【摘要】本文以用友ERP-U8.72為例，總結(jié)和剖析了反向操作的基本原理，并結(jié)合典型案例分析了反向操作的基本處理思路和方法，以期為實(shí)務(wù)操作人員提供參考和幫助。
【關(guān)鍵詞】財(cái)務(wù)軟件 反向操作 基本原理
一、反向操作的基本原理
在財(cái)務(wù)軟件應(yīng)用中，很多操作相互之間是有關(guān)聯(lián)和先后順序的。當(dāng)后續(xù)的操作完成后，若發(fā)現(xiàn)前面的操作有誤想要修改時(shí)，就需撤消后續(xù)操作后才能修改。如果后續(xù)操作有很多項(xiàng)，就需要逆著操作順序，一步步進(jìn)行撤消修改，否則不允許進(jìn)行更正操作。而一些基本規(guī)則在財(cái)務(wù)軟件設(shè)計(jì)中也得到了充分的體現(xiàn)，如：已有數(shù)據(jù)的科目不能修改科目性質(zhì)；如果科目已錄入期初余額或已制單，則不能刪除；已記過(guò)賬，則不能再輸入、修改期初余額；憑證一經(jīng)簽字，就不能被修改、刪除，等等。
對(duì)于類(lèi)似問(wèn)題的處理，只需在理清操作間關(guān)聯(lián)性的基礎(chǔ)上，注意操作的先后順序，如果是“一二三”的順序，則處理時(shí)就按“三二一”的順序逆向進(jìn)行撤消，就可進(jìn)行更改和刪除等操作了，這就是反向操作的基本原理。以下以用友ERP-U8.72為例進(jìn)行說(shuō)明。
二、反向操作典型案例
案例一：客戶檔案不需要分類(lèi)，但卻進(jìn)行了分類(lèi)設(shè)置，并且已錄入客戶分類(lèi)及客戶檔案信息，應(yīng)如何處理？
在此案例中，只有選擇了客戶要進(jìn)行分類(lèi)的控制參數(shù)選項(xiàng)，后續(xù)才能進(jìn)行客戶分類(lèi)檔案的建立，而只有先建立了客戶分類(lèi)檔案，才能錄入客戶的具體檔案信息。因此，導(dǎo)致這一結(jié)果的“一二三”的操作順序依次為：步驟一，在建立賬套時(shí)選擇了“客戶是否分類(lèi)”的選項(xiàng)；步驟二，在客戶分類(lèi)檔案中人為添加了客戶分類(lèi)信息；步驟三，在客戶檔案中錄入了相關(guān)客戶檔案信息。
處理這一問(wèn)題時(shí)，按“三二一”的順序逆向進(jìn)行撤消操作，具體順序?yàn)椋合瘸废襟E三，將客戶檔案中的客戶信息全部刪除；再撤消步驟二，將客戶分類(lèi)檔案中的分類(lèi)信息全部刪除；最后撤消步驟一，由賬套主管注冊(cè)進(jìn)入“系統(tǒng)管理”，通過(guò)執(zhí)行“修改賬套”命令，再次調(diào)出“基礎(chǔ)信息”設(shè)置界面，將其中的“客戶是否分類(lèi)”的選項(xiàng)取消，使操作回歸原點(diǎn)。這樣就可以正向進(jìn)行正確的設(shè)置和后續(xù)檔案信息的錄入了。
在進(jìn)行上述反向操作時(shí)，應(yīng)注意“三二一”的順序不能顛倒。比如，如果不先撤消步驟三和步驟二的操作，即便找到步驟一中的“客戶是否分類(lèi)”的選項(xiàng)，也會(huì)發(fā)現(xiàn)此參數(shù)呈灰色顯示，不允許進(jìn)行修改。另外，進(jìn)行反向操作時(shí)還應(yīng)注意針對(duì)同一步驟的設(shè)置，撤消時(shí)所使用的命令及操作員都可能與之前不同。比如，步驟一是由系統(tǒng)管理員建立賬套時(shí)所進(jìn)行的操作，但撤消步驟一時(shí)則是由賬套主管通過(guò)修改賬套來(lái)完成的。
案例二：在錄入應(yīng)收賬款的期初余額時(shí)，發(fā)現(xiàn)其數(shù)額為應(yīng)錄數(shù)額的兩倍，是何原因？應(yīng)如何處理？
出現(xiàn)這一情況，一般是由于用戶所設(shè)置的會(huì)計(jì)科目為輔助核算科目，如本例中的應(yīng)收賬款要求設(shè)置為“客戶往來(lái)”輔助核算科目，但用戶在最初錄入期初余額時(shí)卻忘記進(jìn)行此項(xiàng)設(shè)置，而直接錄入了期初余額數(shù)據(jù)。后續(xù)發(fā)現(xiàn)此問(wèn)題時(shí)，在未刪除已錄數(shù)據(jù)的前提下，又為應(yīng)收賬款設(shè)置了輔助核算類(lèi)型，并錄入輔助賬期初余額數(shù)據(jù)，這樣返回“會(huì)計(jì)科目”界面時(shí)就會(huì)發(fā)現(xiàn)期初余額的數(shù)額翻倍了。
要解決這一問(wèn)題，應(yīng)先明確導(dǎo)致這一結(jié)果的“一二三”的操作順序，依次為：步驟一，在“期初余額錄入”界面錄入應(yīng)收賬款期初余額；步驟二，為應(yīng)收賬款設(shè)置了“客戶往來(lái)”的輔助核算類(lèi)型；步驟三，進(jìn)入“客戶往來(lái)期初”界面，錄入相關(guān)數(shù)據(jù)。
處理這一問(wèn)題時(shí)，仍應(yīng)按“三二一”的順序逆向進(jìn)行撤消操作，具體順序?yàn)椋合瘸废襟E三，將“客戶往來(lái)期初”界面中所錄數(shù)據(jù)全部刪除；再撤消步驟二，取消應(yīng)收賬款的“客戶往來(lái)”輔助核算類(lèi)型；最后撤消步驟一，將錄入的應(yīng)收賬款期初余額刪除。這樣操作又回歸到了原點(diǎn)，然后就可以正向進(jìn)行重新設(shè)置和錄入工作了，具體操作步驟為：先為應(yīng)收賬款設(shè)置“客戶往來(lái)”的輔助核算類(lèi)型，再進(jìn)入“客戶往來(lái)期初”界面，錄入應(yīng)收賬款輔助賬期初余額。
在進(jìn)行上述反向操作時(shí)，也需注意“三二一”的順序不能顛倒。在實(shí)際操作中，用戶往往在撤消完步驟三的內(nèi)容后，就不知如何去做了。因?yàn)榇藭r(shí)雖然在“會(huì)計(jì)科目”界面看到了步驟一中所錄入的期初余額，但如果不先撤消步驟二的“客戶往來(lái)”輔助核算類(lèi)型的設(shè)置，則期初余額是無(wú)法刪除的。
案例三：在進(jìn)行數(shù)據(jù)權(quán)限分配時(shí)，本應(yīng)為操作員馬方設(shè)置“應(yīng)收賬款”、“預(yù)付賬款”、“應(yīng)付賬款”、“預(yù)收賬款”、“其他應(yīng)收款”五個(gè)科目的明細(xì)賬查詢(xún)權(quán)限，但卻將這五個(gè)科目的制單和查詢(xún)權(quán)限都賦予了馬方，應(yīng)如何處理？
當(dāng)出現(xiàn)上述情況時(shí)，用戶往往會(huì)在“記錄權(quán)限設(shè)置”界面取消“制單”的選項(xiàng)，然后單擊“保存”按鈕，希望能更改錯(cuò)誤設(shè)置，結(jié)果卻發(fā)現(xiàn)更改并未成功。對(duì)此，應(yīng)先梳理思路，明確一下導(dǎo)致這一結(jié)果的“一二三”的操作順序，依次為：步驟一，執(zhí)行“數(shù)據(jù)權(quán)限分配”命令，在“權(quán)限瀏覽”界面，先選擇“業(yè)務(wù)對(duì)象”為“科目”，再在“用戶及角色”欄中選擇操作員“馬方”，然后單擊“授權(quán)”按鈕，進(jìn)入“記錄權(quán)限設(shè)置”界面。步驟二，在“記錄權(quán)限設(shè)置”界面，從“禁用”欄中找到五個(gè)科目，將其選入“可用”欄中，最后單擊“保存”按鈕。
按照反向操作的處理思路，解決這一問(wèn)題時(shí)應(yīng)按“三二一”的順序逆向進(jìn)行撤消操作，具體順序?yàn)椋合瘸废襟E二，在“記錄權(quán)限設(shè)置”界面，將已選入“可用”欄的會(huì)計(jì)科目重新選回“禁用”欄中。然后撤消步驟一，退回到“權(quán)限瀏覽”界面，查看“擁有的權(quán)限”欄中是否已為馬方清除了所有權(quán)限，即驗(yàn)證撤消步驟二的操作是否設(shè)置成功，就可以開(kāi)始正向操作了。因?yàn)椤皹I(yè)務(wù)對(duì)象”已選為“科目”，“用戶及角色”也已選擇了“馬方”，這兩個(gè)設(shè)置沒(méi)有問(wèn)題，所以就不需撤消，接下來(lái)，單擊“授權(quán)”按鈕，進(jìn)入“記錄權(quán)限設(shè)置”界面，先取消“制單”的選項(xiàng)，然后再將五個(gè)科目從“禁用”欄選入“可用”欄，最后單擊“保存”按鈕即可。當(dāng)再次退回到“權(quán)限瀏覽”界面時(shí)，就可以在“擁有的權(quán)限”欄中看到馬方已被賦予了正確的數(shù)據(jù)權(quán)限。
在進(jìn)行上述反向操作時(shí)，應(yīng)注意在撤消步驟二的操作中，將五個(gè)科目從“可用”欄又重新選回“禁用”欄，但五個(gè)科目回復(fù)的位置并不是原來(lái)的位置，而是被放置在了“禁用”欄的最后，這一點(diǎn)可能會(huì)對(duì)用戶進(jìn)行撤消操作造成一定的阻礙，用戶會(huì)因找不到已退回的會(huì)計(jì)科目而不知如何繼續(xù)操作。另外還需進(jìn)一步明確的是，反向操作并不意味著要把所有的操作完全撤消，如果正向操作時(shí)某個(gè)設(shè)置沒(méi)有問(wèn)題，進(jìn)行反向操作時(shí)就不需要進(jìn)行撤消。比如在此案例中，將“業(yè)務(wù)對(duì)象”選為“科目”和將“用戶及角色”選為“馬方”的設(shè)置，因?yàn)檫@兩項(xiàng)設(shè)置本身沒(méi)有問(wèn)題，所以在反向操作時(shí)就沒(méi)有進(jìn)行撤消而是直接繼續(xù)后續(xù)的操作，同時(shí)也節(jié)約了操作時(shí)間。
案例四：在進(jìn)行出納簽字時(shí)，系統(tǒng)提示“沒(méi)有符合條件的憑證”，應(yīng)如何處理？
造成出納無(wú)法簽字的原因多種多樣，此案例屬于其中的一種情況：由于用戶事先沒(méi)有在總賬系統(tǒng)控制參數(shù)中選擇“出納憑證必須經(jīng)由出納簽字”選項(xiàng)，后續(xù)填制憑證時(shí)，在未進(jìn)行出納簽字的前提下已將憑證記賬，而記過(guò)賬后又想進(jìn)行出納簽字時(shí)，就會(huì)出現(xiàn)“沒(méi)有符合條件的憑證”的提示信息，無(wú)法進(jìn)行出納簽字。這主要是因?yàn)橐延涍^(guò)賬的憑證是不允許再進(jìn)行審核簽字的。按照反向操作的基本原理，先明確導(dǎo)致這一結(jié)果的“一二三”的操作順序，依次為：步驟一，進(jìn)入總賬系統(tǒng)，執(zhí)行“設(shè)置—選項(xiàng)”命令，進(jìn)行總賬控制參數(shù)的設(shè)置，但未在“權(quán)限”選項(xiàng)卡中選擇“出納憑證必須經(jīng)由出納簽字”選項(xiàng)。步驟二，對(duì)憑證進(jìn)行審核。步驟三，對(duì)憑證進(jìn)行記賬。
按照反向操作的處理思路，解決這一問(wèn)題時(shí)應(yīng)按“三二一”的順序逆向進(jìn)行撤消操作，具體順序?yàn)椋合瘸废襟E三，由賬套主管通過(guò)“恢復(fù)記賬前狀態(tài)”命令取消記賬；再撤消步驟二，對(duì)于此案例無(wú)需做此步操作，因?yàn)閼{證審核與否并不影響出納簽字工作的進(jìn)行；最后撤消步驟一，回到“選項(xiàng)”界面的“權(quán)限”選項(xiàng)卡中，將總賬控制參數(shù)“出納憑證必須經(jīng)由出納簽字”選中，然后出納人員就可以對(duì)憑證進(jìn)行簽字了。
在進(jìn)行上述反向操作時(shí)，還需要特別注意以下三點(diǎn)：
第一，取消記賬操作所使用的命令“恢復(fù)記賬前狀態(tài)”需要先激活再使用，而激活操作與命令出現(xiàn)的位置有所不同。激活時(shí)，要先執(zhí)行“期末—對(duì)賬”命令，進(jìn)入“對(duì)賬”界面，然后按Ctrl+H鍵，當(dāng)系統(tǒng)彈出“恢復(fù)記賬前狀態(tài)功能已被激活”的提示信息框時(shí)，此命令就會(huì)出現(xiàn)在“憑證”菜單中了。但這一操作只起到激活“恢復(fù)記賬前狀態(tài)”命令的作用，想要取消記賬就必須進(jìn)一步執(zhí)行“恢復(fù)記賬前狀態(tài)”命令。這是用戶在實(shí)際操作中容易產(chǎn)生誤解的地方，經(jīng)常會(huì)有用戶認(rèn)為只要把這個(gè)命令激活了，就相當(dāng)于取消了記賬，而實(shí)際上必須繼續(xù)完成下面的操作：退出“期末對(duì)賬”界面，在“憑證”菜單找到“恢復(fù)記賬前狀態(tài)”命令，執(zhí)行此命令，按提示進(jìn)行操作才真正取消了記賬。
第二，完整的憑證審核環(huán)節(jié)應(yīng)包括三項(xiàng)內(nèi)容：審核人員審核憑證、出納人員對(duì)出納憑證進(jìn)行簽字和主管會(huì)計(jì)對(duì)憑證進(jìn)行簽字。其中，審核人員審核憑證是系統(tǒng)要求必需的操作，如果憑證不審核將不能記賬，而后兩項(xiàng)內(nèi)容則是由用戶自行選擇決定的。如果在總賬控制參數(shù)中設(shè)置了“出納憑證必須經(jīng)由出納簽字”和“憑證必須經(jīng)由主管會(huì)計(jì)簽字”，那么在審核環(huán)節(jié)就必須完成這兩項(xiàng)操作，否則憑證也不能進(jìn)行記賬。因?yàn)檫@三項(xiàng)內(nèi)容是屬于同一環(huán)節(jié)的平行操作，操作時(shí)不分先后順序，因此，此案例中撤消步驟二的操作就無(wú)需進(jìn)行，即不需取消審核，這一點(diǎn)也是用戶在實(shí)際操作中容易誤解的地方。同時(shí)，這一操作也再次說(shuō)明了反向操作并不意味著要完全撤消所有的操作，如果某項(xiàng)操作并不影響后續(xù)正確操作的進(jìn)行，就無(wú)需撤消。
第三，出納能否簽字，除了本案例中所出現(xiàn)的情況外，還應(yīng)仔細(xì)查看有沒(méi)有為“庫(kù)存現(xiàn)金”和“銀行存款”科目選擇“日記賬”選項(xiàng)，有沒(méi)有進(jìn)行指定出納專(zhuān)管科目的設(shè)置，出納簽字時(shí)的業(yè)務(wù)日期是否選擇正確等等，這些都是保證出納簽字功能正常執(zhí)行的前提條件。
主要參考文獻(xiàn)
1. 王新玲，汪剛.會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)實(shí)驗(yàn)教程（用友ERP-U8.72版）.北京：清華大學(xué)出版社，2009
2. 潘上永.會(huì)計(jì)電算化.北京：中國(guó)金融出版社，2007
【作 者】
張渭育
【作者單位】
（鄭州牧業(yè)工程高等專(zhuān)科學(xué)校經(jīng)濟(jì)管理系 鄭州 450046）
