摘要：本文論述了撫順市熱力有限公司供暖財務(wù)收費集成管理系統(tǒng)的項目管理，探討了金蝶財務(wù)軟件實施及日常管理維護。我作為用戶方的項目負責人參與了該項目，主要負責系統(tǒng)的組織規(guī)劃實施開發(fā)及日常財務(wù)資源管理，該系統(tǒng)具有嚴格的安全，穩(wěn)定，時實高效和可靠性能要求，是一個基于網(wǎng)絡(luò)的大型數(shù)據(jù)庫實時分布式系統(tǒng)。為了克服傳統(tǒng)手工記帳的局限性，會計電算化被廣泛應用。會計電算化是集計算機學、信息學、管理學、會計學等學科知識為一體的一門綜合性的邊緣學科，金蝶軟件記賬是隨著電子計算機、信息技術(shù)的飛速發(fā)展和會計改革的不斷深化所產(chǎn)生的結(jié)果。金蝶財務(wù)軟件記賬是電算化會計的一種體現(xiàn)形式。
關(guān)鍵詞：財務(wù)電算化 財務(wù)軟件實施 供暖企業(yè) 帳套維護
撫順市熱力有限公司依據(jù)本單位供暖收費的特點及新的實際需求，在原有收費軟件的基礎(chǔ)上，開發(fā)了基于金蝶財務(wù)軟件客戶/服務(wù)器結(jié)構(gòu)、適于同城市多地點網(wǎng)絡(luò)收費的供暖收費集成管理系統(tǒng)。根據(jù)供暖收費數(shù)據(jù)量大，要求速度快，查詢統(tǒng)計要求較高的特點，確定選用C/S模式來構(gòu)建整個系統(tǒng)。并通過虛似專用網(wǎng)絡(luò)（VPN）技術(shù)實現(xiàn)總部財務(wù)部門與分支部門之間的數(shù)據(jù)傳送，公司總部財務(wù)部門采用VPN SERVER端，各分公司采用VPN的分支端，數(shù)據(jù)庫放在總部，異地的分公司能夠?qū)崟r性的遠程訪問總部的數(shù)據(jù)庫，企業(yè)的這種VPN互聯(lián)解決方案，可以達到低成本、高安全性、高可靠性的實際效果，也便于協(xié)同動作和統(tǒng)一管理。
一、計劃階段編制完整的財務(wù)信息資源計劃
在企業(yè)準備上財務(wù)核算系統(tǒng)之前，應該先問問自己：我們的財務(wù)收費核算賬目是否明了？我們希望這個項目解決我們的哪些問題？最好在開始項目之前，完成前期數(shù)據(jù)準備。對于一些基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，例如各種基本資料的編碼。我們有必要提前完成，免得拉長項目實施周期。金蝶財務(wù)軟件使用前，必須設(shè)置好基礎(chǔ)資料，基礎(chǔ)資料是運行系統(tǒng)的基石，有點象做房子前要準備好材料一樣。基礎(chǔ)資料的準備順序基本上就是系統(tǒng)默認的順序。這個順序沒有什么特別的，怎么著都行，你在需要時自動提示你需要先處理哪一些。不過我還是要將一般處理順序說明一下，最好是：幣別、憑證字、計量單位、結(jié)算方式、倉庫、倉位、部門、職員、科目、客戶、供應商、物料。一些項目是有必錄項與非必錄項的，在前期我們可以只錄入必錄項，以后在需要時再錄入非必錄信息。在客戶、供應商、部門、職員、物料等中，其代碼可以隨時更改，在更改代碼后，其原有信息自動過到新代碼之中。會計的專業(yè)比較強，而且有一些比較死的東西是必須掌握的。如果沒打好理論基礎(chǔ)，真正到了工作會沒有頭緒的！
二、改變財會人員的知識結(jié)構(gòu)和工作職能實施會計電算化
在實施階段我們首先從改變財會人員的知識結(jié)構(gòu)和工作職能做起，每月，我們都會請金蝶軟件公司專業(yè)人員對財務(wù)部及分公司會計進行培訓，要求會計人員既要掌握會計專業(yè)知識，又要掌握相關(guān)的計算機知識.網(wǎng)絡(luò)知識、信息、管理知識等，讓會計電算化促進會計人員的知識結(jié)構(gòu)向既博又專的方向發(fā)展，從而提高會計人員的素質(zhì)。
電算化會計是把電子計算機和現(xiàn)代數(shù)據(jù)處理技術(shù)應用到會計工作中的簡稱，是用電子計算機代替人工記賬、算賬和報賬，以及部分代替人腦完成對會計信息的分析、預測、決策的過程，其目的是提高企業(yè)財會管理水平和經(jīng)濟效益，從而實現(xiàn)會計工作的現(xiàn)代化。而傳統(tǒng)的手工會計則是會計人員在會計核算的基本前提和一般原則下，以貨幣為計量工具對企業(yè)經(jīng)濟業(yè)務(wù)進行記錄。其流程表現(xiàn)為當一般經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生后會計人員根據(jù)原始憑證編制記賬憑證然后再根據(jù)記賬憑證進行賬簿登記最后再根據(jù)賬簿編制各種財務(wù)報表。我們要讓會計人員不僅應熟悉電腦操作，而且要能進行電腦內(nèi)在功能的開發(fā)和利用；具備較強的邏輯推理和分析判斷能力。
三、系統(tǒng)開發(fā)成功后的日常應用注意事項及管理內(nèi)部控制
新建帳套帳套存放著帳務(wù)的全部信息，包括：各種憑證、各種報表、各種總帳明細帳等。但是一個孤立核算單位的全部帳務(wù)信息只能存放在一個帳套中。首次使用金蝶平臺時用戶名為manager，口令為空，manager是平臺默認的系統(tǒng)管理員。一個帳套至少要有一個系統(tǒng)管理員，要及時更改manager的密碼。系統(tǒng)管理員的職責等同于會計主管和財務(wù)經(jīng)理，具有無上的權(quán)限。初始化設(shè)置建立好帳套后還要對之進行初始化，否則不能進行日常處理。需要進行手工會計資料和計算機會計資料的互換；另外帳務(wù)日常工作所需的數(shù)據(jù)也要重新設(shè)置，包括固定資產(chǎn)信息的初始化、會計科目的初始化、核算項目的初始化、幣種的初始化。帳套初始化時還要注意初始數(shù)據(jù)的試算平衡和勾稽平衡問題。
帳套啟用好了就可進行正常的處理工作了。可處理的模塊包括憑證、帳簿、報表、期末處理、工資、固定資產(chǎn)、財務(wù)分析、出納、往來、維護。其中憑證模塊包括：憑證輸入、憑證審核、憑證過帳、憑證查詢、憑證匯總、憑證檢查、模式憑證幾個項目。
利用金蝶財務(wù)軟件輸入記帳憑證只要在憑證模塊中點擊“憑證輸入”按鈕即可打開記帳憑證對話框。在憑證字左邊的選擇框中選擇記帳憑證的類型；憑證號是根據(jù)輸入的同類記帳憑證每次自動增1；憑證有幾張單據(jù)就在附單據(jù)欄中輸入幾；憑證是什么時候登記的就在日期文本框中選擇輸入日期；在摘要欄下面的文本框中點擊一下即可輸入摘要信息，也可按F7鍵彈出“摘要”對話框選擇之前設(shè)置好的摘要信息，也可在“摘要”對話框中現(xiàn)場新增所需要的摘要信息；輸入完摘要信息后在科目代碼下面的文本框中點擊一下或直接按回車鍵都可進入科目代碼輸入項，在科目代碼文本框中輸入科目代碼信息或按F7鍵打開“會計科目”對話框，在“會計科目”對話框中選擇所需的會計科目選項；在借方金額、貸方金額中分別輸入借貸方金額；在結(jié)算方式中選擇輸入結(jié)算方式；在結(jié)算號內(nèi)輸入結(jié)算號；在結(jié)算日期中輸入結(jié)算日期，憑證全部輸入完畢按菜單欄下面的保存按鈕保存此憑證。如果是手工填寫憑證只能通過人工查算借貸是否平衡；而用金蝶財務(wù)軟件能自動檢測借貸是否平衡問題，如果借貸不平衡，當保存憑證時會自動彈出提示對話框提示做帳者“記帳憑證借貸不平衡”。
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審核憑證時，只要點擊“憑證審核按鈕”就會提示做帳者是單張審核還是成批審核，選擇相應的選項即可進入單張審核流程或成批審核流程。確定要審核的內(nèi)容準確無誤后按F3鍵或點擊工具欄中的“審核”按鈕，誰審核誰的姓名立即在審核簽章處出現(xiàn)。按提示很輕松的就可進行憑證的審核。已經(jīng)審核過的憑證前面會有一個“*”標志。當然也可以取消過帳審核過程，方法很簡單在維護模塊里點擊“帳套選項”即彈出“帳套選項”窗口，然后點擊“憑證處理”選項，在“憑證處理”選項中把“憑證過帳前須經(jīng)過審核”前面的標志取消便可。
把本期已經(jīng)錄入的記帳憑證中的所有分錄都登記在相對應的帳簿中就是憑證過帳操作。憑證過財時只要點擊“憑證過帳”按鈕，然后按金蝶財務(wù)軟件提示即能自動完成憑證的過帳。過帳后的憑證不能再修改，只有通過沖銷進行更正。查詢憑證點擊“憑證查詢”按鈕打開“憑證過濾”對話框，可按內(nèi)容、比較關(guān)系、比較值、未過帳、已過帳、全部、未審核、已審核條件查詢憑證。
金蝶財務(wù)電算化核算系統(tǒng)是一個人機相結(jié)合的系統(tǒng)，其基本構(gòu)成包括會計人員、硬件資源、軟件資源和信息資源等要素，其核心部分則是功能完善的會計軟件資源。為使會計電算化工作走上規(guī)范化的道路，應建立健全內(nèi)部控制。系統(tǒng)操作員以外的操作人員只享有操作權(quán)限，加強對電算化系統(tǒng)數(shù)據(jù)輸入、處理、輸出的控制，明確管理員、操作人員、維護人員的職責范圍，對軟硬件、文檔的安全要檢查，設(shè)置多級保密措施，對個別人容易出現(xiàn)的個人壟斷現(xiàn)象以及對系統(tǒng)管理人員的監(jiān)管控制問題進行防范，所有這些都是制定會計電算化規(guī)章制度必須加以考慮的問題。
撫順市熱力有限公司從2008年初開始應用金蝶財務(wù)核算軟件系統(tǒng)，收到了良好的經(jīng)濟效益和社會效益。實際應用結(jié)果表明，該系統(tǒng)性能滿足了財務(wù)收費數(shù)據(jù)量大、收費地點分散、快速查詢統(tǒng)計的要求，實時性、安全性、穩(wěn)定性、容錯性好，使用維護也簡單，極大地提高了工作效率，減少了財務(wù)收費管理上的錯誤率。對供暖企業(yè)的取暖收費具有重要意義和實用價值。重新回顧整個開發(fā)過程，我以為團隊成員得到不僅僅是技術(shù)和經(jīng)驗，更多是信賴和友誼，但是在整個開發(fā)過程中，團隊成員也經(jīng)常為一些技術(shù)問題而爭論，甚至發(fā)生矛盾。在解決沖突方面，我始終處理得不夠圓滿，在溝通方面還是欠缺，在今天開發(fā)中我會不斷地努力和提高。畢竟，財務(wù)資源管理也是一門深奧的學問，它有待于我們?nèi)ネ诰?，研究和探索?br />
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作者“李峰
