■張麗華/文
為了進一步規(guī)范因公臨時出國經(jīng)費管理，2013 年，財政部、外交部聯(lián)合發(fā)布了《因公臨時出國經(jīng)費管理辦法》（下稱《辦法》）。在《辦法》實施過程中，遇到了許多亟待解決的問題，如審核材料多、報銷周期長、監(jiān)管部門要求多和信息需求量大等。筆者基于內(nèi)部控制的視角，分析如何優(yōu)化工作流程，促進業(yè)財信息共享，為更好地管理因公出國經(jīng)費探索一條新的路徑。
運用內(nèi)控實現(xiàn)規(guī)范管理
對于如何解決出國經(jīng)費管理工作中的難點，筆者認為，在確保財務(wù)工作有序開展的前提下，需要從3 個方面思考改進工作。一是從服務(wù)的角度看，財務(wù)部門如何提升服務(wù)品質(zhì)，讓業(yè)務(wù)人員少跑腿；二是從監(jiān)督的角度看，如何為各級各類部門和單位提供決策有用的信息；三是從管理的角度看，如何改進工作手段，降低出國費管理的工作成本、管理風險和勞動強度。
要同時滿足3 個方面的需求，無疑對當前的管理工作提出了更高的要求。這就需要進一步完善體制機制，優(yōu)化工作流程，而建立健全內(nèi)部控制恰恰
是完善工作流程的利器。
在財政部發(fā)布的《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》中，列示了多種控制方法。在具體的實務(wù)工作中，包括如下幾個方面。
一是通過不相容崗位相互分離，形成相互制約的額工作機制。單位應(yīng)當設(shè)置必要的崗位，明確相關(guān)崗位的職責和權(quán)限，確保出國費支出申請與內(nèi)部審批、報銷審批與執(zhí)行等不相容崗位的分離。
二是通過內(nèi)部授權(quán)審批控制，明確各部門的權(quán)責范圍。業(yè)務(wù)部門應(yīng)該根據(jù)年度出國計劃、工作任務(wù)和單位領(lǐng)導的批示，結(jié)合預(yù)算指標和出國經(jīng)費內(nèi)部管理規(guī)定提出支出申請，并經(jīng)過審核后辦理具體業(yè)務(wù)。
三是通過歸口管理，實現(xiàn)業(yè)務(wù)和財務(wù)工作的統(tǒng)一管理。對于臨時出國的出訪目的、任務(wù)、出訪時間等業(yè)務(wù)事項， 應(yīng)當歸口單位外事部門統(tǒng)一管理。對于出國經(jīng)費開支范圍、開支標準、相關(guān)單據(jù)審核等事項，應(yīng)當歸口單位財務(wù)部門統(tǒng)一管理。
四是通過預(yù)算控制，體現(xiàn)厲行節(jié)約的要求。預(yù)算管理貫穿了出國事項管理的全過程，單位應(yīng)嚴格控制因公臨時出國經(jīng)費總額，嚴格履行“預(yù)算——計劃——執(zhí)行”的工作機制，不得無預(yù)算
或超預(yù)算安排出國團組。
五是通過會計控制，規(guī)范基礎(chǔ)性工作。單位應(yīng)規(guī)范處理業(yè)務(wù)和財務(wù)信息， 生成符合單位決策需要的各類報表。
六是通過單據(jù)控制，實現(xiàn)業(yè)務(wù)信息與財務(wù)信息的有機整合，確保出國經(jīng)費有據(jù)可查。單位應(yīng)該明確界定出國經(jīng)費所涉及的各類表單和票據(jù)。出國人員在回國報銷費用時，需要整理各類單據(jù)。
七是通過信息內(nèi)部公開，建立健全出國經(jīng)費的監(jiān)督機制，并為以后年度的出國經(jīng)費管理決策提供數(shù)據(jù)支持。
以內(nèi)控思維提升管理效能
內(nèi)控建設(shè)的核心思路是管理制度化、制度流程化、流程崗位化、崗位職責化、職責表單化和表單信息化。內(nèi)部控制能否落地，能否為單位全體員工所接受，能否在規(guī)范管理的前提下提升管理效能，關(guān)鍵在于信息化。
對于財務(wù)部門來講，需要將已有的預(yù)算、計劃、開支范圍、開支標準，通過信息化的手段固定下來，并強制執(zhí)行。這樣才能在財務(wù)部門與業(yè)務(wù)部門之間建立一道“防火墻”，在確保規(guī)范管理的同時，能夠有效獲取業(yè)務(wù)和財務(wù)的相關(guān)數(shù)據(jù)。
對于業(yè)務(wù)部門來講，需要及時掌握國家相關(guān)財務(wù)法規(guī)制度和辦事流程等， 并通過信息化手段，加強對出國事項的前置審批和后期跟蹤，幫助具體經(jīng)辦人員提高辦事效率。
對于各級各類管理層來講，需要及時掌握出國經(jīng)費的開支情況和開支水平，并通過信息化手段，提升整個出國事項的業(yè)財融合水平，獲取更有有價值的信息。
以上3 類需求，其實都圍繞出國經(jīng)費的預(yù)測和計劃等工作環(huán)節(jié)展開，涉及對業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、財務(wù)數(shù)據(jù)等各類信息的處理和加工。相關(guān)單位需通過一套規(guī)范的信息化工具，明確職責，明確各類數(shù)據(jù)的報送審核程序，最終將需要的工作結(jié)果展示出來，接受各級部門的管理和監(jiān)督。
（作者單位：國家機關(guān)事務(wù)管理局財務(wù)司）
