【摘要】企業(yè)使用用友 ERP-U872對供應鏈業(yè)務進行操作的時候，容易出錯。本文從會計程序入手，把企業(yè)的供應鏈系統(tǒng)從資金流和物流兩個方面進行了說明，從而提出了供應鏈業(yè)務應用與操作的解決方案。
【關鍵詞】供應鏈 ERP-U872 采購 資金流
一、采購業(yè)務流程
為了便于理解和操作， 采購業(yè)務可以分為兩個部分：資金流和物流。采購業(yè)務的資金流主要是指購買商品，付款和其他活動；物流主要是指貨物轉(zhuǎn)移檢查和入庫等業(yè)務。為了使業(yè)務流程更加清晰，筆者對業(yè)務流程中的一些單據(jù)進行省略，如采購請購單、采購到貨通知等。
（一）資金流業(yè)務
1. 現(xiàn)金購買和賒銷購買。這兩個采購業(yè)務所涉及的資金流的基本過程是一致的，都需要通過采購管理系統(tǒng)和應付賬款管理系統(tǒng)來核算。主要涉及的單據(jù)有：采購訂單、采購專用或普通發(fā)票、采購運費發(fā)票、轉(zhuǎn)賬支票存根。主要業(yè)務操作步驟：
第一步：錄入原始憑證。首先打開采購管理系統(tǒng)選中錄入采購訂單；然后根據(jù)提示輸入采購專用發(fā)票或普通發(fā)票的信息，運費如有涉及，則需要錄入運費發(fā)票的信息；最后，如果采購業(yè)務是現(xiàn)付，應在窗口“現(xiàn)付”的方格打鉤，并輸入具體的付款的結(jié)算方式和金額等信息，最終完成款項的支付。
第二步：審核原始憑證。點擊應付款管理系統(tǒng)選中“應付單據(jù)審核”，先審核發(fā)票。這時發(fā)票可能顯示不出來，這就需要事先在“未完全報銷”項下打鉤。
第三步：生成記賬憑證。點擊應付款管理系統(tǒng)選中“制單處理”選項，當采購是賒購的時候， 選擇“發(fā)票制單”項目，記賬憑證根據(jù)已有的內(nèi)置規(guī)則自動生成。相應分錄為：借：物資采購，應交稅費——應交增值稅（進項稅額）；貸：應付賬款或應收票據(jù)。當采購是現(xiàn)金付款的時候，選擇“現(xiàn)結(jié)制單”項目，記賬憑證為根據(jù)已有的內(nèi)置規(guī)則自動生成。相應分錄為：借：在途物資，應交稅費——應交增值稅（進項稅額）；貸：銀行存款等。
當采購是賒購，企業(yè)在付款日付款的時候，點擊應付款管理系統(tǒng)，選中“付款單據(jù)錄入”，另外根據(jù)提示錄入付款的結(jié)算方式和數(shù)額等信息，然后再點擊審核生成憑證。
2. 采購退貨操作。采購退回業(yè)務是指采購發(fā)票已經(jīng)錄入系統(tǒng)但又要退回的貨物，沒有錄入的購買發(fā)票退回只需要考慮貨物的流轉(zhuǎn)。采購退貨業(yè)務流程一般分為款項可以收回和不能收回兩種情況，這兩種情況和企業(yè)的現(xiàn)購和賒購的業(yè)務操作流程大致一樣。
（二）物流業(yè)務
采購入庫業(yè)務一般有按發(fā)票金額入賬和暫估入賬之分，這兩種情況的操作流程不同，所以對于采購業(yè)務的入庫操作，首先要區(qū)分上述兩種情況。判斷這兩種情況，要看是否有發(fā)票，有發(fā)票則按照發(fā)票金額入賬，如果月末還未收到發(fā)票，則應按暫估入庫的流程處理。
1. 正常入庫業(yè)務。購進貨物后入庫業(yè)務和先購進然后才入庫都是正常入庫的類型，一般其物流的流程都是從庫存管理系統(tǒng)到存貨核算系統(tǒng)，主要的單據(jù)是采購入庫單。主要業(yè)務流程如下：
第一步：錄入和審核原始憑證。選擇庫存管理系統(tǒng)，在其中可以直接錄入也可以通過選中采購訂單錄入方式，并進行保存然后審核。
第二步：結(jié)算采購業(yè)務。首先從采購管理系統(tǒng)中找到“手工結(jié)算”進行選單，其次選出與入庫單相匹配的發(fā)票，包括運費發(fā)票，可以將運費分攤?cè)肫洳少彽某杀荆缓筮x擇“結(jié)算”進行業(yè)務結(jié)算。
第三步：登記存貨實物賬。在存貨核算系統(tǒng)中選擇相應的入庫單進行記賬，系統(tǒng)會自動識別入庫單是否辦理了采購結(jié)算，來確定是正常入庫還是暫估入庫。
第四步：生成記賬憑證。從存貨核算系統(tǒng)中點擊“生成憑證”，單據(jù)類型選擇“采購入庫單（報銷記賬）”，最后點擊入庫單生成憑證。相應分錄為：借：原材料；貸：物資采購等。
采購退回業(yè)務與上述業(yè)務的流程幾乎一致，唯一的區(qū)別是入庫單用紅字錄入。生成的記賬憑證也與上述科目相同，只是金額是用紅字。
2. 暫估入庫業(yè)務。對于這類業(yè)務，一般用月初回沖方式進行處理，月初回沖指本月尚未收到發(fā)票而貨物先到時，可以先把這些采購的入庫單做暫估記賬，在下個月初時回沖形成紅字回沖單。
（1）暫估入庫月末處理。企業(yè)應該把發(fā)生在本月的“貨到單未到”入庫貨物做暫估業(yè)務處理。與正常入庫流程的區(qū)別就是不用辦理采購結(jié)算，其具體操作方式參照正常入賬的程序。
（2）月初紅字沖銷。對于暫估業(yè)務，次月初要制作“紅字回沖單”憑證。在存貨核算界面中，選擇“財務核算”中生成憑證的選項，選擇“生成憑證”菜單，點擊“紅字回沖單”和生成憑證的單據(jù)，最后點擊生成。相應分錄為：借：原材料 （紅字）；貸：應付賬款——暫估應付款（紅字）。
（3）單據(jù)到達。當發(fā)票到達企業(yè)后，要對貨物的資金流和物流同時做出處理。資金流是根據(jù)款項是否收付分成現(xiàn)購或賒購兩種情況，具體流程不再贅述。物流的處理與正常入庫的流程有所不同，要注意兩個方面：第一，如果采購入庫單已經(jīng)在上月錄入系統(tǒng)，那么這次可以不重復錄入，而對金額進行采購結(jié)算；第二，在存貨核算模板系統(tǒng)中，選擇“結(jié)算成本處理”選項和“暫估處理查詢”菜單，點擊要進行暫估的結(jié)算單，單擊“暫估”選項。系統(tǒng)會生成一張藍字回沖單，并自動生成入庫的憑證。憑證上的分錄同正常入庫。
二、銷售業(yè)務處理
銷售業(yè)務主要指企業(yè)進行銷售計劃并進行報價，與供應商訂立銷售合同，然后發(fā)出商品與發(fā)票等一系列的處理過程。銷售業(yè)務可以從資金流和物流兩方面進行介紹，資金流一般是指商品銷售，收到貨款這個活動；物流主要是指發(fā)出商品，產(chǎn)品出入庫登記等活動。
（一）資金流業(yè)務
1. 現(xiàn)金銷售和賒銷。這兩個采購業(yè)務所涉及的現(xiàn)金流的基本過程一致，都需要通過銷售管理系統(tǒng)和應收賬款管理系統(tǒng)來核算。主要涉及的單據(jù)有:銷售訂單、銷售專用或普通發(fā)票、銷售運費發(fā)票等。主要業(yè)務操作步驟：
第一步：錄入原始憑證。首先打開銷售管理系統(tǒng)選中錄入銷售訂單。然后在管理系統(tǒng)中根據(jù)提示輸入銷售專用發(fā)票或普通發(fā)票的信息。最后，如果銷售業(yè)務是現(xiàn)金付款，應在窗口“現(xiàn)收”的方格打鉤，并輸入具體的收款的結(jié)算方式和金額等信息，最終完成款項的結(jié)算。
第二步：審核原始憑證。首先點擊應收款管理系統(tǒng)選中“應收單據(jù)審核”項目，先審核發(fā)票。若業(yè)務為現(xiàn)銷，選擇“包含已現(xiàn)結(jié)發(fā)票”選項。
第三步：生成記賬憑證。點擊應收款管理系統(tǒng)選中“制單處理”選項，當銷售是賒銷的時候， 選擇“發(fā)票制單”項目，記賬憑證為根據(jù)已有的內(nèi)置規(guī)則自動生成。相應分錄為：借：應收賬款；貸：主營業(yè)務收入，應交稅費——應交增值稅（銷項稅額）。當銷售是現(xiàn)金收款的時候，選擇“現(xiàn)結(jié)制單”項目，記賬憑證為根據(jù)已有的內(nèi)置規(guī)則自動生成。相應分錄為：借：銀行存款；貸：主營業(yè)務收入，應交稅費——應交增值稅（銷項稅額）。
當銷售是賒銷，企業(yè)在收款日收到錢的時候，點擊應收款管理系統(tǒng)，從中選中“收款單據(jù)錄入”，另外根據(jù)相應的提示，錄入收款的結(jié)算方式和數(shù)額等信息，然后再點擊審核生成憑證。
2. 采購退貨操作。這里所說的銷售退回業(yè)務是指購貨方開了發(fā)票確認相應的收入之后又發(fā)生了銷售的退回，未確認收入的退回只需作出物流的相應處理。銷售退回業(yè)務資金流的流程一般分為款項可以退和不能退兩種情況，這兩種情況和企業(yè)的現(xiàn)銷和賒銷的業(yè)務操作流程大致一樣。
（二）物流業(yè)務
銷售業(yè)務的物流指銷售發(fā)貨和出庫、存貨的庫存變動等活動。基本業(yè)務的流程是從庫存管理系統(tǒng)到存貨核算系統(tǒng)。
值得注意的是，出庫憑證的生成時間，這主要由發(fā)出存貨所選擇的計價方法決定，若是系統(tǒng)中設置的是先進先出法，系統(tǒng)會在商品銷售后自動計算發(fā)出存貨的成本；若是系統(tǒng)中設置的當月加權(quán)平均法，在每個月月末，系統(tǒng)要先計算一個平均單價后，才可以生成憑證。主要涉及的單據(jù)為銷售出庫單。主要業(yè)務流程如下：
第一步：錄入和審核原始憑證。若是設置了“銷售生成出庫單”，那么當發(fā)票錄入時，會自動生成出庫單。若沒有設置，可以選擇庫存管理系統(tǒng)，在其中可以直接錄入也可以通過選中銷售訂單錄入進而錄入出庫單，并對其進行保存然后審核。
第二步：登記存貨實物賬。在存貨核算系統(tǒng)中選擇相應的出庫單進行記賬，系統(tǒng)在這時會自動根據(jù)存貨的發(fā)出計價來選擇計算存貨發(fā)出成本，若是系統(tǒng)中設置的是當月加權(quán)平均法，在每個月月末，系統(tǒng)要先計算一個平均單價后，才可以生成憑證。
第三步：生成記賬憑證。根據(jù)存貨的發(fā)出計價計算存貨發(fā)出成本，并生成相應的憑證。相應分錄為：借：主營業(yè)務成本；貸：庫存商品。銷售退回業(yè)務物流的流程和上述的流程大致一樣。唯一的區(qū)別是在銷售出庫單需要錄入紅字的銷售出庫單，會計憑證的生成也與上述科目相同，只是數(shù)字為紅字而已。
主要參考文獻
王璐西.會計電算化.上海：高等教育出版社，2012
【作 者】
孫 羽 孫紅梅（教授）
【作者單位】
（陜西科技大學管理學院 西安 710021）
