現(xiàn)金管理內(nèi)部控制的意義
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企業(yè)對現(xiàn)金進行管理,一方面需要嚴格遵守國家有關(guān)現(xiàn)金管理制度的規(guī)定,另一方面則需要從內(nèi)部入手,建立嚴格的內(nèi)部控制體系,避免現(xiàn)金收支差錯及偷盜、貪污挪用等行為發(fā)生。
現(xiàn)金管理內(nèi)部控制的意義 之所以需要建立現(xiàn)金管理的內(nèi)部控制體系,是為了讓企業(yè)內(nèi)部形成一套規(guī)范的經(jīng)營管理理念,尤其將重要的現(xiàn)金流放在核心位置,制定一系列相互聯(lián)系、相互制約、相互監(jiān)督的制度、措施和方法。 現(xiàn)實中,企業(yè)各部門之間的關(guān)系交錯、復雜,進行現(xiàn)金管理的目的,就是讓現(xiàn)金在流動性和收益性之間進行平衡,讓企業(yè)各部門的意見得到統(tǒng)一,既要使現(xiàn)金流可以保證經(jīng)營活動的正常發(fā)展,又要降低持有現(xiàn)金過多而帶來的機會成本。 如果不進行現(xiàn)金管理內(nèi)部控制,會出現(xiàn)怎樣的問題?以一個案例說明。 這家企業(yè)為何出現(xiàn)嚴重虧損? 某企業(yè)主要經(jīng)營水果套袋(以下簡稱“果袋”),涉及生產(chǎn)和收購。截至2018年3月財務(wù)報告顯示:投資者共投入827萬元資金,其中固定資產(chǎn)投資394.41萬元,用于生產(chǎn)、經(jīng)營的資金404.17萬元,發(fā)生經(jīng)營虧損(含潛在虧損) 365.15萬元。 數(shù)據(jù)顯示:該企業(yè)的果袋總產(chǎn)量為5,665.032萬個,果袋總銷售量為1,596.0715萬個,果袋報損237.54萬個,果袋應收款83.34萬元,收回38.37萬元,未收回44.97萬元,共收購果袋1073噸,果袋短缺損耗122噸,經(jīng)營果袋虧損151.72萬元,墊付收購資金無法收回23.37萬元,產(chǎn)品銷售費用65.67萬元,管理費用62.24萬元,協(xié)助綠金果業(yè)收購橘子虧損6.41萬元。 這家企業(yè)原本是當?shù)氐拿餍瞧髽I(yè),可是為何短短幾年卻出現(xiàn)嚴重虧損? 表面上的原因,是領(lǐng)導層決策失誤,急功近利,盲目擴大生產(chǎn)線,導致資金周轉(zhuǎn)不靈。2016年該企業(yè)在資金鏈較為緊張時盲目購入13條生產(chǎn)線,生產(chǎn)任務(wù)鎖定在1億個,結(jié)果生產(chǎn)果袋5,665萬個,積壓在庫達4,000多萬個,直接導致了企業(yè)現(xiàn)金流的緊張。 同時,為了推廣產(chǎn)品,該企業(yè)高層向業(yè)務(wù)員制定了完全無法實現(xiàn)的銷售任務(wù),為了達成目的,業(yè)務(wù)員積極放寬信用政策,采取賒銷、部分收取貨款的辦法。業(yè)務(wù)員這樣做僅僅是為了完成任務(wù),結(jié)果渠道商為此提出了各種不合理的要求,導致業(yè)務(wù)員謊報、瞞報銷售量的情況非常嚴重。 更深層次的原因,則是內(nèi)部現(xiàn)金管理漏洞百出。為了達成目標,業(yè)務(wù)員的賒銷、部分收取貨款方式已經(jīng)讓企業(yè)無法正常收回資金;瞞報、謊報銷售業(yè)績,更加導致所謂的利潤都只是虛假的數(shù)據(jù)。 同時,企業(yè)對現(xiàn)金管理的約束非常松散。農(nóng)民購買果袋支付現(xiàn)金是交給業(yè)務(wù)員的,但業(yè)務(wù)員沒有主動將貨款轉(zhuǎn)回企業(yè);但企業(yè)已經(jīng)收到訂單就將產(chǎn)品發(fā)出,結(jié)果這種惡性循環(huán)越來越嚴重,看似企業(yè)訂單量頗高,但實際上收回的現(xiàn)金非常有限。 類似事情在很多企業(yè)身上都有所體現(xiàn)。沒有建立嚴格的先進內(nèi)部現(xiàn)金管控體系,導致企業(yè)現(xiàn)金管理一片混亂,最終讓企業(yè)走上了倒閉的路。 現(xiàn)金管理內(nèi)部控制的程序 為了避免現(xiàn)金管理一團混亂,企業(yè)必須建立完善的內(nèi)部控制體系。企業(yè)應按照以下程序,規(guī)范現(xiàn)金管理。 (1)授權(quán)符合要求。明確每個部門、每個員工的現(xiàn)金授權(quán)范圍,財務(wù)人員必須拒絕超過范圍的支出。 (2)明確現(xiàn)金申請單的內(nèi)容。在填寫申請單時,注明款項用途、金額、用款單位及其時間等,經(jīng)辦人員必須在原始憑證上簽章,經(jīng)辦部門負責人審核原始憑證并簽字蓋章。隨后,財務(wù)部門主管或授權(quán)人員進行審核,確認憑證的完整性。簽字蓋章以后,才能進行現(xiàn)金收款或現(xiàn)金付款憑證的傳遞。 (3)確保收款正確及時。庫管人員進行發(fā)貨前,必須由財務(wù)人員再次進行審核,確認現(xiàn)金收款或現(xiàn)金付款已經(jīng)完畢或符合協(xié)議說明,對現(xiàn)金收款或現(xiàn)金付款憑證以及所附原始憑證加蓋“收訖”或“付訖”戳記,并簽字蓋章以示收付。庫管人員沒有收到財務(wù)人員的收付憑證附件,不得進行貨物出倉。 (4)崗位分離控制。不相容的崗位,必須指定不同的人負責,不可一人身兼多個崗位,以此實現(xiàn)相互牽制、相互監(jiān)督的作用。例如,現(xiàn)金收支與記賬分離(即出納不得登記日記賬),現(xiàn)金收支與編制記賬憑證分離(即出納不得編制記賬憑證)。企業(yè)應根據(jù)實際情況,結(jié)合成本和效益設(shè)置崗位,并進行相關(guān)崗位人員的委任與招聘。 (5)加強內(nèi)部審計。企業(yè)應建立獨立的內(nèi)部審計小組,以月度、季度、年度為單位,對現(xiàn)金管理進行審計。內(nèi)部審計是企業(yè)自我評價的一種活動,及時發(fā)現(xiàn)內(nèi)部控制的漏洞和薄弱環(huán)節(jié),要求相關(guān)負責人說明情況的同時,對現(xiàn)金管理體系提出優(yōu)化建議。
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