作者:楊松令
中小企業(yè)會(huì)計(jì)信息化問(wèn)題是伴隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展而逐漸得到重視的，國(guó)外有研究證明，會(huì)計(jì)信息化與企業(yè)的成功與失敗有著一定的相關(guān)關(guān)系，因此，中小企業(yè)加強(qiáng)信息化建設(shè)，提高中小企業(yè)的會(huì)計(jì)信息化水平很有必要。目前，我國(guó)一些有實(shí)力的中小型企業(yè)都已不同程度地實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)信息化，采用了核算型會(huì)計(jì)軟件甚至ERP。但由于中小企業(yè)數(shù)量眾多、規(guī)模差別很大，因此，從總體來(lái)看，中小企業(yè)在會(huì)計(jì)信息化發(fā)展中還存在著諸如會(huì)計(jì)軟件的標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一和不規(guī)范、會(huì)計(jì)信息化水平普遍偏低等問(wèn)題，我國(guó)中小企業(yè)會(huì)計(jì)信息化建設(shè)的任務(wù)還很重。因此，加強(qiáng)中小企業(yè)會(huì)計(jì)信息化建設(shè)問(wèn)題的研究十分迫切，本文就中小企業(yè)會(huì)計(jì)信息化的建設(shè)方案進(jìn)行討論，以尋找適合于中小企業(yè)的會(huì)計(jì)信息化的途徑。
一、中小企業(yè)會(huì)計(jì)信息化方案選擇的原則
1．成本效益原則
作為盈利性組織，企業(yè)在選擇會(huì)計(jì)信息化方案時(shí)首先應(yīng)該考慮效益問(wèn)題。由于中小企業(yè)的資金十分短缺，他們希望每一分錢都能夠用在刀刃上，因此，對(duì)效益（尤其是短期效益）的要求更為迫切。例如，當(dāng)一家小型企業(yè)的業(yè)主意識(shí)到依靠手工操作會(huì)計(jì)核算既需要支付更多的人工費(fèi)用還不能快速得到所需信息時(shí)，他們可能就會(huì)考慮采用財(cái)務(wù)軟件進(jìn)行會(huì)計(jì)核算。這樣，采用財(cái)務(wù)軟件后，減少會(huì)計(jì)人員，并讓業(yè)主或經(jīng)理及時(shí)獲得最新、最真實(shí)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，這種效益是非常明顯的。再如，在企業(yè)規(guī)模很小時(shí)，企業(yè)不能從更高級(jí)的信息系統(tǒng)中獲取效益時(shí)，他們不會(huì)選擇管理信息系統(tǒng)或ERP系統(tǒng)的建設(shè)。對(duì)于一個(gè)相當(dāng)規(guī)模的中小企業(yè)來(lái)講，當(dāng)簡(jiǎn)單的財(cái)務(wù)核算軟件不能滿足其管理需求，而高級(jí)的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)能夠給企業(yè)帶來(lái)較大的利益時(shí)，業(yè)主可能就應(yīng)選擇采用高級(jí)的會(huì)計(jì)信息化系統(tǒng)。
2．適用性原則
中小企業(yè)的特點(diǎn)是“船小好掉頭”，中小企業(yè)在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中要想生存，必須要快速地根據(jù)市場(chǎng)的變化而調(diào)整自身的產(chǎn)品結(jié)構(gòu)，這樣，中小企業(yè)的產(chǎn)品生產(chǎn)類型、經(jīng)營(yíng)商品的種類都有可能在短期內(nèi)發(fā)生較大的變化，經(jīng)營(yíng)范圍可能比較雜亂。因此，會(huì)計(jì)信息化系統(tǒng)應(yīng)能快速地、動(dòng)態(tài)地適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展。同時(shí)，由于一般的中小企業(yè)缺乏計(jì)算機(jī)專業(yè)人員，所以，會(huì)計(jì)核算與管理軟件必須要考慮中小企業(yè)的這一特點(diǎn)，在軟件性能上盡量做到操作簡(jiǎn)單，界面友好。同時(shí)，軟件供應(yīng)商應(yīng)能夠提供長(zhǎng)期的、完善的售后服務(wù)，以解除中小企業(yè)的后顧之憂。
3．可擴(kuò)展性原則
中小企業(yè)的成長(zhǎng)性很強(qiáng)，因此，在中小企業(yè)在會(huì)計(jì)信息化建設(shè)過(guò)程中，應(yīng)注重其可擴(kuò)展性。在中小企業(yè)的發(fā)展初期，單純的帳務(wù)處理系統(tǒng)可能就能夠滿足需求。隨著業(yè)務(wù)的發(fā)展，結(jié)算、存貨等業(yè)務(wù)的管理也開始變得復(fù)雜，這時(shí)就需要將帳務(wù)系統(tǒng)與其它業(yè)務(wù)系統(tǒng)銜接，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化，控制權(quán)限也延伸到財(cái)務(wù)部門之外。到了一定規(guī)模，整個(gè)企業(yè)可能建立管理信息系統(tǒng)或ERP，帳務(wù)處理和財(cái)務(wù)管理融合在業(yè)務(wù)處理中。但從總體上來(lái)看，雖然絕大多數(shù)中小企業(yè)的生存期限較短，但也有相當(dāng)一部分中小企業(yè)會(huì)迅速成長(zhǎng)。因此，在建設(shè)會(huì)計(jì)信息化過(guò)程中應(yīng)充分關(guān)注中小企業(yè)的擴(kuò)張性特征，在會(huì)計(jì)信息化建設(shè)初期就應(yīng)該為以后的擴(kuò)展留有余地。
二、中小企業(yè)會(huì)計(jì)信息化建設(shè)的方案選擇
一般來(lái)說(shuō)，中小型企業(yè)實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)信息化的主要途徑有以下幾種：
(一) 購(gòu)入財(cái)務(wù)軟件
中小企業(yè)會(huì)計(jì)信息化最常見(jiàn)的模式就是直接從軟件公司購(gòu)入財(cái)務(wù)軟件。目前市場(chǎng)上這樣的軟件很多，如萬(wàn)能財(cái)務(wù)軟件、用友財(cái)務(wù)軟件、金蝶財(cái)務(wù)軟件等都是久經(jīng)考驗(yàn)的老品牌，其性能和功能都有良好的保障。還有一些小型軟件公司推出的一些會(huì)計(jì)核算軟件，價(jià)格較低，功能比較簡(jiǎn)單。中小企業(yè)可以根據(jù)自身的要求，在考慮了價(jià)格、售后服務(wù)的多個(gè)方面后進(jìn)行選擇。這種模式的優(yōu)點(diǎn)就在于，財(cái)務(wù)軟件基本上都是模塊化的開發(fā)，基于一體性的平臺(tái)，并且實(shí)現(xiàn)了流程化，見(jiàn)效比較迅速，花費(fèi)也不多，中小企業(yè)只要根據(jù)需要購(gòu)買其中一個(gè)或幾個(gè)模塊，就可以滿足企業(yè)的需要。
但是，這種方法也存在著一些缺點(diǎn)：首先，這種財(cái)務(wù)軟件開發(fā)是著眼于企業(yè)的共性，忽視了企業(yè)的個(gè)性。中小企業(yè)數(shù)量眾多，行業(yè)分布廣泛，每個(gè)企業(yè)有每個(gè)企業(yè)的特點(diǎn)，遇到的問(wèn)題也千差萬(wàn)別，一套財(cái)務(wù)軟件必然不能很好的解決不同種類企業(yè)的特色問(wèn)題。其次，由于財(cái)務(wù)軟件開發(fā)程序的同質(zhì)現(xiàn)象嚴(yán)重，使得企業(yè)數(shù)據(jù)的不安全性大大增加。市面上很多針對(duì)中小企業(yè)的財(cái)務(wù)軟件的加密設(shè)計(jì)水平較低，在網(wǎng)絡(luò)黑客泛濫的今天，已經(jīng)不能很好的起到保護(hù)作用。另外，由于成本的關(guān)系，一些針對(duì)中小企業(yè)的財(cái)務(wù)軟件在功能上有所縮減，例如一些軟件公司面向全國(guó)中小企業(yè)推出了價(jià)位較低的財(cái)務(wù)軟件，但是功能也有所減少，中小企業(yè)購(gòu)買后，需要在升級(jí)上繼續(xù)投入，無(wú)形中加大了中小企業(yè)的建設(shè)投資。
(二)自行開發(fā)或委托軟件公司開發(fā)
一些中小企業(yè)為了開發(fā)適合企業(yè)自己特色的會(huì)計(jì)核算與管理軟件，往往自行研制或請(qǐng)軟件公司給企業(yè)定制一套系統(tǒng)。例如，軟件公司幫助企業(yè)設(shè)計(jì)和構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)體系，提供軟件或代為開發(fā)，并幫助安裝和維護(hù)等。對(duì)于很多大型企業(yè)而言，他們有條件自己開發(fā)建立自己完善的企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，并確定其自身的網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)系統(tǒng)實(shí)施方案。但是對(duì)于中小企業(yè)來(lái)講，由于資金與業(yè)務(wù)量的限制，一般來(lái)講沒(méi)有條件也沒(méi)必要自己開發(fā)建設(shè)。所以在中小企業(yè)會(huì)計(jì)信息化建設(shè)中，除了企業(yè)自身以外，財(cái)務(wù)軟件開發(fā)公司也擔(dān)當(dāng)著極其重要的角色。
這種方案的優(yōu)點(diǎn)在于，由于財(cái)務(wù)軟件開發(fā)公司是針對(duì)一個(gè)企業(yè)所進(jìn)行的服務(wù)，很好的避免了第一種方案的缺點(diǎn)，在共性與個(gè)性上找到了很好的融合點(diǎn)，軟件的安全性也大大提高，并且有專人負(fù)責(zé)安裝，維護(hù)，升級(jí)業(yè)務(wù)，免去了中小企業(yè)的后顧之憂。但是，這種方案也有其最大的局限性，建設(shè)成本太大，一般的中小企業(yè)很難負(fù)擔(dān)，所以現(xiàn)在也只在沿海的一些中小企業(yè)比較成熟與發(fā)達(dá)的地區(qū)有基礎(chǔ)，而在那些反倒是最需要進(jìn)行會(huì)計(jì)信息化建設(shè)的地區(qū)找不到用武之地，發(fā)展的局限性較大。
(三)利用專業(yè)公司所提供的財(cái)務(wù)核算與管理業(yè)務(wù)（ASP）
目前，一些網(wǎng)絡(luò)公司提供基于互聯(lián)網(wǎng)的服務(wù)業(yè)務(wù)，如提供網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)軟件的在線支持和內(nèi)容服務(wù)、幫助建立專業(yè)網(wǎng)站、提供網(wǎng)上理財(cái)服務(wù)等，這種業(yè)務(wù)被稱為ASP方案。這是近年在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)迅速發(fā)展后出現(xiàn)的新型財(cái)務(wù)解決方案。在這種方案下，用戶無(wú)需購(gòu)買軟件，可通過(guò)專業(yè)網(wǎng)站獲取理財(cái)服務(wù)并按服務(wù)項(xiàng)目和數(shù)量付費(fèi)。具體來(lái)講就是某一服務(wù)商將自己的應(yīng)用軟件放在服務(wù)器上供租賃，并對(duì)租用者負(fù)有維護(hù)、管理軟件，提供技術(shù)支援等責(zé)任，租賃者通過(guò)網(wǎng)絡(luò)獲得使用權(quán)。目前，不少公司推出了財(cái)務(wù)ASP（如用友等），也就是ASP(應(yīng)用服務(wù)供應(yīng)商)在Internet上提供財(cái)務(wù)軟件租賃的一種電子商務(wù)模式。其具體實(shí)現(xiàn)是：
用戶通過(guò)用戶名和賬號(hào)登錄服務(wù)ASP站點(diǎn)，按業(yè)務(wù)流程與軟件要求輸入財(cái)會(huì)原始數(shù)據(jù)，服務(wù)器將數(shù)據(jù)錄入后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)待用；
財(cái)務(wù)ASP將接收到的數(shù)據(jù)進(jìn)行相關(guān)業(yè)務(wù)加工，生成財(cái)務(wù)報(bào)表等各種會(huì)計(jì)信息；
財(cái)務(wù)ASP 再將這一操作過(guò)程及生成的各種會(huì)計(jì)信息交會(huì)計(jì)事務(wù)所審計(jì)；
財(cái)務(wù)ASP充當(dāng)客戶會(huì)計(jì)職能，向客戶提供各種數(shù)據(jù)的處理結(jié)果，并為客戶提供一定的技術(shù)支援和針對(duì)性建議。
由于財(cái)務(wù)ASP是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、IT技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)在財(cái)會(huì)方面的融合應(yīng)用，中小企業(yè)采用這種方案的好處也很明顯：第一，有利于中小企業(yè)減輕財(cái)務(wù)負(fù)擔(dān)，節(jié)約運(yùn)營(yíng)成本。傳統(tǒng)模式下，中小企業(yè)實(shí)施會(huì)計(jì)信息化需投入大量的人力、物力和財(cái)力，如購(gòu)買正版財(cái)務(wù)軟件、購(gòu)置硬件設(shè)施、高薪聘請(qǐng)信息管理人員等；而財(cái)務(wù)ASP通常按月收費(fèi)，月租也僅數(shù)百元，這就極大地降低了實(shí)施信息化的成本。同時(shí)降低了中小企業(yè)在財(cái)務(wù)軟件上的投資風(fēng)險(xiǎn)。第二，小型企業(yè)不再需要兼職會(huì)計(jì)人員。一些小型企業(yè)業(yè)務(wù)量少，會(huì)計(jì)人員不多甚至沒(méi)有，有業(yè)務(wù)時(shí)則外聘兼職會(huì)計(jì)，因此造成會(huì)計(jì)信息過(guò)時(shí)，不能及時(shí)反映企業(yè)實(shí)際情況，不利于中小企業(yè)提高經(jīng)營(yíng)效率和發(fā)展。財(cái)務(wù)ASP是即時(shí)性的，相當(dāng)于企業(yè)低薪雇傭了一位全職會(huì)計(jì)人員。第三，財(cái)務(wù)ASP可為企業(yè)提供咨詢建議、技術(shù)支援。財(cái)務(wù)ASP 都有自己的專家團(tuán)隊(duì)。專家團(tuán)隊(duì)的技術(shù)分析專業(yè)人員分析完企業(yè)送來(lái)的數(shù)據(jù)后，若發(fā)現(xiàn)問(wèn)題便會(huì)及時(shí)提出針對(duì)性建議。并且，為方便客戶使用，財(cái)務(wù)ASP通常會(huì)為客戶提供量身定制的財(cái)務(wù)軟件。第四，使用極其方便。財(cái)務(wù)ASP是建立在Internet上的Browser／Server結(jié)構(gòu)，無(wú)論在什么地方，只要能上網(wǎng)，企業(yè)及其客戶都可以在授權(quán)范圍上查詢、記錄相關(guān)數(shù)據(jù)。
但這種方法也存在一定的問(wèn)題：首先是財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的安全性問(wèn)題。財(cái)務(wù)信息的保密問(wèn)題是任何一個(gè)業(yè)主或管理人員所關(guān)注的，由于ASP方案要求將數(shù)據(jù)存放在網(wǎng)絡(luò)公司的網(wǎng)站上，使得財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的專屬性受到很大影響；其次，成本是否真的很低？從短期看，企業(yè)每月只需花費(fèi)一定的租賃費(fèi)使用網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)軟件，但從長(zhǎng)期來(lái)看，其成本不一定比購(gòu)買一套現(xiàn)成的財(cái)務(wù)軟件低；再次，軟件功能受到很大限制。就目前情況看，ASP方案重點(diǎn)解決的是企業(yè)會(huì)計(jì)核算問(wèn)題，主要提供帳務(wù)處理服務(wù)，并不能滿足企業(yè)的全面管理需求；最后，這種新出現(xiàn)的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)尚無(wú)相關(guān)法律法規(guī)的約束和保護(hù)，出現(xiàn)問(wèn)題后會(huì)引起很多糾紛。
三、不同階段，不同選擇
從以上的分析可以看出，中小企業(yè)會(huì)計(jì)信息化建設(shè)方案大概有三種思路，即購(gòu)入現(xiàn)成的商品化財(cái)務(wù)軟件、自行開發(fā)和ASP方案。根據(jù)中小企業(yè)本身的特點(diǎn)與會(huì)計(jì)信息化方案的選擇原則，筆者認(rèn)為，中小企業(yè)處于不同的階段、規(guī)模差別較大時(shí)可以有不同的選擇。在企業(yè)發(fā)展初期，小型企業(yè)可以采取購(gòu)入財(cái)務(wù)軟件或ASP方案，其中，對(duì)于那些成長(zhǎng)可能性較大的小企業(yè)來(lái)講應(yīng)該采用ASP方案，因?yàn)檫@些企業(yè)在建立初期不能在初級(jí)財(cái)務(wù)核算方面投入太多人力財(cái)力，隨著企業(yè)的成長(zhǎng)和規(guī)模的擴(kuò)大，逐步選擇自行開發(fā)或購(gòu)入ERP等軟件，將會(huì)計(jì)核算與企業(yè)管理融和在一起。對(duì)于那些傳統(tǒng)的中小企業(yè)（如零售企業(yè)、旅館、餐飲企業(yè)等），由于其業(yè)務(wù)變化的可能性較小，應(yīng)該購(gòu)入針對(duì)小型企業(yè)的會(huì)計(jì)核算軟件，基本即可滿足一般的需求。而對(duì)于一些已具有一定規(guī)模的中型企業(yè)，則應(yīng)采用購(gòu)入或定制符合企業(yè)自身特點(diǎn)的管理軟件，已滿足企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理和財(cái)務(wù)管理的需要。簡(jiǎn)言之，除了已具規(guī)模的中型企業(yè)外，對(duì)于絕大多數(shù)中小企業(yè)來(lái)講，由于建設(shè)成本的原因，他們都不應(yīng)該選擇自行開發(fā)或委托開發(fā)，因此，購(gòu)入現(xiàn)成軟件和網(wǎng)絡(luò)租賃應(yīng)該是絕大多數(shù)中小企業(yè)實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)信息化的解決方案。就目前情況看，一些小型企業(yè)已經(jīng)采用了購(gòu)入財(cái)務(wù)軟件的部分模塊的方式實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)核算的電算化，從發(fā)展趨勢(shì)看，網(wǎng)絡(luò)支持的ASP方案也應(yīng)該是小型企業(yè)實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)信息化的一個(gè)簡(jiǎn)單快速的方案。
四、結(jié)論
中小企業(yè)的會(huì)計(jì)信息化是中小企業(yè)在發(fā)展中面臨的實(shí)際問(wèn)題，中小企業(yè)信息化建設(shè)有著自身的特點(diǎn)與要求，中小企業(yè)應(yīng)該根據(jù)自身的特點(diǎn)，結(jié)合不同的發(fā)展階段采用不同的會(huì)計(jì)信息化建設(shè)方案。本文對(duì)中小企業(yè)購(gòu)入財(cái)務(wù)軟件、ASP和開發(fā)ERP等不同建設(shè)方案進(jìn)行分析后，指出了各種方案的優(yōu)缺點(diǎn)，并提出了適應(yīng)提出了是發(fā)展最佳路徑的觀點(diǎn)。
總之，我國(guó)擁有700多萬(wàn)家中小企業(yè)，中小企業(yè)對(duì)會(huì)計(jì)信息化也有著相當(dāng)?shù)目释绾卧谥行∑髽I(yè)快速、有效、健康地推行會(huì)計(jì)信息化，是政府、學(xué)者、開發(fā)商、中小企業(yè)共同面對(duì)的問(wèn)題，這需要我們所有的會(huì)計(jì)人為之努力，以促進(jìn)我國(guó)中小企業(yè)會(huì)計(jì)信息化的快速和健康發(fā)展。
