萬(wàn)明浩
隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制改革不斷深化，醫(yī)院雖作為事業(yè)單位，但其經(jīng)營(yíng)行為與整個(gè)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)密不可分，伴隨而來(lái)的各類經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)日漸增多。事業(yè)單位增強(qiáng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，進(jìn)一步規(guī)范經(jīng)濟(jì)合同管理，已是當(dāng)務(wù)之急。2014年1月1日，《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范(試行)》正式施行，對(duì)所有事業(yè)單位內(nèi)部管理控制和內(nèi)部審計(jì)工作將產(chǎn)生重要影響，如何加強(qiáng)醫(yī)院合同管理內(nèi)部控制，以及充分發(fā)揮內(nèi)部審計(jì)在風(fēng)險(xiǎn)管理和內(nèi)部控制中的作用值得我們探討。
一、合同審計(jì)與合同管理
經(jīng)濟(jì)合同審計(jì)是當(dāng)前大部分醫(yī)院內(nèi)審部門(mén)的主要工作任務(wù)之一，內(nèi)部審計(jì)在合同管理中發(fā)揮著不可替代的作用。從定義來(lái)看，經(jīng)濟(jì)合同審計(jì)(衛(wèi)生系統(tǒng)內(nèi)部審計(jì)操作指南)是醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)和人員依據(jù)國(guó)家有關(guān)經(jīng)濟(jì)合同法律、法規(guī)及單位內(nèi)部合同管理的相關(guān)規(guī)定，運(yùn)用規(guī)范的審計(jì)程序和方法，對(duì)單位及下屬機(jī)構(gòu)與外部企事業(yè)單位簽訂經(jīng)濟(jì)合同、履行經(jīng)濟(jì)合同的過(guò)程和結(jié)果進(jìn)行的審計(jì)監(jiān)督、檢查、評(píng)價(jià)和咨詢活動(dòng)。
合同管理是單位內(nèi)部控制中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，筆者未查找到醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)關(guān)于合同管理的解釋，暫借鑒企業(yè)合同管理定義。企業(yè)合同管理是指企業(yè)對(duì)以自身為當(dāng)事人的合同依法進(jìn)行訂立、履行、變更、解除、轉(zhuǎn)讓、終止以及審查、監(jiān)督、控制等一系列行為的總稱。其中訂立、履行、變更、解除、轉(zhuǎn)讓、終止是合同管理的內(nèi)容;審查、監(jiān)督、控制是合同管理的手段。
可見(jiàn)，合同管理的當(dāng)事人是單位本身，經(jīng)濟(jì)合同審計(jì)的當(dāng)事人是內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)；合同管理是單位加強(qiáng)內(nèi)部控制的內(nèi)在需求，經(jīng)濟(jì)合同審計(jì)是合同管理的手段之一。也就是說(shuō)，內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)和人員對(duì)經(jīng)濟(jì)合同的監(jiān)督、檢查、評(píng)價(jià)和咨詢活動(dòng)并不能滿足合同管理內(nèi)部控制的所有需求。但是，合同審計(jì)和合同管理都應(yīng)貫穿于經(jīng)濟(jì)合同從簽訂、履行到終止的全過(guò)程。
二、當(dāng)前醫(yī)院合同管理內(nèi)部控制中存在的主要問(wèn)題
隨著醫(yī)院經(jīng)營(yíng)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，醫(yī)院每年都有大量基建修繕工程項(xiàng)目、數(shù)以億計(jì)的設(shè)備、藥品和耗材采購(gòu)，品種繁多的零星物資采購(gòu)等等，每年對(duì)外簽訂的經(jīng)濟(jì)合同協(xié)議數(shù)量也逐年增加。為滿足醫(yī)院內(nèi)部管理的需要，近幾年，筆者所在的內(nèi)部審計(jì)部門(mén)開(kāi)展了經(jīng)濟(jì)合同審計(jì)工作，在健全和完善醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同管理內(nèi)部控制方面發(fā)揮了一定的作用?，F(xiàn)結(jié)合筆者的自身工作經(jīng)歷談一點(diǎn)體會(huì)和建議。
(一)合同內(nèi)容不夠嚴(yán)謹(jǐn)
醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同實(shí)行歸口管理，各職能部門(mén)負(fù)責(zé)經(jīng)濟(jì)合同的洽談、草擬和審閱，內(nèi)部審計(jì)部門(mén)負(fù)責(zé)經(jīng)濟(jì)合同簽訂的監(jiān)督、檢查。醫(yī)院沒(méi)有專設(shè)法務(wù)部門(mén)，整個(gè)合同談判和簽訂過(guò)程缺乏法務(wù)專員的參與。主要表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面:合同文字不嚴(yán)謹(jǐn)，不重視咬文嚼字，容易發(fā)生岐義和誤解，導(dǎo)致合同難以履行或引起爭(zhēng)議；合同條款不全面、不完整，有缺陷、有漏洞，往往漏掉違約責(zé)任相關(guān)條款。
(二)合同簽訂前審核不夠
在簽訂經(jīng)濟(jì)合同前，必須嚴(yán)格審查對(duì)方的資質(zhì)和履約能力。實(shí)際工作中，有時(shí)在未查驗(yàn)對(duì)方營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證等資質(zhì)文件，對(duì)該公司的性質(zhì)、經(jīng)營(yíng)范圍、注冊(cè)資金等基本信息不甚了解的情況下草草簽訂了合同。特別是有些專業(yè)工程項(xiàng)目要求特殊的施工資質(zhì)，施工單位需要符合相關(guān)專業(yè)資質(zhì)等級(jí)條件，如果簽訂的合同缺少施工單位的專業(yè)資質(zhì)證明，或者資質(zhì)證明已過(guò)期，可能會(huì)嚴(yán)重影響到工程的質(zhì)量和安全。
(三)合同執(zhí)行過(guò)程控制不嚴(yán)
在經(jīng)濟(jì)合同的簽訂環(huán)節(jié)，醫(yī)院各歸口職能部門(mén)相對(duì)還是比較重視的，但一旦合同簽訂后，通常對(duì)合同內(nèi)容的分析和交底不夠重視，造成合同簽訂與合同實(shí)際執(zhí)行過(guò)程脫節(jié)。大多數(shù)合同往往鎖在文件柜或抽屜內(nèi)，具體操作人員對(duì)合同條款不了解，一方面導(dǎo)致醫(yī)院正當(dāng)利益受損；另一方面給日后的合同糾紛埋下了隱患。例如，醫(yī)院某些專業(yè)設(shè)備過(guò)了質(zhì)保期后都會(huì)簽訂有償維護(hù)保養(yǎng)合同，合同中應(yīng)該約定該維護(hù)保養(yǎng)項(xiàng)目的價(jià)格、具體內(nèi)容、頻率周期、雙方責(zé)任、違約賠償?shù)葍?nèi)容。這些合同簽訂前已經(jīng)過(guò)雙方協(xié)商一致，并通過(guò)了審計(jì)部門(mén)審核；但實(shí)際執(zhí)行合同是總務(wù)部門(mén)或設(shè)備部門(mén)的責(zé)任，問(wèn)題是合同的內(nèi)容通常僅限于部門(mén)負(fù)責(zé)人知曉，實(shí)際操作設(shè)備或保管設(shè)備的崗位人員并不了解。維護(hù)保養(yǎng)單位在履行合約時(shí)，如果存在偷工減料、蒙混過(guò)關(guān)等情況，勢(shì)必會(huì)對(duì)醫(yī)院造成不利影響。
(四)合同變更較為隨意
按照合法程序訂立的合同，對(duì)合同各方都具有一定的法律約束力，各方都負(fù)有全面履行合同的義務(wù)。當(dāng)然，在履行合同過(guò)程中，根據(jù)合同實(shí)際執(zhí)行情況或市場(chǎng)行情的變化，對(duì)原合同的部分內(nèi)容進(jìn)行變更也是一種普遍現(xiàn)象。如果發(fā)生這種情況，在合同各方協(xié)商一致的前提下，應(yīng)該按照法定程序，合法辦理合同變更，及時(shí)簽訂書(shū)面補(bǔ)充協(xié)議。但在實(shí)際工作中，有些單位或部門(mén)在合同變更時(shí)常以口頭協(xié)定來(lái)代替書(shū)面協(xié)議，萬(wàn)一對(duì)方缺少誠(chéng)信，事后不承認(rèn)變更內(nèi)容，單位的合法權(quán)益將得不到有效保障，也易產(chǎn)生法律糾紛。
三、主要原因
(一)合同法律意識(shí)較淡薄
合同的作用是規(guī)范合同各方主體的行為，維護(hù)他們的合法權(quán)益。任何違背合同法律所簽訂的合同都是無(wú)效合同，不受法律保護(hù)。但有些管理人員沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)合同與合同法律的關(guān)系，較缺乏依法訂立和履行的法律意識(shí)，以致產(chǎn)生了合同管理上的問(wèn)題，造成不少失誤和損失。
(二)缺乏合同管理意識(shí)
合同管理是合同洽談、草擬、簽訂、履行、變更、中止、終止或解除全過(guò)程的管理。合同的簽訂是前期階段，管理人員通常較重視這一階段工作，一旦合同簽訂，合同就束之高閣了，不懂得合同履行過(guò)程就是權(quán)利義務(wù)的實(shí)現(xiàn)過(guò)程，也談不上利用合同條款來(lái)充分保障本單位的合法利益。合同管理的問(wèn)題大多數(shù)產(chǎn)生在合同履行、變更和終止過(guò)程。例如:在醫(yī)院改造工程施工過(guò)程中，有些施工單位未按照合同規(guī)定的程序?qū)⒐こ套兏?，及時(shí)上報(bào)醫(yī)院基建管理部門(mén)，擅自改變?cè)O(shè)計(jì)進(jìn)行施工，特別是隱蔽工程，未執(zhí)行隱蔽工程驗(yàn)收程序，就擅自封閉，進(jìn)入下一階段工序，這可能會(huì)給工程的質(zhì)量和今后的維修留下極大的隱患；另外，在施工合同中通常明確規(guī)定使用裝飾材料的質(zhì)量、規(guī)格和標(biāo)準(zhǔn)，但常見(jiàn)的是，有些施工單位為追求利潤(rùn)的最大化，擅自使用不合格的材料，以次充好，實(shí)際上已構(gòu)成違約，醫(yī)院有權(quán)要求其返工或賠償損失。但這些情況下，我們都沒(méi)有按照有關(guān)合同條款嚴(yán)格執(zhí)行，相關(guān)違約責(zé)任條款形同虛設(shè)。
(三)合同管理內(nèi)部控制制度不夠完善，執(zhí)行不力
建立健全一套完善的內(nèi)部控制體系并保證其有效運(yùn)行是一項(xiàng)系統(tǒng)、復(fù)雜的任務(wù)。醫(yī)院有詳細(xì)的內(nèi)部控制管理制度匯編，數(shù)百條規(guī)章制度涵蓋了醫(yī)院業(yè)務(wù)管理的方方面面，但仍有一些管理環(huán)節(jié)缺乏細(xì)化的管理制度；同時(shí)在具體工作中，有些管理制度也存在執(zhí)行難的問(wèn)題，有時(shí)制度訂好后，就將其束之高閣，因?yàn)槿狈?yán)格的考核，往往規(guī)章制度是一套，實(shí)際執(zhí)行又是一套；也有一些制度本身有不科學(xué)的地方，比如，合同審核時(shí)，如果全院每一份合同從合同條款、標(biāo)的價(jià)格都要一個(gè)崗位來(lái)審核控制，但因?yàn)楣ぷ鞣泵Χ鵁o(wú)法及時(shí)審核，即使流程執(zhí)行了也只是走個(gè)形式，沒(méi)能真正起到分級(jí)把關(guān)的作用。
四、加強(qiáng)合同管理內(nèi)部控制可采取的措施
(一)對(duì)合同管理實(shí)現(xiàn)分級(jí)控制管理
內(nèi)部控制的核心要素就是“監(jiān)督”，我認(rèn)為對(duì)合同管理的監(jiān)督可分為日常持續(xù)性監(jiān)督管理、資金流控制監(jiān)督管理和獨(dú)立性監(jiān)督管理三個(gè)控制層次。第一個(gè)層次是經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生部門(mén)，也就是合同歸口管理部門(mén)嚴(yán)格按照醫(yī)院內(nèi)部控制的程序、不相容職務(wù)崗位設(shè)置等制度進(jìn)行合同簽訂和管理，建立第一道監(jiān)督防線。所有合同都會(huì)涉及資金流向，所以，第二個(gè)層次應(yīng)在財(cái)務(wù)部門(mén)建立第二道監(jiān)督防線，對(duì)金額、付款條件、結(jié)算、索賠和發(fā)票等合同主要內(nèi)容進(jìn)行檢查復(fù)核。第三個(gè)層次，應(yīng)由具有一定獨(dú)立性的部門(mén)建立以審核控制為主的監(jiān)督防線，通過(guò)內(nèi)部控制測(cè)試發(fā)現(xiàn)合同管理流程中的問(wèn)題和風(fēng)險(xiǎn)，作出評(píng)價(jià)意見(jiàn)，并提出改進(jìn)措施，進(jìn)一步促進(jìn)合同管理內(nèi)部控制更加完善。
(二)發(fā)揮內(nèi)部審計(jì)在合同管理內(nèi)部控制中的作用
內(nèi)部審計(jì)既是合同管理內(nèi)部控制中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，又是實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制目標(biāo)的重要手段之一。內(nèi)部審計(jì)部門(mén)不從事具體業(yè)務(wù)活動(dòng)，獨(dú)立于業(yè)務(wù)管理部門(mén)，這使得內(nèi)部審計(jì)可以從全局出發(fā)、從客觀的角度對(duì)合同管理中的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別，及時(shí)建議業(yè)務(wù)部門(mén)采取措施，控制風(fēng)險(xiǎn)。內(nèi)部審計(jì)應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮其評(píng)價(jià)職能的作用，規(guī)范合同管理流程，促進(jìn)內(nèi)部控制制度的完善。當(dāng)前醫(yī)院合同管理中存在的問(wèn)題，有些問(wèn)題屢次出現(xiàn)，內(nèi)部審計(jì)應(yīng)分析其出現(xiàn)的根本原因。比如，為什么某些設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)合同簽訂后，實(shí)際保養(yǎng)過(guò)程沒(méi)有專人負(fù)責(zé)考核？分析其原因，可能因?yàn)槟承I(yè)務(wù)部門(mén)內(nèi)部管理意識(shí)薄弱，只有設(shè)備運(yùn)行出現(xiàn)故障時(shí)，才會(huì)現(xiàn)場(chǎng)跟進(jìn)；或者是因?yàn)閷?duì)保養(yǎng)過(guò)程的跟蹤考核確實(shí)有難度，這就涉及管理人員數(shù)量要配齊，崗位職責(zé)需進(jìn)一步明確的問(wèn)題。內(nèi)部審計(jì)對(duì)這些問(wèn)題應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注，督促業(yè)務(wù)管理部門(mén)認(rèn)真落實(shí)整改，并對(duì)改進(jìn)過(guò)程加以持續(xù)關(guān)注，及時(shí)向醫(yī)院分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，爭(zhēng)取為醫(yī)院管理層出謀劃策，提供一些建設(shè)性的建議。
(三)抓牢合同管理內(nèi)部控制中的關(guān)健點(diǎn)
加強(qiáng)合同管理內(nèi)部控制，應(yīng)按照全面性、重要性等原則，對(duì)容易出現(xiàn)問(wèn)題，且內(nèi)部控制薄弱的環(huán)節(jié)實(shí)行重點(diǎn)管理，實(shí)行授權(quán)審批、資金流向控制、責(zé)任追究到人等內(nèi)部控制制度。合同管理應(yīng)重點(diǎn)抓好三個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)。
1.嚴(yán)格控制合同簽訂環(huán)節(jié)。在簽訂合同前，應(yīng)了解清楚合同簽訂方的資質(zhì)、市場(chǎng)準(zhǔn)入情況、有無(wú)獲得代理資格、信用等級(jí)、履約能力，將有不良記錄的廠商排除在外，切實(shí)從源頭上防范合同管理風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)于醫(yī)院內(nèi)部設(shè)備管理、總務(wù)、基建、藥品采購(gòu)等簽訂合同較多的職能管理部門(mén)，有條件的可以建立供應(yīng)商電子檔案，對(duì)供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)、廉潔誠(chéng)信等方面進(jìn)行全面評(píng)估和分級(jí)排隊(duì)，以此作為是否簽訂合同的重要依據(jù)。
2.嚴(yán)格控制大額資金合同付款。合同付款時(shí)，業(yè)務(wù)部門(mén)經(jīng)辦人員應(yīng)認(rèn)真填列付款申請(qǐng)，附上滿足付款條件的有關(guān)證據(jù)，交由業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意；財(cái)務(wù)部門(mén)在接受付款申請(qǐng)時(shí)，應(yīng)仔細(xì)審核該合同的標(biāo)的、數(shù)量、價(jià)格、付款條件、履約期限等要素，對(duì)于交付貨物后付款的，還應(yīng)查看收貨憑證的數(shù)據(jù)記錄是否與入庫(kù)單、發(fā)票等相一致；財(cái)務(wù)付款應(yīng)通過(guò)銀行轉(zhuǎn)賬支付，在轉(zhuǎn)賬原始憑證上注明款項(xiàng)用途、對(duì)應(yīng)合同編號(hào)等信息。
3.建立并切實(shí)執(zhí)行責(zé)任追究到人的機(jī)制。醫(yī)院應(yīng)詳細(xì)規(guī)定各業(yè)務(wù)部門(mén)的工作責(zé)任、業(yè)務(wù)范圍和簽約權(quán)限，各業(yè)務(wù)部門(mén)內(nèi)部應(yīng)明確每個(gè)工作崗位的職責(zé)，健全不相容職務(wù)分離制度、授權(quán)審批制度和責(zé)任追究制度；對(duì)合同管理過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)指派相關(guān)責(zé)任人負(fù)責(zé)解決，并規(guī)定解決問(wèn)題的期限；在期限內(nèi)無(wú)法解決的問(wèn)題，應(yīng)當(dāng)向醫(yī)院分管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，由分管領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)有關(guān)部門(mén)一起配合解決；如果該問(wèn)題導(dǎo)致醫(yī)院經(jīng)濟(jì)利益受到損失，而且這種損失確實(shí)是由相關(guān)責(zé)任人不切實(shí)履行職責(zé)引起的，應(yīng)嚴(yán)肅查處，按內(nèi)部責(zé)任追究制度執(zhí)行。
綜上所述，內(nèi)部審計(jì)是醫(yī)院內(nèi)部控制體系的一個(gè)重要的組成部分，作為內(nèi)部審計(jì)工作人員，我們應(yīng)該積極推動(dòng)和促進(jìn)醫(yī)院合同管理內(nèi)部控制水平的提高。但合同管理內(nèi)部控制機(jī)制的建立和完善，也決不僅僅是內(nèi)部審計(jì)一家能夠解決的問(wèn)題。醫(yī)院管理層更應(yīng)重視合同管理內(nèi)控制度的建立，保障相關(guān)制度得到有效執(zhí)行，還應(yīng)將其納入績(jī)效考核指標(biāo)體系，與各業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人的績(jī)效考核掛鉤，進(jìn)一步激發(fā)其提高合同管理水平的積極性，促進(jìn)各級(jí)管理人員強(qiáng)化合同風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)、內(nèi)控意識(shí)、責(zé)任意識(shí)，促使合同管理內(nèi)部控制真正成為醫(yī)院管理層和所有職工的自覺(jué)意識(shí)和行為規(guī)范，讓內(nèi)部控制體系更加充分有效地發(fā)揮作用。
