǒng)運行順暢,發(fā)揮信息系統(tǒng)功能。

3.系統(tǒng)模塊的功能并未得到執(zhí)行

信息系統(tǒng)在開發(fā)設(shè)計的時候,往往是基于專業(yè)的財務(wù)管理理論而建立的,這是一個理想化的狀態(tài),實際操作上會存在許多不可控的人為或者客觀的因素,致使信息系統(tǒng)無法完全發(fā)揮應(yīng)有的效用。其中較為顯著的問題就是系統(tǒng)很多控制功能實際表現(xiàn)為事后的調(diào)整,而不是事前的控制。

這種事后調(diào)整的發(fā)生歸咎于多種原因:

(1)企業(yè)的財務(wù)信息系統(tǒng)實施后,缺乏配套的管理制度。信息系統(tǒng)包含著企業(yè)管理思路的創(chuàng)新,當(dāng)運用信息技術(shù)手段實現(xiàn)財務(wù)管理時,必須要從信息技術(shù)和企業(yè)管理相結(jié)合的角度來建立集中統(tǒng)一的財務(wù)管理體制,對原有得業(yè)務(wù)流程進行重組,對原有的管理模式進行改革,對現(xiàn)行的管理方式和財務(wù)制度進行規(guī)范、進行改革創(chuàng)新。

(2)企業(yè)的管理觀念沒有轉(zhuǎn)變,多級審批仍然以線下操作為主。盡管一些企業(yè)的財務(wù)信息系統(tǒng)已經(jīng)運行了很長時間,而且所使用的信息系統(tǒng)也有完善的審核審批功能,但是實際上的權(quán)力分配并不如系統(tǒng)所示,往往是最高層管理者擁有不可置否的決定權(quán),那么很多財務(wù)上的決策都是在線下走完流程,然后再搬到信息系統(tǒng)上,從形式上重走一遍流程。當(dāng)遇到信息系統(tǒng)的控制點制約的時候,只能是采取各種調(diào)整的手段來完成,那么這些控制點就顯得十分無力。

(3)缺乏與信息系統(tǒng)相關(guān)的考核辦法。因為財務(wù)信息系統(tǒng)一經(jīng)使用,將會囊括企業(yè)很多重要的信息,如果不約束個人對信息系統(tǒng)操作的權(quán)限,那么很容易造成欺詐或者盜取企業(yè)資源的行為。財務(wù)信息在使用不當(dāng)或者泄露到外界的情況下,將會對企業(yè)造成無法彌補的損失。所以,企業(yè)必須對財務(wù)人員在系統(tǒng)上的操作制定相應(yīng)的考核辦法,保證系統(tǒng)的功能被正確地使用,同時保證個人在系統(tǒng)中不具備跨越職能范圍的權(quán)限。

三、結(jié)語

信息化是我國企業(yè)財務(wù)管理必須堅持的發(fā)展方向,財務(wù)人員要為完善財務(wù)管理信息化貢獻力量。盡管目前在設(shè)計開發(fā)和實施執(zhí)行上都存在很多制約信息化發(fā)展的問題,但是只要財務(wù)人員能夠持續(xù)地提高自身的素質(zhì),從多方面學(xué)習(xí)財務(wù)管理和信息技術(shù)的知識,協(xié)助企業(yè)管理層制定符合企業(yè)信息化的規(guī)章制度,并貫徹落實,那么我國企業(yè)將能在信息化工作上達到一個更高的標(biāo)準。


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