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中小企業(yè)存貨管理問題的原因及其解決對策

一、引言

嘉興是典型的江南水鄉(xiāng)城市,在市場經(jīng)濟(jì)的改革大潮中一直走在前列,經(jīng)過近30年的發(fā)展,呈現(xiàn)出蓬勃發(fā)展的生機(jī)。與江浙滬其他地區(qū)的產(chǎn)業(yè)發(fā)展模式一樣,嘉興的中小企業(yè)數(shù)量多、分布廣,已經(jīng)成為支撐經(jīng)濟(jì)增長、吸收就業(yè)人口、維護(hù)經(jīng)濟(jì)和社會穩(wěn)定的重要力量,其作用和地位隨著國民經(jīng)濟(jì)戰(zhàn)略性調(diào)整而日益突出。

存貨具有數(shù)額大、種類多、收發(fā)頻繁等特點。其成本的高低直接影響著企業(yè)的獲利能力,控制好存貨成本,是企業(yè)降低成本,增加盈利的重要途徑之一。本文主要研究嘉興市中小企業(yè)存貨管理的現(xiàn)狀和存在問題,分析相應(yīng)的解決對策。

二、當(dāng)前嘉興市中小企業(yè)存貨管理呈現(xiàn)的主要問題

近幾年,嘉興市經(jīng)濟(jì)增長、繁榮離不開中小企業(yè)的高速發(fā)展。但長期以來,嘉興市中小企業(yè)的經(jīng)營管理表現(xiàn)出基礎(chǔ)薄弱、起點較低,無健全的、完善的內(nèi)部管理制度,更沒有認(rèn)識或重視到企業(yè)存貨控制和管理是生產(chǎn)經(jīng)營過程中的重要環(huán)節(jié)。

(一)沒有建立科學(xué)的存貨采購管理機(jī)制

嘉興市中小企業(yè)存貨的購進(jìn)具有隨意性的特點,這種隨意性的存貨采購方法,容易造成存貨短缺或存貨多余,使中小企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營不能正常進(jìn)行,造成資金的不合理占用。平湖市彩虹金屬制品有限公司因為這樣而導(dǎo)致截止到2012年末存貨余額達(dá)135萬元,占資產(chǎn)總額比例高達(dá)46%,當(dāng)年累計虧損已達(dá)37萬元,資金嚴(yán)重被占用,嚴(yán)重影響企業(yè)的正常生產(chǎn)經(jīng)營。

(二)沒有完備的出入庫管理機(jī)制

嘉興市的中小企業(yè)對存貨的出入庫沒有建立相應(yīng)的管理機(jī)制,出入庫手續(xù)不完善不規(guī)范,缺乏必要的驗收和審批手續(xù)等,容易造成存貨的混亂,增加成本。

(三)沒有完善的存貨管理模式

大多數(shù)嘉興市中小企業(yè)采用的是傳統(tǒng)的“倉庫管理模式”。存貨量不是根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營的需求和市場預(yù)測提前來確定,而是根據(jù)簡單再生產(chǎn)的需求進(jìn)行采購,沒有意識到存貨的積壓能夠造成企業(yè)流動資金的減少。

(四)沒有健全的內(nèi)控機(jī)制

嘉興地區(qū)中小企業(yè)的家族化特點致使企業(yè)幾乎沒有什么內(nèi)控管理機(jī)制。不相容職務(wù)的崗位人員沒有分開,導(dǎo)致存貨管理混亂及資源浪費,又極易發(fā)生營私舞弊的可能,給企業(yè)帶來不可估量的損失。

(五)沒有形成標(biāo)準(zhǔn)的供應(yīng)鏈管理理念

很多嘉興市中小企業(yè)并沒有把供應(yīng)鏈管理作為他們的競爭策略,物流的認(rèn)識還停留在傳統(tǒng)、簡單的倉儲管理、運輸管理觀念上,忽略了供應(yīng)鏈之間的整合;企業(yè)利用上下游客戶信息的能力較弱。

三、嘉興市中小企業(yè)存貨管理問題產(chǎn)生的原因

(一)固有的存貨管理思想尚未突破

固有的存貨管理思想和經(jīng)驗方法仍然在實踐中發(fā)揮著作用,制約著先進(jìn)的存貨管理理論和實踐應(yīng)用的發(fā)展。“以產(chǎn)定銷”的思想仍舊束縛著人們,使得他們在生產(chǎn)或采購商品時,往往在沒有對市場進(jìn)行相關(guān)的調(diào)研情況下做出相關(guān)的產(chǎn)品生產(chǎn)或銷售商品組合,進(jìn)行大量的采購和生產(chǎn)商品。

(二)現(xiàn)代意義的企業(yè)管理思想尚未形成

很多嘉興的中小企業(yè)的經(jīng)營管理層對存貨本質(zhì)的認(rèn)識存在缺陷,內(nèi)部控制制度不健全或形同虛設(shè),執(zhí)行不力,滋生了營私舞弊等腐敗行為,錯誤率高,造成賬實嚴(yán)重不符;或產(chǎn)品質(zhì)量等不符合要求而被市場淘汰,造成庫存積壓,而大量的存貨必然會消耗大量的成本。

(三)暢通的信息共享渠道尚未建立

企業(yè)各部門之間缺乏有效的溝通致使企業(yè)的庫存不能滿足市場的需求。企業(yè)供、產(chǎn)、銷各部門往往片面追求各自部門的利益,彼此之間缺少有效的信息溝通,導(dǎo)致要么企業(yè)存貨儲備量低于市場需求使之失去市場機(jī)會,要么造成庫存積壓,增加其儲存成本。

(四)存貨管理人才的缺乏

隨著我國高等教育的改革,本科以上的學(xué)子不斷流入企業(yè),使得企業(yè)員工的素質(zhì)得以顯著提高,但是存貨管理崗位的人員素質(zhì)卻沒明顯提高。從目前的現(xiàn)代企業(yè)講,存貨管理崗位要求素質(zhì)應(yīng)該是相當(dāng)高和綜合的,不僅要求物資管理,計劃等知識,還要掌握財務(wù),ERP,計算機(jī)和質(zhì)量管理等知識?,F(xiàn)在企業(yè)存貨管理崗位上一般都是學(xué)歷較低人員在從事。

此外,技術(shù)進(jìn)步、市場風(fēng)險、戰(zhàn)略性采購和及時處理報廢毀損的存貨都對企業(yè)存貨管理存在著一定影響。

四、嘉興市中小企業(yè)存貨管理的對策與建議

(一)建立科學(xué)的存貨采購管理機(jī)制

采購物品數(shù)量要根據(jù)生產(chǎn)特點,在保持最佳庫存的情況下采購,不得超標(biāo)積壓。采購員在采購物品時對供貨單位的產(chǎn)品質(zhì)量、價格及財務(wù)信譽(yù)等有動態(tài)的監(jiān)控;同類產(chǎn)品務(wù)必貨比三家,盡量做到價格最低質(zhì)量最優(yōu)。大額采購可通過招標(biāo)比價,杜絕暗箱操作及采購黑洞。這樣既確保了生產(chǎn)的正常進(jìn)行,又控制了采購成本,加速了資金周轉(zhuǎn),提高了流動資金的使用效率。平湖市彩虹金屬制品有限公司可以明確采購人員對供應(yīng)商的選擇、采購物品的質(zhì)量、需求的滿足保證等負(fù)完全責(zé)任,并明確采購主管對下屬采購員的工作過程和結(jié)果的監(jiān)控負(fù)責(zé)等規(guī)定來控制存貨的采購情況。

(二)建立完備的出入庫管理機(jī)制

嘉興的中小企業(yè)如果不設(shè)立專門的質(zhì)檢部門,但必須有專門的驗收人員。存貨入庫時,先由驗收員對質(zhì)量進(jìn)行檢查。然后再會同倉管人員一起點檢數(shù)量,確保材料數(shù)量、品質(zhì)規(guī)格與合同及實際需要一致,然后再簽收。任何物品購入后須經(jīng)非采購者本人驗收并在送貨單上簽名。驗收無誤后,填制材料入庫單,連同供應(yīng)商送貨單分送財務(wù)部作為結(jié)算貨款的憑據(jù)。為明確責(zé)任,結(jié)算憑據(jù)必須由經(jīng)辦人員簽名。

存貨領(lǐng)用時,應(yīng)由生產(chǎn)部門簽發(fā)“領(lǐng)料單”,領(lǐng)料單必須明確標(biāo)明用途、品名規(guī)格型號等,用料部門持已審批的領(lǐng)料單去倉庫領(lǐng)料,倉庫人員填制“出庫單”發(fā)料,出庫單上必須有發(fā)貨人領(lǐng)料人的簽名。然后再將以上單據(jù)及時送會計部門記賬并作為成本計算或費用分配的依據(jù)。

(三)建立科學(xué)的存貨管理模式

中小企業(yè)應(yīng)建立與自身情況相符的、科學(xué)的存貨管理系統(tǒng),使存貨信息準(zhǔn)確無誤。平湖市彩虹金屬制品有限公司應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身的需求,確定存貨的管理方法,同時制定科學(xué)、有效的存貨管理策略,加快存貨的周轉(zhuǎn)速度。另外,還應(yīng)結(jié)合自己的業(yè)務(wù)流程,建立企業(yè)存貨管理計算機(jī)信息系統(tǒng),并使用科學(xué)有效的存貨管理軟件,實時、動態(tài)地掌握企業(yè)的存貨信息,從而使企業(yè)各部門之間及企業(yè)與第三方實現(xiàn)存貨信息共享;設(shè)置審核人員定期檢查等途徑提升企業(yè)存貨管理的效率。對存貨實行ABC分類管理,公司應(yīng)重點加強(qiáng)對A類存貨的管理,制訂有效的存貨管理模式。

(四)健全完善的內(nèi)控管理機(jī)制

遵循不相容職務(wù)相互分離。對存貨的請購與審批,審批與執(zhí)行;存貨的采購與驗收、付款;存貨的保管與相關(guān)會計記錄;存貨發(fā)出的申請與審批,申請與會計記錄;存貨處置的申請與審批,申請與會計記錄等存貨業(yè)務(wù)的崗位責(zé)任制,明確相關(guān)部門和崗位的職責(zé)權(quán)限,進(jìn)行崗位輪換制度,確保存貨業(yè)務(wù)的不相容崗位相互分離、相互制約和監(jiān)督。公司應(yīng)安排至少兩人進(jìn)行存貨的管理,一個負(fù)責(zé)保管,一個負(fù)責(zé)記錄,定期輪換崗位,相互監(jiān)督。制定存貨業(yè)務(wù)流程,明確存貨的取得、驗收與入庫、倉儲與保管、領(lǐng)用發(fā)出與處置等環(huán)節(jié)的控制要求,做好相應(yīng)的記錄與憑證保管。存貨管理人員最好將各個職責(zé)區(qū)分開,領(lǐng)用單的填制和盤庫人員分開授權(quán),這樣才能做到相互監(jiān)督和制約,也避免了同一個人可以做假賬的行為。

(五)形成標(biāo)準(zhǔn)的供應(yīng)鏈管理理念

加強(qiáng)企業(yè)之間的交流與合作,供應(yīng)商與客戶企業(yè)之間實現(xiàn)信息交換,信息共享后,信息代替了庫存,擁有最佳的信息就可以達(dá)到最小的庫存,大大降低缺貨的概率,更好地改善客戶滿意度和銷售狀況。作為供應(yīng)鏈上第一個環(huán)節(jié)的生產(chǎn)商,可以利用電子商務(wù)技術(shù),從他們的零售商那里實時獲得銷售端點的數(shù)據(jù),并調(diào)取零售商的庫存文檔,及時補(bǔ)充存貨,并按市場需求安排生產(chǎn)和財務(wù)計劃。供應(yīng)商管理庫存的實施主要根據(jù)企業(yè)雙方簽訂的協(xié)議,供貨商被授權(quán)負(fù)責(zé)對零售商分銷網(wǎng)絡(luò)的庫存點進(jìn)行監(jiān)視,并制定計劃和直接補(bǔ)充庫存。

五、結(jié)論

在企業(yè)的財務(wù)管理中,存貨管理是一個重要內(nèi)容。存貨作為企業(yè)的一項重要資產(chǎn),對其進(jìn)行科學(xué)的管理非常重要。中小企業(yè)存貨過多或存貨不足,都會增加企業(yè)的費用,影響企業(yè)的正常生產(chǎn)經(jīng)營。存貨過多,必然增加許多倉儲保管費用和利息支出,會占用大量的流動資金。存貨不足,會造成生產(chǎn)經(jīng)營中斷,從而給企業(yè)帶來各種有形和無形的損失。

良好的存貨管理是企業(yè)管理績效優(yōu)良的特質(zhì)之一,存貨管理在國際大企業(yè)已經(jīng)做到精益求精的地步。豐田的零庫存管理境界被國際各界所羨慕。所以最優(yōu)的存貨管理是做得到的而且是值得做的。因此,企業(yè)管理當(dāng)局必須對存貨的訂購、儲存等有計劃的安排與管理。

企業(yè)在市場競爭強(qiáng)烈、技術(shù)不斷創(chuàng)新的環(huán)境下,通過不斷加強(qiáng)存貨管理,可以達(dá)到降低企業(yè)綜合成本的目標(biāo),有效地保證企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的連續(xù)正常進(jìn)行,從而提高產(chǎn)品的競爭能力,確保企業(yè)持續(xù)、穩(wěn)定、健康地發(fā)展。中小企業(yè)通過加強(qiáng)存貨的成本控制,減少企業(yè)的現(xiàn)金流出,增加可支配資金,將企業(yè)的資源優(yōu)化配置,發(fā)揮最大的效用,實現(xiàn)中小企業(yè)的利益最大化。

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作者簡介:曹文麗(1971-),漢族,嘉興浙能石油新能源有限公司,會計師,化工行業(yè)財務(wù)管理。

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