中國稀有稀土股份有限公司（下稱中國稀有稀土）是中鋁集團有限公司（下稱中鋁集團）三大業(yè)務板塊之一，是中鋁集團稀有稀土金屬礦產(chǎn)資源開發(fā)、冶煉及深加工業(yè)務平臺。2017年，為加強集團費用管控，中鋁集團要求下屬各板塊全面上線費用共享中心。中國稀有稀土積極貫徹中鋁集團的要求，在實施費用共享中心過程中產(chǎn)生了一些優(yōu)秀做法，使得中國稀有稀土本部的費用管理得到明顯提升，其做法對其他未上線費用共享中心的企業(yè)有一定的推廣價值。
簡化審批流程
中國稀有稀土的管理層在接到中鋁集團要求實施費用共享中心的通知后，快速調整實施費用共享中心的現(xiàn)有管理，以適應共享中心帶來的變化。這其中，管理層高度重視，成立了由財務總監(jiān)掛帥，財務部負責實施的領導小組。他們召集了各部門相關負責人開會，針對管理中存在的制度執(zhí)行、內控管理、預算控制等問題集中進行了多次討論，要求財務部盡快對費用報銷制度進行修訂。
最終，中國稀有稀土明確了新的審核流程，按照新的報銷審簽流程調整了共享中心的系統(tǒng)設置，并明確了負責共享中心實施的團隊，特別對費用預算的編制進行了安排，主要從制度修訂、預算編制和上線前準備這3個方面來具體應用實施。
在制度的修訂上，中國稀有稀土根據(jù)中鋁集團制定的費用報銷制度，迅速制定了稀土板塊的費用報銷管理辦法，對制度中的審批流程進行了明確，主要內容如下：一是簡化審批流程，將日常費用按照業(yè)務歸口管理，符合標準的差旅、業(yè)務招待費用、辦公費用、市內交通費、資料費等日常部門費用由部門經(jīng)理審批；超預算費用必須按規(guī)定走預算追加流程后再報銷，否則系統(tǒng)不予通過。這其中，公共費用及培訓費由綜合部負責審核。二是加強“重點例外”管理，對超標準的差旅費履行例外審批程序，對會議費、宣傳費、展覽費、協(xié)會會費、中介費、物資及服務采購等費用實施重點管理，履行“一事一批”決策程序。三是統(tǒng)一流程，包括統(tǒng)一借款、外事費借款、差旅費報銷、費用報銷（含對公、對私）、合同付款、外事費報銷、還（收）款及職工薪酬等重要流程。
在預算的編制和控制上，中國稀有稀土高度重視預算編制，根據(jù)中鋁集團的全面預算管理原則，以業(yè)務預算為基礎，根據(jù)業(yè)務確定各類預算項目，使業(yè)務和財務的融合較為順暢；將日常預算項目進行歸口管理，明確了各個業(yè)務口的負責內容；對于專項費用按照“總量控制”“一事一報一批”“?？顚Ｓ谩钡某绦驁?zhí)行；借助共享中心的信息化系統(tǒng)，將確定的預算放入系統(tǒng)進行控制。
同時，中國稀有稀土為配合費用共享中心的實施，迅速組織人力，提供用戶信息、供應商和客戶的基礎數(shù)據(jù)，及時將上線的各種文檔發(fā)送給每個員工，并在上線前做了集中統(tǒng)一的培訓。此外，他們還要求員工檢查系統(tǒng)的流程是否與公司修訂的費用報銷管理制度一致，以最大程度地保證實際業(yè)務與制度規(guī)定的統(tǒng)一性。
實施效果明顯
費用共享中心的建立使中國稀有稀土在提升財務管理方面得到了明顯的成效。
一是統(tǒng)一標準，強化預算管控。在中鋁集團層面統(tǒng)一了費用開支的標準，在中國稀有稀土層面統(tǒng)一并優(yōu)化了費用的審批流程，通過將制度化的費用報銷標準及嵌入信息系統(tǒng)，有效地對費用進行了剛性控制，提升了預算管控力度。
二是簡化流程，提高運營效率。通過中鋁集團統(tǒng)一的費用報銷平臺和優(yōu)化后的內部審批流程，大大縮短了報銷的時間。通過增加手機移動審批功能，方便了公司領導出差在外時進行審批，使得公司整體審批效率大幅提高。這其中，平均報銷時間由原來的14個工作日，提高到4個工作日，大幅縮短了支付時間，使得運營效率大幅提升。
三是規(guī)范單據(jù)，加強內部控制。通過對所有單據(jù)進行影像審核，減少了人為單據(jù)流轉。通過費用的發(fā)生與預算的自動控制，實現(xiàn)了預算自動控制，加強了內控管理。比如，對于即將用完的預算給予警告，對于超預算的項目系統(tǒng)自動將超過預算總額，給審批人彈出提示，提示相關領導關注預算余額，單據(jù)退回或完成還款則自動釋放預算額度。
作者：施洋/文 來源：中國會計報20180330
