房地產(chǎn)交易檔案是房地產(chǎn)管理的重要組成部分，是房地產(chǎn)權(quán)屬管理的前提和基礎(chǔ)。隨著房地產(chǎn)市場的不斷發(fā)展和完善，房地產(chǎn)交易已成為房地產(chǎn)管理的重心，對于預測房地產(chǎn)市場的走向、制定房地產(chǎn)調(diào)控政策、規(guī)范房地產(chǎn)權(quán)屬管理、建立統(tǒng)一有序健康的房地產(chǎn)市場體系等方面，都有著十分重要的作用和影響。如何充分發(fā)揮房地產(chǎn)交易檔案的多重功能、提升其社會化服務(wù)水平，是當前房地產(chǎn)交易檔案管理工作中的一個重要課題。筆者結(jié)合多年的工作實踐，談些看法和意見。
一、對房地產(chǎn)交易檔案多重功能的定位
房地產(chǎn)交易檔案與其它類別的檔案一樣，具有著檔案的基本功能：
1.保管作用。通過收集、整理、歸類、裝訂，把分散、零亂的各種資料，集中統(tǒng)一管理，具有一定的保密性。
2.鑒證作用。通過查閱、復制檔案，可以對某一事件、某一物品的有關(guān)情況，提供其真實存在或歸屬的證明。
3.編研作用。通過對檔案所反映的內(nèi)容進行分類整理、分析研究，形成對曾經(jīng)發(fā)生過的事情的正確認識，對以后類似事情有引導、規(guī)范特別是借鑒作用。
同樣，任何類別的檔案，由于其自身內(nèi)容和性質(zhì)的不同，也必然會在基本功能的基礎(chǔ)上有延伸，形成自身獨特的功能。就房地產(chǎn)交易檔案而言，其功能也是多重的。主要表現(xiàn)為以下幾個方面：
1.對房地產(chǎn)權(quán)利人交易行為的保護功能。房地產(chǎn)交易是依法依規(guī)、按權(quán)利人的真實意愿進行的，其交易行為受法律保護，交易完成后各種資料統(tǒng)一歸檔保管，既使權(quán)利人的交易資料得到安全管理，又為權(quán)利人提供一定程度的保密服務(wù)，是國家和政府主管部門對權(quán)利人合法權(quán)益的有效保護。
2.對房地產(chǎn)權(quán)利人合法權(quán)益的鑒證功能。當權(quán)利人的房地產(chǎn)權(quán)屬受到他人的質(zhì)疑、侵害或形成糾紛時，房地產(chǎn)交易檔案可提供具有法律效力的原始憑據(jù)；當權(quán)利人的房地產(chǎn)用于質(zhì)抵、擔保、融資或是轉(zhuǎn)讓時，房地產(chǎn)交易檔案可提供合法的權(quán)益證明。同時，也可以為司法、紀檢監(jiān)察機關(guān)辦案提供有力的佐證。
3.對房地產(chǎn)交易雙方乃至更大范圍提供的服務(wù)功能。在房地產(chǎn)交易之前，交易雙方可先行對擬交易的房地產(chǎn)的有關(guān)政策和權(quán)屬情況進行了解、查詢或復制有關(guān)資料，為順利實現(xiàn)交易奠定良好基礎(chǔ)。同時，應(yīng)在保護權(quán)利人隱私的前提下，通過一定的信息發(fā)布平臺，為更大范圍的人群提供房地產(chǎn)交易檔案公開查詢的服務(wù)。
4.對房地產(chǎn)交易市場動態(tài)的監(jiān)測功能。房地產(chǎn)交易量大小，反映了市場的活躍程度。某一類房地產(chǎn)（如集資房、二手房等）交易的突顯或低迷，反映了某一類房地產(chǎn)在政策調(diào)控下的現(xiàn)實狀態(tài)；房地產(chǎn)抵押量的多少，則反映了金融政策的變化。通過對房地產(chǎn)交易檔案作統(tǒng)計分析，可以對市場運行作調(diào)整，對于制定房地產(chǎn)發(fā)展宏觀政策和規(guī)范房地產(chǎn)市場有著重要的決策參考作用。
二、目前房地產(chǎn)交易檔案利用中的主要癥結(jié)
隨著房地產(chǎn)交易檔案管理的不斷規(guī)范，檔案利用也有了一定的基礎(chǔ)。但是，就房地產(chǎn)交易檔案的功能發(fā)揮，特別是社會化服務(wù)水平而言，還存在著不少問題和很大差距。主要表現(xiàn)為：
1.缺乏統(tǒng)一的檔案利用規(guī)范要求。盡管住建部門實行了房地產(chǎn)檔案管理規(guī)范化考核，但仍然偏重于管理，突顯的是“保管作用”和“保護功能”，對檔案的利用則缺乏剛性要求。比如，既講公開查詢又講要保密，但沒有具體明確的類別和范圍；具體到一宗交易行為，哪些應(yīng)保密、哪些可當事雙方查詢、哪些可供公開查詢、哪些可供司法機關(guān)人員和紀檢監(jiān)察部門查詢或復制，沒有具體的規(guī)定；再者，查詢、復制的無償提供與有償服務(wù)如何區(qū)分界限，也沒有統(tǒng)一的規(guī)定。
2.缺乏對房地產(chǎn)市場的動態(tài)監(jiān)測。房地產(chǎn)市場的運行是否良好，直接反映在交易檔案上。但從目前房地產(chǎn)市場的監(jiān)測內(nèi)容和方式看，主要是看商品房銷售價格，很少有人從房地產(chǎn)交易檔案方面作分析；調(diào)控房地產(chǎn)政策更多的是依賴于行政措施，從交易市場反映的內(nèi)在規(guī)律作分析不夠深入。事實上，也沒有賦予檔案管理人員進行統(tǒng)計分析的職能，更不用說建立動態(tài)監(jiān)測機制和信息發(fā)布平臺。
3.缺乏提供社會化服務(wù)的平臺。服務(wù)是雙向的，你能提供哪些服務(wù)、我需要你提供哪些服務(wù)，有了交流互通的平臺，服務(wù)才能有針對性、有實際作用?，F(xiàn)在房地產(chǎn)交易檔案服務(wù)的社會化程度很低，主要就是交易雙方辦手續(xù)時查閱、復制有關(guān)資料，出于保密考慮其他人不能查詢，提供的信息量很少，沒有能與房屋買賣、租賃等中介服務(wù)融合形成一個大的平臺。
4.缺乏與土地交易檔案的有效整合?，F(xiàn)行管理體制下，在一些較大城市和土地房屋統(tǒng)一管理的地方，房地產(chǎn)交易是整體進行的，但在中小城市，房產(chǎn)與土地整體交易嚴重受阻，房產(chǎn)交易與土地交易是由不同的管理部門負責的，各自按本身的交易程序進行，形成各自的交易檔案，把本不應(yīng)分割的一宗房地產(chǎn)人為分割，各自所管理的交易檔案都不能反映出該宗房地產(chǎn)的全部交易內(nèi)容，更談不上發(fā)揮交易檔案的功能和作用。
三、提升房地產(chǎn)交易檔案社會化服務(wù)水平的現(xiàn)實途徑
著眼于房地產(chǎn)交易檔案的功能定位，分析目前房地產(chǎn)交易檔案管理和利用中的癥結(jié)，得出的結(jié)論是：必須充分發(fā)揮房地產(chǎn)交易檔案的多重功能，從而提升其社會化服務(wù)水平。筆者認為，目前應(yīng)選擇和積極探索的途徑主要有以下幾個方面：
1.應(yīng)盡快制定實施統(tǒng)一的房地產(chǎn)交易檔案利用規(guī)范。堅持“管用并重、服務(wù)社會”的方針和“保護中利用、利用中提升”的指導思想，由省級以上制定并實施房地產(chǎn)交易檔案利用規(guī)范。應(yīng)把握的原則：一是安全保密的原則。利用檔案必須在保護權(quán)利人隱私的前提下進行，不得泄露權(quán)利人個人信息。二是分類界定的原則。應(yīng)在規(guī)范中明確哪些檔案、哪些內(nèi)容可逐級公開，哪些數(shù)據(jù)應(yīng)定期向社會公布，哪些檔案的查詢或復制是有償服務(wù)。三是權(quán)責法定的原則。應(yīng)當明確對于權(quán)利人或交易雙方而言，涉及本人房地產(chǎn)權(quán)屬的內(nèi)容，可以隨時或多次有償或無償查閱，對于司法機關(guān)、紀檢監(jiān)察部門可憑有效證明調(diào)閱檔案；對于其他人憑有效證件可查閱無特定權(quán)利人的檔案。目的就是，讓查閱檔案成為查閱人的一種法定權(quán)利，提供檔案成為檔案管理部門的一種法定義務(wù)。四是方便快捷的原則。設(shè)定的檔案查閱或復制等利用程序，應(yīng)便民利民、高效快捷，提高檔案利用效益。
2.應(yīng)抓緊建立完善統(tǒng)一的房地產(chǎn)交易動態(tài)監(jiān)測和信息發(fā)布平臺。立足于建立安全、全面、準確、及時、開放的房地產(chǎn)交易檔案信息管理系統(tǒng)，寓保護、鑒證、監(jiān)測、服務(wù)功能于一體，面向社會提供更全面、更及時的服務(wù)。具體來說：一是對房地產(chǎn)交易檔案進行全息掃描。在交易申請受理時，即把申請人提供的各種資料進行掃描，辦理中形成的審核資料和辦理后提交的成果資料同步掃描，在紙質(zhì)檔案形成的同時，完成電子檔案的建立。二是建立房地產(chǎn)交易檔案電子信息庫。對交易檔案進行分類歸檔、電子編目，并吸納房地產(chǎn)權(quán)屬調(diào)查測量圖形成果，實現(xiàn)坐標定位、圖庫一致。三是實現(xiàn)房地產(chǎn)交易檔案公開查詢。根據(jù)房地產(chǎn)交易檔案利用規(guī)范的有關(guān)程序和要求，查閱人通過登陸系統(tǒng)網(wǎng)站查閱有關(guān)資料，屬有償服務(wù)的付費后可下載。四是實行房地產(chǎn)交易信息定期發(fā)布制度。對逐日交易情況進行發(fā)布，對每月、每季、每年交易情況進行分析，定期發(fā)布分析報告。同時，可對某一類房地產(chǎn)交易進行專題分析，為交易雙方以及房地產(chǎn)主管部門提供決策參考依據(jù)。
3.應(yīng)逐步建立和推行統(tǒng)一的房產(chǎn)與土地交易協(xié)調(diào)機制。從目前房地產(chǎn)管理體制的現(xiàn)狀出發(fā)，因地制宜，逐步推進。比較穩(wěn)妥的辦法有：一是強化前置要件審查。嚴格按房地產(chǎn)管理法的要求，規(guī)范房產(chǎn)和土地登記程序，堅決制止和懲處不依法定程序登記發(fā)證行為，杜絕房產(chǎn)部門不管土地是否登記、土地部門不管房產(chǎn)是否登記現(xiàn)象，該哪個部門先登記的，后登記的部門必須作為強制性要件，否則不得登記。二是試點實行房產(chǎn)與土地登記聯(lián)合會審辦法。由同級政府行文明確，由先受理申請的部門作為牽頭單位，另一部門作為協(xié)辦單位，共同參與審核、共同勘測繪圖、共同報請同級政府審批、同時頒發(fā)兩證。這樣既方便了辦事群眾，也各自保管了完整的房地產(chǎn)檔案。三是逐步實現(xiàn)房產(chǎn)交易與土地交易的聯(lián)網(wǎng)。在同級政府的統(tǒng)籌下，按照“數(shù)據(jù)共享、平臺共建”的原則，實現(xiàn)房產(chǎn)交易與土地交易的網(wǎng)上同步運行，進而構(gòu)建一站式的房地產(chǎn)交易網(wǎng)。
4.應(yīng)加強對房地產(chǎn)交易檔案的編研工作。檔案編研的目的，是為了在更廣范圍內(nèi)利用檔案，使受閱者更全面地了解我國房地產(chǎn)交易的有關(guān)政策，交易市場運行情況，是一種更廣泛的宣傳和服務(wù)。通過編研成果的發(fā)行或發(fā)布，增進全社會對房地產(chǎn)交易的了解，接受社會各界的監(jiān)督，促進房地產(chǎn)交易檔案的運用，從而提升房地產(chǎn)交易檔案的社會化服務(wù)水平。
