【摘要】筆者根據(jù)自己的工作實踐體驗對會計信息化的概念、特點;高校會計信息系統(tǒng)建設(shè)的思路、模式、意義等諸方面作一探討。
隨著我國高等教育事業(yè)的不斷發(fā)展,會計電算化系統(tǒng)已表現(xiàn)出眾多不足,不能滿足高校的管理和發(fā)展需要。由于現(xiàn)代信息技術(shù)的高速發(fā)展、會計信息化理論的不斷完善,使得高校會計信息化建設(shè)成為可能。
一、會計電算化系統(tǒng)的局限與會計信息系統(tǒng)的產(chǎn)生
會計電算化系統(tǒng)在計算機會計系統(tǒng)替代手工會計系統(tǒng)、提高工作效率、服務(wù)質(zhì)量等方面做出了極大的貢獻。但隨著時代的發(fā)展,會計電算化系統(tǒng)表現(xiàn)出了相當大的局限性。
(一)會計電算化系統(tǒng)的局限性
1.會計電算化系統(tǒng)是手工會計模式的“計算機復(fù)制”,會計處理程序和方法基本上是把手工的一套移到電腦上。2.會計電算化系統(tǒng)是企業(yè)內(nèi)部的信息“獨立王國”,財務(wù)軟件局限于財務(wù)部門使用,其他部門、管理人員不能及時查閱和掌握相關(guān)財務(wù)信息。3.會計電算化系統(tǒng)反映的財務(wù)信息總是滯后于業(yè)務(wù)的發(fā)生。一般都是業(yè)務(wù)先發(fā)生,產(chǎn)生紙質(zhì)依據(jù),然后通過經(jīng)辦人員轉(zhuǎn)到財務(wù),進入財務(wù)軟件,不能在業(yè)務(wù)發(fā)生時同步反映會計信息,也就是說不能同步反映市場信息。4.會計電算化系統(tǒng)滯后于現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展?，F(xiàn)在internet-intranet技術(shù)的發(fā)展已經(jīng)超越了會計電算化系統(tǒng)發(fā)展階段時的狀況。
(二)會計信息化系統(tǒng)的基本特征
面對新技術(shù)革命的挑戰(zhàn)以及管理層次提高的需要,21世紀的會計必須使會計電算化升級到會計信息化。“會計信息化”就是把會計的服務(wù)管理職能放在現(xiàn)在和未來的信息大環(huán)境中考慮的,是技術(shù)運用的提升,是觀念上、理論上的創(chuàng)新,其目的是建立一個適應(yīng)現(xiàn)代社會需要的集服務(wù)、管理、決策于一體的會計信息化系統(tǒng),其基本特征為:
1.會計信息化系統(tǒng)是從數(shù)據(jù)的收集、存儲、處理到傳輸使用的整體。該信息系統(tǒng)集服務(wù)、管理、決策于一體。2.會計信息化系統(tǒng)是會計學、計算機與網(wǎng)絡(luò)、信息技術(shù)、企業(yè)管理及經(jīng)濟計量學等學科知識的相互融合、貫通及運用創(chuàng)新,是對會計電算化系統(tǒng)進行改造和整合后產(chǎn)生的能適應(yīng)信息化社會要求的新型系統(tǒng),是一個人機交互作用的“智能型”的管理信息系統(tǒng)。3.“會計信息化”構(gòu)建的是一個開放的、與市場同步的會計信息系統(tǒng),它全面使用現(xiàn)代信息技術(shù),處理高度自動化,實現(xiàn)會計信息資源高度共享,使每個組織都主動地報告、使用會計信息。會計信息將在更大程度上實現(xiàn)開放和公開。
二、我國高等教育事業(yè)的發(fā)展促使高校加快建設(shè)會計信息化
自1999年我國執(zhí)行《面向21世紀中國教育振興行動計劃》以來,高校擴大了招生人數(shù),使更多青年能夠進入大學校園。此舉滿足了社會經(jīng)濟發(fā)展的需要,滿足了廣大學生和家長對教育的需求,也促進了高等教育的改革,促使高等學校改變精英化教育的培養(yǎng)模式,以適應(yīng)社會多樣化的需求。
高等教育的快速、蓬勃發(fā)展給各高校管理帶來了極大的壓力,加快高校會計信息化建設(shè)非常必要,主要體現(xiàn)在:
(一)擴招使各高校辦學規(guī)模在短期內(nèi)迅速提高,學生、資產(chǎn)、教職工隊伍不斷擴大
截止到2004年末,全國各類高等教育總規(guī)模達到2000多萬人,高等教育毛入學率達到19%。普通高等學校全日制本、高職(?？?在校生平均規(guī)模由2003年的7143人提高到7704人。
(二)擴招使大部分高校新征土地來建新校區(qū)
在1999年前,一般高校學生人數(shù)都較少,占地面積也不大,擴招使大部分高校的原有校區(qū)都無法維持正常辦學,大部分高校都在郊外或其它地方新征土地,建新校區(qū),使得很多高校都在跨區(qū)域辦學、辦公。
(三)各高校規(guī)模擴大后,管理難度越來越高
部門協(xié)作要求加強、工作效率要不斷提高等因素都要求高校以財務(wù)為核心,建立信息化管理。
三、高校會計信息化建設(shè)實施構(gòu)想
(一)實施條件
現(xiàn)代信息技術(shù)的核心——互聯(lián)網(wǎng)、局域網(wǎng)技術(shù)的高速發(fā)展為實施高校會計信息化提供了前提條件。目前,絕大部分高校都有較好的校園局域網(wǎng),但其大部分都僅僅只是一個宣傳的窗口,或者是為學生提供課件、成績查詢等,未能充分利用其強大的網(wǎng)絡(luò)功能。
軟件開發(fā)行業(yè)的快速成長、財務(wù)軟件和管理軟件的日趨成熟都為實施高校會計信息化創(chuàng)造了條件。企業(yè)中成功實施ERP的案例也可以為實施高校會計信息化提供借鑒。
信息化實施成功與否的一個關(guān)鍵因素是用戶。用戶對信息化實施的影響主要有兩點:一是用戶對信息的接受程度;二是用戶的使用水平問題。而高校的教職工和學生都有較高的教育水平,高校實施會計信息化有較大的優(yōu)勢。
(二)高校會計信息化實施模式構(gòu)想
該模式是以校園局域網(wǎng)為依托,以財務(wù)為核心,以學生管理、教學管理、后勤管理、內(nèi)部審計、資產(chǎn)管理為骨架,通過密鑰管理,建立以各級領(lǐng)導、教職工、全體學生、在校生家長等為使用對象的會計信息管理系統(tǒng)。
該模式構(gòu)想示意圖如上圖所示。
該模式的說明:
1.軟硬件配備:較好的校園網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)、硬件加密器、安全軟件、系統(tǒng)軟件、工作站管理、查詢軟件(財務(wù)會計模塊、管理會計模塊、教學管理模塊、審計模塊、學生管理模塊、資產(chǎn)管理模塊等等,可延伸)。
管理、查詢模塊之間是有機結(jié)合的,數(shù)據(jù)接口標準化,實現(xiàn)信息集成。
2.系統(tǒng)中的安全管理:通過硬件或軟件加密技術(shù),實施嚴格的口令權(quán)限管理,建立用戶、模塊、數(shù)據(jù)間的對應(yīng)關(guān)系,即相應(yīng)的用戶使用相應(yīng)的管理、查詢模塊,讀取、存儲、加工相應(yīng)的數(shù)據(jù)。
3.業(yè)務(wù)流程說明:(1)關(guān)于學生業(yè)務(wù)的流程:學生被錄取后,通過學生管理模塊進入系統(tǒng),財務(wù)、后勤、教學等模塊自動獲取其相應(yīng)信息,為其產(chǎn)生相應(yīng)的交費、學籍、生活檔案,進入日常管理;學生畢業(yè)時到有關(guān)部門辦理離校手續(xù),各部門管理模塊中為該生檔案注明可離校;最后由教學管理部門發(fā)給畢業(yè)證離校,并在系統(tǒng)中備份后,注銷其所有檔案。(2)關(guān)于教職工的業(yè)務(wù)流程:職工進入學校后,通過人事部門管理模塊進入系統(tǒng),相應(yīng)模塊自動獲取其相應(yīng)信息,為其建立檔案,進入日常管理。職工以個人身份進入系統(tǒng),可以了解自己的收入、所得稅、住房公積金、本部門和學校相關(guān)情況等;如離校則到有關(guān)部門辦理離校手續(xù),各部門管理模塊中為該職工檔案注明可離校,最后由人事部門在系統(tǒng)中備份后,注銷其所有檔案。(3)學校其它日常業(yè)務(wù)流程:學校的經(jīng)費預(yù)算核定以后通過財務(wù)管理模塊進入系統(tǒng),各部門在預(yù)算核定范圍內(nèi)辦理相應(yīng)業(yè)務(wù);各級領(lǐng)導、各部門有關(guān)人員通過相應(yīng)的模塊隨時可以了解本校、本部門的經(jīng)費、資產(chǎn)、人員等狀況;審計部門可以隨時掌握了解各部門辦理業(yè)務(wù)中有無違規(guī)、違紀狀況。
如學校有兩個甚至更多校區(qū)的,各校區(qū)各部門的管理模塊系統(tǒng)可以通過校園網(wǎng)接入互聯(lián)網(wǎng),實現(xiàn)異地網(wǎng)上統(tǒng)一辦公。
四、實施高校會計信息化建設(shè)的意義
實施高校會計信息化不僅可以大大提高工作效率,滿足高校擴招后學生增加好幾倍、職工卻基本不增長而帶來的工作需要。更重要的是,該系統(tǒng)通過以財務(wù)為核心整合了資源,公共數(shù)據(jù)平臺的建立能完成部門之間的實時溝通、協(xié)調(diào)、信息共享。
通過該系統(tǒng),財務(wù)部門了解的信息將更全面、充分,預(yù)算將更有依據(jù),工作會更主動,領(lǐng)導的決策也會更科學。各部門在更加全面地了解財務(wù)信息、財務(wù)工作后,也會更規(guī)范、更主動地完成經(jīng)濟業(yè)務(wù),支持預(yù)算執(zhí)行。單位也可以實現(xiàn)實時監(jiān)督,資金安全更有保障,亦可提高資金使用效率。
二十一世紀的會計必將是以信息技術(shù)為中心的會計,作為人才、先進技術(shù)相對更集中的高等學校亦應(yīng)是會計信息化實踐的先行者。
徐光友
