企業(yè)生存的動力和最終的目的是為了盈利,創(chuàng)造利潤。因此,企業(yè)必須保證企業(yè)生存公式:利潤=收入-成本(成本大于零,且在一定的合理范圍內(nèi))。因此,企業(yè)既要追求多創(chuàng)利的目標(biāo),增加銷售收入,又要千方百計地降低成本,節(jié)能降耗。當(dāng)企業(yè)與競爭對手的市場銷售收入相差不大時,成本的控制則成為企業(yè)取得競爭優(yōu)勢的關(guān)鍵。
一、ERP在企業(yè)的廣泛使用
但是在傳統(tǒng)的手工管理模式下,企業(yè)的成本控制受諸多因素的影響,往往不易也不可能實現(xiàn)各個環(huán)節(jié)的最優(yōu)控制。現(xiàn)代成本管理需要一個能協(xié)調(diào)地計劃、監(jiān)控和管理企業(yè)各種成本發(fā)生的全面集成化系統(tǒng),從而協(xié)助企業(yè)的各項業(yè)務(wù)活動都面向市場來進(jìn)行運(yùn)作。ERP作為現(xiàn)代企業(yè)的內(nèi)部管理平臺,除了提供全套的物流解決方案,監(jiān)控和優(yōu)化企業(yè)的整個生產(chǎn)流程外,ERP也為企業(yè)資金管理領(lǐng)域提供了強(qiáng)大的控制和豐富的分析功能。目前國內(nèi)已經(jīng)有相當(dāng)數(shù)量的企業(yè)開始運(yùn)用ERP進(jìn)行成本管理。ERP的一個重要特點是集成性,該特性使得在ERP平臺上工作的人們用一個聲音說話,他們所面對的是一套源頭唯一而且準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)。例如在SAP-ERP的成本管理系統(tǒng)中,所有的成本管理應(yīng)用程序都共用同樣的數(shù)據(jù)源并且使用一個標(biāo)準(zhǔn)化的報告系統(tǒng),用戶界面的同一結(jié)構(gòu)使這個系統(tǒng)具有容易操作的特點,成本與收入的監(jiān)控可貫穿所有職能部門。差異或有問題的項目一旦出現(xiàn)就能被分離出來,并可采取措施去糾正。
ERP是將先進(jìn)的管理思想用信息化的平臺表現(xiàn)出來,它在企業(yè)的實施過程不僅僅是信息化改造過程,更重要的是企業(yè)管理思想變革的過程。ERP的應(yīng)用給企業(yè)帶來的是管理上的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。同樣,ERP的成本系統(tǒng)也不是僅僅停留在能夠完成計算機(jī)化的成本記錄、歸檔等傳統(tǒng)任務(wù),更多地貫穿于ERP成本管理中的其實是管理會計的原則和思想。
二、標(biāo)準(zhǔn)成本與實際成本的差異
當(dāng)前大多成熟的ERP系統(tǒng)均集成了標(biāo)準(zhǔn)成本管理系統(tǒng)。由于ERP系統(tǒng)的高度集成的特性,各種因素對標(biāo)準(zhǔn)成本影響的結(jié)果需要耗費(fèi)相關(guān)人員大量的時間和精力去分析,畢竟再智能的系統(tǒng)依然需要人的參與。
1.標(biāo)準(zhǔn)成本的差異類型
標(biāo)準(zhǔn)成本的差異的來源主要存在三個階段,即采購、存儲和生產(chǎn)。
采購過程的差異主要圍繞訂單、發(fā)票及收貨環(huán)節(jié)的不配比造成。理論上三者的各要素應(yīng)當(dāng)一致,但事實上除了采購價格和標(biāo)準(zhǔn)成本的人為設(shè)置的原因之外,由于其他各種原因造成的差異因素千差萬別。為便于控制主要因素,價格、發(fā)票、標(biāo)準(zhǔn)等差異幾乎成為標(biāo)準(zhǔn)的設(shè)置。
理論上存儲是靜止的,但由于各種原因,實物與賬面的差異始終存在。物流過程中,任何存放物料的地點都存在賬實不符的風(fēng)險。
生產(chǎn)環(huán)節(jié)可能由于各種原因造成的實際用料和物料單的不符,人工和制造費(fèi)用也會由于標(biāo)準(zhǔn)費(fèi)率與實際的偏離造成差異。
2.差異的分析控制
只有充分把握差異的來源和成因,才能從根本上分析成本的差異,并采取有效的手段控制成本減少異常的差異出現(xiàn),以保持存貨和成本的真實性與合理性。
采購環(huán)節(jié)的差異始終圍繞訂單、發(fā)票、接收三個環(huán)節(jié)產(chǎn)生。對于采購環(huán)節(jié)的差異,采購部門應(yīng)逐月搜集相關(guān)信息,找到問題的根源加以解決。針對采購流程的全部作業(yè)活動的關(guān)鍵點實施跟蹤控制,加強(qiáng)信息流的準(zhǔn)確性和及時性。例如針對采購訂單的下達(dá)和傳遞過程,應(yīng)搜集采購員下達(dá)的訂單信息和供應(yīng)商收到的信息進(jìn)行分析。通常由于控制的薄弱造成下單錯誤(數(shù)量、單價、單位、貨幣等),或者由于供應(yīng)商的疏忽造成處理錯誤等。同時由于供應(yīng)商用錯誤的訂單信息會造成相應(yīng)的發(fā)票,出貨的錯誤。而事實上供應(yīng)商財務(wù)人員的疏忽,以及發(fā)貨的錯誤,同時接收人員的大意,都會造成差異的產(chǎn)生。如果追溯采購差異,上述所有環(huán)節(jié)均可能成為問題的根源。所以相應(yīng)的控制流程必須清晰而且有效。采購部門應(yīng)在財務(wù)部門的配合下,考核差異到訂單,加強(qiáng)對于這些控制點的控制,加重在考核指標(biāo)中的權(quán)重。
存儲環(huán)節(jié)通常會由于公司管理的漏洞、庫管人員的疏漏、物料價值的重估、BOM問題等造成差異產(chǎn)生。ERP系統(tǒng)中的記錄的物料信息和實際的盤存差異,應(yīng)由責(zé)任人員書面提請報告并批準(zhǔn)后相應(yīng)調(diào)整庫存。由于物料價值重估產(chǎn)生的差異應(yīng)用后進(jìn)先出法在存貨成本和銷售成本之間進(jìn)行分配。BOM錯誤會造成存貨數(shù)量和價值的錯誤,制造企業(yè)應(yīng)對BOM結(jié)構(gòu)和版本進(jìn)行審核和控制,避免由此造成的差異。
制造環(huán)節(jié)的差異通常由于BOM的錯誤、庫存、訂單錯誤、領(lǐng)料等造成各種異常差異和成本波動。公司應(yīng)對生產(chǎn)訂單的差異原因進(jìn)行分析,并由生產(chǎn)管理人員牽頭組織相關(guān)人員對差異原因進(jìn)行剖析,找出原因并采取措施。
由于ERP系統(tǒng)的高度集成性,任何上游的異常業(yè)務(wù)均會造成差異的產(chǎn)生。公司應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)化各操作流程,加強(qiáng)對系統(tǒng)錄入信息的質(zhì)量控制,并采取差異負(fù)責(zé)制由責(zé)任人對差異負(fù)責(zé),逐步從源頭減少差異產(chǎn)生的幾率,使得標(biāo)準(zhǔn)成本真正成為企業(yè)管理的利器。
三、舉例說明
1.標(biāo)準(zhǔn)成本和差異計算的關(guān)系
標(biāo)準(zhǔn)成本(Standard Costing)是運(yùn)用科學(xué)的、統(tǒng)計的方法,事先設(shè)定好成本,事后分析標(biāo)準(zhǔn)成本和實際成本的差異。借此,在責(zé)任會計制度(Responsibility Accounting)的框架下,以成本為中心對生產(chǎn)部門有評價,并對今后年度的預(yù)算制定進(jìn)行反饋信息的作用。因此,重點不是在于單純地了解標(biāo)準(zhǔn)成本下的成本是多少,而是在于分析實際和標(biāo)準(zhǔn)的差異,所以工作中側(cè)重在分析和事后對策上。
在庫資產(chǎn)和銷售成本的基本差異分配方法:
