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 ■ 本報(bào)記者 李嘉亮
國(guó)資委近期發(fā)布《關(guān)于中央企業(yè)加 快建設(shè)世界一流財(cái)務(wù)管理體系的指導(dǎo) 意見》，明確提出央企要加快建設(shè)世界 一流財(cái)務(wù)管理體系，更加突出“支撐戰(zhàn) 略、支持決策、服務(wù)業(yè)務(wù)、創(chuàng)造價(jià)值、防 控風(fēng)險(xiǎn)”功能作用，以“規(guī)范、精益、集 約、穩(wěn)健、高效、智慧”為標(biāo)準(zhǔn)，以數(shù)字技 術(shù)與財(cái)務(wù)管理深度融合為抓手，固根 基、強(qiáng)職能、優(yōu)保障。
隨著移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、 人工智能、物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)的日趨成熟，多 數(shù)企業(yè)尤其大型企業(yè)在財(cái)務(wù)數(shù)智化轉(zhuǎn)型 過程中，商旅、費(fèi)控、支付已成為數(shù)智化 時(shí)代增長(zhǎng)最快的財(cái)務(wù)領(lǐng)域云服務(wù)，并成 為全員財(cái)務(wù)服務(wù)的第一入口。商旅及費(fèi) 控服務(wù)已經(jīng)成為企業(yè)實(shí)現(xiàn)智能財(cái)務(wù)的第 一先鋒。
商旅及費(fèi)控業(yè)務(wù)提出新要求
商旅報(bào)銷和企業(yè)費(fèi)控管理在過去 更多地被應(yīng)用于服務(wù)單一組織網(wǎng)上報(bào) 銷，并且聚焦員工費(fèi)用與借款支出。在 數(shù)字化缺失的情況下，員工、財(cái)務(wù)、管理 者不同角色在這一業(yè)務(wù)鏈中面臨著一 定困擾。
河南農(nóng)業(yè)大學(xué)經(jīng)濟(jì)與管理學(xué)院教 授陳素云分析，企業(yè)員工往往困擾于 各 項(xiàng) 繁 雜 的 費(fèi) 用 標(biāo) 準(zhǔn) 和 費(fèi) 用 報(bào) 銷 憑 證，以及復(fù)雜的報(bào)銷流程和漫長(zhǎng)的報(bào) 銷周期；企業(yè)財(cái)務(wù)人員往往陷于日常 的費(fèi)用報(bào)銷事務(wù)，費(fèi)用報(bào)銷效率低下， 且面臨費(fèi)用報(bào)銷不合規(guī)的風(fēng)險(xiǎn)；企業(yè) 管理者面臨如何控制無效費(fèi)用支出，節(jié) 約費(fèi)用支出，合理配置資金，提升資源 配置效率等問題。 因此，在會(huì)計(jì)數(shù)字化 建設(shè)中，商旅及費(fèi)控體系是多數(shù)企業(yè)首 先考慮的問題。
“在數(shù)字化浪潮下，企業(yè)商旅及費(fèi) 控業(yè)務(wù)開始發(fā)生一些變化。 一是很多 企業(yè)尤其大型企業(yè)的費(fèi)控環(huán)節(jié)已經(jīng)從 報(bào)銷向預(yù)算管控、專業(yè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)延伸。 二是報(bào)銷服務(wù)向前端消費(fèi)領(lǐng)域擴(kuò)展，不 斷拓展消費(fèi)端資源。”財(cái)政部管理會(huì)計(jì) 咨詢專家、用友網(wǎng)絡(luò)高端BG 智能財(cái)務(wù) 事業(yè)部總經(jīng)理付建華認(rèn)為，在此背景 下，企業(yè)需要通過智能的商旅及費(fèi)控 服務(wù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)費(fèi)用管控與效率的最 佳平衡，以及內(nèi)外資源與系統(tǒng)的全面 整合。
具體而言，企業(yè)需要建立費(fèi)用預(yù)算 體系，實(shí)現(xiàn)事前、事中、事后控制與分析； 通過智能稽核規(guī)則，輔助業(yè)務(wù)智能審批 與財(cái)務(wù)智能審核；應(yīng)用業(yè)務(wù)規(guī)則自動(dòng)計(jì) 算與控制標(biāo)準(zhǔn)，減少人工判斷；從紙質(zhì) 檔案歸檔，逐步過渡到電子檔案歸檔。
破除信息“孤島”難題 洞察數(shù)據(jù)價(jià)值
毫無疑問，商旅及費(fèi)控體系將極大 提升財(cái)務(wù)管理的質(zhì)效，尤其是針對(duì)信息 抓取、智慧稅務(wù)、審核、結(jié)算、費(fèi)用分析 等方面具有實(shí)用性。
在陳素云看來，一個(gè)合格的商旅及費(fèi) 控體系不僅應(yīng)該能夠提高員工和財(cái)務(wù)人 員的報(bào)銷效率、降低費(fèi)用報(bào)銷風(fēng)險(xiǎn)，而且 為管理層和監(jiān)管部門提供決策有用信 息。 因此，商旅及費(fèi)控體系應(yīng)具備以下4 個(gè)要素。
一是覆蓋費(fèi)控全類型和全流程。 費(fèi)控系統(tǒng)應(yīng)涵蓋各類費(fèi)用，并實(shí)現(xiàn)費(fèi)用 全流程在線職能處理。 以商旅報(bào)銷系 統(tǒng)為例，該系統(tǒng)應(yīng)覆蓋員工差旅全流 程，實(shí)現(xiàn)出差智能審批，預(yù)訂免墊付、出 行免取票、報(bào)銷免貼票，差旅費(fèi)用憑證 直接生成記賬憑證等功能。
二是對(duì)接企業(yè)內(nèi)外部信息系統(tǒng)。 費(fèi)用控制系統(tǒng)需要企業(yè)內(nèi)外部多個(gè)系 統(tǒng)集成，因此企業(yè)內(nèi)部的辦公系統(tǒng)、人 力資源系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)等，以及企業(yè)外 部的差旅采購平臺(tái)、銀行系統(tǒng)、稅務(wù)系 統(tǒng)等應(yīng)能夠完美對(duì)接。
三是形成費(fèi)用數(shù)據(jù)分析圖譜。企 業(yè)管理者可以通過費(fèi)用數(shù)據(jù)分析圖譜， 了解各主體和業(yè)務(wù)的費(fèi)用變化趨勢(shì)和 費(fèi)用支出整體情況，從而制定合理的費(fèi) 用標(biāo)準(zhǔn)和費(fèi)用控制方案。
四是保障費(fèi)用信息安全。費(fèi)控體 系涉及企業(yè)內(nèi)外部系統(tǒng)對(duì)接，既包括企 業(yè)業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)信息，也包括個(gè)人信息。 系統(tǒng)的安全認(rèn)證、監(jiān)控系統(tǒng)及故障恢復(fù) 等也需要安全保障。
從實(shí)踐來看，網(wǎng)絡(luò)高端BG 商旅及 費(fèi)控服務(wù)負(fù)責(zé)人呂華新認(rèn)為，商旅及費(fèi) 控體系要實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)全面連接、內(nèi)外共 享，簡(jiǎn)捷便利、提質(zhì)增效，數(shù)據(jù)決策、智 慧運(yùn)營(yíng)，合規(guī)管控、控制有道。
“例如系統(tǒng)應(yīng)打通從‘消費(fèi)— 報(bào)銷 — 支付—核算’流程閉關(guān)，全面覆蓋對(duì) 公對(duì)私費(fèi)用精細(xì)化管控。對(duì)內(nèi)融合專 業(yè)系統(tǒng)，對(duì)外接入消費(fèi)端的資源，深入 結(jié)合業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)、管理人員等多方工作 場(chǎng)景，將復(fù)雜、重復(fù)、低附加值的工作通 過智能化實(shí)現(xiàn)，從而提高企業(yè)的運(yùn)營(yíng)效 率與管理水平。 同時(shí)，基于新一代數(shù)智 化 ICT 技術(shù)，讓產(chǎn)品底座更快更穩(wěn)更安 全；廣泛連接生態(tài)資源，無縫接入業(yè)務(wù) 領(lǐng)域，讓數(shù)據(jù)不再是‘孤島’；通過費(fèi)控 新模式與數(shù)智技術(shù)相結(jié)合，讓報(bào)銷更簡(jiǎn) 捷。”呂華新表示，“實(shí)時(shí)可視數(shù)據(jù)分析， 實(shí)現(xiàn)多維度精細(xì)化的費(fèi)用與預(yù)算執(zhí)行 圖表展示，對(duì)差旅數(shù)據(jù)進(jìn)行快速處理和 可視化分析，提供直觀、即時(shí)、準(zhǔn)確的費(fèi) 用報(bào)告，為管理決策提供充足的數(shù)據(jù)依 據(jù)，以推動(dòng)管理提升。”
報(bào)銷更便捷 管控更合規(guī)
新一代的企業(yè)智能商旅及費(fèi)控服 務(wù)平臺(tái)，通過將最佳費(fèi)用業(yè)務(wù)管理實(shí)踐 與最新的數(shù)字技術(shù)結(jié)合，可以產(chǎn)生更多 創(chuàng)新的財(cái)務(wù)管理場(chǎng)景。
“例如通過月結(jié)新模式，可實(shí)現(xiàn)員 工免貼票、免報(bào)銷、免墊資，為企業(yè)節(jié)省 10%—30%的費(fèi)用采購成本。 同時(shí)，支持 智能報(bào)銷、智能審批、快速結(jié)算，最快可 實(shí)現(xiàn)差旅補(bǔ)助20 分鐘到賬。”呂華新說。
事實(shí)上，商旅及費(fèi)控體系的建設(shè)，對(duì) 于企業(yè)內(nèi)部控制也有很大的幫助。如系 統(tǒng)上線前的資金審批環(huán)節(jié)風(fēng)險(xiǎn)控制，事 前、事中、事后的資金預(yù)警提示等。
在國(guó)家強(qiáng)調(diào)預(yù)算管控和業(yè)財(cái)融合 的當(dāng)下，陳素云認(rèn)為，會(huì)計(jì)數(shù)字化不僅 需要運(yùn)用數(shù)智技術(shù)，更需要通過數(shù)智技 術(shù)運(yùn)用推動(dòng)會(huì)計(jì)信息提供模式、財(cái)務(wù) 組織結(jié)構(gòu)以及與其他領(lǐng)域協(xié)作模式的 變革，以更好地實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)資源配置職 能。 因此，構(gòu)建商旅及費(fèi)控體系，不僅 要提高費(fèi)用報(bào)銷效率，打造便捷費(fèi)控 體驗(yàn)，更要發(fā)揮費(fèi)控體系的內(nèi)外部治 理功能。
他建議，在費(fèi)控體系建設(shè)中，一是要 嵌入內(nèi)部控制系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)預(yù)算及審核等 規(guī)則的智能化，保障費(fèi)用報(bào)銷的合規(guī)性。
二是要嵌入風(fēng)險(xiǎn)控制系統(tǒng)，通過多 維度費(fèi)用分析，實(shí)時(shí)監(jiān)控開支預(yù)算，控 制費(fèi)用超支及不合理風(fēng)險(xiǎn)。
三是提升費(fèi)用的價(jià)值創(chuàng)造能力，借 助費(fèi)用云圖可視化費(fèi)用數(shù)據(jù)，進(jìn)行費(fèi) 用數(shù)據(jù)的深度挖掘，降低企業(yè)運(yùn)營(yíng)成 本；運(yùn)用費(fèi)控體系中的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，通過 機(jī)器算法和知識(shí)圖譜技術(shù)，分析每類 乃至每項(xiàng)費(fèi)用支出所產(chǎn)生的收益，以更 精準(zhǔn)地配置資源，支撐經(jīng)營(yíng)決策和創(chuàng) 造價(jià)值。
四是滿足國(guó)家宏觀經(jīng)濟(jì)管理的需 求，通過費(fèi)用控制系統(tǒng)與稅務(wù)、銀行等部 門的對(duì)接，為國(guó)家提供更為精準(zhǔn)的費(fèi)用 數(shù)據(jù)。
除了縮短報(bào)銷周期、減少員工墊付 差旅資金、大幅提高員工滿意度外，商 旅及費(fèi)控體系的應(yīng)用應(yīng)實(shí)現(xiàn)企業(yè)費(fèi)用 的全程控制。
“結(jié)合企業(yè)費(fèi)用預(yù)算控制策略和費(fèi) 用政策控制策略，可實(shí)現(xiàn)各種費(fèi)用的自 動(dòng)控制。 以此規(guī)范差旅行為，保障企業(yè) 差旅政策的執(zhí)行，增強(qiáng)企業(yè)集中管控能 力，做到風(fēng)險(xiǎn)管控有抓手，領(lǐng)導(dǎo)審批有依 據(jù)，業(yè)務(wù)真實(shí)可驗(yàn)證，成本費(fèi)用透明化。” 呂華新說，商旅及費(fèi)控服務(wù)將全面助力 以中央企業(yè)為代表的大型企業(yè)推進(jìn)財(cái)務(wù) 數(shù)智化轉(zhuǎn)型，為企業(yè)加快建設(shè)世界一流 財(cái)務(wù)管理體系提供有效解決方案。