【摘要】作為ERP體系的典型代表，金蝶K/3ERP正在被越來越多的企業(yè)推廣應(yīng)用。本文將剖析該軟件標(biāo)準(zhǔn)財(cái)務(wù)模塊的使用障礙，同時(shí)提出切實(shí)可行的應(yīng)對措施。
【關(guān)鍵詞】系統(tǒng)預(yù)設(shè) 總賬模塊 工資核算 現(xiàn)金核算 固定資產(chǎn)核算
會計(jì)教學(xué)中，對企業(yè)建立賬套時(shí)首先必須進(jìn)行屬性設(shè)置，這一般需要十到二十分鐘，往往首次使用者缺乏足夠的耐心，對一些參數(shù)的設(shè)置和篩選沒有引起足夠重視，甚至是一邊安裝一邊打游戲、聊天等占用系統(tǒng)空間，無論是安裝建賬的效率，還是系統(tǒng)設(shè)置的精準(zhǔn)度，都會受到影響。建賬成功后，應(yīng)考慮系統(tǒng)內(nèi)部的“機(jī)構(gòu)的設(shè)置”。對于教學(xué)工作來說，一般對于會計(jì)電算化這門課的考試沒有專用的模塊，那么機(jī)構(gòu)的設(shè)置就是這門課比較重要的內(nèi)容了?！皺C(jī)構(gòu)的設(shè)置”在設(shè)置成功后就不能修改了，所以最好把學(xué)生的“姓名+學(xué)號”作為學(xué)生的機(jī)構(gòu)設(shè)置項(xiàng)目的內(nèi)容，這樣做不僅可以防止學(xué)生抄襲其他人的答案，而且可以作為學(xué)生的唯一標(biāo)識。
一、基礎(chǔ)資料的設(shè)置
如果要設(shè)置一些基礎(chǔ)性的資料，在輸入的時(shí)候順序就變得很重要。比如：企業(yè)的一些部門要設(shè)置在職員的前面；在物料前面要先設(shè)置計(jì)量單位。在金蝶K3/ERP財(cái)務(wù)管理軟件中，在建立好會計(jì)科目結(jié)構(gòu)的基礎(chǔ)上，企業(yè)可以根據(jù)自身的特性需求來增加或減少軟件中的會計(jì)科目，也可以在軟件中新增原有會計(jì)科目之外的相關(guān)聯(lián)的會計(jì)科目，新增的會計(jì)科目在設(shè)立時(shí)必須遵循一定的前提條件，即增加的會計(jì)科目代碼要與軟件中原有的科目代碼位數(shù)長度相同，不可重復(fù)。
新增設(shè)的科目大多數(shù)是明細(xì)會計(jì)科目，根據(jù)國家會計(jì)制度的規(guī)則，一級的科目設(shè)置要依照國家統(tǒng)一規(guī)定的會計(jì)制度來設(shè)立，企業(yè)可以根據(jù)自身需求自由設(shè)立二級或三級會計(jì)科目。不過也會有一些特殊的情況發(fā)生，如軟件應(yīng)用者因某些原因刪去了一個(gè)主要的總賬會計(jì)科目，而根據(jù)本企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展的需求，是需要這個(gè)被刪去的總賬會計(jì)科目的，那么唯一的解決方法就是增加新的會計(jì)科目來實(shí)現(xiàn)。
若是想減少或更改會計(jì)科目，此會計(jì)科目務(wù)必是軟件中過去存在的，且尚未被使用過的。例如，在應(yīng)收和應(yīng)付賬款管理系統(tǒng)與別的管理系統(tǒng)結(jié)合來使用時(shí)，應(yīng)收賬款這個(gè)會計(jì)科目是要在其相應(yīng)的核算項(xiàng)目和受控系統(tǒng)實(shí)施修改的。例如“應(yīng)收應(yīng)付系統(tǒng)”被設(shè)置為受控系統(tǒng)，那么“客戶”往來系統(tǒng)就應(yīng)該被設(shè)置為核算項(xiàng)目 ，因?yàn)樵谠O(shè)置客戶信息時(shí)是要運(yùn)用到“應(yīng)收賬款”會計(jì)科目的，客戶的應(yīng)收款項(xiàng)和銷售業(yè)務(wù)是通過應(yīng)收賬款科目來管理和核算，如要修改其屬性必須在客戶信息設(shè)置之前才能進(jìn)行?！皯?yīng)收賬款”會計(jì)科目和客戶的信息關(guān)聯(lián)后，確定后的“應(yīng)收賬款”會計(jì)科目其屬性就無法隨意更改了。
從以上分析可以看出，要更改或刪去某個(gè)科目，先決條件是此科目自建賬之后從未被使用過。需要注意的是，科目一旦被使用，其屬性就不能被隨意更改。
二、總賬系統(tǒng)
1. 總賬期初數(shù)據(jù)的錄入和結(jié)束初始化。在進(jìn)入總賬科目期初數(shù)據(jù)錄入的操作界面時(shí)，會出現(xiàn)多幣種核算選擇的情況，要在 “錄入科目初始余額”的窗口中，轉(zhuǎn)換需要的幣種后錄入期初數(shù)據(jù)。如轉(zhuǎn)換幣種選擇為“人民幣”，然后就要在白色顯示區(qū)域框框內(nèi)輸入所有資產(chǎn)類科目、負(fù)債類科目和所有者權(quán)益類會計(jì)科目的期初余額。例如，有要核算項(xiàng)目的科目時(shí)，此時(shí)要先點(diǎn)擊核算對話框界面的對號，在進(jìn)入后錄入要核算的明細(xì)數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)保存成功后，總賬科目的匯總金額便會呈現(xiàn)在期初余額輸入界面中。試算平衡的工作需要全部數(shù)據(jù)都輸入后，還要轉(zhuǎn)換到“綜合本位幣”狀況下才可以進(jìn)行。
只有期初化數(shù)據(jù)試算平衡，總賬系統(tǒng)的初始化工作才可以結(jié)束。若有試算不平衡的現(xiàn)象發(fā)生，首先要審核幣別是否轉(zhuǎn)換為“綜合本位幣”，其次要從導(dǎo)致試算不平衡借方和貸方的差額，去審核數(shù)據(jù)是否多錄入、是否少錄入、是否漏錄?？傎~系統(tǒng)如要與固定資產(chǎn)及應(yīng)收應(yīng)付系統(tǒng)結(jié)合使用，并且是在相同時(shí)間段里開始使用的，總賬系統(tǒng)的初始化結(jié)束工作要在其他相關(guān)的系統(tǒng)初始化結(jié)束后方可實(shí)施。
2. 參數(shù)的設(shè)置及業(yè)務(wù)處理。正確設(shè)置系統(tǒng)參數(shù)在金蝶軟件中是起著至關(guān)重要的作用，設(shè)置正確的系統(tǒng)參數(shù)有利于業(yè)務(wù)流程順利實(shí)現(xiàn)預(yù)期目的。設(shè)置總賬參數(shù)的內(nèi)容具有不固定的多樣性。大多數(shù)情況下利潤分配科目和本年利潤科目屬于總賬選項(xiàng)卡要設(shè)置的內(nèi)容，另外要對一些項(xiàng)目進(jìn)行鉤選。如“當(dāng)憑證過賬時(shí)就要提前審核”這項(xiàng)鉤選，依據(jù)企業(yè)的會計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制的需要，憑證在過賬之前都要進(jìn)行審核，否則無法進(jìn)行過賬。又如，“在結(jié)賬時(shí)必須把有關(guān)損益類科目為零的余額”這項(xiàng)鉤選，這要求企業(yè)在年末要把所有損益類賬戶的余額全部轉(zhuǎn)入“本年利潤”賬戶，損益類科目年末無余額。在總賬順利進(jìn)行結(jié)賬前，還有一些項(xiàng)目也需注意，例如：憑證是否都已經(jīng)記賬等。
三、憑證處理
1. 要快捷、高效錄入正確的憑證，可以借助以下三種方式：①創(chuàng)建常用摘要內(nèi)容的摘要欄，便于快捷制作憑證。②巧妙利用快捷鍵F7建立摘要欄，便于快速從賬套中調(diào)集所需要的數(shù)據(jù)信息，如摘要內(nèi)容、客戶信息、職員信息，科目代碼等。③創(chuàng)建常用模板憑證，便于相同業(yè)務(wù)的憑證的高效錄入。
2. 對已審核過并已入賬的憑證是無法刪除和修改的。制單人只有在審核人撤銷審核操作后，才能對憑證進(jìn)行修改。審核憑證的方法可分為兩種，即成批審核和單張審核。具體操作流程如下：進(jìn)入財(cái)務(wù)會計(jì)→總賬→憑證處理→憑證查詢→會計(jì)分錄序時(shí)簿。
例如要單張審核憑證時(shí)，選中要審核的憑證點(diǎn)擊“審核”按鈕→進(jìn)入“記賬憑證的審核”窗口后在點(diǎn)擊“審核”按鈕，審核人的名字會在左下角顯示，此時(shí)審核即可完成。例如成批審核點(diǎn)擊“編輯”菜單下的“成批審核”命令→“還沒有審核過的憑證”→點(diǎn)擊“確定”即可，此軟件雖然一次可以對多張未審核的憑證進(jìn)行審核，但不能分批對憑證進(jìn)行審核。
3. 憑證的過賬處理與反過賬處理。憑證過賬可分兩種流程：①進(jìn)入財(cái)務(wù)會計(jì)→總賬→憑證處理→憑證過賬；②進(jìn)入財(cái)務(wù)會計(jì)→總賬→憑證處理→憑證查詢→輸入過濾條件后→“會計(jì)分錄序時(shí)簿”→“編輯”→全部過賬或過賬命令。
這兩種方法適用于不同的方法。第一種方法主要適用于要進(jìn)行過賬條件設(shè)置的憑證。第二種方法主要適用于沒有過賬條件設(shè)置或者憑證范圍和內(nèi)容設(shè)置要求等簡單憑證的過賬。值得說明的是，憑證反過賬與憑證過賬的操作流程一致，所以這里就不再贅述。根據(jù)日常的操作經(jīng)驗(yàn)，筆者認(rèn)為“憑證查詢”模塊平時(shí)使用較多，所以正確對條件進(jìn)行篩選是運(yùn)用好“憑證查詢” 模塊的重點(diǎn)。查詢條件越是詳細(xì)，那么搜索出來的憑證就越是符合要求，而且也利于操作效率的提高。
4. 憑證的填制、審核、過賬。對會計(jì)軟件而言，“在錄入時(shí)記賬憑證不是正確的，那么輸出的記賬憑證也不是正確的”。因?yàn)闀?jì)核算系統(tǒng)唯一的數(shù)據(jù)來源于記賬憑證，他的數(shù)據(jù)是否正確將影響所有會計(jì)信息系統(tǒng)是否真實(shí)和可靠，所以會計(jì)憑證必須保證其數(shù)據(jù)的真實(shí)性。在金蝶K/3中，有一個(gè)專門的憑證審核功能。根據(jù)會計(jì)制度的規(guī)定，審核人和制單人不可以是同一個(gè)人，企業(yè)可以根據(jù)實(shí)際需要選擇“只有審核的憑證才可以過賬”。這個(gè)操作體現(xiàn)了會計(jì)信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制的有效性，所以這個(gè)選項(xiàng)一般操作中都要選擇。
5. 在金蝶K/3ERP管理系統(tǒng)下，賬簿和會計(jì)報(bào)表一般包含了所有手工會計(jì)信息系統(tǒng)的范圍，甚至比手工還要詳細(xì)。這就是由于在電算化系統(tǒng)中，數(shù)據(jù)的強(qiáng)大實(shí)現(xiàn)了賬證表一體化的情形。這個(gè)功能減少了會計(jì)人員的工作量，使其工作效率得到了極大的提升。
6. 期末處理。期末處理時(shí)比較重要的兩個(gè)處理分別是期末調(diào)匯和期末結(jié)賬。期末調(diào)匯是對企業(yè)的外匯業(yè)務(wù)進(jìn)行結(jié)匯，但是一旦匯率輸入錯(cuò)誤，就會導(dǎo)致生成的轉(zhuǎn)賬憑證發(fā)生錯(cuò)誤。而這張錯(cuò)誤的憑證在金蝶K/3中是無法修改和刪除的，所以在以后的軟件開發(fā)中，希望這個(gè)問題可以得到相應(yīng)的解決。對于期末結(jié)賬，系統(tǒng)要求所有應(yīng)該結(jié)賬的業(yè)務(wù)都應(yīng)該先進(jìn)行結(jié)賬，然后總賬系統(tǒng)才能正常進(jìn)行結(jié)賬。如果總賬系統(tǒng)不能進(jìn)行結(jié)賬，可能由兩個(gè)原因造成：一是其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)有的沒有結(jié)賬；二是總賬系統(tǒng)中可能存在未審核和過賬的憑證或者外幣業(yè)務(wù)沒有進(jìn)行期末的結(jié)匯，或是損益類科目沒有結(jié)轉(zhuǎn)完全等。
四、應(yīng)收款管理系統(tǒng)
對于應(yīng)收賬款的核算主要注意壞賬準(zhǔn)備的計(jì)提，壞賬準(zhǔn)備是否正確計(jì)提將影響應(yīng)收賬款的最終余額的正確性，所以在系統(tǒng)中，要掌握其中的正確的操作。
例如在金蝶K/3中，應(yīng)在應(yīng)收款管理系統(tǒng)中找到“系統(tǒng)參數(shù)” 窗口。選擇 “壞賬計(jì)提方法”的選項(xiàng)卡，要查看科目的代碼設(shè)置是否正確或者有沒有忘記計(jì)提，這將直接影響應(yīng)收賬款的余額。其中，對于如果操作員沒有把“應(yīng)收賬款”科目設(shè)置為需要計(jì)提壞賬科目的，那么在應(yīng)收款管理系統(tǒng)中“計(jì)提壞賬準(zhǔn)備”窗口將沒有數(shù)據(jù)的顯示。
五、固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)
財(cái)務(wù)會計(jì)系統(tǒng)中初始卡需要先進(jìn)行錄入，然后錄入固定資產(chǎn)管理，接著點(diǎn)擊業(yè)務(wù)處理，最后單擊新增卡。其他的有關(guān)子系統(tǒng)在數(shù)據(jù)初始錄入，有關(guān)設(shè)置要在初始化系統(tǒng)下設(shè)置，在這種情況下不太符合使用者的操作習(xí)慣。初始數(shù)據(jù)錄入完后畢要保存，如果要結(jié)束初始化必須先核對初始數(shù)據(jù)確保其正確性，避免影響以后各期計(jì)提折舊的結(jié)果。如果出現(xiàn)了錯(cuò)賬，更有可能的是管理系統(tǒng)中要求固定資產(chǎn)不能在期末進(jìn)行結(jié)賬處理。
使用者如果及時(shí)覺察到這個(gè)問題，那么有以下的方法可以解決：首先核對數(shù)據(jù)，如果數(shù)據(jù)有誤，要對數(shù)據(jù)進(jìn)行反初始化處理，對錯(cuò)誤的數(shù)據(jù)進(jìn)行更改，最后再重新進(jìn)行折舊的計(jì)提。一旦固定資產(chǎn)清理業(yè)務(wù)和處置的業(yè)務(wù)發(fā)生錯(cuò)誤，就會導(dǎo)致生成的轉(zhuǎn)賬憑證的錯(cuò)誤，而這張錯(cuò)誤的憑證在金蝶K/3中是無法修改和刪除的，所以在以后的軟件開發(fā)中，希望這個(gè)問題可以得到相應(yīng)的解決。一般在計(jì)提提折舊中工作量法是常用的一種方法，在設(shè)置初始數(shù)據(jù)和折舊方法都沒有問題的情況下，就要在“工作量管理”中輸入模塊方案名稱?！肮ぷ髁抗芾怼?中出現(xiàn)錯(cuò)誤，多數(shù)原因是基礎(chǔ)資料中的卡片類別管理設(shè)置成“使用狀態(tài)不管如何必須不計(jì)提折舊”這個(gè)選項(xiàng)，把其修改成“由使用狀態(tài)決定是否計(jì)提折舊”選項(xiàng)，這樣就可解決以上情況。
特別需要注意的是，這個(gè)項(xiàng)目的修改要先由系統(tǒng)管理員對固定資產(chǎn)進(jìn)行反初始化，然后會計(jì)人員才能修改此選項(xiàng)。但是在固定資產(chǎn)折舊進(jìn)行系統(tǒng)操作的過程中，一般存在以下幾個(gè)問題：第一，會計(jì)準(zhǔn)則規(guī)定對于當(dāng)期減少的固定資產(chǎn)仍要計(jì)提折舊，但是在金蝶K/3中，“折舊管理”這個(gè)窗口不對本期已經(jīng)清理的固定資產(chǎn)的折舊進(jìn)行顯示。第二，反結(jié)賬的操作復(fù)雜。系統(tǒng)管理員一般多系統(tǒng)有反結(jié)賬的操作權(quán)限。這就要求一般會計(jì)人員在錄入時(shí)候小心和謹(jǐn)慎，否則將會帶來一些麻煩。第三，反記賬的操作要按住SHIFT鍵再雙擊“期末結(jié)賬”，才能進(jìn)行反記賬。會計(jì)人員來說，快捷鍵的使用具有難度，且不利于系統(tǒng)操作員的日常操作，系統(tǒng)設(shè)計(jì)人員應(yīng)注意這個(gè)功能的實(shí)現(xiàn)。
六、現(xiàn)金管理系統(tǒng)
在系統(tǒng)管理現(xiàn)金日記賬中登記共有三種處理模式：從總賬中引入日記賬；復(fù)核登記日記賬；手工錄入日記賬。引入日記賬與復(fù)核日記賬屬于總賬數(shù)據(jù)的統(tǒng)一模式，而不是初學(xué)者認(rèn)為兩種不同功能的模式。但是，當(dāng)企業(yè)的日記賬的工作量較大時(shí)，或者是根據(jù)企業(yè)的業(yè)務(wù)活動(dòng)的流程來進(jìn)行設(shè)置時(shí)，所謂的復(fù)核記賬就是出納對總賬的現(xiàn)金和銀行存款憑證進(jìn)行檢查登賬的流程，也就是通過檢查憑證的方法登記銀行和記現(xiàn)金日記賬。
七、工資管理系統(tǒng)
在金蝶K/3中要對企業(yè)的工資進(jìn)行核算，就必須對工資進(jìn)行分類，這個(gè)分類是必須設(shè)置的。就算企業(yè)只有一種工資方案和類型，也必須對這一種工資和類型進(jìn)行設(shè)置，否則將無法進(jìn)行工資管理系統(tǒng)的后續(xù)設(shè)置。
在工資類別設(shè)置好的時(shí)候，操作人員可以通過選擇“打開工資類別”這個(gè)選項(xiàng)，選擇工資的類別，然后在工具欄中選擇“導(dǎo)入” 選項(xiàng)，導(dǎo)入需要的企業(yè)的職員和部門的人員數(shù)據(jù)資料。
最后進(jìn)行相應(yīng)的工資核算。當(dāng)設(shè)置工資的計(jì)算公式時(shí)，可以采用手工錄入。因?yàn)槎喟霐?shù)據(jù)是可以從系統(tǒng)中選擇的。在手工錄入時(shí)系統(tǒng)會自動(dòng)檢測是否有此項(xiàng)目，若無此項(xiàng)目，要提前增加項(xiàng)目而后進(jìn)行手工錄入；錄入時(shí)需要轉(zhuǎn)換輸入法為半角才可以輸入一些符號，以免在保存公式時(shí)提示語法錯(cuò)誤。對系統(tǒng)中沒有的數(shù)據(jù)，軟件操作者可通過人工輸入。
主要參考文獻(xiàn)
龔中華，何亮.金蝶ERP——K/3標(biāo)準(zhǔn)財(cái)務(wù)培訓(xùn)教程.北京：人民郵電出版社，2009
【作 者】
張 寧 顏毓?jié)崳ń淌冢?br />
【作者單位】
（陜西科技大學(xué)管理學(xué)院 西安 710021）
