【摘要】本文根據(jù)科研單位項目預(yù)算管理工作需要，在不影響現(xiàn)有會計業(yè)務(wù)處理方式方法的基礎(chǔ)上，利用會計核算軟件，增設(shè)項目預(yù)算管理會計科目，將項目預(yù)算批復(fù)、執(zhí)行和結(jié)題信息納入會計核算，實現(xiàn)對項目明細(xì)科目預(yù)算和已到經(jīng)費的雙重指標(biāo)控制。本文以用友U8財務(wù)軟件總賬系統(tǒng)和公益性行業(yè)科研專項為例，介紹具體方法。
【關(guān)鍵詞】項目 預(yù)算管理 總賬 會計核算 方法
一、科研單位加強項目預(yù)算管理的必要性
加強項目預(yù)算管理是國家規(guī)范事業(yè)單位財務(wù)行為和內(nèi)部控制的要求：財政部（2012）修訂的《事業(yè)單位財務(wù)規(guī)則》增加了嚴(yán)格預(yù)算執(zhí)行的規(guī)定。財政部、科技部（2012）修訂的《科學(xué)事業(yè)單位財務(wù)制度》要求單位將批復(fù)的預(yù)算及時分解、落實，建立健全科研項目預(yù)算管理制度。財政部（2012）制定的《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》提出，單位應(yīng)當(dāng)充分運用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)手段加強內(nèi)部控制。財政部、科技部制定的國家科技支撐計劃、公益性行業(yè)科研專項等經(jīng)費管理辦法，均強調(diào)承擔(dān)單位應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行批復(fù)的項目預(yù)算。
項目預(yù)算批復(fù)是預(yù)算執(zhí)行的法定依據(jù)，是會計信息使用者進(jìn)行決策的基礎(chǔ)，將其與預(yù)算執(zhí)行及結(jié)題信息納入會計核算符合會計信息質(zhì)量要求。
單位作為科研項目預(yù)算管理的責(zé)任主體，只有掌握全面準(zhǔn)確的項目預(yù)算執(zhí)行數(shù)據(jù)，才能開展及時有效的項目組織和管理工作，降低項目執(zhí)行風(fēng)險。分析總結(jié)項目預(yù)算執(zhí)行過程中存在的問題，可以強化項目預(yù)算編制質(zhì)量，提高項目預(yù)算執(zhí)行效率。
二、利用總賬實現(xiàn)項目預(yù)算管理的可行性
用友U8財務(wù)軟件總賬系統(tǒng)是事業(yè)單位普遍采用的會計核算軟件，軟件支持用戶自主設(shè)置包括一級科目在內(nèi)的會計科目，其憑證制單赤字控制、賬表查詢和年度結(jié)轉(zhuǎn)賬等功能也為本方法的實現(xiàn)提供了便捷的操作平臺。
在設(shè)置項目預(yù)算管理會計科目方面，財政部（1996）《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》規(guī)定，各單位根據(jù)國家統(tǒng)一會計制度的要求，在不影響會計核算要求、會計報表指標(biāo)匯總和對外統(tǒng)一會計報表的前提下，可以根據(jù)實際情況自行設(shè)置和使用會計科目。事業(yè)行政單位會計科目的設(shè)置和使用，應(yīng)當(dāng)符合國家統(tǒng)一事業(yè)行政單位會計制度的規(guī)定。財政部（2012）《事業(yè)單位會計制度》明確，單位可以根據(jù)實際情況自行增設(shè)、減少或合并某些明細(xì)科目。為不影響現(xiàn)有會計核算和對外統(tǒng)一會計報表，本方法作為一種嘗試，增設(shè)科目編碼為“1901”、科目名稱為“預(yù)算”的資產(chǎn)類一級會計科目，并根據(jù)項目經(jīng)費管理要求設(shè)置二至四級明細(xì)科目。通過合理定義明細(xì)科目間的借貸關(guān)系，使三級科目借方余額合計數(shù)與貸方余額合計數(shù)相等，一級和二級科目余額為零，實現(xiàn)增設(shè)的項目預(yù)算管理會計科目內(nèi)部借貸平衡，不對其他會計科目產(chǎn)生影響。
三、利用總賬實現(xiàn)項目預(yù)算管理的具體方法
本方法的基本思路是在總賬系統(tǒng)中進(jìn)行相關(guān)的初始設(shè)置，發(fā)生需要進(jìn)行項目預(yù)算控制的會計業(yè)務(wù)時，先編制預(yù)算管理分錄，再按事業(yè)單位會計制度要求進(jìn)行核算。
本方法的實施分初始設(shè)置、預(yù)算控制、年度結(jié)轉(zhuǎn)和結(jié)題處理四個步驟進(jìn)行。第一步，初始設(shè)置。按照項目性質(zhì)和管理要求，設(shè)置項目預(yù)算管理會計科目和項目輔助核算；設(shè)置制單赤字控制。第二步，預(yù)算控制。按照項目預(yù)算批復(fù)和調(diào)整文件，編制預(yù)算指標(biāo)及其變動會計分錄，作為預(yù)算控制的依據(jù)。實際發(fā)生支付業(yè)務(wù)時，先編制預(yù)算管理會計分錄，若系統(tǒng)無赤字提示，則繼續(xù)按照事業(yè)會計制度要求編制事業(yè)會計分錄；若系統(tǒng)發(fā)出赤字提示，則退回相關(guān)業(yè)務(wù)。第三步，年度結(jié)轉(zhuǎn)。當(dāng)年未結(jié)題項目，隨著新年度賬的建立和結(jié)轉(zhuǎn)，自動將項目相關(guān)的預(yù)算管理會計科目余額和項目輔助信息結(jié)轉(zhuǎn)至下年繼續(xù)使用。第四步，結(jié)題處理。對已完成結(jié)題驗收的項目，依據(jù)財務(wù)驗收文件，編制項目預(yù)算管理結(jié)題處理分錄，結(jié)清項目預(yù)算管理相關(guān)的全部會計科目余額。在下一會計年度初，清理結(jié)題項目相關(guān)的基礎(chǔ)信息。
下面以公益性行業(yè)科研專項（A項目）管理為例，介紹如何利用用友U8財務(wù)軟件總賬系統(tǒng)實現(xiàn)項目預(yù)算管理。（一）初始設(shè)置
1. 設(shè)置項目預(yù)算管理會計科目。根據(jù)公益性行業(yè)科研專項經(jīng)費管理辦法要求和單位預(yù)算管理的需要，增設(shè)四級項目預(yù)算管理會計科目。會計科目的相關(guān)說明和A項目的預(yù)算批復(fù)數(shù)見表1。設(shè)置項目預(yù)算管理會計科目為“項目”和“客戶往來”輔助核算，“項目”反映需要進(jìn)行預(yù)算管理的最小核算單位，“客戶往來”反映項目經(jīng)費來源單位信息。
2. 設(shè)置制單赤字控制。在用友U8財務(wù)軟件總賬系統(tǒng)中選擇“設(shè)置/選項/憑證”，進(jìn)入憑證設(shè)置頁面，選擇“赤字控制”、“資金及往來科目”。根據(jù)單位對項目預(yù)算管理的嚴(yán)格程度，選擇赤字控制方式。赤字控制方式有“嚴(yán)格”和“提示”兩種。
若選擇“嚴(yán)格”，則不允許項目預(yù)算科目超支。當(dāng)預(yù)算管理會計科目超支時，系統(tǒng)提示“赤字金額”，點擊“確定”后，返回金額輸入界面。此時，系統(tǒng)不支持錄入下一筆會計分錄，也不能保存當(dāng)前憑證。
若選擇“提示”，則允許項目預(yù)算科目超支，超支時只作赤字提示。當(dāng)項目預(yù)算管理會計科目超支時，系統(tǒng)提示“赤字金額，是否繼續(xù)”，點擊“否”，返回金額輸入界面。點擊“是”，可繼續(xù)錄入下一筆會計分錄。保存憑證時，系統(tǒng)提示當(dāng)前憑證中全部赤字分錄信息，選擇“繼續(xù)”，憑證保存成功；選擇“取消”，返回金額輸入界面。
（二）預(yù)算控制
一般情況下，主管部門在批復(fù)項目總預(yù)算的同時下達(dá)第一年度經(jīng)費，以后再分年下達(dá)項目經(jīng)費?？紤]到項目不同預(yù)算科目的執(zhí)行進(jìn)度與具體項目工作內(nèi)容和實施進(jìn)度密切相關(guān)，各預(yù)算科目在項目實施不同階段執(zhí)行進(jìn)度不一定均衡，因此，本方法在項目第一筆經(jīng)費到位時，按批復(fù)文件一次性下達(dá)全部明細(xì)科目預(yù)算指標(biāo)，作為控制明細(xì)預(yù)算的依據(jù)。同時，將累計下達(dá)的項目年度經(jīng)費作為控制項目總支出進(jìn)度的依據(jù)。由此實現(xiàn)對項目明細(xì)科目預(yù)算和已到經(jīng)費的雙重控制。
因篇幅所限，本文僅對預(yù)算批復(fù)與調(diào)整，請款、報銷、調(diào)賬等日常支出，以及項目結(jié)題處理等關(guān)鍵環(huán)節(jié)的預(yù)算管理和事業(yè)會計分錄的編制進(jìn)行舉例說明，并利用賬表查詢功能獲取項目預(yù)算執(zhí)行信息。
1. 預(yù)算批復(fù)與調(diào)整。
（1）項目預(yù)算批復(fù)，年度經(jīng)費到賬。假設(shè)A項目批復(fù)預(yù)算總額為129萬元（各明細(xì)科目預(yù)算批復(fù)數(shù)見表1），實施周期2年，其中第一年下達(dá)經(jīng)費69萬元。項目首筆經(jīng)費到賬的預(yù)算管理業(yè)務(wù)由下達(dá)總預(yù)算指標(biāo)和收年度經(jīng)費兩步組成。
預(yù)算管理分錄：
第一步：下達(dá)總預(yù)算指標(biāo)。借：預(yù)算——行業(yè)——明細(xì)——設(shè)備費——A項目15萬元，材料費——A項目18.3萬元，測試化驗加工費——A項目16萬元，燃料動力費——A項目3萬元，差旅費——A項目18萬元，會議費——A項目2萬元，國際合作與交流費——A項目5萬元，出版文獻(xiàn)費——A項目16萬元，勞務(wù)費——A項目8萬元，專家咨詢費——A項目6萬元，其他費用——A項目2.7萬元，間接費用——A項目19萬元；貸：預(yù)算——行業(yè)——預(yù)算指標(biāo)——A項目129萬元。
第二步：收年度經(jīng)費。借：預(yù)算——行業(yè)——資金到賬——A項目69萬元；貸：預(yù)算——行業(yè)——項目執(zhí)行——A項目69萬元。
事業(yè)會計分錄：借：零余額賬戶用款額度——項目支出——類款項69萬元；貸：財政補助收入——項目支出——類款項——A項目69萬元。
（2）項目預(yù)算調(diào)整批復(fù)，調(diào)整明細(xì)或總預(yù)算指標(biāo)。①假設(shè)經(jīng)批準(zhǔn)A項目總預(yù)算不變，減少國際合作與交流費5萬元、會議費1萬元，增加測試化驗加工費6萬元。借：預(yù)算——行業(yè)——明細(xì)——國際合作與交流費——A項目——5萬元，會議費——A項目——1萬元；貸：預(yù)算——行業(yè)——預(yù)算指標(biāo)——A項目——6萬元。借：預(yù)算——行業(yè)——明細(xì)——測試化驗加工費——A項目6萬元；貸：預(yù)算——行業(yè)——預(yù)算指標(biāo)——A項目6萬元。②假設(shè)經(jīng)批準(zhǔn)項目總預(yù)算增加8萬元，增加的明細(xì)科目為材料費。借：預(yù)算——行業(yè)——明細(xì)——材料費——A項目8萬元；貸：預(yù)算——行業(yè)——預(yù)算指標(biāo)——A項目8萬元。
2. 日常支出核算。項目日常支出業(yè)務(wù)主要有請款和報銷兩類，為實現(xiàn)對明細(xì)科目預(yù)算的有效控制，項目請款須按用途占用對應(yīng)的明細(xì)預(yù)算指標(biāo)。報銷時，根據(jù)資金實際支付情況增加或減少明細(xì)預(yù)算指標(biāo)占用。當(dāng)預(yù)算管理會計分錄出現(xiàn)赤字提示時，暫停后續(xù)業(yè)務(wù)處理，退回項目經(jīng)辦人員。
（1）A項目購置服務(wù)器5臺，每臺價值2萬元，驗收后付款。
預(yù)算管理分錄：借：預(yù)算——行業(yè)——項目執(zhí)行——A項目10萬元；貸：預(yù)算——行業(yè)——明細(xì)——設(shè)備費——A項目10萬元。
事業(yè)會計分錄：借：事業(yè)支出——財政——項目支出——辦公設(shè)備購置——A項目10萬元；貸：零余額賬戶用款額度——項目支出——類款項10萬元。借：固定資產(chǎn)10萬元；貸：非流動資產(chǎn)基金——固定資產(chǎn)10萬元。
（2）A項目參加人甲申請差旅費現(xiàn)金5萬元。報銷時，經(jīng)審核確認(rèn)差旅費支出5.2萬元，需補付現(xiàn)金0.2萬元。
請款業(yè)務(wù)：①預(yù)算管理分錄：借：預(yù)算——行業(yè)——項目借款——A項目5萬元；貸：預(yù)算——行業(yè)——明細(xì)——差旅費——A項目5萬元。②事業(yè)會計分錄：借：其他應(yīng)收款——A項目——甲5萬元；貸：庫存現(xiàn)金——項目支出——類款項5萬元。
報銷業(yè)務(wù)：①預(yù)算管理分錄：借：預(yù)算——行業(yè)——項目執(zhí)行——A項目5.2萬元；貸：預(yù)算——行業(yè)——項目借款——A項目5萬元，預(yù)算——行業(yè)——明細(xì)——差旅費——A項目0.2萬元。②事業(yè)會計分錄：借：事業(yè)支出——財政——項目支出——差旅費——A項目5.2萬元；貸：其他應(yīng)收款——A項目——甲5萬元，庫存現(xiàn)金——項目支出——類款項0.2萬元。
（3）A項目參加人乙辦理與丁公司項目測試合同（合同總額12萬元，預(yù)付3萬元，測試完成后付9萬元，開全額發(fā)票）的預(yù)付款和結(jié)算業(yè)務(wù)。
預(yù)付款業(yè)務(wù)：①預(yù)算管理分錄：借：預(yù)算——行業(yè)——項目借款——A項目3萬元；貸：預(yù)算——行業(yè)——明細(xì)——測試化驗加工費——A項目3萬元。②事業(yè)會計分錄：借：預(yù)付賬款——A項目——丁公司3萬元；貸：零余額賬戶用款額度——項目支出——類款項3萬元。
測試完成后結(jié)算業(yè)務(wù)：①預(yù)算管理分錄：借：預(yù)算——行業(yè)——項目執(zhí)行——A項目12萬元；貸：預(yù)算——行業(yè)——項目借款——A項目3萬元，預(yù)算——行業(yè)——明細(xì)——測試化驗加工費——A項目9萬元。②事業(yè)會計分錄：借：事業(yè)支出——財政——項目支出——委托業(yè)務(wù)費——A項目12萬元；貸：預(yù)付賬款——A項目——丁公司3萬元，零余額賬戶用款額度——項目支出——類款項9萬元。
（4）A項目召開咨詢會議，參加人甲預(yù)借專家咨詢費現(xiàn)金0.5萬元。報銷時，確認(rèn)專家咨詢費支出0.4萬元，退回現(xiàn)金0.1萬元；會議費支出0.7萬元，需向甲公務(wù)卡還款。
請款業(yè)務(wù)：①預(yù)算管理分錄：借：預(yù)算——行業(yè)——項目借款——A項目0.5萬元；貸：預(yù)算——行業(yè)——明細(xì)——專家咨詢費——A項目0.5萬元。②事業(yè)會計分錄：借：其他應(yīng)收款——A項目——甲0.5萬元；貸：庫存現(xiàn)金——項目支出——類款項0.5萬元。報銷業(yè)務(wù)：①預(yù)算管理分錄：借：預(yù)算——行業(yè)——項目執(zhí)行——A項目1.1萬元；貸：預(yù)算——行業(yè)——項目借款——A項目0.5萬元，預(yù)算——行業(yè)——明細(xì)——專家咨詢費——A項目——0.1萬元，會議費——A項目0.7萬元。②事業(yè)會計分錄：借：事業(yè)支出——財政——項目支出——專家咨詢費——A項目0.4萬元，會議費——A項目0.7萬元，庫存現(xiàn)金——項目支出——類款項0.1萬元；貸：其他應(yīng)收款——A項目——甲0.5萬元，零余額賬戶用款額度——項目支出——類款項0.7萬元。
（5）經(jīng)復(fù)核發(fā)現(xiàn)應(yīng)由A項目負(fù)擔(dān)的勞務(wù)費0.5萬元，誤記入同類別的B項目，需進(jìn)行賬務(wù)調(diào)整。①預(yù)算管理分錄：借：預(yù)算——行業(yè)——項目執(zhí)行——A項目0.5萬元；貸：預(yù)算——行業(yè)——明細(xì)——勞務(wù)費——A項目0.5萬元。借：預(yù)算——行業(yè)——項目執(zhí)行——B項目——0.5萬元；貸：預(yù)算——行業(yè)——明細(xì)——勞務(wù)費——B項目——0.5萬元。②事業(yè)會計分錄：借：事業(yè)支出——財政——項目支出——勞務(wù)費——A項目0.5萬元；貸：事業(yè)支出——財政——項目支出——勞務(wù)費——B項目0.5萬元。
3. 結(jié)題處理。對當(dāng)年未結(jié)題項目，隨著新年度賬的建立和結(jié)轉(zhuǎn)，系統(tǒng)自動將相應(yīng)科目余額和項目輔助信息結(jié)轉(zhuǎn)至下年，繼續(xù)使用。對已結(jié)題項目按照驗收文件清理預(yù)算指標(biāo)，結(jié)清項目相關(guān)的各預(yù)算科目余額。其中“預(yù)算指標(biāo)”與“資金到賬”科目余額對沖，結(jié)清項目總預(yù)算指標(biāo)和全部到賬資金；全部“明細(xì)預(yù)算”與“項目執(zhí)行”科目余額對沖，結(jié)清各明細(xì)預(yù)算科目結(jié)余指標(biāo)和項目結(jié)余資金。
假設(shè)經(jīng)驗收，主管部門批復(fù)A項目結(jié)余3萬元（分別為設(shè)備費1萬元、材料費2萬元）。①預(yù)算管理分錄：借：預(yù)算——行業(yè)——預(yù)算指標(biāo)——A項目137萬元（129+8）；貸：預(yù)算——行業(yè)——資金到賬——A項目137萬元。借：預(yù)算——行業(yè)——項目執(zhí)行——A項目3萬元，預(yù)算——行業(yè)——項目執(zhí)行——A項目3萬元；預(yù)算——行業(yè)——明細(xì)——設(shè)備費——A項目1萬元，材料費——A項目2萬元。②事業(yè)會計分錄：借：財政補助結(jié)轉(zhuǎn)——A項目3萬元；貸：財政補助結(jié)余——A項目3萬元。
4. 項目預(yù)算執(zhí)行信息查詢。完成上述預(yù)算批復(fù)調(diào)整和日常業(yè)務(wù)后（不包括結(jié)題處理業(yè)務(wù)），A項目各明細(xì)預(yù)算科目指標(biāo)、借款、項目總指標(biāo)、已到賬資金和可用資金等情況見表2。利用總賬的賬表查詢功能，還可根據(jù)需要生成多種形式的項目預(yù)算執(zhí)行統(tǒng)計表。
本文提出的項目預(yù)算管理方法是將項目預(yù)算批復(fù)、執(zhí)行和結(jié)題信息全部納入會計核算，優(yōu)點為：①將預(yù)算批復(fù)和執(zhí)行信息納入會計核算，實現(xiàn)項目明細(xì)科目預(yù)算和已到資金雙重控制，提高預(yù)算控制的時效性。②項目預(yù)算和結(jié)題批復(fù)法定文件作為預(yù)算管理會計核算的原始憑證，納入會計檔案管理，避免預(yù)算批復(fù)、執(zhí)行和結(jié)題資料保管脫節(jié)現(xiàn)象，使會計檔案更加完整。③按照本方法進(jìn)行預(yù)算信息會計處理，能夠隨時獲得項目批復(fù)總指標(biāo)、各明細(xì)科目預(yù)算指標(biāo)及其變動，明細(xì)科目預(yù)算執(zhí)行及結(jié)余，年度到賬資金、累計到賬資金及其執(zhí)行，結(jié)余資金處理等情況，可為會計信息使用者提供更為全面有用的信息。④項目預(yù)算批復(fù)、執(zhí)行和結(jié)題處理信息全部在一個系統(tǒng)中記錄和反映，便于實現(xiàn)會計信息的公開和共享，有利于財務(wù)監(jiān)督和績效評價。⑤增設(shè)的項目預(yù)算管理會計科目獨立于事業(yè)單位會計制度規(guī)定的科目，項目預(yù)算管理分錄和事業(yè)會計分錄同步記錄、互不干擾，不影響國家統(tǒng)一會計制度對會計核算和報表的要求。⑥本方法不需進(jìn)行專門的軟件研發(fā)，也不需要增加硬件配置，無需資金投入。
四、結(jié)語
本文提出了利用現(xiàn)有會計核算軟件實現(xiàn)科研單位項目預(yù)算管理的方法，該方法也適用于對基本支出的預(yù)算管理。若同時加以利用，可為單位實現(xiàn)全預(yù)算管理創(chuàng)造條件。本方法的缺點是按現(xiàn)有事業(yè)單位會計制度要求編制事業(yè)會計分錄的同時，需要額外編制項目預(yù)算管理會計分錄，增加會計人員的業(yè)務(wù)工作量。
主要參考文獻(xiàn)
1. 財政部.事業(yè)單位財務(wù)規(guī)則.財政部令第68號，2012-02-07
2. 財政部，科技部.科學(xué)事業(yè)單位財務(wù)制度.財教［2012］502號，2012-12-28
3. 財政部.行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）.財會［2012］21號，2012-11-29
【作 者】
閆秀杰（高級會計師）
【作者單位】
（中國地震局地球物理研究所 北京 100081）
