吉祥人壽保險股份有限公司劉百靈胡勝華
財務(wù)共享服務(wù)是以優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)、規(guī)范流程、提升效率、降低運營成本或創(chuàng)造價值為目的，將會計、資金、稅務(wù)等服務(wù)職能集中起來，高質(zhì)量、低成本地為內(nèi)外部客戶提供專業(yè)化財務(wù)服務(wù)的集中化管理模式。
隨著信息科技的不斷發(fā)展，企業(yè)財務(wù)系統(tǒng)在不斷升級換代，業(yè)務(wù)系統(tǒng)、費用管控、資金管理、影像管理、電子憑證管理等財務(wù)外圍輔助系統(tǒng)也在日益成熟；同時，隨著網(wǎng)絡(luò)傳輸帶寬的不斷擴容，也讓移動辦公、異地同步處理等變得更加便捷。依托信息技術(shù)基礎(chǔ)，財務(wù)共享服務(wù)的效能也日益凸顯。各種信息產(chǎn)品的不斷推廣與普及，讓財務(wù)共享服務(wù)建設(shè)中最核心的資源——“專業(yè)人才”在潛移默化中得到大量的培育與補充。
財政部前期發(fā)布的《企業(yè)會計信息化工作規(guī)范》第三十四條明確要求：“分公司、子公司數(shù)量多、分布廣的大型企業(yè)、企業(yè)集團應(yīng)當探索利用信息技術(shù)促進會計工作的集中，逐步建立財務(wù)共享服務(wù)中心。實行會計工作集中的企業(yè)以及企業(yè)分支機構(gòu)，應(yīng)當為外部會計監(jiān)督機構(gòu)及時查詢和調(diào)閱異地儲存的會計資料提供必要條件。”這項規(guī)定為我國企業(yè)探索建立財務(wù)共享服務(wù)中心提供了政策支持。
集此“天時地利人和”，財務(wù)共享服務(wù)話題也變得相當火熱。由于實施過程中的系統(tǒng)功能實現(xiàn)、財務(wù)人員管理等核心問題亟待解決，雖然大膽吃螃蟹的先行者不少，但躍躍欲試的觀望者更多。吉祥人壽自2012年開業(yè)以來，就堅持走集約化的財務(wù)共享服務(wù)建設(shè)之路。經(jīng)過3年的努力，已完成財務(wù)系統(tǒng)、費控系統(tǒng)、資金系統(tǒng)、共享管理平臺等基礎(chǔ)系統(tǒng)的搭建，按照共享服務(wù)中心模式配備各方面的專業(yè)人才隊伍，財務(wù)共享服務(wù)中心雛形基本形成。在三年的實踐中，我們對財務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè)的理解也愈加深入，尤其對實施相關(guān)的疑難點問題體會頗深。
財務(wù)共享適合什么類型的公司？一是分、子公司眾多，方能體現(xiàn)共享服務(wù)低成本運作價值；二是業(yè)務(wù)流程規(guī)則與標準統(tǒng)一規(guī)范，以便于系統(tǒng)化功能實現(xiàn)；三是信息系統(tǒng)健全成熟，以便于前后端系統(tǒng)的對接與連通，進一步提升系統(tǒng)效能；四是高素質(zhì)人才占比較高，以便于共享服務(wù)管理理念的實施與推廣。
流程標準與規(guī)則差異往往是實施過程中的常見痛點。流程梳理與再造既是系統(tǒng)化功能實現(xiàn)的關(guān)鍵，又是體現(xiàn)財務(wù)共享服務(wù)價值的必需。建設(shè)初期需要高度重視，深刻認識共享服務(wù)的流程驅(qū)動本質(zhì)，要組建專業(yè)的流程管理團隊，對業(yè)務(wù)、財務(wù)相關(guān)流程進行全方位的梳理與優(yōu)化，盡可能避免同類管理流程在不同個體間的差異，為業(yè)務(wù)財務(wù)一體化對接奠定基礎(chǔ)，為后期共享服務(wù)降低管理復雜度。
在共享服務(wù)中心建立以后，原有財務(wù)基礎(chǔ)作業(yè)人員在流程優(yōu)化與系統(tǒng)高效率運轉(zhuǎn)面前，短期呈現(xiàn)飽和困境，但隨著管理數(shù)據(jù)維度的不斷精細化，熟悉業(yè)務(wù)并能結(jié)合實際需要進行專業(yè)化分析的管理會計人才稀缺又逐漸凸顯。建立由基礎(chǔ)作業(yè)人員向管理型財務(wù)人員轉(zhuǎn)型的培育和晉升機制是共享服務(wù)中心建設(shè)中的必然選擇。一是基于管理需要以及人員穩(wěn)定性的考慮，有效優(yōu)化成立初期的財務(wù)人員結(jié)構(gòu)配置；二是隨著標準作業(yè)流程的制定，以及系統(tǒng)化實現(xiàn)，共享服務(wù)中心員工的自身能力與價值難以發(fā)揮出來，有可能淪為弱勢群體并逐步邊緣化。不斷培育共享服務(wù)中心員工，促使其向管理型財務(wù)人員轉(zhuǎn)型，為其后續(xù)職業(yè)發(fā)展提供有利的上升通道，將會大幅降低共享服務(wù)中心員工的流動率。
績效管理是共享服務(wù)中心后續(xù)持續(xù)提升優(yōu)質(zhì)服務(wù)的保證。共享平臺的搭建是基礎(chǔ)，后續(xù)管理是關(guān)鍵。持續(xù)關(guān)注共享服務(wù)作業(yè)人員工作效率，通過系統(tǒng)有效統(tǒng)計費用審核與報銷、資金收支與核算、總賬核算、賬戶開立變更、稅務(wù)遠程申報等各個職能崗位人員的工作量與差錯率等作業(yè)指標，做好環(huán)節(jié)監(jiān)控與目標分析，完善共享服務(wù)中心的績效考評管理體系，有效保障共享服務(wù)的質(zhì)量。
當然，吉祥人壽財務(wù)共享服務(wù)中心依然還在建設(shè)之中，對其未來的發(fā)展趨勢，我們充滿期望。
為財務(wù)大數(shù)據(jù)分析創(chuàng)造條件。隨著各個系統(tǒng)的不斷健全，生產(chǎn)、銷售、后援等環(huán)節(jié)的經(jīng)營數(shù)據(jù)均能夠得到有效歸集與統(tǒng)計；同時，共享服務(wù)中心成立帶來的財務(wù)人員結(jié)構(gòu)變化，為管理分析與研究提供了有力的人力資源，可以對財務(wù)大數(shù)據(jù)進行更細粒度、更廣范圍的挖掘與分析，有效促進管理精細化程度的提升，利用大數(shù)據(jù)分析的結(jié)果為公司經(jīng)營戰(zhàn)略決策提供更有力的依據(jù)。
向利潤中心的轉(zhuǎn)變。財務(wù)共享服務(wù)中心未來可自行成立獨立的服務(wù)公司，以服務(wù)外包的形式為集團內(nèi)外各公司提供相關(guān)后臺運營服務(wù)，包括但不局限于逾期賬款催告通知、財務(wù)結(jié)算、經(jīng)濟信息咨詢、會計代理記賬業(yè)務(wù)等。通過確定服務(wù)價格，在質(zhì)量、時效、產(chǎn)能、成本等多個維度按照市場化的模式來運作，成功實現(xiàn)由后援資源占用中心轉(zhuǎn)型成價值利潤貢獻中心。如中國平安旗下的平安數(shù)科、中興通訊旗下的財務(wù)云服務(wù)就是共享服務(wù)中心職能轉(zhuǎn)型的成功案例。
技術(shù)在不斷更新，業(yè)務(wù)需求在不斷變化，未來如何通過財務(wù)共享服務(wù)平臺為公司和客戶提供超越期望的服務(wù)，依然充滿了機遇與挑戰(zhàn)。
