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 趙雪利
隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，制 造業(yè)企業(yè)越來越注重如何通過信息 化系統(tǒng)建設(shè)，提升企業(yè)管理水平， 促使企業(yè)快速發(fā)展，通過ERP系統(tǒng) 運(yùn)用，企業(yè)可以梳理和規(guī)范供產(chǎn)銷 等各個(gè)環(huán)節(jié)的流程，加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部 控制，通過系統(tǒng)定制各類報(bào)表及時(shí) 提煉關(guān)鍵信息，以便于管理層能做 出更科學(xué)的經(jīng)營(yíng)決策，本文以某中 小企業(yè)為例，簡(jiǎn)述財(cái)務(wù)信息化建設(shè) 措施，以便大家參考。
A公司是一家二百人左右的電 子產(chǎn)品生產(chǎn)研發(fā)企業(yè)，公司成立之 初主要業(yè)務(wù)是提供技術(shù)開發(fā)服務(wù)， 同時(shí)研發(fā)可量產(chǎn)的電子產(chǎn)品，并進(jìn) 行生產(chǎn)銷售，平時(shí)員工需要為客戶 做上門安裝測(cè)試等服務(wù)，長(zhǎng)期出差， 傳統(tǒng)的紙質(zhì)報(bào)銷流程，容易出錯(cuò)， 需要來回發(fā)送快遞，反復(fù)修改報(bào)銷 單據(jù)，報(bào)銷周期過長(zhǎng)，員工對(duì)財(cái)務(wù) 報(bào)銷效率不滿，同時(shí)對(duì)于即將量產(chǎn) 的產(chǎn)品，公司急需一款ERP系統(tǒng)進(jìn) 行統(tǒng)一管理，針對(duì)以上問題，公司 總經(jīng)理牽頭，帶領(lǐng)綜合管理部IT經(jīng) 理和財(cái)務(wù)經(jīng)理協(xié)助，開始公司信息 化管理建設(shè)。
—、財(cái)務(wù)信息化建設(shè)實(shí)施過程 及方案
(―)日常辦公報(bào)銷系統(tǒng)
1.釘釘系統(tǒng)上線。
針對(duì)員工財(cái)務(wù)報(bào)銷進(jìn)度慢等問 題，公司通過多個(gè)供應(yīng)商詢價(jià)，最 終選擇了基礎(chǔ)功能可以免費(fèi)使用的 釘釘系統(tǒng)，綜合管理部IT經(jīng)理根據(jù) 人事部提供的員工入職信息，首先 維護(hù)公司的組織架構(gòu)，人員信息， 其次根據(jù)公司的費(fèi)用報(bào)銷審批流程 進(jìn)行系統(tǒng)中審批表單的設(shè)置，這里 注意，可以根據(jù)公司的審批流程分 別設(shè)置多個(gè)費(fèi)用報(bào)銷表單格式，系 統(tǒng)架構(gòu)完成，需對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行測(cè)試， 組織員工培訓(xùn)，由公司發(fā)文確認(rèn)正 式上線時(shí)間。
釘釘系統(tǒng)的上線對(duì)于出差中的 員工，可以先把發(fā)票拍照上傳到系 統(tǒng)中，進(jìn)行流程審批，審批到出納 環(huán)節(jié)，出納會(huì)對(duì)發(fā)票填寫數(shù)據(jù)校驗(yàn)， 同時(shí)驗(yàn)證發(fā)票真?zhèn)?，員工可以在釘 釘系統(tǒng)中實(shí)時(shí)查看到發(fā)票的審批進(jìn) 度，如電子信息審批通過，再把發(fā) 票統(tǒng)一快遞給財(cái)務(wù)部，避免了來回 發(fā)快遞改單據(jù)，節(jié)省了時(shí)間和快遞 費(fèi)用。同時(shí)釘釘系統(tǒng)也有打卡功能， 方便了人事部進(jìn)行考勤統(tǒng)計(jì)、出差 時(shí)長(zhǎng)統(tǒng)計(jì)，月底核算工資前可以從 系統(tǒng)導(dǎo)出考勤報(bào)表，進(jìn)行快速核算。
2.釘釘系統(tǒng)增加超級(jí)報(bào)銷系統(tǒng)。
隨著公司人員增多和電子發(fā)票 的廣泛運(yùn)用，公司財(cái)務(wù)部只有出納 一個(gè)人，對(duì)于每月大量的發(fā)票進(jìn)行 驗(yàn)證已經(jīng)成了出納最耗費(fèi)時(shí)間的環(huán) 節(jié)，為了緩解出納驗(yàn)證發(fā)票的時(shí)間 及滿足公司對(duì)預(yù)算執(zhí)行情況的快速 統(tǒng)計(jì)反饋等需求，公司從眾多供應(yīng) 商中選擇了超級(jí)報(bào)銷系統(tǒng)服務(wù)商， 這款系統(tǒng)可以嵌入在釘釘系統(tǒng)中， 除了基礎(chǔ)信息的維護(hù)，增加了預(yù)算 模塊，企業(yè)可以提前把年度預(yù)算初 始化到系統(tǒng)中，員工提交發(fā)票的同 時(shí)，首先自動(dòng)驗(yàn)證發(fā)票的真?zhèn)巍⑹?否重復(fù)，虛假發(fā)票不允許提交，已 報(bào)銷過的發(fā)票，不允許二次重提， 其次驗(yàn)證通過的發(fā)票在選擇費(fèi)用類 型并提交后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)核算此項(xiàng) 費(fèi)用是否超預(yù)算，并根據(jù)公司的前 期設(shè)置進(jìn)行控制，比如系統(tǒng)設(shè)置招 待費(fèi)超預(yù)算不允許報(bào)銷，員工超預(yù) 算提交單據(jù)時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)進(jìn)行攔 截，并彈窗說明理由，這樣通過系 統(tǒng)從源頭杜絕了超預(yù)算的報(bào)銷情況, 大大提升了財(cái)務(wù)報(bào)銷的效率，以避 免了發(fā)票。
3.釘釘系統(tǒng)增加’'薪人薪事" 系統(tǒng)。
對(duì)于A公司來說，人員費(fèi)是每 個(gè)月最大的支出，員工增加到200 人時(shí)，傳統(tǒng)的績(jī)效考核方式，即依 據(jù)員工的年度工作總結(jié)并不能快捷 的提煉出員工的工作效率、平時(shí)表 現(xiàn)等情況，員工的績(jī)效考核工作也 越來越難評(píng)判，為此人事部上線了 “薪人薪事”系統(tǒng)模塊，它可以嵌 入在釘釘系統(tǒng)，由部門總監(jiān)設(shè)置部 門目標(biāo)，部門人員在部門目標(biāo)之下 分別設(shè)立自己對(duì)應(yīng)實(shí)現(xiàn)的具體工作 目標(biāo)，并按季度、年度在系統(tǒng)上進(jìn) 行自評(píng)和領(lǐng)導(dǎo)層評(píng)價(jià)，大大提高了 績(jī)效考核的效率。
（二 ）Oracle ERP 系統(tǒng)
1.需求分析和系統(tǒng)選購(gòu)。
ERP系統(tǒng)上線前，總經(jīng)理首先 發(fā)起了需求分析討論會(huì)，由財(cái)務(wù)部、 采購(gòu)部、生產(chǎn)部、質(zhì)量部、研發(fā)部、 綜合管理部等部門代表共同參會(huì)討 論，提出各部門的需求清單，采購(gòu) 部根據(jù)需求從市場(chǎng)征詢了四家供應(yīng) 商，分別是用友、金蝶、Oracle、 SAP，A公司選擇了口碑知名度較 大的，且后續(xù)運(yùn)維費(fèi)用比SAP更低 的Oracle系統(tǒng),Oracle系統(tǒng)可以滿 足各部門的使用需求，使用起來也 很方便。
2.上線部署實(shí)施。
上線部署實(shí)施是非常重要的一 個(gè)環(huán)節(jié)，也是能否實(shí)施成功的關(guān)鍵 環(huán)節(jié)，運(yùn)維團(tuán)隊(duì)有6人留在公司， 幾乎每個(gè)人針對(duì)一個(gè)部門進(jìn)行手把 手的上線實(shí)施服務(wù)，財(cái)務(wù)部門提供 的數(shù)據(jù)是非常重要的，因?yàn)橄到y(tǒng)期 初的數(shù)據(jù)由財(cái)務(wù)部來提供和核對(duì)， 財(cái)務(wù)需要進(jìn)行的初始化信息包括: 會(huì)計(jì)科目、資產(chǎn)明細(xì)、銀行賬戶、 發(fā)票類型、存貨信息，客戶/供應(yīng) 商明細(xì)、往來賬款余額，以及涉及 會(huì)計(jì)核算的相關(guān)方法等，這些信息 維護(hù)都需要由財(cái)務(wù)部來進(jìn)行數(shù)據(jù)的 初始化確認(rèn)，A公司為保證系統(tǒng)運(yùn) 行的有效性，前三個(gè)月進(jìn)行了雙系 統(tǒng)運(yùn)行，即Oracle系統(tǒng)與現(xiàn)有的財(cái) 務(wù)核算軟件同時(shí)記錄當(dāng)月財(cái)務(wù)信息， 并在月底結(jié)賬后，比較兩個(gè)系統(tǒng)的 財(cái)報(bào)和各科目數(shù)據(jù)結(jié)果是否一致， 這個(gè)過程中如果發(fā)現(xiàn)問題需要及時(shí) 進(jìn)行解決。A公司經(jīng)過三個(gè)月的雙 系統(tǒng)驗(yàn)證，終于通過了測(cè)試，于3 個(gè)月后正式全面上線Oracle系統(tǒng)。
3.ERP后期維護(hù)。
ERP系統(tǒng)上線后，各部門應(yīng)持 續(xù)關(guān)注系統(tǒng)的運(yùn)行情況，根據(jù)增加 或變更的業(yè)務(wù)場(chǎng)景，進(jìn)行系統(tǒng)相應(yīng) 設(shè)置也非常重要，A公司后期在使 用中進(jìn)行了許多業(yè)務(wù)需求更新，比 如增改報(bào)表設(shè)置，新增產(chǎn)品分類， 工時(shí)報(bào)表等，在運(yùn)行中也需要注重 員工培訓(xùn)，尤其是各部門系統(tǒng)操作 人員變更時(shí)，關(guān)注新員工的操作培 訓(xùn)，避免出現(xiàn)人工操作的失誤，通 過更多的校驗(yàn)來關(guān)注員工操作系統(tǒng) 的準(zhǔn)確性和系統(tǒng)的運(yùn)行情況。
（三）奇安信加密系統(tǒng)
A公司是一家高新技術(shù)企業(yè)， 也是一家處于融資中的成長(zhǎng)型企業(yè)， 經(jīng)常會(huì)面臨各種財(cái)務(wù)盡調(diào)和審計(jì)， 同時(shí)對(duì)于科技型公司，研發(fā)人員電 腦中的數(shù)據(jù)是公司的核心機(jī)密，隨 著人員的更新迭代，員工是否會(huì)把 公司財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和核心研發(fā)數(shù)據(jù)泄露 是公司越來越擔(dān)憂的問題，A公司 通過市場(chǎng)調(diào)研，及時(shí)上線了奇安信 加密系統(tǒng)，首先員工電腦如果訪問 公司服務(wù)器，需要通過IT經(jīng)理將員 工電腦信息逐一加入公司局域網(wǎng)進(jìn) 行授權(quán)，其次在公司網(wǎng)內(nèi)員工，尤 其是財(cái)務(wù)部和研發(fā)部員工設(shè)置了最 高加密級(jí)別，任何文件對(duì)外發(fā)出都 需要通過部門總監(jiān)的審批，進(jìn)行解 密后，才可以外發(fā)，增強(qiáng)了公司的 數(shù)據(jù)安全性。
（四）財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)實(shí)施成果
A公司通過釘釘軟件、Oracle ERP系統(tǒng)和奇安信加密軟件完成了 公司的財(cái)務(wù)信息化建設(shè)，形成了高 效報(bào)銷、數(shù)據(jù)快速安全處理的狀態(tài)， 較大提升了企業(yè)的工作效率，提升 了企業(yè)管理水平。
二、財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的關(guān)注 要點(diǎn)
（―）合理安排資金計(jì)劃
財(cái)務(wù)信息化建設(shè)首先離不開公 司領(lǐng)導(dǎo)層的支持，其次最重要的是 了解公司的資金安排，根據(jù)自身的 情況，選擇適合企業(yè)規(guī)模的信息化 產(chǎn)品，比如ERP產(chǎn)品，通常中小企 業(yè)選擇國(guó)內(nèi)的用友、金蝶即可，因 為價(jià)格比較低廉，產(chǎn)品的界面也很 友好，員工更容易上手使用，后期 運(yùn)維費(fèi)用不高，而SAP或Oracle系 統(tǒng)則更適合大中型、跨國(guó)企業(yè)的使 用，選擇合適的系統(tǒng)前提是考慮公 司是否有足夠的預(yù)算，是否制定了 合理的資金計(jì)劃。

（二） 財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)服務(wù)于公 司制度
財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)通常會(huì)有固定的 工作邏輯，然而它的定位終究是服 務(wù)于企業(yè)的工具，所以公司首先是 制定好各項(xiàng)管理制度，比如財(cái)務(wù)報(bào) 銷制度、不同報(bào)銷的審批流程，然 后按照公司的制度流程進(jìn)行系統(tǒng)工 作流程設(shè)置，最終實(shí)現(xiàn)管理制度化， 制度流程化，流程表單化，表單信 息化，信息移動(dòng)互聯(lián)化。
（三） 重視系統(tǒng)后期運(yùn)行情況 的監(jiān)督和改進(jìn)
每個(gè)系統(tǒng)的上線都會(huì)對(duì)公司全 員的工作產(chǎn)生很大的影響，后期系 統(tǒng)的使用情況會(huì)極大的影響各類報(bào) 告的輸出，從而影響相關(guān)人員的決 策，公司一旦上線信息化系統(tǒng)，首 先應(yīng)該確認(rèn)好專人專崗，全程關(guān)注 系統(tǒng)后期的運(yùn)行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)系 統(tǒng)運(yùn)行中的問題，對(duì)于人員操作問 題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行培訓(xùn)或設(shè)置獎(jiǎng)懲機(jī) 制避免失誤，對(duì)系統(tǒng)本身的設(shè)置問 題，應(yīng)及時(shí)與服務(wù)商溝通，請(qǐng)專業(yè) 的運(yùn)維團(tuán)隊(duì)來進(jìn)行專業(yè)維護(hù)，以確 保系統(tǒng)的安全運(yùn)轉(zhuǎn)，同時(shí)做好數(shù)據(jù) 庫(kù)備份，保證數(shù)據(jù)的安全性。
財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)已經(jīng)比較廣泛的 運(yùn)用在各類企業(yè)的日常運(yùn)行中，但 依然會(huì)出現(xiàn)各種各樣的問題，尤其 不同企業(yè)的工作環(huán)境、人員素質(zhì)能 力等情況各有差異，系統(tǒng)使用中總 會(huì)出現(xiàn)各種各樣的問題，不論身為 財(cái)務(wù)人員還是專門的ITT作人員， 都應(yīng)該積極而靈活的應(yīng)對(duì)系統(tǒng)出現(xiàn) 的問題，尋求專業(yè)人員的建議，同 時(shí)也多考慮是否可以靈活處理以達(dá) 到企業(yè)的工作需求。
作者單位清智汽車科技（蘇州） 有限公司天津分公司