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對信息化環(huán)境下企業(yè)財會工作職能轉(zhuǎn)變的思考

邁入經(jīng)濟一體化和信息全球化的21世紀,日益先進的計算機硬件技術(shù)、系統(tǒng)軟件和支持軟件技術(shù)、網(wǎng)絡通訊技術(shù)等,為現(xiàn)代企業(yè)搭建了巨大的信息網(wǎng)絡平臺。面對數(shù)字信息技術(shù)的沖擊,傳統(tǒng)財務管理模式已不能滿足企業(yè)管理的需求。筆者從信息化對企業(yè)財會工作的流程、手段、職能等方面所產(chǎn)生的影響入手,以財會工作職能內(nèi)涵分析為理論基礎,以信息技術(shù)運用為背景,介紹了中國石油四川銷售分公司(以下簡稱“四川公司”)全面信息化建設過程中逐步摸索、轉(zhuǎn)變財會工作職能的經(jīng)驗,分析了信息化背景下財會工作職能轉(zhuǎn)變的必要性、轉(zhuǎn)變方向以及職能轉(zhuǎn)變過程中需要重點關(guān)注的問題,闡述了全面構(gòu)建基于信息化的財務管理體系,實現(xiàn)財會工作職能重心轉(zhuǎn)變、財務管理者觀念轉(zhuǎn)變、財務工作者角色轉(zhuǎn)換,加強高素質(zhì)人才培養(yǎng),創(chuàng)新管理手段,完善績效評價,對公司發(fā)展具有積極的現(xiàn)實意義。

一、信息化對財會工作的影響

傳統(tǒng)的財會工作與現(xiàn)代化的信息技術(shù)在不斷碰撞、融合和發(fā)展的過程中,呈現(xiàn)出強大的生命力和蓬勃的發(fā)展態(tài)勢。信息技術(shù)為財會工作提供了新手段,賦予了新內(nèi)涵,也提出了新要求。

(一)信息化對財會工作環(huán)境的影響

1. 手段信息化

信息技術(shù)促使會計核算由傳統(tǒng)手工記賬方式轉(zhuǎn)變?yōu)闀嬓畔⒆詣犹幚恚诤喕瘯嫼怂懔鞒痰耐瑫r,提高了會計核算的準確性,為財會人員履行會計核算職能提供了新的平臺。

2. 記錄信息化

信息系統(tǒng)使企業(yè)的原始會計信息以編碼的形式存儲在數(shù)據(jù)庫服務器中,電子數(shù)據(jù)取代了堆積如山的紙質(zhì)資料,安全性和功能性大大提高。同時,信息系統(tǒng)具備分類匯總、查詢、輸出等功能,管理者可根據(jù)需求自由獲取信息,改變了過去被動接受財務部門提供固定格式報表的模式。

3. 交易流程信息化

信息系統(tǒng)將經(jīng)濟業(yè)務活動產(chǎn)生的物流、資金流和信息流統(tǒng)一整合在一起,改變了過去物流、資金流和信息流被財會人員和業(yè)務人員分別保存的局面。同時,信息系統(tǒng)將企業(yè)已經(jīng)規(guī)范的流程以軟件程序的方式固化下來,減少人為控制,使企業(yè)運行更加規(guī)范高效。

4. 決策信息化

信息系統(tǒng)匯集企業(yè)物流、資金流和信息流的原始信息,通過設定的模型和程序,產(chǎn)生相應的管理決策信息。該決策信息是實時的、動態(tài)的,隨著外部經(jīng)營環(huán)境和內(nèi)部經(jīng)營決策的變化而隨時更新。

(二)信息化對財會工作職能的影響

財會工作職能是財務在企業(yè)運行中所固有的功能,它包含會計核算和財務管理兩個方面。信息化環(huán)境下財會工作的會計核算和財務管理兩個基本職能并沒有發(fā)生改變,而是隨著信息建設的不斷深入,工作重心正在由以會計核算為重,向以財務管理為重進行轉(zhuǎn)變。

1. 從財務本質(zhì)看財會工作職能

在信息化環(huán)境下,企業(yè)財會工作已借助信息手段實現(xiàn)了會計核算的簡化,正在向參與決策,加強事前和事中控制的財務管理職能方向發(fā)展,并引申擴大為規(guī)劃未來財務活動、監(jiān)控財務活動過程、分析財務活動結(jié)果、協(xié)調(diào)財務關(guān)系等職能。

2. 從財務目標看財會工作職能

在信息化環(huán)境下,財務目標不再是單純地算好賬、做好表、管好錢,而是如何高效地獲取信息并組織企業(yè)的財務活動,處理好各種財務關(guān)系,充分發(fā)揮財務工作對企業(yè)經(jīng)營管理和決策的支持作用。

3. 從財務環(huán)境看財會工作職能

信息化已經(jīng)使企業(yè)生存的宏觀環(huán)境發(fā)生了巨大變化,“適者生存”定律促使企業(yè)必須調(diào)整微觀環(huán)境來適應。轉(zhuǎn)變財會工作職能以適應現(xiàn)實需要,正是企業(yè)調(diào)整微觀環(huán)境的有效手段。

二、信息化環(huán)境下轉(zhuǎn)變財會工作職能的必要性

信息化環(huán)境下轉(zhuǎn)變財會工作職能是企業(yè)現(xiàn)實的需要,是企業(yè)發(fā)展的大勢所趨。

(一) 轉(zhuǎn)變職能是企業(yè)實現(xiàn)戰(zhàn)略目標的要求

隨著信息產(chǎn)業(yè)持續(xù)發(fā)展和信息技術(shù)不斷創(chuàng)新,大力推進信息化已經(jīng)成為國際石油石化行業(yè)和石油企業(yè)調(diào)整優(yōu)化結(jié)構(gòu)、提高管理水平、提升核心競爭力的重要方式和途徑。國際大石油公司紛紛應用新一代信息技術(shù)全面提升企業(yè)管理水平,努力實現(xiàn)物流、資金流、信息流的高效配置和集成應用,以及經(jīng)營管理、生產(chǎn)運行、戰(zhàn)略決策的科學化、數(shù)字化和智能化。信息技術(shù)作為轉(zhuǎn)變企業(yè)發(fā)展方式的重要驅(qū)動力,作為實施企業(yè)戰(zhàn)略的重要保證措施,已經(jīng)被越來越多的石油企業(yè)所重視。

(二)轉(zhuǎn)變職能是企業(yè)發(fā)展的客觀要求

四川公司內(nèi)外部經(jīng)營環(huán)境復雜多變,公司規(guī)模和業(yè)務快速發(fā)展,公司管理模式正在發(fā)生變化,對財務的市場分析、預測、反饋能力,對促進公司生產(chǎn)運行的優(yōu)化作用,以及對公司決策的支撐作用要求越來越高,客觀上需要財會工作職能適應公司發(fā)展的要求進行不斷調(diào)整、健全和拓展。在內(nèi)外部壓力下,無論是從解決當前問題,還是從長遠發(fā)展來看,財務部門轉(zhuǎn)變職能迫在眉睫。

(三)轉(zhuǎn)變職能是企業(yè)實現(xiàn)精細化管理的要求

精細化管理工作是四川公司全面工作的目標化、措施化,需要全員參與、全過程控制的一項基礎管理工作。需要財務部門利用信息系統(tǒng)實現(xiàn)會計核算自動化,減少會計核算人員配備,加大財務管理的人力和資源投入,更好地發(fā)揮財務部門的決策支持作用。

(四)轉(zhuǎn)變職能是企業(yè)投資回報的要求

四川公司把信息化建設作為公司長遠發(fā)展的基礎性工程來抓,投入了大量的人力和財力進行軟硬件設備配置、人員培訓、前期上線試點等一系列工作。公司的大量投入需要通過后期將信息系統(tǒng)轉(zhuǎn)變?yōu)樘岣吖竟芾韯?chuàng)效能力的有效手段,提高勞動效率,增加勞動創(chuàng)造價值來獲取回報。

(五)轉(zhuǎn)變職能是基層員工職業(yè)發(fā)展的訴求

基層財會人員長期以來在一些技術(shù)含量低、經(jīng)濟價值低的工作上耗費了大量時間和精力。信息技術(shù)的廣泛運用引導財務人員由核算職能轉(zhuǎn)向管理職能,為基層財會人員的職業(yè)拓展帶來了新機遇。

三、信息化環(huán)境下財會工作職能重心轉(zhuǎn)變的方向

傳統(tǒng)的財會工作重心放在會計核算上,財務與會計職能不分,責任不明,造成財會工作只重事后的核算和反映,忽視最關(guān)鍵的事前預測、事中控制、決策等職能的發(fā)揮。信息化環(huán)境下財會工作職能重心轉(zhuǎn)變的方向是:規(guī)范簡化業(yè)務流程,充分運用信息系統(tǒng)提高會計工作效率和質(zhì)量,從而減少會計核算人員配備,增加財務管理人員設置和資源投入,強化資金、資產(chǎn)、成本、費用、預算、分析、投資、風險管理等職能,提高財務部門對公司經(jīng)營決策的支持度。

(一)會計核算是基礎

做好信息化條件下的會計核算工作,是實現(xiàn)財會工作職能重心轉(zhuǎn)變的前提條件。

信息化環(huán)境下的會計核算不再是“一把算盤一支筆”,而是既要符合企業(yè)會計準則要求,又講究“成本、效率、效益”原則,并且為公司發(fā)展提供有用信息,為企業(yè)決策提供支持與服務的新型職能。

1. 建立起一體化的信息系統(tǒng),發(fā)揮信息系統(tǒng)的整體優(yōu)勢

隨著財務和業(yè)務部門之間的界限逐漸模糊,財務信息與業(yè)務信息不再嚴格區(qū)分,而是體現(xiàn)在對同一經(jīng)濟業(yè)務在同一信息平臺上的著重點不同。財務與業(yè)務部門不再是孤立地封閉運行,而是雙向交流、相互交叉。企業(yè)要建立起財務與業(yè)務一體化的信息系統(tǒng),實現(xiàn)財務、業(yè)務信息共享,消除“信息孤島”,發(fā)揮信息系統(tǒng)的整體優(yōu)勢。

2. 簡化并優(yōu)化業(yè)務流程,提高會計核算工作效率

信息系統(tǒng)的全面運用為會計核算人員提供了先進、高效的工作平臺。理順會計核算業(yè)務流程,減少從原始信息取得到產(chǎn)生會計報告的中間環(huán)節(jié),進而降低會計核算的繁瑣程度。利用信息系統(tǒng)的模板化功能,實現(xiàn)憑證摘要、會計科目、輔助核算、會計報表的標準化和自動化,提高核算人員的工作效率和工作質(zhì)量。

3. 確保信息系統(tǒng)安全、穩(wěn)定、低成本運行,提高信息系統(tǒng)對會計核算工作的支持力度

企業(yè)管理者對信息系統(tǒng)的依賴程度越來越高,系統(tǒng)運行的安全性和穩(wěn)定性直接影響到公司業(yè)務的正常開展。在互聯(lián)網(wǎng)/局域網(wǎng)結(jié)構(gòu)的信息系統(tǒng)中,由于系統(tǒng)本身分布式、開放性、遠程實時處理的特點,系統(tǒng)一旦出現(xiàn)故障,影響面廣,給企業(yè)帶來經(jīng)濟損失。因此,企業(yè)必須根據(jù)網(wǎng)絡環(huán)境下的信息系統(tǒng)的特點,提高軟硬件維護和管理,加強安全措施,制定突發(fā)事件應急處理預案,確保信息系統(tǒng)安全、穩(wěn)定地運行。

(二)財務管理是重心

加強信息化條件下的財務管理工作,是轉(zhuǎn)變財會工作職能的關(guān)鍵所在。

信息系統(tǒng)一方面解決了傳統(tǒng)手工核算效率低、質(zhì)量不高的問題,幫助核算人員擺脫了繁瑣的手工勞動,提高了工作效率。另一方面,為財務預算、財務分析等管理工作提供了精確全面的信息,為財務管理職能的發(fā)揮構(gòu)建了平臺,提升了會計信息價值,使財務管理工作的重要性日益彰顯。

1. 以價值管理為統(tǒng)領,發(fā)揮財務部門決策支持、價值創(chuàng)造、風險管控、統(tǒng)籌協(xié)調(diào)和協(xié)調(diào)服務的職能

(1)完善財務管理制度與流程建設,實現(xiàn)統(tǒng)一規(guī)范操作,為強化財務管理打好基礎。企業(yè)應當積極推進業(yè)務流程管理體系建設,建立全鏈條業(yè)務流程框架體系,強化業(yè)務流程規(guī)范的有效實施。(2)健全和完善預算管理機制,開展成本費用精細化管理,強化成本費用控制。財務預算目標對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營、資源配置具有基礎導向作用,在新形勢下,特別是信息化背景下要進一步鞏固和強化。企業(yè)要健全和完善全面預算管理機制,深化滾動預算管理,提升預算激勵約束效果。財務部門要以支持生產(chǎn)生活為出發(fā)點,建立起“有保有壓(即保人工成本、保日常費用開支,大力壓縮非生產(chǎn)性支出),順序安排(即根據(jù)重要性原則,按照輕重緩急的順序安排費用)”的成本費用管理思路,強化成本費用管理的權(quán)、責、利關(guān)系,確保成本費用使用高效合理、規(guī)范受控。(3)強化資金過程管理,提高資金風險監(jiān)管水平,實現(xiàn)資金全面集中、集約高效運作。企業(yè)要樹立效益型資金管理理念,以提升資金全過程風險防控力為重心,深化資金集中管控,統(tǒng)籌平衡各種需求,合理預測頭寸余缺,準確把握用資節(jié)奏,有效保障生產(chǎn)資金需求。(4)大力推行資產(chǎn)全過程綜合性管理,建立健全資產(chǎn)全生命周期績效評價體系,提高資產(chǎn)創(chuàng)效能力。企業(yè)要依托信息系統(tǒng),理順資產(chǎn)價值管理和實物管理各環(huán)節(jié)的管控職責,堅持資產(chǎn)價值管理與實物管理、專業(yè)技術(shù)管理、生產(chǎn)經(jīng)營管理相結(jié)合,推進資產(chǎn)全生命周期管理模式,建立健全資產(chǎn)全生命周期績效評價體系,優(yōu)化資產(chǎn)結(jié)構(gòu),夯實資產(chǎn)運營質(zhì)量,提高資產(chǎn)利用效率和投資回報。(5)做好精細化財務分析工作,提升財務決策支持作用。財務分析和預測是財務管理的重要內(nèi)容,也是企業(yè)財務管理永恒的話題。企業(yè)要著力于搭建基于信息系統(tǒng)的動態(tài)的分析評價模型,形成事前預算、事中控制、事后評價的全過程信息化,實現(xiàn)評價指標設計科學、動因分析觀點鮮明、評價結(jié)果指導有效。(6)著力開展財務價值管理,做好全過程經(jīng)濟效益評價。價值管理貫穿并體現(xiàn)于財務會計工作的各個環(huán)節(jié)中:通過信息化手段提高會計核算工作質(zhì)量和效率,將工作重心轉(zhuǎn)移到財務管理上,從而提高企業(yè)整體財務管理工作水平;通過合理安排資金使用,減少資金沉淀,提高資金運行效率;通過資產(chǎn)合理配置和使用,延長資產(chǎn)壽命,降低維護和修理費用,提高資產(chǎn)運行效率;通過全面深入分析和預測,找準企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的薄弱環(huán)節(jié),提高企業(yè)決策水平,等等。

2. 財務部門要著力加強財務風險控制和風險管理,將風險管控融入到日常的財務管理工作之中

財務風險始終貫穿在整個企業(yè)財務活動中。由于各種不確定性導致企業(yè)隨時有可能遭受損失,如何把風險管控融入到日常財務管理工作中,成為財務部門應當重點思考的問題。一方面,財務部門對涉及企業(yè)資源流出的資金、資產(chǎn)、投資、成本費用等工作,要結(jié)合業(yè)務流程和風險點,通過明確崗位職責和崗位權(quán)限,將可能會導致企業(yè)遭受損失的業(yè)務關(guān)鍵點牢牢控制住。對日常成本費用開支的合理性,資產(chǎn)處置的合法性,投資支出的合規(guī)性,資金支付的真實性等,嚴格按企業(yè)內(nèi)部控制制度的要求和業(yè)務流程的步驟操作,避免執(zhí)行過程出現(xiàn)偏差,進而給企業(yè)帶來風險。另一方面,財務部門在行使財務風險管理職能的過程中,不能一味地追求低風險甚至零風險,而應該本著成本效益原則,把財務風險控制在一個合理的、可接受的范圍之內(nèi)。與此同時,財務部門要運用信息化手段建立財務風險預警模型,通過對經(jīng)營杠桿系數(shù)、財務杠桿系數(shù)和復合杠桿系數(shù)等預警指標進行計算、分析,識別出可能出現(xiàn)的經(jīng)營風險、財務風險和投資風險等,恰當?shù)卦u估風險發(fā)生的概率、風險強度、風險分布、可能造成的損失。此外,企業(yè)還要積極構(gòu)建風險防范和風險控制方案,健全內(nèi)控監(jiān)督機制,強化內(nèi)控測試和體系評價制度,健全內(nèi)控執(zhí)行約束激勵機制,達到以最低的成本來保障最大收益的目的,增強企業(yè)自身的環(huán)境適應能力、應變能力和抗風險能力。

四、轉(zhuǎn)變財會工作職能過程中需要關(guān)注的問題

信息化環(huán)境下轉(zhuǎn)變財會工作職能不可能一蹴而就,需要企業(yè)在實踐中不斷摸索,總結(jié)經(jīng)驗,找準財務管理與企業(yè)經(jīng)營的切入點,充分發(fā)揮財務部門“信息中樞”和“價值中樞”的作用。

(一)觀念轉(zhuǎn)變

財務管理者作為財務團隊的領路人,首先要從根本上轉(zhuǎn)變觀念,要樹立信息化觀念和市場競爭觀念,要清晰地認識到信息技術(shù)是支撐企業(yè)發(fā)展的重要手段,要在思想上認同信息化,認可它、接受它、并且發(fā)展它,有前瞻性地組織開展相關(guān)工作,不斷提高公司信息化程度。

(二)角色轉(zhuǎn)換

四川公司在實踐中深刻體會到,在信息化環(huán)境下,財務部門要逐漸成為業(yè)務合作伙伴并不斷融入到經(jīng)營業(yè)務中去,為其提供信息支撐。這種新角色最顯著的特征是為業(yè)務部門的戰(zhàn)略和決策制定提供相關(guān)信息支撐。財務與業(yè)務部門之間要建立一種有效的溝通方式和跨部門的合作機制,使財務和業(yè)務人員能夠積極有效地跨部門協(xié)作,最終創(chuàng)造更大的效益。

(三)系統(tǒng)支持

網(wǎng)絡系統(tǒng)的天然屬性決定了很難避免非法訪問、黑客攻擊和計算機病毒的侵擾。因此信息系統(tǒng)為企業(yè)經(jīng)營管理提供全方位服務的前提是必須保證系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性。通過建立安全風險防范機制,對信息系統(tǒng)服務器、數(shù)據(jù)庫的存放地點必須符合國家規(guī)定的安全標準,抗人為因素和抗自然災害等安全設備和安全措施必須齊全。同時,結(jié)合防火墻設置、身份認證、權(quán)限設定、數(shù)據(jù)備份等方式,將信息系統(tǒng)的安全風險降到最低。

(四)人員培訓

信息技術(shù)的充分運用促使財務工作職能重心從會計核算逐步轉(zhuǎn)移到財務管理上。今后,四川公司財會隊伍至少要將80%的人力資源集中在價值創(chuàng)造和提高競爭力上。對此,需要有組織、有步驟、有針對性地對財會人員的知識結(jié)構(gòu)進行調(diào)整,加強對綜合性、高增值的財務管理工作的培訓,滿足財務職能轉(zhuǎn)變后對復合型管理人才的需求。

(五)手段創(chuàng)新

四川公司全面推行信息建設,為財務管理人員提供了施展個性的平臺,下一步需要財務人員充分發(fā)揮主觀能動性,以信息系統(tǒng)為工具,不斷創(chuàng)新管理手段,創(chuàng)造性地開展工作。四川公司在實踐中不斷摸索,建立起數(shù)據(jù)共享平臺,解決了各個信息系統(tǒng)功能重疊、數(shù)據(jù)相互孤立的問題,實現(xiàn)數(shù)據(jù)一次采集,多環(huán)節(jié)共享。數(shù)據(jù)平臺的建立為信息化建設創(chuàng)新管理手段提供了一種思路,引導財務人員在實踐中不斷地進行創(chuàng)新。

(六)績效評價

傳統(tǒng)的財務業(yè)績評價指標因為過于“財務化”,因而不能與企業(yè)整體業(yè)務活動密切結(jié)合起來。所以僅以財務業(yè)績指標來評價企業(yè)績效是不全面的,也是不符合經(jīng)濟發(fā)展要求的,應當加入非財務的質(zhì)量指標評價來彌補財務指標的不足。四川公司積極探索新形勢下的預算激勵機制,力求完善以EVA為核心的考核體系,從管理層和員工兩個層面來評價績效和實施激勵,努力建立科學合理的績效評價體系。

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