文 ／ 臨安市財政局會計管理課題組
會計電算化改變了原會計核算方式、數據儲存形式、數據處理程序和方法，擴大了會計數據領域，提高了會計信息質量，是整個會計領域的一次根本性變革。電算化不僅將廣大財會人員從繁重的手工操作中解脫了出來，更重要的是提高了會計信息搜集、整理、反饋的靈敏度和正確度，提高會計的分析能力，從而為提高會計管理水平和會計信息質量提供了有效的途徑。
一、臨安市會計電算化工作的現(xiàn)狀
近年來，臨安市企業(yè)會計電算化普及工作推行較快，許多企業(yè)在賬務處理、應收應付款核算、固定資產核算、材料核算、銷售核算、工資核算、成本核算、會計報表生成與匯總等基本會計核算業(yè)務方面紛紛實現(xiàn)了會計電算化。據調查，截至2007年12月底，臨安市大型集團公司及下屬企業(yè)會計電算化已全部普及；資產總額5000萬元以上的企業(yè)會計電算化普及率已達80%以上；資產總額在5000萬元以下的企業(yè)會計電算化的應用面也達到了50%～70%。從調查數據看，臨安市將提前達到財政部在“2010年力爭80% 以上的基層單位基本實現(xiàn)會計電算化”的要求。
會計電算化的普及從根本上扭轉了臨安市基層單位會計信息處理手段落后的狀況，但與會計電算化迅速普及不相適應的是，不論是會計業(yè)務主管部門的管理工作，還是企業(yè)電算化核算工作都存在許多不盡人意的地方。
二、會計電算化工作存在的問題
1.會計人員整體素質較差，計算機專業(yè)知識匱乏。
據統(tǒng)計，臨安市電算化操作人員大都是財務人員經過財務軟件公司的短期培訓而來，知識掌握不全面，很少有既熟悉計算機知識又精通會計業(yè)務的人員。大多數會計人員計算機專業(yè)知識匱乏，對財務軟件的認識存有局限性，一般只能按照固定的模式機械的操作財務軟件，不能靈活運用軟件所提供的各項功能，特別是一些輔助核算功能的運用。一旦軟件運行過程中出現(xiàn)故障或與平常見到的界面不相同時，就會束手無策，這個問題也成為快速有效實現(xiàn)會計電算化的障礙。
2.電算化培訓內容單一、教學器材落后、師資力量有限。
目前臨安市有組織的電算化培訓僅限于為期一周的會計從業(yè)人員資格考試培訓，培訓時間短、內容少，而培訓點教學用教材和軟件版本又未能及時更新或升級，明顯落后于企業(yè)外購的商品化財務軟件版本，加上大多數學員的學習目的僅僅是為了應試，所以往往不能學以致用。由于目前的電算化培訓均是階段性的，培訓點考慮到成本原因，未能配備專職電算化教師，每次開班都臨時聘請兼職教師授課，一定程度上也影響了教學質量。
3.初始設置工作不夠細致、詳盡，初始化時間確定不夠合理。
不論是從手工核算過渡到電算化處理，還是更換會計電算化軟件，都需要進行初始化工作。初始化工作包括設置系統(tǒng)參數、設置會計科目、建立各種賬簿文件、定義各種輔助核算、定義報表以及錄入各種余額數據或者是發(fā)生額數據等。許多企業(yè)對初始化工作不重視，倉促上陣，明細科目、口令、余額初始化及各種參數和文件的設置等考慮不夠周詳，特別是一些輔助核算在初始化時缺乏仔細考慮，致使之后的部分核算數據無法有效的歸集。同時初始化的時間未進行有效的籌劃，有些企業(yè)年初初始化后，為了減輕工作量，在年度半途甩賬，造成同一年度的會計賬一部分是手工賬而另一部分是電腦賬，各缺少一部分內容，不利于今后的查賬和管理工作；有些企業(yè)為便于今后的查賬延長二套賬的并行時間，加大了會計人員的工作量；有些企業(yè)為減輕工作量，干脆初始化后不久立即甩賬，未能達到財政部門要求手工并行運行三個月以上的規(guī)定。
4.內控制度不健全或流于形式。主要表現(xiàn)在：
（1）人員分工不合理。單位開展會計電算化工作提高了工作效率，傳統(tǒng)的會計分工模式被打破，會計人員抄寫、計算等手工勞動大大減少，會計人員的工作職責、操作規(guī)程也都將發(fā)生很大變化。各崗位的工作量往往不同于手工記賬，需要重新分工，并符合內部控制制度要求，有些企業(yè)未及時、有效地進行崗位調整造成人力資源的浪費或崗位設置不符合要求。
（2）監(jiān)管制度缺失或未有效執(zhí)行。有些企業(yè)會計電算化后未建立、健全相關的管理制度或制度缺乏針對性，且系統(tǒng)在運行過程中也沒有嚴格執(zhí)行制度要求，造成內控缺失，如：會計人員間互相知道密碼，有些干脆不設置進入密碼，賬套間互相可隨意進入操作使用、稽核流于形式。內部管理仍是采取模仿手工的管理辦法，沒有實現(xiàn)重整，權限設置缺乏牽制，計算機系統(tǒng)的安全性和保密性及會計檔案保管、數據備份等都存在安全隱患。
（3）網絡安全管理制度缺乏。當前電腦病毒和網絡黑客非常猖獗，而企業(yè)財務使用的電腦均需要有上網交易功能，如進行網上銀行支付、網上納稅申報等，網絡下的會計信息系統(tǒng)很有可能遭受黑客或病毒的侵擾。部分企業(yè)未能針對網絡環(huán)境來建立和完善相應的會計電算化安全防范措施，且許多會計人員網絡安全知識缺乏，隨意利用會計電算化核算用的計算機上網和聊天，電腦未安裝病毒防火墻，不經常殺毒等，很可能導致發(fā)生電腦癱瘓會計核算數據丟失的事故。
（4）會計檔案歸檔不及時、不完整。有些會計人員往往認為，反正隨時打開電腦均可查看到每月以及歷年的核算數據，因此未按月進行數據備份。年底未及時按規(guī)定打印出紙質檔案，有些干脆不予打印，或對部分明細賬多的科目如往來賬款、存貨、固定資產等不予打印，使紙質會計檔案不完整，違反了會計檔案管理制度規(guī)定的紙質檔案歸檔的規(guī)定。
5.會計電算化業(yè)務處理不規(guī)范，造成核算差錯。主要表現(xiàn)在：
（1）明細賬錄入失誤，致使明細賬核算不準確。由于會計電算化核算方便快捷，憑證的準確錄入直接影響賬簿記錄和會計報表的準確性，有些會計人員在憑證錄入時常常粗心疏忽產生差錯，常見的錯誤有明細科目串戶。如：同一客戶的往來明細賬由于前后次錄入時戶名的選定不一致，出現(xiàn)同一單位多戶或誤入他戶現(xiàn)象。另外還有成本費用類科目的明細串戶，如：將“業(yè)務招待費”錄入“辦公費”；會計電算化業(yè)務處理問題如不能有效解決，會導致賬戶的余額和發(fā)生額錯誤，不但會造成會計信息的失真，還容易使管理者做出錯誤的決策和預算，甚至導致管理上的漏洞，嚴重制約著會計電算化水平的提高。
（2）科目借貸處理不準確，致使期末損益結轉數和報表反映數錯誤。有些會計人員往往習慣于按原手工賬的處理方法來進行沖賬和調整錯賬，如：發(fā)生銷售退回業(yè)務，往往編制分錄如下：借：主營業(yè)務收入—A產品、應交稅金-應交增值稅-銷項稅額，貸：銀行存款。由于大部分企業(yè)，目前使用的均為商品化財務軟件，期末損益類科目結轉數和會計報表的產生數，對收入取數一般是取貸方發(fā)生額，對成本費用取數一般是取借方發(fā)生額，如果在初始化設置時未進行特別調整的話，上述銷售退回業(yè)務在期末收入的結轉數和報表反映的收入數就并未得到沖減，就會產生錯誤結果，給核算工作帶來困難。
（3）同一科目內部明細未進行結轉，致使科目余額錯誤留轉。會計電算化不同于手工記賬，特別是期末科目的結轉必須明細一一對應，而有些企業(yè)往往不注意二、三級科目的對應結轉，造成二、三級科目的余額反映不夠準確。如“應交稅金—應交增值稅”科目的“銷項稅額”“進項稅額”等三級科目，期末如簡單地按制度規(guī)定科目結轉，按原手工核算辦法進行操作，會造成一、二級科目余額正確，但三級科目余額不準確。審計中常發(fā)現(xiàn)許多電算化企業(yè)“銷項稅額”“進項稅額”等三級科目年末均不正確的保留余額，部分企業(yè)甚至保留了多年的累計余額數。
（4）各核算模塊缺乏銜接，總賬和明細賬之間產生尾差。目前大多數中小企業(yè)使用的會計軟件中總賬、固定資產、存貨、工資等是分屬不同模塊，各模塊間數據不能順利地相互傳遞，以實現(xiàn)自動轉賬、相關查詢等功能，不能做到“無縫連接”，所以明細賬與總賬數據間往往會產生尾差，如：“固定資產”模塊是按折舊計算公式自動核算，核算中電腦自動保留了小數點二位以后的余額，因此，“固定資產”模塊反映的累計折舊明細賬與總賬數據間往往會有分數上的尾差，會計人員不注意定期消除，結果尾差會逐漸增大，造成總賬和明細賬數據不符。
6.會計電算化重視賬務處理卻忽視管理應用。
會計電算化的運用可以極大地發(fā)揮電子計算機的計算與分析功能，但是，由于受傳統(tǒng)的手工會計工作主要是事后核算的影響，實行會計電算化的單位大多存在著重視報賬功能忽視管理功能的現(xiàn)象。就目前企業(yè)會計電算化的應用現(xiàn)狀來看，會計電算化的使用還停留在記賬、算賬水平上，并沒有應用到企業(yè)全面管理活動中，也可以說會計軟件只是實現(xiàn)了它的會計功能，并沒有實現(xiàn)它的管理預測和分析功能。
三、會計電算化管理工作的對策
針對會計電算化工作的現(xiàn)狀和存在的問題，作為主管會計工作的財政部門應主要從以下幾方面進行指導和管理：
1.加強會計電算化工作的組織領導，加大會計電算化地宣傳力度。
財政部門、業(yè)務主管部門要把會計電算化管理工作納入重要議事日程，在摸清會計電算化現(xiàn)狀的基礎上，結合經濟發(fā)展對會計電算化工作的需要，制定出相應的會計電算化事業(yè)發(fā)展規(guī)劃，設專門負責會計電算化實施的主管領導，加強對會計核算軟件應用、推廣、服務等環(huán)節(jié)的管理，同時加大會計電算化宣傳力度，推進會計軟件咨詢、服務的社會化，組織開展一些電算化企業(yè)間的總結、交流活動，組織進行會計電算化理論研究，促進會計電算化人員知識結構的改善，全面提升會計電算化人員的業(yè)務素質，推動企業(yè)電算化事業(yè)由“核算型”向“管理型”、“智能型”的轉變，指導和推動基層單位會計電算化工作的健康發(fā)展。
2.加強電算化培訓點的軟硬件設施建設，培養(yǎng)新型復合型人才。
幫助各培訓點建立會計電算化專業(yè)教師檔案庫，及時根據培訓點的教學反饋狀況，定期對入庫教師打分評比。端正培訓點的辦學態(tài)度，提高培訓質量，督促培訓點合理配置教學必需的計算機，保證教學軟件的及時升級和更新，保證學員上機操作時間，使學員學到最新的電算化知識。不定期地舉辦一些分不同對象、不同層次的有針對性的、系統(tǒng)的電算化培訓，逐步將電算化培訓納入在職會計人員后續(xù)教育培訓和會計人員考評中，造就一大批既能透徹和熟練掌握財務軟件的應用和維護技術，又熟悉財務基礎核算的知識復合型人才，全面提升會計人員的整體素質，迎接會計工作的國際化、信息化。
3.出臺指導性規(guī)范，幫助企業(yè)做好會計電算化環(huán)境下的基礎管理工作。
2006年財政部成立了企業(yè)內部控制委員會，出臺了《企業(yè)內部控制基本規(guī)范》，今年又出臺了《企業(yè)內部控制評價指引》《企業(yè)內部控制應用指引》和《企業(yè)內部控制鑒證指引》征求意見稿，希望今后不斷完善，出臺一些針對會計電算化核算的內部控制指引。作為地方財政部門也可出臺一些有利于幫助企業(yè)加強會計電算化工作的指導性規(guī)范或內部控制規(guī)范指引，如：崗位責任管理制度、操作管理制度、維護管理制度、機房管理制度、財務信息檔案管理制度、財務管理制度和計算機病毒的防治等制度等規(guī)范，以指導企業(yè)做好會計電算化環(huán)境下的基礎管理工作，使基層單位會計電算化工作順利開展，逐步實現(xiàn)會計電算化管理的法制化。
4.深入基層了解情況，做好會計電算化初始階段的輔導工作。
在企業(yè)從手工核算過渡到電算化處理，以及更換或升級會計電算化軟件的初始化工作中，會計管理部門人員要深入基層，鼓勵其采用通過評審的商品化會計核算軟件和業(yè)務主管部門推廣的通用會計核算軟件；與企業(yè)電算化實施項目的主管人員和財務軟件公司的安裝人員進行有效溝通和協(xié)商，在系統(tǒng)參數和科目設置等方面充分考慮企業(yè)未來的發(fā)展趨勢，留有一定的余地，對輔助核算進行周詳考慮；同時幫助企業(yè)有效籌劃會計電算化初始化時間，使其既利于今后的查賬和管理工作，又最大程度減輕會計人員工作量，還能達到手工賬并行運行的規(guī)定時間。
5.開展會計電算化環(huán)境下財務信息的安全防范管理教育。
加強會計電算化環(huán)境下財務信息的安全防范，避免會計檔案無紙化和電腦操作無形化帶來的風險，是會計電算化后會計控制系統(tǒng)主要應該解決的問題。會計主管部門要再加強企業(yè)會計人員網絡安全知識教育，幫助企業(yè)增強網絡安全防范能力和自然災害以及突發(fā)事件應急處理能力，指導企業(yè)完善軟件維護控制、硬件管理和維護、用戶權限分級授權管理、組織機構和人員的管理、系統(tǒng)操作的管理和控制、計算機病毒的預防和消除等各個方面的工作，及時提供或介紹一些最先進的防火墻技術、信息加密存儲技術、身份識別技術等安全措施，以保證企業(yè)財務信息的安全。
6.加強會計人員責任意識培養(yǎng)，使會計核算結果更為準確。
會計電算化中，除憑證輸入需要由人工完成外，會計憑證制證后明細賬的錄入和結轉均由計算機自動完成，與傳統(tǒng)的核算方法和賬務處理流程存在很大差異，會計數據的存儲介質和形式、會計數據的生成和傳遞形式都發(fā)生了變化，因此，會計主管部門平時要加強會計人員職業(yè)道德培養(yǎng)，特別是要培養(yǎng)會計電算化人員的責任意識，教育會計人員遵守職業(yè)道德，在錄入和采集數據工作中做到規(guī)范、精準，防止利用計算機舞弊行為的發(fā)生，確保企業(yè)計算機系統(tǒng)的安全性、保密性以及原始數據操作的準確度，防止數據泄密、更改或破壞。使會計核算結果更為真實、完整，使會計信息反饋更加及時、通暢、正確，為企業(yè)的經營管理和決策服務。
7.掌握電算化檢查技術，定期或不定期進行會計電算化執(zhí)法檢查。
在會計電算化的條件下，手工明細賬、日記賬已不存在，記賬憑證數據存儲在磁性介質上，核算中計算或過賬錯誤已很少發(fā)生，數據的輸入、存儲和修改都不留痕跡，可視線索明顯減少，檢查人員無法用傳統(tǒng)的方法考查會計檔案數據的安全性、完整性和準確性。因此，會計主管部門應及時調整原固有的檢查模式，在每年開展的會計信息質量檢查中針對會計電算化的要求安排檢查工作。同時，全面提升檢查人員的業(yè)務素質，要求檢查人員除具有豐富的財務會計方面的知識和技能，熟悉有關的政策、法規(guī)等審計依據外，還應掌握一定的電子計算機知識和應用技術。在檢查中關注企業(yè)電算化制度的建立和有效執(zhí)行，注意會計電算化系統(tǒng)的應用程序出錯或非法篡改，從而保證會計信息的真實、完整。
課題組組長：羅石榮
課題組成員：黃江華、龔臻文、王正道
執(zhí)筆人：蔡曉玉
