行政單位主要是指各級政府機關(guān)及公、檢、法、司、監(jiān)獄等執(zhí)法單位。由于行政單位經(jīng)費完全來自國家財政撥款，使用行政會計核算體系，往來款項只是其在公務(wù)或公益活動中與所屬單位、其單位及本單位職工發(fā)生的臨時暫存、暫付的待結(jié)算款項。實際上，往來賬款的管理是行政單位財務(wù)管理的重要環(huán)節(jié)，也是薄弱環(huán)節(jié)和難點。往來賬的管理不到位、清理不及時、核算不夠規(guī)范都很容易形成呆壞賬，造成會計核算內(nèi)容不真實，影響會計信息的質(zhì)量。為了有效地制止行政單位往來款項的不規(guī)范行為，進一步提高會計信息的質(zhì)量．避免國有資產(chǎn)的流失，必須切實加強行政單位往來款項的管理監(jiān)督，做到應(yīng)收盡收、應(yīng)還盡還，及時清理、核銷往來賬。以下是本人對行政單位往來款項的管理談一點個人的看法。
一、行政單位在往來款項管理上存在的問題
(一)缺乏往來款項管理的意識
一方面，實行會計集中核算后多數(shù)行政單位財務(wù)人員身兼數(shù)職，在工作上疲于應(yīng)付，對往來款項跟蹤管理不到位，該結(jié)算的不結(jié)算，該清收的不清收。例如有些單位在往來賬明細科目中使用“其它”等一些沒有明確特指的對象，一些長期不能收回、支付的資金在往來科目掛賬，短則幾年，，長則十幾年，甚至幾十年，最后誰也說不清賬面上那些數(shù)字的來龍去脈，形成呆死賬，給國家財產(chǎn)造成損失；另一方面，單位領(lǐng)導(dǎo)對往來款項的管理也不夠重視，只注重單位經(jīng)費收支結(jié)存情況，對往來款項的進出并不在意，認(rèn)為那些數(shù)據(jù)不影響本單位正常運行。
(二)缺乏往來款項管理的業(yè)務(wù)技能
單位領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)相關(guān)人員缺乏對往來款項的產(chǎn)生、處理等業(yè)務(wù)知識，于是造成會計處理不準(zhǔn)確，為日后的不清不楚埋下伏筆。如收到款項時是做收入還是掛暫存，支付款項時是做支出還是掛暫付，財務(wù)人員必須對款項的來龍去脈和有關(guān)的處理原則相當(dāng)了解才能作出正確的會計處理。
(三)缺乏乏有效的內(nèi)部監(jiān)管機制
一些單位把往來款項科目當(dāng)作“蓄水池”，為了調(diào)節(jié)收支結(jié)存賬面數(shù)據(jù)，將應(yīng)作收支處理的款項不作當(dāng)期收益核算，而是列入往來科目核算，從而達到隱瞞收支、偷稅漏稅、虛列支出的目的，使會計的事前、事中和事后監(jiān)督流于形式。有的單位雖然設(shè)立了內(nèi)審機構(gòu)，但由于對往來款項的內(nèi)部控制制度不夠重視，在執(zhí)行上大打折扣，遇到具體問題時又過分強調(diào)靈活性，使內(nèi)控制度名存實亡，失去了應(yīng)有的剛性和嚴(yán)肅性；還有的單位往來款項的經(jīng)濟業(yè)務(wù)實際已經(jīng)結(jié)束，卻因未及時取得合規(guī)發(fā)票，沒有及時結(jié)算并轉(zhuǎn)為支出而掛在賬上，隨著時間推移、人員變動等等原因變成賬；據(jù)調(diào)查，一些基層法院、檢察院掛在暫存款中的案件扣押款和執(zhí)行款很多賬齡達到10年以上，領(lǐng)導(dǎo)和財務(wù)人員也知道這些款項已經(jīng)無處可退，卻不急于清理，目的就是到了年終可以用來調(diào)節(jié)經(jīng)費結(jié)存。
二、加強行政單位往來款項管理的措施
為有效解決行政單位往來款項管理中存在的問題，確保行政單位往來款項賬面數(shù)據(jù)的真實
完整，杜絕可能發(fā)生的違規(guī)違紀(jì)行為，應(yīng)加強以下幾方面的管理。
(一)增強往來款項管理意識
首先，必須加強對行政單位往來款項財務(wù)管理重要性的認(rèn)識，在全社會形成“以為國理財為榮，以浪費國家財產(chǎn)為恥”的良好社會風(fēng)氣，使每個單位上至領(lǐng)導(dǎo)、下至普通職工都能參與到財務(wù)管理中來；其次，應(yīng)充分認(rèn)識到行政單位往來款項長期掛賬，不但違反了《會計法》、《行政單位會計制度》、等財務(wù)會計法律法規(guī)的相關(guān)規(guī)定，還可能產(chǎn)生一些嚴(yán)重的后果。不僅虛擬了單位的債權(quán)債務(wù)，影響了財務(wù)收支的真實性，更有可能造成國有資產(chǎn)的流失，甚至為腐敗行為提供滋生的土壤。
(二)提高往來款項管理的技能
首先，要加強行政單位財務(wù)會計的法律法規(guī)制度等的學(xué)習(xí)領(lǐng)會，特別是有關(guān)往來款項的增減事項及核算的相關(guān)要求。行政單位人員調(diào)動頻繁，特別是財務(wù)人員隨時更換，人員緊張時隨便拉個人對付，這些專業(yè)性不強的財務(wù)人員對財經(jīng)知識及會計核算的學(xué)習(xí)顯得尤其重要；其次，提高對往來款項的明細跟蹤管理水平，對每項往來款項的產(chǎn)生及轉(zhuǎn)出進行科學(xué)明細管理，建立往來賬收責(zé)任制，責(zé)任到人，誰經(jīng)手誰負(fù)責(zé)；經(jīng)常檢查回收情況，督促經(jīng)辦人員及時結(jié)算清理，不得長期掛賬；會計核算方面在不違反相關(guān)規(guī)定的前提下積極探索新路子規(guī)范往來賬的會計核算和管理工作，積極協(xié)助相關(guān)單位解決單位往來款遺留問題。第三就是加大對暫付款項的清理力度，對有還款能力而拒絕還款的單位和個人要運用法律手段予以追償。對確認(rèn)無法支付的暫存款項要及時申報上級主管部門和上級財務(wù)部門批復(fù)進行賬務(wù)處理。
(三)建立有效的監(jiān)管機制
首先，要建立行政單位崗位責(zé)任制，明確單位領(lǐng)導(dǎo)為第一責(zé)任人，同時明確相關(guān)責(zé)任人的職責(zé)范圍，將責(zé)任落到到實處；其次，要建立內(nèi)審機構(gòu)，同時賦予相應(yīng)的權(quán)利和義務(wù)，制定內(nèi)審程序，避免部分單位利用往來賬款進行徇私舞弊；第三，就是對本單位往來款項定期和不定期的清理，除平時跟蹤細化管理外，還有進行集中清理的必要。如每年部門決算前都要進行賬務(wù)收支、往來款項的核對清理；最后，就是要自覺接受上級主管部門、財政部門、審計部門及其有關(guān)部有關(guān)部門的監(jiān)管，以及社會和單位職工等各方面的監(jiān)督。
(四)依據(jù)有關(guān)規(guī)定進行賬務(wù)調(diào)整
首先應(yīng)對往來款項進行認(rèn)真梳理，根據(jù)往來款的性質(zhì)、用途和形成原因分類并登記造冊，對長期掛賬的歷史遺留問題需賬務(wù)調(diào)整的及時調(diào)整；其次要認(rèn)真核查，加強對賬。逐筆逐項分析、查清往來款形成的原因，對賬齡長的往來款項應(yīng)與對方單位逐一核對，以雙方一致金額為準(zhǔn)，對有爭議的債權(quán)、債務(wù)要認(rèn)真清理、查證、核實，重新明確債權(quán)關(guān)系；第三要在核準(zhǔn)數(shù)字取得證據(jù)的基礎(chǔ)上強化措施，依法清收、依法核銷。做到該收回的收回，該付出的付出，該列支的列支，該核銷的核銷。對于存在法律糾紛、責(zé)權(quán)不明的往來款項，提供法律證明和依據(jù)，提交法院等相關(guān)部門處理，并要求責(zé)任單位或個人承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。
