隨著高職院校教育資源整合力度的不斷加大，一院多區(qū)的財(cái)務(wù)核算工作量迅速提升。會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的應(yīng)用，替代傳統(tǒng)手工記賬，極大地提高了會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理的及時(shí)性和準(zhǔn)確性，為加強(qiáng)會(huì)計(jì)的全面核算和監(jiān)督創(chuàng)造了有利條件，讓會(huì)計(jì)人員有更多的精力加強(qiáng)學(xué)院財(cái)務(wù)管理。但是在會(huì)計(jì)電算化建設(shè)中還存在著相應(yīng)的內(nèi)部控制措施不完善，會(huì)計(jì)電算化檔案保存不當(dāng)?shù)葼顩r。因而建立、健全適應(yīng)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制制度，進(jìn)一步完善會(huì)計(jì)檔案管理，是當(dāng)前會(huì)計(jì)電算化建設(shè)過(guò)程中不可忽視的重要工作。
一、會(huì)計(jì)電算化建設(shè)中存在的問(wèn)題
(一)會(huì)計(jì)核算流程和會(huì)計(jì)崗位設(shè)置尚未科學(xué)完善
傳統(tǒng)手工記賬方式下，憑證的填制、傳遞、保存等各個(gè)環(huán)節(jié)都要經(jīng)過(guò)具有相應(yīng)權(quán)限人員的審核和簽章，會(huì)計(jì)賬簿由會(huì)計(jì)人員逐筆登錄，會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理客觀實(shí)在。會(huì)計(jì)電算化方式下，憑證及會(huì)計(jì)科目的運(yùn)用由出納人員在憑證填制過(guò)程一次性錄入，會(huì)計(jì)人員在復(fù)核和記賬后系統(tǒng)自動(dòng)記賬，記賬憑證打印出來(lái)后由會(huì)計(jì)人員直接裝訂成冊(cè)。這就與《規(guī)范》中關(guān)于“打印出的機(jī)制記帳憑證要加蓋制單人員、審核人員、記帳人員及會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)主管人員印章或者簽字”相違背。
傳統(tǒng)手工記賬方式下，財(cái)務(wù)崗位設(shè)置最少應(yīng)有出納、會(huì)計(jì)兩個(gè)崗位，像資產(chǎn)管理、收入核算等崗位等可由會(huì)計(jì)兼任。實(shí)行會(huì)計(jì)電算化后，軟件的安裝、日常維護(hù)及數(shù)據(jù)庫(kù)的管理等構(gòu)成了電算化核算模式下的一項(xiàng)重要內(nèi)容。但當(dāng)前部分高職院校中懂財(cái)務(wù)知識(shí)又熟知計(jì)算機(jī)的財(cái)務(wù)人員比較少，有的學(xué)院由出納員兼任系統(tǒng)管理員，有的未設(shè)此崗位，或委托其他院系人員維護(hù)，這對(duì)財(cái)務(wù)信息的安全造成了相當(dāng)大的壓力。
(二)內(nèi)部管理制度尚未建全
據(jù)調(diào)查當(dāng)?shù)匚逅呗氃盒５臅?huì)計(jì)電算化內(nèi)部管理制度建設(shè)情況，發(fā)現(xiàn)其中相當(dāng)一部分院校沒(méi)有《規(guī)范》中要求的管理制度。有些院校甚至憑證錄入人員、審核人員、記賬人員的用戶(hù)名和密碼都由一個(gè)人管理，或者審核記賬環(huán)節(jié)全由憑證錄入人員用其用戶(hù)名和密碼登陸系統(tǒng)后代為審核、記賬，這就失去了會(huì)計(jì)相互約束和監(jiān)督的職能，勢(shì)必造成違規(guī)事件發(fā)生。
(三)會(huì)計(jì)電算化檔案管理存在漏洞
1、電算化會(huì)計(jì)檔案管理制度尚不完善
在實(shí)施會(huì)計(jì)電算化后，許多院校未根據(jù)財(cái)務(wù)核算模式的變化及時(shí)制定或修訂相關(guān)的電算化會(huì)計(jì)檔案制度。電算化會(huì)計(jì)檔案的制作、傳遞、查閱、保存等仍沿用以前手工記賬時(shí)的制度。
2、檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)不全面
檔案管理人員的計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力不高，制約著電算化會(huì)計(jì)檔案管理工作的順利發(fā)展。部分會(huì)計(jì)人員重紙質(zhì)檔案，輕電子檔案。部分院校只將打印出的紙質(zhì)檔案予以存檔，沒(méi)有將會(huì)計(jì)電算化的數(shù)據(jù)資料做二次異體存儲(chǔ)，一旦所用的計(jì)算機(jī)或服務(wù)器出現(xiàn)病毒或操作不當(dāng)，將對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)造成不可逆轉(zhuǎn)的破壞。
3、電算化會(huì)計(jì)檔案載體存在問(wèn)題
電算化條件下,會(huì)計(jì)檔案載體本身發(fā)生了巨大變化,它除了包括打印輸出的記賬憑證等紙制檔案外,還包括財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)庫(kù)及相關(guān)文檔資料。由于會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)被記錄在硬盤(pán)等存儲(chǔ)介質(zhì)上,在技術(shù)上對(duì)電子數(shù)據(jù)非法修改可做到不留痕跡,這種通過(guò)技術(shù)手段實(shí)施的信息篡改、修改等違法行為具有很強(qiáng)的隱蔽性,發(fā)現(xiàn)難度非常大。
二、會(huì)計(jì)電算化建設(shè)的相關(guān)對(duì)策
(一)提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，穩(wěn)步推進(jìn)會(huì)計(jì)電算化建設(shè)
1、不斷提高會(huì)計(jì)人員會(huì)計(jì)電算化操作水平
不斷加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，及時(shí)進(jìn)行知識(shí)更新，以勝任實(shí)際工作的需要。可組織本單位會(huì)計(jì)人員分期分批進(jìn)行會(huì)計(jì)電算化知識(shí)培訓(xùn)，逐步使多數(shù)會(huì)計(jì)人員掌握會(huì)計(jì)軟件的基本操作技能；具備條件的單位，使一部分會(huì)計(jì)人員能夠負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)軟件的維護(hù)，并培養(yǎng)部分會(huì)計(jì)人員逐步掌握會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)分析和系統(tǒng)設(shè)計(jì)工作。
2、循序漸進(jìn)、逐步提高會(huì)計(jì)電算化應(yīng)用水平
根據(jù)《規(guī)范》要求，各單位開(kāi)展會(huì)計(jì)電算化工作，可根據(jù)具體情況，循序漸進(jìn)。例如：可先實(shí)現(xiàn)帳務(wù)處理、報(bào)表編制、往來(lái)帳款核算、工資核算等工作電算化，然后實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)核算等工作電算化，再進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)分析和財(cái)務(wù)管理工作電算化；在技術(shù)上，可先采用微機(jī)單機(jī)運(yùn)行，然后逐步實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化。也可根據(jù)單位實(shí)際情況，先實(shí)現(xiàn)工作量大、重復(fù)勞動(dòng)多、見(jiàn)效快項(xiàng)目的電算化，然后逐步向其它項(xiàng)目發(fā)展。
(二)進(jìn)一步優(yōu)化會(huì)計(jì)核算流程，完善會(huì)計(jì)崗位設(shè)置
嚴(yán)格按照《規(guī)范》要求，科學(xué)合理的設(shè)置會(huì)計(jì)崗位。在賬務(wù)核算過(guò)程通常可設(shè)出納、會(huì)計(jì)、系統(tǒng)管理員三個(gè)基本崗位，收入、票據(jù)、固定資產(chǎn)管理等崗位可根據(jù)會(huì)計(jì)相互牽制原則由上述人員兼任。系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)電算化的初始、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)及軟件系統(tǒng)日常維護(hù)工作；出納員負(fù)責(zé)憑證的錄入、打印，現(xiàn)金及銀行日記賬的打印及日常保管工作；會(huì)計(jì)人員除由本人在財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)中審核和記賬并初步核實(shí)科目和金額的正確性外，還應(yīng)將出納員傳遞的記賬憑證再次逐一審核，發(fā)現(xiàn)科目及內(nèi)容錯(cuò)誤要及時(shí)取消復(fù)核和記賬，讓出納員予以修正。
(三)完善與會(huì)計(jì)電算化核算方式相配套的內(nèi)部控制制度
1、制訂單位自己的《會(huì)計(jì)電算化工作實(shí)施細(xì)則》
細(xì)則中應(yīng)對(duì)會(huì)計(jì)電算化核算方式下的崗位設(shè)置、內(nèi)部審計(jì)、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)庫(kù)的維護(hù)、計(jì)算機(jī)硬件等使用要求等做出詳細(xì)規(guī)定，并根據(jù)當(dāng)?shù)刎?cái)政部門(mén)的要求和國(guó)家政策的變化不斷修訂，讓財(cái)務(wù)人員在任何時(shí)期都能做到有規(guī)可依。
2、制定會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部審計(jì)制度
內(nèi)部審計(jì)是學(xué)院內(nèi)部會(huì)計(jì)監(jiān)督機(jī)制的主要方式，制定電算化內(nèi)部審計(jì)操作規(guī)范，審查電算化會(huì)計(jì)帳務(wù)處理是否正確；審查電子數(shù)據(jù)與書(shū)面資料的一致性，對(duì)不妥或錯(cuò)誤的的賬務(wù)處理應(yīng)及時(shí)調(diào)整并分析原因；監(jiān)督數(shù)據(jù)保存方式的安全、合法，防止發(fā)生非法修改電子數(shù)據(jù)的現(xiàn)象；對(duì)系統(tǒng)運(yùn)行各環(huán)節(jié)進(jìn)行審查，防止存在漏洞。
(四)加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化檔案管理
1、完善和修訂單位《會(huì)計(jì)檔案管理實(shí)施細(xì)則》
在細(xì)則中將會(huì)計(jì)電算化電子檔案及紙制檔案保存時(shí)限、保存介質(zhì)、存放環(huán)境、電子數(shù)據(jù)正確性和完整性的檢驗(yàn)措施、電子檔案移交方式給予詳細(xì)規(guī)定。建立健全相關(guān)規(guī)定是電算化會(huì)計(jì)檔案管理的最好保障。
2、定期打印整理各類(lèi)會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)表
紙制檔案便于保存，對(duì)于溫度、溫度、存放地點(diǎn)等比電子數(shù)據(jù)要求低，是當(dāng)前會(huì)計(jì)電算化檔案信息的主要承載者。根據(jù)當(dāng)?shù)刎?cái)政部門(mén)要求及實(shí)際工作需要，主要打印如下會(huì)計(jì)賬簿：總賬、現(xiàn)金日記賬、銀行日記賬、收入明細(xì)賬、支出明細(xì)賬，往來(lái)款項(xiàng)明細(xì)賬；會(huì)計(jì)報(bào)表根據(jù)需要主要有收入支出總表、支出明細(xì)表、收入明細(xì)表、資產(chǎn)負(fù)債表等。
3、定期整理備份系統(tǒng)數(shù)據(jù)
在一定的時(shí)間間隔內(nèi)（如一個(gè)會(huì)計(jì)年度），將計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)庫(kù)完整備份存儲(chǔ)到移動(dòng)硬盤(pán)或光盤(pán)上，作雙備份或三備份。系統(tǒng)管理員應(yīng)將每次數(shù)據(jù)庫(kù)管理過(guò)程以電子文檔方式予以記錄，并作為會(huì)計(jì)檔案的一部分定期交會(huì)計(jì)檔案管理員予以保存。以便在計(jì)算機(jī)軟硬件系統(tǒng)損壞后，能夠在最短的時(shí)間內(nèi)，恢復(fù)原有的系統(tǒng)數(shù)據(jù)。
4、保證存儲(chǔ)介質(zhì)的存放環(huán)境良好
根據(jù)會(huì)計(jì)電算化檔案信息載體的物理特性，在形成這些檔案時(shí)應(yīng)注意將數(shù)據(jù)雙備份或三備份，注明會(huì)計(jì)檔案形成的時(shí)間及操作人員相關(guān)信息，存放于兩個(gè)或三個(gè)不同的存儲(chǔ)介質(zhì)上。注意防潮、隔熱、防塵、防磁，對(duì)采用磁性介質(zhì)保存的檔案還應(yīng)定期進(jìn)行檢查復(fù)制，防止由于磁性介質(zhì)的損壞導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案丟失，造成無(wú)法挽回的損失。
會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)是一個(gè)人機(jī)交互作用的“智能型”管理信息系統(tǒng)，是會(huì)計(jì)改革和會(huì)計(jì)工作現(xiàn)代化的發(fā)展趨勢(shì)。健全和完善會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下的內(nèi)部控制制度,才能確保會(huì)計(jì)電算化工作在合法、健康、高效的軌道上運(yùn)行；而電算化會(huì)計(jì)檔案代表著未來(lái)會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化、現(xiàn)代化的發(fā)展方向，我們應(yīng)該健全電算化會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定，加強(qiáng)對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案的管理和控制，使電算化會(huì)計(jì)檔案發(fā)揮出更大的作用。
