摘 要：公路建設(shè)項目（以下簡稱建設(shè)項目）檔案是工程建設(shè)的一個縮影，不同于文書檔案，是指自項目立項審批（核準(zhǔn)）至竣工驗收全過程產(chǎn)生的，反映項目質(zhì)量、進度、費用和安全管理基本情況，對建成后工程管理、維護、改建和擴建具有保存、參考利用價值的各種形式和載體的歷史記錄。加強檔案管理，有利于及時了解工程建設(shè)情況，也可以加強工程項目管理，提升項目質(zhì)量。
關(guān)鍵詞：公路；建設(shè)項目；檔案；管理
一、建設(shè)項目檔案管理的現(xiàn)狀和存在的問題
1、檔案管理重視不夠。有些建設(shè)項目單位雖然有專門的檔案管理人員，但針對性不強，不能提出合理的指導(dǎo)意見。項目檔案類別很多且相互之間沒有統(tǒng)一的格式導(dǎo)致出現(xiàn)各部門按照各自的想法組卷的混亂現(xiàn)象。
2、從業(yè)人員素質(zhì)堪憂。目前檔案管理施工單位為降低成本，有的兼職檔案管理，有的找個未從事過施工的人員代替，這些人員根本未對檔案組卷要求和工程相關(guān)知識進行系統(tǒng)學(xué)習(xí)，檔案管理就無從談起。
二、系統(tǒng)的對工程檔案進行了解
1、工程檔案的分類
一般情況下，根據(jù)建設(shè)項目檔案的資料內(nèi)容先制定一個以各個工作環(huán)節(jié)分類的方案，然后再進行分類組卷。其工作環(huán)節(jié)一般分為：前期準(zhǔn)備類、設(shè)計類、工程管理類、施工類、監(jiān)理類、竣工類、研究類、聲像類、財務(wù)類。（如圖所示）
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2、工程檔案的收集和整理
公路建設(shè)項目檔案工作實行的是項目法人負責(zé)制。項目法人單位負責(zé)做好本單位形成的公路建設(shè)項目文件材料的收集、整理和歸檔工作，承擔(dān)各參建單位項目文件材料收集歸檔工作的組織、協(xié)調(diào)和監(jiān)督、指導(dǎo)等管理職責(zé)，筆者參與指揮部從開工建設(shè)到竣工驗收的整個過程，經(jīng)有著豐富檔案管理經(jīng)驗的老專家指導(dǎo)，對檔案管理進一步熟悉，將檔案管理流程敘述如下：
首先，制訂實施細則。公路工程竣工檔案的施工文件和監(jiān)理文件由于沒有定型的范本，建設(shè)單位可以根據(jù)國家《檔案法》和交通部《關(guān)于印發(fā)公路建設(shè)項目文件材料立卷歸檔管理辦法的通知》（交辦發(fā)【2010】382號）文的精神在工程開工前制訂出適合自身項目的實施細則。該實施細則將施工和監(jiān)理文件的歸檔范圍、組卷要求、重要注意事項以及業(yè)務(wù)知識作為重點編制內(nèi)容，并在細則附錄中提供各分部、分項工程所用表格及填寫方法的實用樣本，使之成為針對性強、操作性強的實用指南。
其次，明確檔案管理責(zé)任人。項目開工之初，建設(shè)單位、監(jiān)理單位、施工單位在明確本單位專職檔案管理責(zé)任人后，要保持相對穩(wěn)定直至檔案移交。
第三，設(shè)預(yù)立卷制。在項目工程動工后，為確保檔案資料的完整、齊全、準(zhǔn)確，一方面采取培訓(xùn)的方式，講解各工程用表的填寫方法和組卷要求；另一方面我們經(jīng)常深入到施工現(xiàn)場，了解施工單位的檔案形成積累情況，并對檔案整理進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，只要是未設(shè)預(yù)立卷或者設(shè)立后根本沒有相關(guān)資料的單位，將其通報批評，并延緩計量，直至整改到位為止。
3、工程檔案的移交
項目交工驗收后，監(jiān)理和施工單位的檔案資料就著手辦理檔案移交。在移交過程中，筆者大致將施工單位的資料分為五部分：第一部分為項目部管理性文件，第二部分評定體系匯總及各分部、分項的檢測資料，這是檔案中最基礎(chǔ)、數(shù)量最多的資料，反映整個施工過程的原始資料。第三部分試驗室資料和原材料檢測資料，主要注重一些原材料是否達標(biāo)，出現(xiàn)質(zhì)量事故有章可循。第四部分施工日志、工程照片、施工總結(jié)。第五部分計量資料、變更資料和缺陷責(zé)任期的文件，這些文件往往因為完工后部分計量未辦理或2年的缺陷責(zé)任期未滿，施工單位無法及時提交，但必須要保證在竣工驗收前3個月完成提交。
施工單位的資料組卷就緒后，填寫《竣工資料移交申請表》連帶案卷目錄一起經(jīng)監(jiān)理工程師審核簽字蓋章后移交建設(shè)單位。一式兩份，注明本工程何時通過交工驗收，移交的文件材料內(nèi)容。
三、工程檔案收集中的注意事項
1、工程資料必須是原始件，如其他出現(xiàn)有原件的復(fù)印件，必須在復(fù)印件上注明原件出處。
2、工程資料記錄應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容詳細、計算準(zhǔn)確，整理應(yīng)分類編排、裝訂整齊。
3、照片檔案的文字說明內(nèi)容要具備五要素：時間、地點、人物、事由、背景。工程錄像資料每盤必須標(biāo)明拍攝日期、地點、人物、背景、主題等說明。
4、變更文件以合同段為單位，按照變更文件編號依次匯總整理組卷?？⒐D紙如涉及到變更的地方，要求施工單位在所在圖紙上注明變更的出處，并編制設(shè)計變更與修改后的竣工圖檔號對照一覽表。
四、工程檔案的后期利用
建設(shè)項目檔案產(chǎn)生于整個基本建設(shè)全過程，歷史地真實地反映和記錄了這種智力創(chuàng)造和勞動的全過程，合理的利用工程檔案對工程建成投產(chǎn)后的管理、運行、養(yǎng)護、維修、改建、擴建等技術(shù)工作的決策、設(shè)計起著重要的憑證和依據(jù)作用，對其他工程也起著借鑒與參考的作用。
